Bestyrelsesmøde i SUMH D. 14. maj kl. 10-15.30 Bestyrelsesmødet afholdes på Musholm Bugt Feriecenter Tilstede: Rie Lynge Rasmussen, Thomas Arpe, Peter Mikkelsen, Tim Pettersson, Ulrik Klintrup Dahl Madsen, Isabella Leandri-Hansen, Isak Kornerup Houe og Miriam Madsen (referent) DAGSORDEN 8.00 Morgenmad Ansvar 10.00 1. Velkommen til det formelle bestyrelsesmøde 10.05 2. Godkendelse af dagsorden og valg af ordstyrer IKH 10.10 3. Kommentarer til og opfølgning på referat fra bestyrelsesmødet d. 28/11 IKH 10.15 4. Medlemsorganisationer 11.15 Pause 11.30 5. Økonomi a) Kontakt til medlemsorganisationerne generelt b) Mentorordning c) Fordeling af medlemsorganisationer d) Fordeling af årsmøder a) Introduktion til SUMHs økonomi b) Kvartalsregnskab c) Budgetrevision 12.00 Frokost og pause IKH IKH 13.30 6. Punkter til diskussion a) Dato og tema for uddannelsesweekend b) Festudvalg c) Tipsaftale 14.00 7. Orienteringer (bestyrelsesmedlemmerne bedes forberede eventuelle spørgsmål og kommentarer før mødet) a) Handicappolitikker på uddannelsesinstitutionerne b) Seksualpolitikker på specialskoler c) Kampagne- og projektgrupper d) Opfølgning på handleplan e) Opfølgning på fundraising f) Personalesituationen på sekretariatet 14.30 8. Mødeplan og næste møde IKH 14.45 9. Eventuelt IKH 14.50 10. Tjek-out IKH
15.00 Kaffe og kage og farvel Referat: 1. Velkommen til det formelle bestyrelsesmøde Isak bød velkommen. 2. Godkendelse af dagsorden og valg af ordstyrer Rie blev valgt til ordstyrer. Dagsordenen blev godkendt med tilføjelse af et nyt punkt 8 om organisering af bestyrelsesarbejdet samt et punkt 6c om tipsaftale. 3. Kommentarer til og opfølgning på referat fra bestyrelsesmødet d. 27/4 Referatet blev godkendt. 4. Medlemsorganisationer a) Kontakt til medlemsorganisationer generelt Processen var lagt op som et storgruppe-interview, hvor vi først afdækkede hvilke kendetegn vores medlemsorganisationer har, derefter analyserede os frem til, hvad det betyder for hvordan vi skal kontakte dem, og til sidst fordelte disse opgaver. Vi kom ind på, at følgende ting kendetegner vores medlemsorganisationer: De spiller for lidt ludo er for tørre og målrettede De har deres egne politiske mærkesager De er nødt til at være åbne for folk, som har mere eller mindre tid til at være aktive (fordi de laver andre ting i deres fritid og som regel ikke er deres første prioritet) og som mangler ressourcer De har et andet fokus end SUMH både i form af et behandlingsfokus og et mere socialt fokus end SUMH har Gennem storgruppe-interviewet blev bestyrelsen enige om at løse kontakten til medlemsorganisationerne og fordele den som følgende: MO-PO-gruppen (Isak, Peter og Rie - se punkt 8) står for at undersøge, hvilke mærkesager der er i medlemsorganisationerne, fortælle dem at det er vigtige sager og bære dem ind i SUMHs arbejde Både sekretariat, MO-PO er og MO-FO er har alle til opgave at fortælle medlemsorganisationerne, at de kan arbejde med deres behandlingsfokus gennem SUMHs sundhedspolitiske arbejde
MO-FO-gruppen (Peter, Ulrik, Tim og Thomas se punkt 8) står for den personlige kontakt til medlemsorganisationerne (mentorordningen) samt for at deltage i medlemsorganisationernes landsmøder og andre arrangementer og dermed også være aktive i forhold til at skaffe folk til SUMH Festudvalget står for at lave sociale arrangementer i SUMH, som kan være med til at tiltrække nye frivillige. Arrangementerne må gerne være rundt i landet Sekretariatet står får at lave en nyhedsbrev-agtig mail til medlemsorganisationerne, hvoraf tilbud til medlemsorganisationerne om kurser og andre ting Sekretariatet og bestyrelsen forbereder sammen et oplæg til næste bestyrelsesmøde om, hvordan vi kan lave politiske arrangementer i samarbejde med medlemsorganisationerne eller for dem, for