Pilotprojekt i Vejcenterområde Syddanmark

Transkript

1 Udkast, Pilotprojekt i Vejcenterområde Syddanmark

2 Baggrund Vejdirektoratet er i færd med at udvikle et nyt vejdriftkoncept, som skal være fastlagt i forbindelse med udbud i For at fastlægge en række elementer i det nye vejdriftkoncept, skal der gennemføres pilotprojekter. Pilot VSD indeholder ændring fra udførelseskrav til tilstandskrav på en række planlagte og uplanlagte arbejder i Syddanmark VSD. Pilot VSD gennemføres iht. denne procesoptimeringsaftale i fællesskab mellem Arkil og Vejdirektoratet. Formålet med Pilot VSD er at sammenligne de samme arbejder til samme kvalitetsniveau - udført på udførelseskrav hhv. tilstandskrav mhp. at beslutte hvilke arbejder, som med fordel skal udbydes og gennemføres på tilstandskrav fra Det er en forudsætning for aftalen, at de arbejder, der er aftalt udført på tilstandskrav, udgør en helhed, uanset der i TBL en anført delpriser; dvs. disse arbejder udføres til et fast aftalt årligt beløb, som herefter fra VD ikke ensidigt kan mængdereguleres iht. FB s bestemmelser om variationsgrænser. Der anvendes følgende forkortelser: UK = Udførelseskrav; TK = Tilstandskrav. 1. Grundlag for Pilot VSD Denne procesoptimeringsaftale er en del af partnering samarbejdet og kontrakterne mellem Vejdirektoratet og Arkil ifm. vejdrift i vejcenter Syddanmark. n omfatter arbejder i følgende 5 af de 8 entrepriser, som Arkil udfører i VSD: 01-Renhold på strækninger 02-Brønde og ledninger 03-Grøfter og rabatter (rabatter kun Fyn) 06-Beplantning strækninger 07-Græsslåning strækninger Partnering aftalen omfatter alle 8 entrepriser. I partnering aftalen anføres: Partnering samarbejdet indebærer et konstant fokus på forbedringer og optimeringer. Ved forbedringer tænkes her på de løbende tiltag til effektiviseringer, som parterne foretager for at reducere spild, øge kvaliteten, mv. Fordelene ved forbedringer kommer direkte den enkelte part til gode. Hvis et forslag til forbedringer indebærer et samvirke om ændringer i kontraktgrundlaget, og samtidigt øger opfyldelsen af de

3 fælles målsætninger er der tale om en procesoptimering. En procesoptimering kan indebære en direkte økonomisk effekt (dvs. en besparelse). I så fald indgår besparelsen i en incitamentspulje, jf. neden for. 2. Pilot VSD Neden for beskrives indsatsmålene i Pilot VSD, indsatsgrundlaget og resultatmålene. Endvidere anføres indsatsressourcerne. Oversigten vil løbende blive ajourført. Tema Styring af Pilotprojektet Direkte entrepriseøkonomi Indsatsmål/ aktiviteter Aktivitetsnumre henviser til aktivitetsplanen på side 4 1.PG møder iht. aktivitetsplan 8. Afrapportering og indstilling ultimo Referenceomkostnin ger og targetpris fastlægges 4. Faktiske omkostninger skal opgøres løbende Indsatsgrundlag Resultatmål Indsatsressourcer n Entrepriseomkostninger i 2010 (referenceomkostninger) Revideret TBL med nye priser fra Arkil (=targetpris) Faktiske omkostninger i åbent regnskab iht. fastlagt skematik Risikohensættelser og faktiske omkostninger. Drøftes på møde i nov Indstilling om: - Hovedresultater og perspektiver fra Pilot VSD - Brug af tilstandskrav - Entrepriseopdeling - Brug af åbne regnskaber - Organisering og funktion af vejtilsyn/pedelkonto, mv. - Kompetencekrav Ultimo 2011 opgøres faktiske omkostninger for 3/4 år/2011 og sammenholdes med referenceomkostninger, jf. bilag 4. På grundlag heraf skal det vurderes om Pilot VSD-ændringen kan medføre lavere tilbudspriser ved udbud 2012 og i givet fald hvor stor sandsynlig besparelse. Kvantitativ vurdering af Arkils risikohensættelser ved at sammenholde targetpris med faktiske omkostninger PilotGruppe = PG = MST+ JEB+ ALNI+ EN+ DFV+ SG+ MH JEB+EN JEB+EN JEB+EN JEB+ Indirekte økonomi 5. Styringsomkostninger opgøres Opgørelse af VDs og Arkils omkostninger til entreprisestyring i 2011 Indgår i aktivitet 8 VD: EN+ Arkil: JEB+ Organisering vejtilsyn 6. Effekter af ændringer skal dokumenteres og vurderes Opgørelse af antal og typer af daglige indsatser og indrapporteringer relateret til myndighedsopgaver og Beskrivelse og vurderinger af ændringerne i vejtilsynets opgaver. Indgår i aktivitet 8 VD:DFV+ Arkil:

