BILAG D : Udbud på jobcenter - Kravspecifikation og løsningsbeskrivelse Tilbudsgivers navn: [Tilbudsgiver indsætter navn her] Kravnr Hovedgruppe Emne Krav =Mind stekrav/v ægtning Use Case nr. Tilbudsgivers Løsningsbeskrivelse Kode IT-FORUDSÆTNINGER 1 IT-forudsætninger IT-forudsætninger Den tilbudte løsning skal kunne afvikles under de IT-forudsætninger, som er beskrevet i udbudsbetingelsernes bilag F - Kommunens it-miljø. IMPLEMENTERINGSKRAV: DATAKONVERTERING 2 Konvertering Konvertering Ved konvertering skal der hentes så mange data som muligt fra andre datakilder end det eksisterende arbejdsmarkeds (andre datakilder er f.eks. Det Fælles Data Grundlag). Beskriv hvilke dataområder, der hentes fra - der hentes fra andre datakilder - der eventuelt hentes fra eksisterende arbejdsmarkeds - som Silkeborg Kommune selv skal indtaste. Beskriv processen for hver af de ovennævnte, samt hvordan tilbudsgiver vil uddanne og inddrage Silkeborg Kommunes medarbejdere i denne opgave. Konvertering Konvertering Beskriv hvilke dataområder der eventuelt vil være mangelfulde eller ikke vil være tilgængelige i det nye arbejdsmarkeds efter idriftsættelse. Det skal fremgå af beskrivelsen, hvorfor det ikke er teknisk muligt. Konvertering Konvertering Det tilbudte skal i videst mulig omfang kunne benytte relevante konverterede data med de funktionaliteter der er indeholdt i det tilbudte. Det vil sige, at det tilbudte f.eks. skal kunne generere påmindelser/opgaver/guider på baggrund af de konverterede data. Beskriv hvordan dette opfyldes. BRUGERVENLIGHED og FUNKTIONALITET Generelt Understøttelse af sagsbehandling Systemet skal give et retvisende billede af borgernes status, det understøtter de økonomiske transaktioner på arbejdsmarkedsområdet. 6 Generelt Understøttelse af sagsbehandling Beskriv hvordan understøtter dette. Systemet skal understøtte sagsbehandlingen, viser hvilke beslutninger eller tiltag, der kan eller skal gøres overfor borgeren. 8 Beskriv hvordan understøtter dette. 7 Funktioner indeholdt i Målgrupper Systemet skal håndtere sagsarbejdet med alle målgrupperne, jf. beskæftigelsesindsatsloven 2 alle cases 8 Funktioner indeholdt i Målgrupper Beskriv hvordan håndtering af sagsarbejdet er i relation til alle målgrupper i følgende tilfælde: -der oprettes brugerdefinerede sagstyper - der skiftes målgruppe/sagstype for en borger 9 Funktioner indeholdt i Journalnotater Systemet skal kunne håndtere journaler for både borgere og virksomheder 2, 6, 8 10 Funktioner indeholdt i Journalnotater Beskriv hvordan der håndteres journaler i følgende tilfælde: - notater er tilgændelig direkte i - der kan oprettes manuelle journalnotater og tilknyttes vedhæftede filer - der kan søges på delområder i forbindelse med journalen - der kan frem søges journalnotater - der kan oprettes foruddefinerede journalnotats-skabeloner 2, 6, 8 11 Funktioner indeholdt i Breve Systemet skal anvende brevskabeloner hvori der automatisk forudfyldes oplysninger om navn, adresse og postnr. 8 12 Funktioner indeholdt i Breve Beskriv hvordan der oprettes og gemmes kommunespecifikke brevskabeloner og vedhæftes filer til brevskabelonen side 1 af 1
1 Funktioner indeholdt i Alle målgrupper Beskriv hvordan giver et sammenstillet overblik over følgende oplysninger for målgrupperne: - Ferie, sygdom, igangværende aktiviteter, aktuelle tilmeldingsstatus fra Jobnet, historiske og planlagte møder. Beskriv hvordan der umiddelbart kan handles på det sammenstillede overblik: - Registrering af afbud til møde fra borger grundet sygdom 6, 7 1 Funktioner indeholdt i Alle målgrupper Beskriv mulighederne for at se nyeste aktiviteter først. 6, 7 1 Funktioner indeholdt i Dropdowns Beskriv hvordan dropdowns kun indeholder relevant indhold for målgruppen. Som minimum for - Oprettelse af breve - Placering i tilbud 1-11 16 Funktioner indeholdt i Opgavegenerering Beskriv hvordan automatisk genererer opgaver afhængig af målgrupper. Beskriv som minimum -uddannelsespålæg -opfølgning på kontaktforløbet -opfølgning på placering i tilbud, 6 17 Funktioner indeholdt i Formattering Formateringen skal bevares når der kopieres tekst og tabeller. Beskriv hvordan formateringen bevares, når der kopieres mellem følgende: - notater, - breve - guides. 19 18 Funktioner indeholdt i Fortryde oprettelse Beskriv hvordan oprettelse af alle processer og journallnotater kan fortrydes (uden at skule skrive journalnotat), hvor dette er lovligt 1-11 19 Funktioner indeholdt i Forfaldsdato Beskriv hvordan sagsbehandleren kan sætte forfaldsdato på opgaver eller redigere datoen. Inkl. at dato ikker overskrives af det fælles datagrundlag. 