Annoncering af konkurrenceudsættelse af tøjvaskeordning til visiterede borgere i eget hjem. og svar af d. 7. januar 2016 1. Bilag 1 kravspecifikation, s. 1, pkt. 1.2 I den ydelse som Helsingør Kommune efterspørger, skal der for nogen borgeres vedkommende være inkluderet på plads-lægning. De fleste borgere vil erfaringsmæssigt gerne være så selvhjulpne som muligt, og ønsker derfor selv lægge tøj i skabe og skuffer. Hvad forstår Helsingør Kommune med på plads-lægning? At tøjet skal lægges på anviste plads? At tøjet skal lægges i skabe og skuffer? Ydelsen bedes uddybet? På plads-lægning betyder, at tøjet skal lægges på plads i fx skabe og skuffer. 2. Bilag 1 kravspecifikation, s. 1, pkt. 1.2 Kommunen ønsker ligeledes at dyner og puder skal være en del af basis ydelsen på linje med personlig beklædning, sengelinned, viskestykker mm. I alle andre Kommuner er dyner og puder ikke omfattet af basisydelsen, men er en ydelse som borgerne tilkøber mod egenbetaling. Såfremt Kommunen ønsker dyner og puder som en del af basisydelsen, vil det være vanskeligt for borgeren at få vasket andet tøj/linned, de gange borgeren medsender dyner og puder til vask, da disse vil optage den største del af den visiterede vægt (8 kg.). Borgeren skal med andre alligevel betale for overvægt (over 8 kg.). Vi foreslår derfor at dyner og puder ikke er omfattet af basisydelsen, så borgeren selv betaler for dette. Kan Kommunen acceptere den foreslåede ændring af basisydelsen? Dyner og puder tages ud af opgavens omfang. Tøjvaskeordningen omfatter derfor ikke dyner og puder og den foreslåede ændring accepteres. En opdateret kravspecifikation uploades. 3. Bilag 1 kravspecifikation, s. 4, pkt. 2.23 akut vask Under dette punkt ønsker Kommunen, at visitationen kan bestille en akut vask hos leverandørerne. Akut vask er et meget bredt begreb, som vi mener bør præciseres yderligere. Der er bl.a. følgende punkter, som er afgørende for vores prisfastsættelse af ydelsen: 15/4711 Side 1 af 6
Hvilke tidsfrister er der for akut vask? Dagen før kl. xx.xx, samme dag som normal køredagen eller? Gælder det akutte både afhentning og levering? Og hvilke tidsfrister er der da i givet fald? Hvor mange kilo kan maksimalt være omfattet af en akut vask? Vi foreslår derfor, at denne ydelse prismæssigt ændres til en kilopris, samt at ydelsen præciseres yderligere med speciel fokus på tidsfrister for afhentning og levering. Alternativt kan ydelsen tages ud af prislisten, men fastholdes som et minimumskrav, hvor der blot tilføjes, at det præcise indhold af ydelsen samt betingelserne aftales nærmere ved opstart. Hvordan forholder Kommunen sig til ovenstående forslag? Svar sendes d. 28. januar 2016. 4. Bilag 1 kravspecifikation, s. 5, pkt. 2.32 afhentning og aflevering: Der ønskes en meget stram tidsgrænse på levering af ydelsen - +/- 30 minutter. Normal praksis i alle andre kommuner er +/-1 time, hvorfor vi foreslår tidsintervallet ændret til dette. Kan Kommunen acceptere det foreslåede tidsinterval? Kravet om leverancesikkerhed er fastsat i overensstemmelse med den gældende kvalitetsstandard i Helsingør Kommune, hvor det fremgår, at ydelsen skal leveres til den aftalte tid +/- 30 minutter. Det foreslåede tidsinterval kan derfor ikke accepteres. 5. Bilag 1 kravspecifikation, s. 5, pkt. 2.41 glemte og bortkomne sager: Under dette er beskrevet forhold omkring erstatning og bortkommet tøj. Det fremgår, at udbetaling af erstatning for bortkommet/beskadiget tøj skal ske inden for 1 uge efter henvendelse fra borgeren. Branchenormen og proceduren i langt de fleste andre Kommuner er, at leverandøren har 4 uger til at efterlyse/genfinde tøjet. Det skyldes, at det bortkomne tøj kan være ude hos en anden borger, der først skal opdage det og sende det retur. Når der er tøjvask hver 2. uge, kan der derfor godt gå noget tid før borgeren opdager fejlen. Først herefter er vi i stand til at tilbagelevere det bortkommende tøj til dets rette ejer. Vi foreslår derfor et mere nuancerede princip, der f.eks. følger nedenstående retningslinjer: 15/4711 Side 2 af 6
