10. september 2010 Digitalisering af Bilbogen - hvad betyder det for bilforhandlerne? Den 2. november 2010 bliver Bilbogen digital. Det kan komme til at betyde ændringer i arbejdsgangene hos forhandlere og finansieringsselskaber. Ansvaret for at få tilpasset disse arbejdsgange og sikre en smidig overgang ligger hos branchen selv, men Domstolsstyrelsen og Tinglysningsretten vil gerne bidrage med information og support. Forespørgsler i Den Digitale Bilbog Forespørgsler om gæld i biler skal fra den 2. november 2010 ske på hjemmesiden www.tinglysning.dk. Det vil ikke længere være muligt at få disse oplysninger telefonisk, og det hidtidige forespørgselssystem lukkes. Det er let og enkelt at gå ind og tjekke for gæld. Forespørgsler i Bilbogen bliver gratis. Der vil komme en vejledning på www.tinglysningsretten.dk, før Den Digitale Bilbog sættes i drift. Inden længe er der også mulighed for at opleve systemet via et prøvesystem. Her kan man for eksempel foretage en forespørgsel. Linket vil du senere kunne finde på www.tinglysningsretten.dk. Sikring af rettigheder i biler Der vil især kunne ske ændringer i arbejdsgangen omkring selve sikringen af rettigheder i biler (pantebreve og ejendomsforbehold). Her er det vigtigt, at I som forhandlere selv etablerer en god kommunikation med det eller de finansieringsselskaber, som I samarbejder med. Det er i høj grad deres valg og beslutninger omkring tinglysning, der vil have indflydelse på, hvordan arbejdsgangen bliver. Generelt Da tinglysningen i forhold til navneoplysninger er afhængig af oplysningerne i Det Centrale Personregister (CPR), er det vigtigt altid at sikre sig kundens fuldstændige og korrekte navn, da dette skal anvendes i forbindelse med tinglysning.
Skal der benyttes en fuldmagt i forbindelse med tinglysningen, kan denne enten oprettes som en digital fuldmagt eller som en traditionel fuldmagt på papir (se mere nedenfor). For begge typer gælder det, at en fuldmagt ikke kan udstedes til en person eller virksomhed, der skal være kreditor på pantebrevet eller ejendomsforbeholdet. Fuldmagten skal udstedes til en person eller virksomhed, der ikke er involveret i pantsætningen. Det betyder, at fuldmagten ikke kan udstedes til finansieringsvirksomheden eller forhandleren, men at den skal udstedes til en tredje part. Vælger kreditor alligevel at anmelde sådan et dokument, vil det blive tinglyst med frist til, at kreditor kan dokumentere, at kunden direkte og konkret har givet tilladelse til, at der må tinglyses ved selvkontrahering. Tal med jeres finansieringsselskab for at aftale, hvordan arbejdsgangen tilrettelægges for brugen af digital signatur og /eller fuldmagter. De tre mulige scenarier Kontakt det pengeinstitut eller finansieringsinstitut, som netop I bruger, for at gennemgå arbejdsgangen, når en kunde vil købe bil og finansiere den via enten et bilfinansieringsselskab eller et pengeinstitut: Scenarie 1: Anmelderordning Hvis jeres finansieringssamarbejdspartner er godkendt som autoriseret anmelder, kan de ved at bruge egen digital signatur og uden at indsende fuldmagt anmelde dokumenter til tinglysning på vegne af en kunde. Derfor behøver I altså hverken bede kunden udfylde fuldmagt eller skrive under elektronisk. De fleste finansieringsselskaber vil dog nok kræve kundens samtykke til, at de disponerer på dennes vegne. Det kan for eksempel ske ved en tilføjelse til købskontrakten eller en selvstændig kontrakt. Tag kontakt til jeres finansieringsselskab, og aftal arbejdsgangen med dem på forhånd.