2 og 20 Funktioner indeholdt i Aktsindsigt Beskriv hvordan der udskrives sagsakter i forbindelse med aktsindsigt 18 21 Funktioner indeholdt i Opgaver Beskriv hvordan brugere kan oprette opgaver til sig selv. Beskriv som minimum: - Bruger defineret opgave vedr. påmindelse til sagsbehandler om at indhente lægeoplysninger. 22 Funktioner indeholdt i 2 Funktioner indeholdt i Team Beskriv hvordan et team kan være ansvarlig for sager og opgaver. 21 Integrationsplaner Beskriv hvordan funktionaliteten til understøttelse af Integrationsplanernes indsatsdel og udredningsdel løses. 2 Funktioner indeholdt i Integrationskontrakter Beskriv hvordan der oprettes, redigeres og lukkes integrationskontrakter 22 2 Funktioner indeholdt i Ledighedsydelse Beskriv håndtering af den årlige revurdering 2 26 Funktioner indeholdt i Ledighedsydelse Beskriv håndtering af alle tidsfrister i indsatsen for fleksjob-forløb side 2 af 1
27 Funktioner indeholdt i Virksomhedsaftaler Beskriv hvordan der dannes et overblik over aftaler på den enkelte virksomhed. Beskriv som minimum: - Virksomhedscentre aftaler vedr. mentorer, - antal pladser, - status på de enkelte placeringer 1 og 2 28 Funktioner indeholdt i Sygedagpenge opfølgningsplan Beskriv hvordan: - skabelonen for opfølgningsplan kan ændres - opfølgningsplanen kan gennemføres på 1 side og skal ikke kun kunne vises som en lang opfølgningsplan fra kontaktforløbets begyndelse men også kunne vises i udsnit eller seneste samtale. 11 29 Funktioner indeholdt i Sygedagpenge Beskriv hvordan der registreres raskmeldinger 7, 11 0 Funktioner indeholdt i Sygedagpenge Beskriv hvordan en nøjagtig simulering af varighed for borgere på sygedagpenge foretages 20 1 Funktioner indeholdt i Virksomhedsmodul Hvordan håndterer virksomheder? - beskriv hvordan der automatisk sker opdatering af virksomhedsoplysninger (adresse, cvr, p-nummer ) - beskriv hvordan der kan tilføjes virksomheder, der ikke er søgbare eller ikke er registreret med et cvrnummer - beskriv hvordan der oprettes en mentoraftale 1, 2 og 2 Funktioner indeholdt i Virksomhedsmodul Beskriv hvordan der følges op på en virksomhedsaftale vedr. mentorer 2 Funktioner indeholdt i Markering af virksomheder Beskriv hvordan der kan tilføjes markeringer på virksomheder. Beskriv som minimum - blokade, - varsling - kampagne 1 og Funktioner indeholdt i Virksomhedsbesøg Beskriv hvordan: - der registreres opsøgende kontakt til virksomhederne, herunder planlagte og gennemførte besøg - koordinering på tværs af udfarende funktioner kan understøttes. - besøgene (registreringerne) kan udsøges. 1 Funktioner indeholdt i 6 Funktioner indeholdt i Overblik over virksomhed Beskriv hvordan der skabes overblik over en virksomhed. - Antal besøg - Antal jobordre - Antal løntilskuds- eller virksomhedspraktikker - Antal placeringer - Virksomhedens kontaktperson - Seneste besøg 1,, 2 Køb af enkeltpladstilbud Beskriv funktionen til digital behandling af enkeltpladskøb ved anden aktør/uddannelsesinsitutioner side af 1
7 Funktioner indeholdt i Tilmelding til kurser/uddannelse Beskriv funktionen til digitalt workflow i forbindelse med behandling af tilmeldingsblanket A fra Undervisningsministeriet. 8 Funktioner indeholdt i Sanktioner Beskriv hvordan sanktioner håndteres: - udblivelse fra jobsamtale - udeblivelse fra aktiviteter - manglende check af jobsøgning/jobforslag (ugentlig bekraftigelse på jobnet.dk) - manglende overholdelse af uddannelsespålæg 10 9 Funktioner indeholdt i Understøttelse af varetagelse af kontaktforløb for ressourceforløbspersoner - tværgående samarbejde Beskriv funktionalitet til understøttelse af ressourceforløbspersoners særlige karakter i forhold til tværgående samarbejde med andre forvaltninger i kommunen. 0 Funktioner indeholdt i Understøttelse af varetagelse af kontaktforløb for ressourceforløbspersoner - tilbud efter anden lovgivning end Lov om Aktiv beskæftigelsesindsats Beskriv funktionalitet til understøttelse af ressourceforløbspersoners særlige karakter i forhold til tilbud efter anden lovgivning end Lov om aktiv beskæftigelsesindsats. 1 Funktioner indeholdt i Understøttelse af varetagelse af kontaktforløb for ressourceforløbspersoner Beskriv hvordan understøttelse af indsatsplanen fungerer i jobcenter 2 Funktioner indeholdt i Ledelsesinformation/progressionsm åling/screeningsværktøj Beskriv funktionalitet i jobcenter til brug for progressionsmålinger på forskellige målgrupper og varierede nøglefaktorer. Funktionen bør være fleksibel og anvendelig på flere målgrupper på en gang med forskellige nøglefaktorer Funktioner indeholdt i Progressionsmåling Beskriv hvordan kommunen kan følge egne metoder i progressionsmåling, måle på egne faktorer og efter egne skabeloner. Funktioner indeholdt i Ledelsesinformation/effektmåling Beskriv funktionalitet til brug for effektmåling. Eksempel: afslutningsårsager på beskæftigelsessager, andel af praktikker og andre faktorer. 