Bortkommet tøj: Leverandøren har 4 uger til at genfinde bortkommet tøj. Sker det ikke inden for denne tidsfrist, skal der udbetales erstatning med det samme. Erstatningen skal svare til indkøbsprisen for tilsvarende nyt tøj. Beskadiget tøj: Har en åbenlys fejl fra leverandørens side beskadiget tøjet, erstattes det med det samme. : Kan kommunen acceptere disse mere nuancerede principper? Krav 2.41 tilrettes således: Tøj med vaskeanvisning, som er blevet beskadiget pga. klart konstaterbar fejl fra leverandørens side skal erstattes indenfor 1 uge efter borgerens/visitationens henvendelse. Bortkommet tøj, der ikke er fundet og afleveret hos borgeren indenfor 4 uger fra den aftalte leveringsdag, skal erstattes af leverandøren. Erstatningen skal udbetales direkte til borgeren og skal svare til indkøbsprisen for nyt tøj i tilsvarende kvalitet som det beskadigede/bortkomne tøj. Ny version af kravspecifikationen uploades. 6. Rammeaftale, s. 7, 13 prisregulering: Kommunen skriver, at prisregulering skal ske efter KL s pris og lønskøn, dog maksimalt med stigningen i nettoprisindekset februar 2015 (132,9). KL s pris og lønskøn er ikke tilpasset vaskeribranchens omkostningsstruktur. Teknologisk Institut har derimod udviklet et indeks, hvor der indregnes præcis de faktorer, der er relevante for industrielle vaskerier i Danmark. Det er med andre ord tilpasset de vaskeriydelser, som Kommunen udbyder. Vi vil derfor foreslå, at Kommunen anvender Teknologisk Institut prisindeks i stedet. Dette punkt i ramme aftalen kan passende omformuleres, så det lyder: Priserne reguleres en gang årligt, hver den 1. april. Første regulering finder sted den 1. april 2017. Reguleringen sker med baggrund i TI (Teknologisk Institut) omkostningsberegning for industrielle vaskerier (vaskerier uden udlejningstekstiler). TI udsender reguleringsfaktorer i marts og september, som begge indgår i den årlige prisstigning i april. Prisstigningen skal varsles 30 dage inden den 1. april, hvor der samtidig skal medsendes dokumentation bestående af de konkrete reguleringsfaktorer udsendt fra TI. Kan Helsingør Kommune acceptere ovenstående formulering af dette krav? 15/4711 Side 3 af 6
På baggrund af, at Teknologisk Institut prisindeks er tilpasset vaskeribranchens omkostningsstruktur i modsætning til Kommunernes Landforenings udmeldte pris- og lønindeks, ændres prisreguleringsmodellen, således at prisregulering foretages efter Teknologisk Instituts prisindeks. Rammeaftalens 13. Prisregulering ændres fra: Reguleringen foretages i overensstemmelse med det af Kommunernes Landsforening udmeldte pris- og lønindeks. Priserne er faste i minimum ét år fra kontraktstart. Priserne kan herefter reguleres en gang årligt i henhold til stigningen i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks. Prisreguleringen skal baseres på prisindeks februar 2015 (132,9). Reguleringen sker på leverandørens foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Prisen kan under ingen omstændigheder stige mere end stigningen i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks. Prisreguleringer i opadgående retning skal meddeles Kommunen senest 30 dage før ikrafttræden. Prisen kan kontinuerligt i hele kontraktperioden uden varsel reguleres i nedadgående retning. til Priserne er faste de første 12 måneder regnet år fra kontraktstart. Priserne kan herefter reguleres en gang årligt den 1. maj. Første prisregulering kan derfor ske med virkning fra den 1. maj 2017. Reguleringen foretages i henhold til Teknologisk Instituts omkostningsindeks for industrielle vaskerier (vaskerier uden udlejningstekstiler). Reguleringen sker på leverandørens foranledning ved meddelelse af de af TI udsendte reguleringsfaktorer i marts og september, som begge indgår i den årlige prisstigning i maj. Prisstigningen skal varsles 30 dage inden den 1. maj, hvor der samtidig skal medsendes dokumentation bestående af de konkrete reguleringsfaktorer udsendt fra TI. Prisen kan kontinuerligt i hele kontraktperioden uden varsel reguleres i nedadgående retning. Revideret udkast til rammeaftale uploades. 