at understøtte medlemsorganisationernes politiske fokus b) Mentorordning MO-FO gruppen står for kontakten til medlemsorganisationerne. c) Fordeling af medlemsorganisationer Tim har kontakten til MUG (Isak) og Ungdomskredsen. Ulrik har kontakten til FNUG, DDU og Høreforeningens Ungdomsudvalg Peter har kontakten til Spastiker Ungdom, DBSU og Hovedtropperne Thomas har kontakten til Epilepsiforeningens Ungdomsudvalg og ULF Ungdom Isak beholder kontakten til ATTAK d) Fordeling af årsmøder Thomas og Tim deltager i epilepsiforeningens landsmøde d. 29/5. Ulrik og Tim deltager i FNUGs årsmøde d. 17-19/9. 5. Økonomi a) Introduktion til SUMHs økonomi Miriam introducerede til SUMHs økonomi, herunder hvordan vores indtægter er sammensat og hvilke der er bundne samt hvordan vores udgifter er sammensat og hver især bidrager til aktivitet i SUMH. b) Kvartalsregnskab Kvartalsregnskabet blev godkendt. c) Budgetrevision Kontingent fra medlemsorganisationerne justeres til. 16.500 kr. Der blev snakket en del om uddannelsesweekenden. Der blev udtrykt ønske om at vi kan holde uddannelsesweekenden et samlet sted, så vi bor og holder møde samme sted. Det vil betyde en ekstra omkostning på omkring 20.000-35.000 kr. Konklusionen blev, at Miriam går hjem og regner på, hvad den ekstra omkostning bliver, både med et scenarie hvor vi alle bor samme sted og et scenarie hvor vi har samme model som vi plejer men et andet sted end Kløverprisvej. Der laves også beregning på deltagerbetalinger. Beslutningen udskydes til en bestyrelsesmail inden sommerferien.
Der er i udgangspunktet ikke sat penge af til kampagner. Det blev ikke vurderet til at være et problem, da vi her har mulighed for at lave billigere kampagner og samtidig vil det ikke være store ekstraomkostninger, hvis der er nogle få kampagner, som vi ikke kan fundraise til. Ellers blev budgetrevisionen godkendt. 6. Punkter til diskussion a) Dato og tema for uddannelsesweekend Datoen 1-3. oktober blev godkendt. Temaet bliver pressearbejde. Fordelingen af programmet kunne være, at der er uddannelsesweekend fredag aften og lørdag formiddag, frivilligmøde lørdag eftermiddag og søndag, og fest lørdag aften. b) Festudvalg Bestyrelsen drøftede SUMHs fester og sociale arrangementer samt festudvalgets og de ansattes rolle. Tidspunkt for arrangementerne: Det er urealistisk at der kommer en stor tilslutning når vi bare holder fest løsrevet fra andre arrangementer. Folk kommer ikke til et to-timers café-arrangement, hvis det er det eneste. Men uanset hvad, så skal vi holde de fester selvom der ikke er så mange der deltager. En eller to kampagnegruppemøder på samme tid kunne give anledning til en fest efterfølgende. Formålet med arrangementerne: Festerne er primært for at skabe sociale bånd mellem de frivillige og med de ansatte. Det er godt, at festerne fortsat er åbne. Vi kan godt bruge nogle andre ord, så det nogen gange er fest, og nogle gange er café eller lounge-arrangementer. Geografisk placering: Det blev overvejet at skifte mellem Århus og København. På den anden side er vi rimelig hovedstadsorienterede. Det er her det er nemmest at lave politik. Måske en gang om året er det fint at lave en fest i Jylland (Århus). Festlokaliteter: Det blev drøftet, hvor vi kan holde festerne, så de bliver hyggelige. Der blev både snakket om at leje lokaler andre steder og at tage på café eller bar. Vi vil gerne have, at der er et sted i det nye hus, hvor vi kan holde fester hvor der også er god lyd og et anlæg. Festudvalgets rolle: Det er de frivilliges opgave at arrangere festerne. Det er ikke en opgave, der skal fylde meget i sekretariatet. Det kræver nogle flere medlemmer i festudvalget. Og festudvalget har nok brug for at have en identitet, hvis festudvalget skal blive stort. Konklusion:
De ansatte får delvis løn for at deltage i fester og sociale arrangementer (Miriam aftaler med sekretariatet hvordan det skal finde sted). Dem der arbejder i SUMH-teamet er på arbejde til alle årets fester, mens projektmedarbejdere er på arbejde til den første fest og derefter ad hoc. Der afholdes minimum 4 sociale arrangementer om året, hvoraf 2 er fester i forbindelse med frivilligmøderne. De andre kan have forskellige former, og eventuelt være ude i byen. Disse arrangementer holdes i forbindelse med allerede eksisterende møder. Vi arbejder for at få flere medlemmer til festudvalget. c) Tipsaftale Isak introducerede forslaget til tipsaftale, som repræsentanter fra de tilskudsmodtagende ungdomshandicaporganisationer har forhandlet sig frem til sammen med Isak. Det er en konstruktion, som er god for os. Den tager udgangspunkt i status quo. Det er spændende at se, hvordan DUF besvarer vores forslag. Det blev foreslået at det tilføjes, at forhandlingsgruppen også skal vurdere, hvordan omkostningerne er i forhold til handicapkompensation i forhold til den enkelte organisation. Aftalen sendes til korrektur inden det sendes til DUF. Konklusion: SUMHs bestyrelse bakker op om aftalen. 7. Orienteringer a) Handicappolitikker på uddannelsesinstitutionerne Der var ingen spørgsmål eller kommentarer. b) Seksualpolitikker på specialskoler Thomas og Isabella er med i følgegruppen. c) Kampagne- og projektgrupper Der var ingen spørgsmål eller kommentarer. d) Opfølgning på handleplan Der var ingen spørgsmål eller kommentarer. e) Opfølgning på fundraising Vi prøver at sende de 3 gamle kampagneidéer videre til Torben og se, hvad vi kan gøre for at få vores problemstillinger båret frem på en billigere måde f) Personalesituationen på sekretariatet Der var ingen spørgsmål eller kommentarer. 8. Organisering af bestyrelsens arbejde (foregik primært torsdag d. 13/5) Ansvarsfordeling mellem bestyrelse, sekretariat og andre: Bestyrelsen lavede en proces, hvor vi prøvede at beskrive bestyrelsens arbejdsopgaver. Listen kan ses nedenfor. I nogle tilfælde gav det anledning til at placere en opgave hos nogle andre, og derfor
er sekretariatet samt andre også taget med som selvstændige kolonner. Da processen først og fremmest gik ud på at beskrive, hvad bestyrelsens opgave er og ikke er, er de andre lister ikke udtømmende. Emne Bestyrelsens rolle Sekretariatets rolle (ikke udtømmende) SUMH som organisation -Politisk styring af SUMH -Vurdere budgetter Medlemsorganisationer -Tage en snak med MO erne, når de har behov for det -Deltage i medlemsorganisationernes arrangementer -Fortælle om konsulenttjenesten -Varetage MO ernes interesser -Finde nye MO er Repræsentantskabsmødet -Få flere til at deltage -Virke motiverende, visionære og yes-we-canagtige overfor repræsentantskabet -Lytte til repræsentantskabets ønsker og indfri dem Frivillige -Sætte rammerne for de frivilliges arbejde -Inddrage frivillige og deres idéer -Rekruttere frivillige, herunder på oplagte steder som Egmont-højskolen Kampagner -Holde kampagnegrupperne i ørerne -Anerkende kampagnegruppernes arbejde -Drift af SUMH -Fundraise -Bogføring og budgetopfølgning -Bruge penge til løn -Kontakt og koordinering af konsulenttjenesten -Finde nye MO er -Andre mødeformer -Ruste folk til at være aktive og mere kompetente til handicappolitisk arbejde -Løbende kontakt til frivillige -Holde frivillige i ørerne -Finde folk på en systematisk massekommunikerende måde -Vejlede kampagnegrupperne -Støtte op og give moralsk opbakning til Andres rolle (ikke udtømmende) Alle frivillige: -Stå til rådighed for konsulenttjenesten Alle: -Finde folk Kampagnegrupper: -Arbejde målrettet med kampagnerne -Bruge eventuelle penge