9 Funktioner indeholdt i Ledelsesinformation/Disponering Beskriv funktionalitet til brug for disponering af indsats, midler, ressourcer i beskæftigelsesindsatsen. Der ønskes mulighed for disponering af midler ud fra eksemplet: "Vi har brugt 18% af vores midler på en given dato - hvis vi fortsætter samme tempo, vil vi overskride med 7% for året". Beskriv hvordan en snitflade til kommunens økonomi Prisme fungerer, såfremt dette er nødvendig for kravets opfyldelse 6 Funktioner indeholdt i Ledelsesinformation/Disponering - fremskrivning Beskriv funktionalitet til fremskrivning af økonomi/budget i forhold til betaling af tilbud og antal ledige fordelt på målgrupper. 7 Funktioner indeholdt i Ledelsesværktøj Beskriv hvordan Ledelsesværktøjet kan: Understøtte en resultatorienteret indsats og effektiv tilrettelæggelse af indsatsen etablere overblik over produktion, opgaver, økonomi og resultater i beskæftigelsesindsatsen give løbende resultatopfølgning i forhold til målsætninger overblik over budget, disponering og controlling følge den daglige produktion på alle niveauer (medarbejder, team, enhed, jobcenter) understøtte et simuleringsværktøj, så planlægning løbende kan justeres 9 side af 1
8 Anden aktør Generelt Beskriv hvordan: - anden aktør kan få adgang til sager, der er overdraget fra Silkeborg - adgangen er begrænset til specifikke cpr-nr - adgangen er tidsbegrænset i forhold til overdragelsesperioden 9 Anden aktør Generelt Beskriv hvordan anden aktør har adgang til at kunne registrere oplysninger der kræver dataudveksling med det fælles datagrundlag. Beskriv som minimum - Samtaler - Aktiviteter 2 2 0 Anden aktør Generelt Andre aktører videreudplacerer borgere i tilbud efter LAB kap. 10-12. Beskriv hvordan: - Silkeborg Kommune kan se, hvem der er ansvarlig for placeringen. 2 1 Tilbudsmodul Generelt Beskriv hvordan kommunikerer med leverandørene af LAB kap. 10: - vedrørende henvisninger - vedrørende afrapportering - vedrørende borgerens fremmøde og fravær/fritagelse 6 2 Tilbudsmodul Generelt Beskriv oprettelse og nedlæggelse af tilbud både manuelt og automatisk 16 Tilbudsmodul Generelt Beskriv hvordan "pladsregnskabet" håndteres for: - enkeltpladser - holdforløb - virksomhedscentreaftaler (flere pladser på aftalen) Tilbudsmodul Generelt Beskriv hvordan der søges efter ledige tilbuds- og jobordrer i Ledelsesinformation Driftunderstøttende ledelsesinformation Beskriv hvordan kommunen kan lave lister og oversigter baseret på alle data i, 9, 12 7 Brugergrænseflade Der skal være en online brugermanual. Manualer og hjælpetekster skal være på dansk. 1 8 Brugergrænseflade Beskriv hvordan den online brugermanual er en integreret del af i form af situationsbestemt onlinehjælp. 1 9 Brugergrænseflade Beskriv hvordan brugeren understøttes i at tage stilling til alle lovpligtige krav 6, 8 60 Brugergrænseflade Beskriv hvordan alle relevante handlinger knyttet til en opgave i én arbejdsgang alle cases 61 Brugergrænseflade Når en oplysning er indtastet én gang, skal selv huske det, og genbruge det i andre relevante dele af. Beskriv hvordan lever op til kravet om at minimere antallet af indtastninger. Beskiv som minimum: - jobsamtaler - udfyldelse af blanketter - placering i tilbud alle cases side af 1
62 Brugergrænseflade 6 Brugergrænseflade Skærmbillederne skal være overskuelige for brugeren. Beskriv s overbliksbilleder: - borger - virksomhed - tilbud Mange brugere skal kunne arbejde i uden for Silkeborg Kommunes driftsmiljø via en webbaseret løsning. Beskriv hvordan/hvorvidt giver mulighed for det. og 7 6 Brugergrænseflade 6 Brugergrænseflade Der skal være mulighed for at have flere sager åbne på samme tid. Beskriv hvordan dette er muligt at have: - Samme borger åbnet samtidig hos forskellige sagsbehandlere - Forskellige borgere åbnet samtidig hos samme sagsbehandler Systemet skal synliggøre, hvem der har foretaget en registrering, dvs. sagsbehandleren, automatisk fra jobnet.dk, fra a-kassen eller borgeren selv. Beskriv hvorvidt og hvordan dette er synligt, som minimum for registreringer af borgeren selv, fra jobnet.dk og fra a-kassen, f.eks. ved tilmelding/afmelding, ferie, sygdom eller lignende. 17 17 66 Brugergrænseflade Beskriv hvordan den enkelte bruger kan sætte forskellige regler for advis op i 67 Brugergrænseflade Beskriv hvordan understøtter og påminder den enkelte bruger i forhold til de opgaver, der knytter sig til et sagsforløb. Som minimum i form af rollestyring. 6, 8 68 Brugergrænseflade Beskriv håndtering af beskeder vedr. en sag for alle parter, der er tilknyttet sagen som minimum: - fra myndighedssagsbehandler til borger - fra myndighedssagsbehandler til jobkonsulent - fra myndighedssagsbehandler til tilbud 69 Brugergrænseflade Beskriv hvordan lister/tabeller sorteres, 8 70 Brugergrænseflade Hvordan er mulighederne for et google lignende søgefelt? (Fritekstsøgning i indhold i ) Beskriv anvendelsen af dette 19 71 Brugergrænseflade Beskriv hvordan jobcenter håndterer jobcenterdrift på flere lokationer - for eksempel i forbindelse med brevskabeloner/udsendelse af breve med automatisk adressestempel. side 6 af 1