4 Pedelarbejde trafikken/entreprisen Løbende opgørelse af antal og typer af daglige indsatser. Opgørelser af omfang af pedelarbejde i 2010 hhv Beskrivelse og vurderinger af ændringerne i pedel opgaverne. Indgår i aktivitet 8 VD: Arkil: Kvalitet/ tilstand 7. Evt. ændringer i kvalitet/tilstand fra 2010 til 2011 skal dokumenters og vurderes Kvalitetsniveau/tilstand ultimo Metode for kvalitetsvurderingen drøftes på møde den 5. maj Kvalitetsniveau i 2011 skal sigte på middel serviceniveau Afvigelser skal dokumenteres og vurderes Pilotgruppen Tids- og aktivitetsplan

5 3. Ændringer i Pilot VSD Parterne har nøje gennemgået den foreliggende TBL med henblik på, at så mange arbejder, som det er skønnet hensigtsmæssigt lægges over på tilstandskrav. Resultatet f remgår af den nye TBL, bilag 3. Endvidere indeholder Pilot VSD et tema om samspillet mellem VDs vejtilsyn, VD entrepriseansvarlige og Arkil. 1 Formålet er at afprøve (principielt 3 forskellige) alternative organiseringsformer til samspillet mellem VDs vejtilsyn, VDs entrepriseansvarlig og Arkil (entrepriseledelse og Arkils vejmandstilsyn ). Sigtet er at finde den optimale samarbejdsform med variationsmuligheder. 4. Afregning og incitamentsaftale åbne regnskaber De åbne regnskaber og incitamentsaftalen omfatter den del af entrepriserne, der før blev udført på udførelseskrav, men i pilotprojektet udføres efter tilstandskrav: 01-Renhold på strækninger 02-Brønde og ledninger 03-Grøfter og rabatter (rabatter kun Fyn) 06-Beplantning strækninger 07-Græsslåning strækninger I TBL for pilotprojektet er arbejderne definerede helt præcist (jf. Tillid Det er en forudsætning for afregningsformen, at der samarbejdes i gensidig tillid og åbenhed i henhold til partnering aftalen. Tilbudslisten for VSD Arkils reviderede priser iht. ny TBL på de anførte arbejder på tilstandskrav benævnes targetprisen (TP). Targetprisen for 2011 er opgjort til kr Tilbudslistens poster indeholder poster for entrepriseledelse og udviklingsledelse (administration ifm. dataregistrering og behandling til pilotprojektet). 1 Dette tema er en sammenlægning og overførsel af 3 kortsigtede forbedringsforslag (E, F og H) til ét pilotprojekt

6 Incitamentspuljen De udførte arbejder på tilstandskrav indeholdt i pilotprojektet afregnes efter faktiske omkostninger. Der er åbenhed om Arkils entrepriseomkostninger for arbejderne omfattet af pilotprojektet. Herved konstateres den årlige omkostning, Åo. Tp opgøres iht. TBLs priser på tilstandskrav I forbindelse med styringen over året af økonomien opgøres Tp og Åo løbende 2. Tp korrigeres endvidere for indeksprisudvikling iht. gældende TAG. For 2011 og 2012 opgøres Tp Åo = incitamentspuljen. Incitamentspuljen fordeles således: Positiv incitamentspulje, Åo Tp: Beløbet (Tp - Åo) fordeles med 70 % til Arkil og 30 % til VD. VDs andel kan efter fælles aftale delvist anvendes til fælles faglige aktiviteter (fx faglige ekskursioner) og i øvrigt til driftsarbejder i entreprisen. Negativ incitamentspulje, Åo Tp: Beløbet; dvs. overskridelsen (Tp Åo) bæres af Arkil og VD med hver 50 %. Hvis Åo 1,2 x Tp fastfryses betaling til Arkil til maksimalt 1,1 x Tp. Med henblik på afrapportering af Pilotprojektet i oktober 2011 opgøres Tp og Åo for de første 3 kvartaler i Afregning og økonomisk styring gennem året Afregningsformen indebærer, at der skal ske en løbende økonomisk opfølgning med henblik på: at sikre, at VD kan overholde årsbudgettet for entreprisen. Budgettet (arbejdsplanen) primo året vil som udgangspunkt være baseret på aktiviteter inden for targetprisen plus 10 %. at sikre, at VDs eventuelle andel af incitamentspuljen kan anvendes i det pågældende år Der skal løbende udarbejdes 2 økonomiske opgørelser: Prisen iht. TBL (Tp på månedsbasis = Tp/m) Prisen iht. aktuelle omkostninger baseret på tilbudte enhedspriser (= Åo/m) Månedlige a conto betalinger fastlægges således: Hvis Åo/m er mindre end Tp/m for den aktuelle måned og akkumuleret for årets forgangne måneder udbetales Åo/m 2 Tp på månedsbasis er ikke en 1/12 af Tp på årsbasis, da der er variationer på de planlagte arbejder over året og (selvsagt) på uplanlagte arbejder