7. Rammeaftale, s. 9-10, 22 Data og datasikkerhed: Helsingør Kommune ønsker, at de kommende leverandører skal være godkendt af datatilsynet til behandling af personlige oplysninger. Det er et yderst fornuftigt krav at stille. Godkendelsen skal senest foreligge på tidspunktet for aftalens ikrafttræden. Implementeringen er yderst vigtig for Helsingør Kommune (vægter 10%), så for at undgå forsinkelser eller usikkerhed omkring en eventuel godkendelse midt i implementeringsforløbet, kan Kommunen blot stille krav om, at godkendelsen skal vedlægges tilbuddet. Vil Kommunen ændre forholdet omkring godkendelsen fra datatilsynet, så den skal vedlægges tilbuddet? 15/4711 Side 4 af 6
Leverandørens godkendelse af datatilsynet skal foreligge senest på tidspunktet for aftalens ikrafttræden, det vil sige, at kravet i rammeaftalens 22 fastholdes. 8. Konkurrencebetingelserne, s. 5, pkt. 5.3 Teknisk kapacitet: Dette punkt stiller krav om dokumentation for tilbudsgivers tekniske egnethed i form af 1-3 sammenlignelige referencer de seneste 3 år. Ved sammenlignelige referencer forstår vi referencer, hvor der leveres ydelsen tøjvask for de hjemmeboende visiterede borgere. Forstår vi sammenlignelige referencer korrekt? Ja. af d. 14. januar 2016 9. Vedr. bilag 3 Tilbudsskema Hej Vi er lidt usikre på hvad I ønsker af besvarelse i 3. Tilbudsskema 3.10, her står: Beskriv tilbudsgivers procedure for kvalitetssikring, herunder: Proces for udførelse af kontrol- og kvalitetsmåling Dokumentation af kvalitetssikring Tilsyn med evt. underleverandører Det er linjen; Dokumentation af kvalitetssikring Er det certifikater på dem som kontrollerer os i ønsker, eller er det diverse resultater vi har på de forskellige ting/maskiner/processer vi kontrollerer, for det vil jo fylde utroligt meget? Vi håber I vil uddybe det. Beskrivelse af procedure for kvalitetssikring, herunder Dokumentation af kvalitetssikring betyder, at I skal beskrive, hvordan I dokumenterer kvalitetssikringen. Det kan fx være, at I eller en 3. part selv dokumenterer kvalitetssikringsprocedurer ved at udarbejde en årlig evalueringsrapport. Det kan også være, 15/4711 Side 5 af 6
at I er certificeret efter en given kvalitetssikringsstandard. I skal kun vedlægge en beskrivelse af dokumentation og ikke selve dokumentationen for jeres kvalitetssikring. af d. 20. januar 2016 10. Vedr. skema a og b Hej, kan skema a og b sendes som word dokument, så vi kan skrive i det.? Ja, skema a og b uploades i word-format. I skal være opmærksomme på, at dokumenterne skal underskrives. 11. Øvrige ændringer Ny version af tilbudsliste uploades, hvor ydelsen inficeret vask er specificeret: - Inficeret vask, tillægspris til ydelsen "tøjvask uden/med på plads-lægning". Ny version af konkurrencebetingelser med opdateret tidsplan. af d. 27. januar 2016 12. Vedr. skema f Hej I skema f - bekræftelse angående anden enheds formåen (støtteerklæring) står der i teksten..."at den ansøger, der anmoder om prækvalifikation i Helsingør Kommunes udbud af Rengøring på Kulturværftet, kan basere sig på vores formåen..." osv. Vi går udfra, at det er en ukorrekt tekst, som er sat ind her? Ja, det er den forkerte støtteerklæring, der er tilgængelig. Den korrekte støtteerklæring (skema f) uploades. 15/4711 Side 6 af 6