72 Brugergrænseflade 7 Brugergrænseflade Blanketter Beskriv hvordan følgende lister dannes: - Liste over borgeres tilknytning til specifikke AMS projekter. Beskriv som minimum for Brug for alle, Akutpakken, hvor der tages højde for fremtidig afmelding, fravær/fritagelse, planlagte fremtidige samtaler eller aktivering eller lignende. Til beskrivelsen bedes vedlagt eksempler på skærmdump på, hvordan listerne dannes. - Liste over hvornår borgerne næste gang skal ind til jobsamtale. Til beskrivelsen bedes ligeledes vedlagt den konkrete liste. Der skal i kunne arbejdes med egne og eksterne digitale blanketter. Beskriv hvordan der i kan arbejdes med: - egne digitale blanketter - digitale blanketter fra eksterne leverandører, herunder men ikke udelukkende KL-blanketter Beskivelsen skal indeholde hvordan data genbruges 1 TEKNISKE KRAV/IT-MILJØ/SIKKERHED/BRUGERADMINISTRATION 7 Platform Platform Løsningen skal være hosted af leverandøren og browserbaseret og må derfor ikke kræve installation af programmer på brugernes pc'ere. 7 Tekniske krav Netværk Alle netværksforespørgsler mod servere skal foregå på maskinnavne ikke på IP adresser 76 Tekniske krav Sign-on Klienter skal ved brug at stinavne supportere brug af UNC stinavne såvel som mappede netværksdrev Alle enheder tilsluttet Silkeborg Kommunes netværk, skal kunne benytte DHCP / DNS opslag Beskriv hvordan opfylder dette. Der skal være single sign-on til for interne brugere. 77 Tekniske krav AD integration (Microsoft Active Directory) Integration til AD. IT- skal kunne integrere til Active Directory (AD). Der skal ske automatisk logon til erne, hvis brugeren allerede er godkendt af domænet. Beskriv hvordan opfylder dette. 78 Tekniske krav AD integration (Microsoft Active Directory) Hvis ikke understøtter integration til AD ønskes beskrevet hvorledes at det er muligt for AD brugerne at opnå Single Sign On? Ligeledes ønskes det beskrevet om understøtter ADFS i forhold tilknytning af rolle og rettigheder? 79 Tekniske krav Brugeradministration Brugeradministrationen skal kunne gøres via et overskueligt antal veldefinerede og beskrivende profiler/roller som af giver Brugeren adgang til de skærmbilleder, data og rettigheder han skal have. 80 Tekniske krav Brugeradministration Der skal være seperate profiler/roller til eksterne aktører, der giver dem adgang til de skærmbilleder, data og sager m.m. som de har brug for. 81 Tekniske krav Brugeradministration Autorisation (rettigheder) skal tildeles af ud fra de ADFS grupper som brugeren er tildelt og får med over ved login fra Silkeborg Kommunes AD 82 Tekniske krav Brugeradministration Hvis brugerne er på Silkeborg Kommunes netværk skal Authentificationen ske via brugerens AD login og brugeren opnår dermed Single Sign ON. 8 Tekniske krav Brugeradministration Alle opgaver i forhold til Brugeradministration(herunder oprettelse, vedligeholdelse, deaktivering og sletning af brugere) skal kunne varetages af Silkeborg Kommune uden indvolvering af leverandøren. 8 Tekniske krav Brugeradministration Det skal være muligt at levere en liste/udtræk over hvilke brugere har hvilke roller og rettigheder. Listen/udtrækket skal både kunne ses/vises direkte i og skal kunne leveres/gemmes fra n i excel, csv eller andet format der kan sorteres og behandles efterfølgende. 8 Sikkerhed Brugeradministration Brugere skal kun oprettes én gang. side 7 af 1
86 Sikkerhed Brugeradministration Beskriv oprettelse og administration af en bruger. Beskriv som minimum: - roller i forskellige afsnit/afdelinger på samme tid. - brugerstrukturen 87 Sikkerhed Brugeradministration Silkeborg Kommune skal selv have mulighed for at vedligeholde autorisationer for brugere på alle niveauer. Beskriv som minimum hvordan: - vedligeholdelse af autorisationer foretages 88 Sikkerhed Brugeradministration Beskriv hvordan automatisk danner liste over brugere, der ikke har været logget på i en brugerdefineret periode 89 Sikkerhed Brugeradministration Hvordan er mulighederne for at se, hvornår en bruger sidst har været logget på? Hvordan er mulighederne for at søge på datoniveau, hvornår brugerne sidst har været logget på? 90 Sikkerhed Brugeradministration Beskriv hvordan der i én arbejdsgang kan overdrages: - én - flere - alle sager fra en bruger til en anden bruger 1 92 Tekniske krav Fremtidssikring Beskriv muligheder for af konfigurere midlertidige, lokale arbejdsgange i, uden at der skal programmeres ny funktionalitet. Og med hvilke begrænsninger. 