7 Hvis Åo/m er mindre end Tp/m for den aktuelle måned, men akkumulationen for årets forgangne måneder er negativ udbetales makimalt Tp/m x 1,1, eller hvad parterne i fællesskab måtte finde passende Hvis Åo/m er større end Tp/m for den aktuelle måned og akkumulationen for årets måneder forgangne måneder er positiv udbetales maksimalt Åo/m, eller hvad parterne i fællesskab måtte finde passende Hvis Åo/m er større end Tp/m for den aktuelle måned og akkumulationen for årets måneder forgangne måneder er negativ udbetales maksimalt Tp/m x 1,1, eller hvad parterne i fællesskab måtte finde passende Ovenstående er i princippet illustreret i skemaet neden for: Udfald På årsbasis Akkumuleret over året Åo er mindre end Tp Åo er større end Tp Positiv incitamentspujle, fordeles 70/30 % Negativ incitamentspujle, fordeles 50/50 % op til 1.1xTp I den aktuelle måned udbetales Åo/m I den aktuelle måned udbetales max. 1,1xTp/m Såfremt der ved udgangen af 3. kvartal i 2011 og 2012 er sikkerhed for, at årets resultat bliver en positiv incitamentspulje, skal der være gjort aktiviteter/opgaver klar, som i givet fald kan udføres for VDs andel af incitamentspuljen inden Endvidere kan der fx pr i 2011 og 2012 ske a conto udbetaling af Arkils andel af incitamentspuljen. Arkils andel af incitamentspuljen (minus evt. a conto betaling) udbetales, når årets resultat foreligger primo januar det efterfølgende år. Neden for vises principielt struktur/indhold i en månedsopgørelse.

8 Entreprise 01 Renhold 02 Brønde og Ledninger 03 Rabatter, grøfter 06 Beplantning er 07 Græsslåning Underopdeling Renhold Ukrudtsbekæmpelse Bekæmpelse af landskabsukrudt Vedligehold af kantpæle Pedelarbejder Brønde Ledninger Rabatter (Fyn) Fritrumsbeskæringer Øvrig beplantningsvedligehold - 10 Entrepriseledelse, mv. ifm. pilotprojektet Targetpris iht. TBL A. For tidligere måneder i 2011 B. For denne måned Faktiske omkostninger baseret på Arkils entrepriseregnskab C. For tidligere måneder i 2011 D. For denne måned Incitamentspulje E. Resultat tidligere måneder (C A) F. Resultat denne måned (B D) De faktiske omkostninger for hver post (underopdeling) vises for den aktuelle måned - i et underskema, som neden for vist i et eksempel: Post fx 07-Græsslåning Måned: /2011 Timeforbrug opdelt Antal Antal Timesats Beløb Effektive Transport- Ventetid timer timer timer timer (i normal (udenfor til/fra arb.tid) normal arbejdssteder arb.tid) Mandtimer, vejarbejdere Materiel 1 Materiel 2 Afmærkning Sum * *overføres til oversigtsskema Andet

9 5. Tilbagefaldsklausul Både VD og Arkil kan med 2 måneders varsel opsige denne procesoptimeringsaftale, og herefter faldes der tilbage på kontraktgrundlaget fra før aftalen blev indgået. 6. Bilag Bilag 1 Revideret SAB med elementbeskrivelser Bilag 2 Referenceomkostninger i 2010 Bilag 3 Revideret TBL Bilag 1 og 3 findes på Bilag 2 er under udarbejdelse.