Scenarie 2: Kunden har digital signatur Har kunden en digital signatur, kan dette gøre processen lettere og hurtigere. Der skal ikke udskrives, underskrives, vitterlighedspåtegnes og sendes papirdokumenter. Det vil derfor normalt være en god ide at anbefale kunderne, at de får og bruger digital signatur. Der er to muligheder for at benytte sin digitale signatur: a) Underskriv i underskriftsmappen Hovedreglen i tinglysningssystemet er, at kunden selv underskriver dokumenterne til tinglysning, når finansieringsselskabet har udfærdiget disse. Finansieringsselskabet lægger dokumenterne i kundens underskriftsmappe, og kunden kan så underskrive enten hjemmefra eller hos forhandleren. Sker processen hos finansieringsselskabet hurtigt, kan kunden hvis denne har den nye digitale signatur, NemID (se nedenfor), der kan bruges fra enhver computer underskrive hos forhandleren på en pc med internetforbindelse. Kunden skriver under i underskriftsmappen ved at logge på systemet, gå ind under Mine tinglysninger og Underskriftsmappe. Se mere om at skrive under i underskriftsmappen på www.tinglysningsretten.dk under Vejledninger og Spørgsmål & Svar. Også i forbindelse med denne arbejdsgang er det vigtigt, at hver enkelt forhandler får talt proceduren igennem med det eller de relevante finansieringsselskab(er). b) Udfyld en digital fuldmagt Ønsker kunden ikke at underskrive dokumenterne selv, eller har finansieringsselskabet tilrettelagt deres dokumenthåndtering anderledes, kan kunden, med sin digitale signatur underskrive en digital fuldmagt. Her gælder det dog fortsat, at den, der udstedes fuldmagt til, ikke må være finansieringsselskabet eller forhandleren. Den digitale fuldmagt udfyldes direkte på internettet (på www.tinglysning.dk) og underskrives med digital signatur. Her er det naturligvis en fordel, hvis kunden har skaffet sig NemID (se mere herunder), som kan bruges direkte hos forhandleren.
Det er altså en god ide, hvis der hos forhandleren findes en pc med internetforbindelse til dette formål. Men det kan også lade sig gøre at underskrive fuldmagten hjemmefra med sin digitale signatur. Den digitale fuldmagt sendes elektronisk til Tinglysningsretten, hvilket gør anmeldelsesprocessen hurtigere, og ikke mindst minimerer det risikoen for fejl i fuldmagten. En vejledning til at udfylde digital fuldmagt findes på www.tinglysningsretten.dk. Scenarie 3: Fuldmagt på papir Finansieringsselskabet er ikke godkendt som autoriseret anmelder og skal derfor bruge en fuldmagt fra kunden. Kunden har ikke digital signatur eller ønsker ikke at bruge den, selvom det kan være med til at gøre processen hurtigere og mere smidig. Finansieringsselskabet har derfor behov for en tilkendegivelse fra kunden om, hvem der så skal underskrive anmeldelsen til tinglysning på hans eller hendes vegne. Til dette formål findes der en fuldmagt. Denne fuldmagt skal udfyldes ved siden af handlens øvrige papirer. Fuldmagtsblanketten og en vejledning i at udfylde den finder du på www.tinglysningsretten.dk under Blanketter og Vejledninger. Fuldmagten udfyldes direkte på skærmen, før den printes til underskrift, så risikoen for fejlscanning minimeres. Som hidtil skal underskriften bevidnes af to vitterlighedsvidner, der ikke må have økonomisk interesse i handelen. Fra 2. november er det ikke længere nødvendigt at oplyse vitterlighedsvidnernes stillingsbetegnelser, men til gengæld er det nu lovpligtigt som vitterlighedsvidne at oplyse personnummer. I øvrigt gælder de hidtidige regler. Når finansieringsselskabet har modtaget fuldmagten fra jer, sørger de for at sende den ind til Tinglysningsretten til registrering. Tal nærmere med jeres finansieringsselskab om arbejdsgangen med fuldmagter.
NemID NemID er den nye digitale signatur, som en kunde vil kunne bruge til at underskrive en digital fuldmagt/direkte på anmeldelsen hos forhandleren, så tinglysningsprocessen går lettere og hurtigere. Det er vigtigt, at man som forhandler også føler sig tryg ved brugen af digital signatur, hvis kunden spørger til det. Man kan orientere sig om NemID på www.nemid.nu. Det er også vigtigt at have en arbejdsgang på plads, så kunden kan spørge til, hvordan han eller hun kan benytte NemID i forbindelse med bilkøb. På www.tinglysningsretten.dk kan du læse nærmere om NemID, og hvordan man bruger signaturen i forbindelse med tinglysning. Du kan også læse om NemID og tinglysning i vores Spørgsmål & Svar på hjemmesiden. Du kan se, hvordan man udfylder en digital fuldmagt med en digital signatur under Vejledninger. Information Du kan finde meget mere information på vores hjemmeside www.tinglysningsretten.dk. Hold dig orienteret i Vejledninger, Spørgsmål & Svar og vores nyhedsbrev, der med tiden vil indeholde mere og mere information omkring Bilbogen. Har du et spørgsmål til den nye Digital Bilbog, kan du indtil den 2. november 2010 skrive til sporgbilbog@domstol.dk