9 Sikkerhed Persondataloven Systemet skal understøtte Silkeborg Kommunes opfyldelse af sikkerhedskrav, adgangskontrol, registerindsigt, logning m.v., som stilles i Persondataloven med tilhørende bekendtgørelser. Systemet og de indeholdte funktioner skal overholde den til enhver tid gældende persondatalov Tilbudsgiver skal kunne dokumentere, at overholder persondataloven. 9 Ledelsesinformation Generelt Silkeborg kommune driver et SAS baseret datawarehouse i det følgende kaldet DWH. Det valgte drifts skal kunne levere dagsaktuelle data til DWH. Dataudtræk fra samt indlæsning i DWH skal kunne foregå automatiseret i batchdrift. Kommunen ønsker i samarbejdet en kontaktperson eller et team, som er til rådighed i forbindelse med den daglige drift og ved ændringer/driftsproblemer. Hvorledes understøtter dette? 9 Ledelsesinformation Dataoverførelse Dataoverførelse fra til DWH kan ske på flere måder. De nævnte metoder er oplistet i prioriteret rækefølge. 1. DWH udtrækker data direkte fra s database via ODBC. 2. Systemet opdaterer en database på en MySql-server hos DWH. Systemet danner filer, som kan hentes af DWH via SFTP. Systemet leverer filer til en filserver hos DWH 96 Ledelsesinformation Datamodel Der skal - afhændigt af dataoverførelsen - forefindes en datamodel eller snitfladebeskrivelse, der beskriver dataindhold, feltlængder, formater, nøgler mv. Der skal være adgang til en teknisk kontaktperson, når data skal tolkes. Hvordan sker dette i? side 8 af 1
97 Ledelsesinformation Dataadgang Der skal som udgangspunkt være adgang til at kunne trække samtlige data fra og overføre dem til DWH. Nye felter eller ændringer i almindelighed skal med det samme stilles til rådighed i udtrækkene. Datamodellen eller snitfladebeskrivelsen skal entydigt kunne skabe sammenhæng mellem de udtrukne data og brugerens skærmbillede. 98 Sikkerhed Logning af brugertransaktioner Silkeborg Kommune skal selv kunne få tilgang til databaseloggens data. Beskriv hvordan dette foregår. 99 Sikkerhed Tab af data Systemet skal være sikret mod tab og forringelse af data. 100 Sikkerhed Tab af data Beskriv hvordan tilbudsgiver med henblik på sikring mod tab og forringelse af data har hensigtsmæssige arbejdsgange for back-up, genetablering af data samt datalagring. 101 Historik og arkivering Historik Silkeborg Kommune ejer data. Ved kontraktens ophør skal data uhindret og uden beregning tilgå Silkeborg Kommune. 102 Historik og arkivering Historik Data skal opbevares elektronisk efter gældende kassationsregler. 10 Historik og arkivering Historik Systemet skal sikre, at leverandøren kan levere arkiveringsversioner til Silkeborg Kommune af de i henhold til lovgivningen bevaringsværdige oplysninger. 10 Historik og arkivering Arkivering - oprydning Jf. lov nr. 10 af 21/08-2007 og bekendtgørelsen nr. 1007 af 20/08-2010 om arkiveringsversioner er Kommunen forpligtiget til at producere og aflevere arkiveringsversioner af data som indeholder personoplysninger inden data slettes. 10 Historik og arkivering Arkivering Kommunen skal have mulighed for at få lavet arkiveringsversioner af de i henhold til lovgivningen bevaringsværdige oplysninger. 106 Aflevering af data til relevante myndigheder, institutioner m.m. Generelt Det tilbudte skal i kontraktperioden kunne levere elektroniske dataudtræk i de nødvendige formater til såvel Danmarks Statistik, Undervisningsministeriet, Jobnet, samt andre offentlige myndigheder som foreskrevet ved lov. Systemet skal kunne levere data til Det fælles datagrundlag, Silkeborg Kommune lever op til denne forpligtelse. 107 Snitflader Advis Beskriv hvordan adviserer om fødsel, lægeskift, fraflytning, udbetalinger, død, statsborgerskab mv. 108 Snitflader Refusion Hvordan kan facilitetere at der beregnes medfinansiering af a-dagpenge og at der leveres data til eksternt a-dagpenge refusions? 109 Testmiljø Generelt Leverancen skal omfatte et uddannelsesmiljø hos tilbudsgiver, som er en vedligeholdt kopi af produktionsmiljøet og som kan benyttes uafhængigt heraf. Det skal være muligt at anvende uddannelsesmiljøet til uddannelse af medarbejdere såvel før som efter at er i drift 110 Testmiljø Generelt Beskriv hvordan dette er muligt Uddannelsesmiljøet skal kunne opdateres på bestilling fra Silkeborg Kommune. Beskriv mulighederne herfor. side 9 af 1