Fester og sociale arrangementer -Deltage i at udføre kampagnerne -Synliggøre resultaterne af kampagnerne -Deltage i arrangementerne -Tage folk med til arrangementerne kampagnegrupper -Sørge for gode rammer, herunder øl, bananer og kage til kampagnegrupperne -Synliggøre resultater Eksperter: -Vejlede kampagnegrupperne MO er: -Finde folk til kampagne- og projektgrupperne Festudvalg: -Gøre det sjovt at være frivillig -Eventuelt arrangere virtuelle festarrangementer Politik Lobby-arbejde Presse-arbejde -Diskutere nye emner -Fastlægge politiske holdninger -Skærpe argumenterne -Finde ud af hvad der rører sig politisk i MO erne -Bære politik fra MO erne med ind på frivilligmøderne -Sparring til medarbejdere i forhold til politiske holdninger -Samarbejde med regeringen -Sikre realistisk og fokuseret lobby-arbejde -Danne en ansvarlig lobby-gruppe, der planlægger lobby-arbejdet og følger op -Være ansigt udadtil -Reagere på pressen -Finde ud af hvor vi kan præge pressen og hvad der er realistisk -Danne en ansvarlig presse-gruppe, som planlægger pressearbejdet -Sikre relevant og tilstrækkelig information og input til politikerne -Synliggøre resultater -Løbende kontakt til pressen -Overvågning og evaluering af pressearbejdet -Reaktivt pressearbejde Alle: -Give input til festudvalget Kampagnegrupper: -Få os i pressen på en sjov og ungdommelig måde -Udarbejde eventuelle medieprodukter
Projekter Samarbejdspartnere Internationalt DUF DH -Være ansigt udadtil -Være repræsenteret i projekternes følgegrupper -Være aktive ambassadører for projekterne -Prioritere samarbejdspartnere -Forholde os positive eller kritiske overfor samarbejdspartnere -Mødes med samarbejdspartnere -Være ansigt udadtil -Bakke op om det nordiske samarbejde -Sætte handicap på dagsordenen i ungdomsverdenen -Sætte ungdom på dagsordenen i handicapverdenen -Synliggøre resultater -Synliggøre resultater -Udføre det nordiske samarbejde Kampagne- og projektgrupper: -Tænke ud af boxen omkring mulige samarbejdspartnere -Mødes med samarbejdspartnere, eventuelt på utraditionelle måder Ansvarsområder for de forskellige bestyrelsesmedlemmer: Bestyrelsen organiserede sig selv med følgende grupper: Presse-gruppen Lobby-gruppen MO-FO (kontakt til MO erne) MO-PO (henter politik fra de MO er, som ikke er så aktive i SUMH) Samarbejdspartnere Fortælle om SUMH eksternt Presse-gruppen består af Isak, Isabella, Peter og Thomas. Lobby-gruppen består af Ulrik, Isak, Isabella, Peter, Tim og Rie. Tim er mest med på en lytter. Gruppen udpeger selv de ca. tre personer, som sidder med ansvaret for at udføre lobby-arbejdet. Gruppen holder et møde sammen med Torben og Miriam. MO-FO-gruppen består af Ulrik, Tim, Peter og Thomas. MO-PO-gruppen består af Isak, Peter og Rie. Samarbejdspartner-gruppen består af Rie og Thomas (og Peter i forhold til det samarbejde vi allerede har med DSF).
Fortælle-eksternt-gruppen består af Isak, Tim og Rie. Isak og Peter fortsætter som medlemmer af HPU-følgegruppen, mens Isabella og Thomas bliver medlem af følgegruppen for det nye projekt. Ulrik og til dels Peter vil gerne arbejde videre med at finde nye medlemsorganisationer. Rie vil gerne være med i en følgegruppe, hvis der skulle komme flere projekter. Spilleregler: Bestyrelsesmailen skal besvares indenfor en uge.man har en forpligtelse til at spørge om hjælp, hvis man enten ikke kan åbne bilagene eller læse dem, eller kan svare på bestyrelsesmailen skriftligt. Det kan også være andre ting, man har brug for hjælp til. Sekretariatet hjælper gerne. 9. Mødeplan og næste møde Søndag d. 29. august kl. 12.00-17.00. Fredag d. 15. oktober kl. 15.00-20.00. Lørdag d. 18. december kl. 13.00-18.00 hygge. Mødet i januar fastlægges på næste møde. 10. Eventuelt Miriam omdelte DHs Vejviser. Flere spurgte til, om den også findes elektronisk. 11. Tjek out Der blev foretaget et kort tjek ud. Alle var enige om, at det havde været et rigtig godt møde.