111 Snitflader Integration til ESDH Såfremt opbevarer sager, dokumenter, journaler mm. på ESDH ligende vilkår, dvs. under overholdelse af gældende krav til logning, adgangsstyring, KLE opmærkning af sager, funktionalitet til håndtering skanning og mailforsendelser, aflevering til arkiv, påmonterede oio s&d snitflader og tilhørende operationer mm., er der ikke noget selvstændigt krav om ESDH integration, se dog krav om udstilling, nendenfor. Integration til ESDH sker via OIO s&d standarder, som beskrevet på digitaliser.dk Sag og dokument http://digitaliser.dk/resource/16. Beskriv hvordan dette håndteres i den tilbudte løsning 112 Snitflader Integration til ESDH - GetOrganized Beskriv hvordan integration til Silkeborg Kommunes ESDH GetOrganized fungerer for brugeren i forbindelse med dannelse af dokumenter i jobcenterfag som alle skal journaliseres i Silkeborg Kommunes ESDH-. 11 Snitflader Udstillingen oversigtsinformation Silkeborg Kommune sammenstiller informationer om borgerens sager, dokumenter, journaler mv. i portaler målrettet forskellige typer af brugere internt i forvaltningen. Systemet skal kunne udstille oversigtsinformationer til brug herfor. Silkeborg Kommune foretrækker at få adgang til sådanne informationer via søg, læs og list funktioner i s&d standarderne. Beskriv hvordan dette håndteres i den tilbudte løsning 11 Snitflader Hopfunktioner Det skal være muligt at hoppe til og fra uden at miste kontekst. Dvs. det skal være muligt at hoppe ind til fra en anden applikationen (fx en portal i en browser) under anvendelse af en url eller lignende, påført et parameter (fx cpr nr. eller sagsnr. eller lign.). Hoppe medfører at brugeren (curseren) placeres i et bestemt overbliksbillede - det kan være et sagsoverbliksbillede, person stamkortet eller lignende. Tilsvarende skal det være muligt at hoppe ud fra (kalde et eksternt ) og i hoppet medtage udvalgte parametre som aktuelt cpr nr., sagsid eller lignende. For videre eksempler på hop se også KOMBIT projektet "P11-7 Dialogintegration", på http://www.kombit.dk/indhold/gennemf%c%b8rte-projekter-under-klippekortet Beskriv hvordan dette er muligt i den tilbudte løsning 11 Snitflader KMD Sag - Personoverblik Systemet skal kunne overlevere oplysninge om sager til KMD sag personoverblik under anvendelse af de til KMD Sag udviklede S&D snitflader. Se http://nykundenet.kmd.dk/brugere/social/kmd%20sag/vejledninger/introduktion%20til%20oiosnitflader%20for%20kmd%20sag%201.0.pdf Beskriv hvordan dette er muligt. 116 Snitflader KMD Aktiv Hvordan er tilbudsgivers nuværende integration? 117 Snitflader KMD Sygedagpenge Hvordan er tilbudsgivers nuværende integration? 118 Snitflader Mediconnect og Netforvaltning Sundhed Mediconnect og Netforvaltning Sundhed: Systemet skal give mulighed for følgende: a) Mulighed for at springe fra til Mediconnect og Netforvaltning Sundhed med henlik på f.eks bestilling af lægeerklæringer samt kommunikation med læger. b) Automatisk advisering til ved modtagelse af oplysninger fra henholdsvisv Mediconnect og Netforvaltning Sundhed Beskriv hvordan dette foregår. 119 Snitflader Mediconnect Proces Beskriv det samlede mæssige workflow til brug for jobkonsulentens kommunikation med Rehabiliteringsteamets fag Mediconnect Proces. 120 Snitflader KMD Care Beskriv hvordan man fra borgerens sag i jobcenter kan springe via link til borgerens sag i KMD Cares journalflade og til dannelse af skabelon/edifact i KMD Care. 121 Snitflader UIP (UdlændigeInformationsPortalen) Er der integration til UIP? 122 Snitflader Ydelseser Der skal være integration mellem sagsstyrings og ydelseserne. Efterhånden som snitflader til kommunens ydelseser under Kombits monopobrud (KY og kommunernes sygedagpenge) bliver tilgængelige, skal disse bruges. Beskriv hvordan tilbudsgiver vil sikre dette. 12 Snitflader Sanktioner Hvordan håndteres det i at der automatisk afgives oplysninger til kommunens ydelses, når der pga. negativ hændelse indstilles til sanktion jf. LAS -1, ydelses automatisk på baggrund af disse oplysninger kan danne en beregning om fradrag i ydelsen. 12 Snitflader Tillægsydelser Hvordan håndteres det i at der automatisk afgives oplysninger til kommunens ydelses, når der bevilges tillægsydelser f.eks. befordring jf. LAB 82 og 8, og på baggrund af disse oplysninger skal ydelses kunne oprette udbetaling til borgeren. 12 Snitflader Ydelseser Beskriv hvordan jobcenter håndterer at borgeren har flere aktiviteter på én gang og at transportgodtgørelsen/refusionen ikke kun følger først indtastede aktivitet 126 Snitflader Ydelseser Beskriv hvordan en udbygget tovejs-kommunikation på nøglefaktorer mellem jobcenter og ydelsesteams varetages side 10 af 1
127 Snitflader Ydelseser Beskriv jobcenters funktion til hvordan ydelsesmedarbejderen kan omkontere passiv/aktivforløb i tidligere kontaktforløb med gennemslag til jobcenter 128 Snitflader Ydelseser Beskriv den mæssige kommunikation og advarsel i forhold til mæssig uoverensstemmelse ved forskel i antal borgere (konkret på borger) mellem kontaktforløb i jobcenter og kontaktforløb i ydelses 129 Snitflader Microsoft Office Hvordan anvender MS Office Word og Excel således, at der fra kan udskrives til fil til videre bearbejdning? Fx ved at lister udtrækkes fra til udskrivning til en Excel-fil til videre bearbejdning. FREMTIDSSIKRING OG STANDARDISERING 10 Tekniske krav Standarder Systemet skal anvende åbne standarder for software i det offentlige. Herunder feks. OIO-XML, OIO-S&D, OIO- SAML, og de services, der er indeholdt heri. Se her: http://digitaliser.dk/resource/16 11 Tekniske krav Standarder Beskriv hvornår dette vil ske. Leverandøren skal løbende implementere de relevante støtteer efterhånden som de realiseres fra KOMBIT jf. den fællese rammestruktur. Leverandøren skal beskrive hvordan og i hvilken takt integration til støtteerne vil ske. 12 Tekniske krav Fremtidssikring Beskriv hvordan er fremtidssikret med hensyn til muligheder for tilgang via tablet, f.eks. webbaseret tilgang? 1 Tekniske krav Fremtidssikring Beskriv muligheder for af konfigurere midlertidige, lokale arbejdsgange i, uden at der skal programmeres ny funktionalitet. Og med hvilke begrænsninger. 1 Lovgivning Generelt Den tilbudte løsning skal til enhver tid overholde gældende lovgivning på området (f.eks. Logning, kryptering, m.v.) 1 Lovgivning Generelt Vedligeholdelse og ændringer i som følge af lovmæssig udvikling forudsættes indeholdt i aftalen, uden meromkostninger for Silkeborg Kommune. 16 Snitflader Det fælles datagrundlag Systemet skal løbende opfylde lovens krav om, hvilke data Silkeborg Kommune skal levere til Det fælles datagrundlag. Oplysningerne i skal være to-vejs opdateret med Det Fælles Data Grundlag. og 7 17 Snitflader Udstilling af oversigtsinformation fælles t - SAPA (Kombit) SAPA projektet anvender i sin sammenstilling af informationer en række støtteer som sagsindeks, dokumentindeks, ydelsesindeks mv. Systemet skal kunne aflevere metadata til disse støtteer, når specifikationerne forefindes. Se under emnet: Fælles Offentlig Digitalisering. Krav nummer Beskriv hvordan det sikres, at dette sker 18 Snitflader Fællesoffentlig digitalisering Systemet skal kunne advisere om centrale cpr hændelser som, ændresseændring, civilstandskift, ændring i statsborgerskabe mv. Disse vil kunne hentes via den fælles e beskedfordeler og serviceplatformen, når den foreligger. På den korte bane skal enten selv kunne frembringe disse adviser. Alternativt kan de hentes via Silkeborg Kommunes datawarehouse. Beskriv hvordan det sikres, at dette sker. 19 Snitflader Output management - Doc2mail fra KMD Jobcenter skal være integreret med Silkeborg Kommunes output management løsning - Doc2mail fra KMD. Systemet skal kunne overføre cpr/cvr-nummer og overskrift på brevet til forsendelsen. Beskriv hvordan forsendelser foretages med Doc2mail. 10 Snitflader Nem SMS Kan aflevere SMS til borgere? F.eks er der mulighed for at automatisk kan sende SMS af sted til den pågældende borger om kommende aftaler? Obligatoriske optioner Kravnr Hovedgruppe Emne Krav =Mind stekrav Use Case nr. Tilbudsgivers Løsningsbeskrivelse Obligatorisk option: driften af ng på beskæftigelsesområdet side 11 af 1
11 Funktioner indeholdt i og Beskriv hvordan digital henvisningslogik mellem jobcenter som myndighed og Jobkompagniet som udfører kan ske i samme. 12 Funktioner indeholdt i og 1 Funktioner indeholdt i og Beskriv hvordan der i jobcenterløsningen oprettes egne skabeloner, som ved brug åbnes i word Beskriv hvordan Tilstedeværelseshåndtering/fremmøderegistrering af borgere varetages i jobcenterløsningen. 1 Funktioner indeholdt i og 1 Funktioner indeholdt i og 16 Funktioner indeholdt i og 17 Funktioner indeholdt i og 18 Funktioner indeholdt i og Beskriv hvordan alle data i Tilbudshåndtering kan være tilgængelig for både udførerdel og jobcentermyndighed, tilbuddet kun skal oprettes en gang og samtidigt give udfører mulighed for at tilføje data til brug for deres drift. Beskriv hvordan jobcenter kan håndtere prissætning af tilbud per måned, time, fastpris eller andre faktorer med efterfølgende udtræksmulighed til internt faktueringsgrundlag mellem myndighed og udfører. Beskriv hvordan jobcenters journalflade til udførerdelen kan håndtere automatisk datoanslag/ejeranslag og med mulighed for besked/advis-funktion som opfølgningsmulighed Beskriv hvordan jobcenter kan håndtere beløbsflow/faktureringsgrundlag mellem myndighed/udfører. Specifikke udtræk af data til brug for fakturering af borgernes tilbud/bevillinger - på antal borgere, antal timer, specifikt tilbud, dage, uger, måneder (perioder) (case 1: hvor mange timer er der bevilget "tilbud a" i oktober måned" eller case 2: hvor mange borgere fik bevilget tilbud a i oktober måned - og dermed udtræk af samlet beløb). Skal kunne faktureres i ugetakster, månedstakster, timetakster eller fast beløb-takst. Beskriv hvordan rapportering/ledelsesinformationsdel håndteres i udførerdel: Eksempler: antal borgere i tilbud på lokationer, på specifikke tilbud, grupper af tilbud, belægningsoversigt, perioder, beløb, effektmåling, Statistik på borgerdata (progression), som "hvor mange år har vedkommende været ledig, uddannelsesniveau mv. Statistik på andel af bestand i virksomhedspraktik og andre nøgletal. side 12 af 1
19 Funktioner indeholdt i og 10 Funktioner indeholdt i og Beskriv hvordan Ressourcestyring kan håndteres i jobcenter: Der ønskes fokus på ressourcestyring i udførerdelen. Eksempel: Normeringen af medarbejdere ser rigtigt ud ovenfra men medarbejderne har for travlt - overarbejde. Planlægning og styring af timer/konsulenter kræver. Borgeren skal have det som er bevilget. Der ønskes indeholdt funktionalitet til ressourcestyring af medarbejderressourcer kontra borgerindsats i udførerafdelingen. Beskriv hvordan forløb for andre kommuner håndteres (udgør -7%) Behov for at kunne registrere tilbud/forløb - hele sager på borgere fra andre kommuner. Obligatorisk Option: udannelse / undervisning 11 Uddannelse Uddannelse/Undervisning Beskriv hvordan tilbudsgiver påtænker et uddannelsesforløb for medarbejderne i Silkeborg Kommune i jobcenter før og efter idriftssættelse, så de i det ikke i dagligdagen får brug for supportfunktionen. (Der er ca. 200 medarbejdere, som vil skulle anvende ). Obligatorisk Option Onsite undervisning 12 Uddannelse Onsite undervisning Kommunen ønsker, at der i forbindelse med driftstart er onsite support med teknisk/fagligt personale på de lokationer hvor løsningen skal anvendes. Beskriv ydelsen. Obligatorisk Option: Digital behandling af administration af løntilskud, virksomhedspraktik, mentor og timesedler 1 Funktioner indeholdt i Digital behandling af administration af løntilskud, virksomhedspraktik, mentor og timesedler Obligatorisk Option: Borgeradgang til egen sag Beskriv hvordan en jobcenter indeholder en digital behandling af hele administrationen af løntilskuds- mentor-, og virksomhedspraktik-ansøgninger, bevillinger, udfyldelse og modtagelse af timesedler og anmodning om udbetalinger mellem jobcenter og virksomhed. Beskriv hvordan jobkonsulenten kan varetage ansøgning og bevilling på mobil device. 1 Tekniske krav Borgeradgang til egen sag Silkeborg Kommune ønsker at give borgerne adgang til egne sager. Der ønskes en løsning, som gør det muligt for kommunen at tilbyde borgerne adgang til egen sag formentligt via Borger.dk, formentlig i første omgang først visse typer af sager og evt. kun sager, som er verserende, eller som oprettes fremadrettet. Beskriv hvordan borgeren kan tilgå egne sager (for eksempel hændelseslog og vurderinger/aftaler) direkte fra jobcenter via internettet. Beskriv hvordan jobcenter vil kunne udstille for eksempel hændelseslog/vurderinger/aftaler i jobcenter til borger.dk Sikkerheden i løsningen skal leve op til lovgivningens krav. Visioner: At borgerne via borger.dk eller via selve jobcenterløsnigen nemt kan få overblik over og adgang til egne sager, som ligger i jobcenterløsningen. At borgerne tilbydes en løsning, der opleves som brugervenlig og sammenhængende med andre selvbetjeningsløsninger 1 Tekniske krav Borgeradgang til egen sag - Track and Trace-løsning Obligatorisk option: IMPLEMENTERINGSKRAV: Konvertering/overførsel af data Borgernes adgang til egen sag skal kunne knyttes til en track and trace -funktion, så borgerne, udover adgangen til dokumenter, nemt kan følge status på deres sag. Formålet er at understøtte borgernes overblik over deres egen sags forløb. Status på borgernes sag kan indbefatte, at hver dokument er markeret med enten kronologi ( modtaget, sagsbehandling opstart el.lign.) eller dokumenttype ( vurderinger, afgørelser, ydelser el.lign.) eller begge dele. Funktionen kan evt. kobles automatisk til s/brugernes rubricering af hændelser, således brugerne af jobcenter ikke skal lave nye, selvstændige markeringer med henblik på track and trace - funktionen, men der er en direkte binding imellem dem. Beskriv hvordan en track and trace-løsning kan være en del af borgerens adgang til egen sag. 16 Tekniske krav Implementeringskrav: Konvertering/overførsel af data Kommunen ønsker, at de data, som er tilgængelig via kommunens nuværende it- KMD Opera, fortsat skal være tilgængelige i det nye it-. Hvis den tilbudte løsning forudsætter, at der skal ske en konvertering / overførsel af oplysninger fra det nuværende til det nye it-, skal tilbudsgiver derfor afgive option på denne ydelse. (Tilbudsgivere, som tilbyder en løsning, som ikke forudsætter konvertering / overførsel af oplysninger, har ikke pligt til at afgive option herpå.) side 1 af 1