To forslag til ny politisk organisering

To forslag til ny politisk organisering

1. Fremtidens kommune to forslag til ny politisk organisering Processen med evaluering af den politiske organisering har givet en række eksterne input og på baggrund af den politiske feedback, der har været på disse, har arbejdsgruppen udarbejdet to forslag til ny politisk struktur. De to forslag bygger på henholdsvis 64b (forslag A), som vi har i dag, og et traditionelt udvalgsstyre (forslag B). Begge forslag er opbygget, så de så vidt muligt viser styreformerne i deres rene form. Ved at benytte to forskellige styreformer i de to forslag giver valget mellem dem mulighed for at beslutte om den politiske tyngde skal lægges i den samlede kommunalbestyrelse eller i de stående udvalg. Forslag A: 64B med fem fagudvalg Dette forslag imødekommer det politiske ønske om at arbejde mere på strategisk niveau samt at styrke det tværgående politiske samarbejde og samarbejdet med borgere og andre interessenter. Forslag A rummer følgende elementer: Styreform er 64B, hvor målsætningen er et klart politisk ledelsesansvar. Der lægges vægt på helhed og koordination med tyngden i kommunalbestyrelsen, hvor man samlet arbejder for fælles prioritering. Beslutninger træffes i kommunalbestyrelsen Den umiddelbare forvaltning er placeret i kommunalbestyrelsen. Der sker en delegation på opgave- eller områdeniveau typisk til direktionen, men det kan alternativt ske til koncernledelse, aftaleholdere eller til udvalgene. I dag er den umiddelbare forvaltning delegeret til aftaleholderne i styrelsesvedtægten. Det anbefales, at delegeringen sker via en delegationsplan i stedet for direkte i styrelsesvedtægten Der skal laves en delegationsplan som supplement til styrelsesvedtægten, som i et vist omfang delegerer den umiddelbare forvaltning til administrationen samtænkt med aftalesystemet Politikerrolle: hovedvægt på den politikerrolle, der gerne vil arbejde i helheder med et tværgående strategisk perspektiv, skabe visioner, udstikke rammer og kontrollere. Der er god tid til borgerinddragelse og involvering, gode muligheder for at lave opgaveudvalg mv. Politikeren har et godt overblik over hele organisationen, som sikrer god mulighed for koordinering Der er fem stående udvalg - 4 som matcher centrene i den administrative organisering + et teknisk udvalg - hvis opgaver er politikformulerende og kontrollerende. Emner afledt af enkeltsager kan på overordnet niveau bringes ind i kommunalbestyrelsen der kan bede et konkrete udvalg om at udarbejde principper, kriterier eller retningslinjer, hvis det vurderes nødvendigt. Kommunalbestyrelsen kan delegere den umiddelbare forvaltning på et område eller en opgave til et udvalg 2

Økonomiudvalget har til opgave at sikre helhedsorientering og koordinering. Omsætter beslutninger i kommunalbestyrelsen til konsekvenser for udvalgene. Der er 7 medlemmer i hvert af de stående udvalg og 9 medlemmer i økonomiudvalget. I alt 44 udvalgsposter mod 50 i dag Mødefrekvens: 11 møder pr. år eventuelt færre møder, hvis det viser sig muligt. Forslag A bygger på Skanderborgmodellen Med 64b (Skanderborgmodellen) som overordnet styreform er udgangspunktet, at den umiddelbare forvaltning varetages af kommunalbestyrelsen og ikke af udvalgene. Umiddelbar forvaltning er, når det er et nødvendigt eller naturligt led i forvaltningen af et givent ressortområde at træffe beslutning på Kommunalbestyrelsens vegne dvs. alle sædvanlige og løbende sager inden for det pågældende ressortområde. En del af den umiddelbare forvaltning vil typisk være delegeret til administrationen uanset hvilken styreform, der vælges. Det vil være en uforholdsmæssig stor opgave for både kommunalbestyrelsen og et stående udvalg at behandle fx alle ansøgninger om konkrete tilladelser, ydelser og services i kommunen (byggeansøgninger, ansøgning om dagtilbudsplads, ansøgning om kontanthjælp osv.). Den umiddelbare forvaltning i kommunalbestyrelsen kan delegeres til økonomiudvalget, de stående udvalg eller administrationen. Det er altså kommunalbestyrelsen, der via styrelsesvedtægten og kompetencefordelingsplanen tilrettelægger, hvilket niveau politisk og/eller administrativt - der træffer afgørelse på konkrete områder. Denne delegation bør tænkes sammen med aftalestyringen. Der fastlægges rammer for, hvordan den uddelegerede kompetence administreres. Tanken med styreformen i 64b er altså, at de stående udvalg har en anden funktion end i det traditionelle forvaltningsstyre. En mindre sagsbehandlende funktion, og det er oplagt med denne styreform, at de stående udvalg skal være politikformulerende og politikkontrollerende, så det er udvalget med fagkendskab på området, der sætter rammen for, hvordan området skal forvaltes, men uden at foretage den egentlige forvaltning. Kommunalbestyrelsen kan også beslutte at delegere områder af den umiddelbare forvaltning til de stående udvalg. Det kræver dog mere tid til udvalgsarbejde, hvis der skal varetages umiddelbar forvaltning. Delegation kan ske i styrelsesvedtægten eller ved kommunalbestyrelsens beslutning. Der kan delegeres et område eller en konkret opgave. Delegation via styrelsesvedtægten kan kun ændres ved at følge ændringsreglerne i styrelsesloven med behandling på 2 møder i kommunalbestyrelsen. Delegation ved beslutning kræver blot en ny beslutning. De stående udvalg skal med denne styreform ikke forberede kommunalbestyrelsens beslutningssager. Eksempler på opgaver, der varetages i stående udvalg, der ikke varetager umiddelbar forvaltning: Formulere politikker på eget ressortområde 3

Kontrollere, at politikkerne følges Vedtage principper, retningslinjer og kriterier, som administrationen arbejder efter Kvartalsvise driftsrapporter på eget ressortområde Lave strategiske programmer på udvalgets område og efterfølgende monitorere dem Vurdere og følge tendenser og udfordringer inden for udvalgets område og identificerer behov for udvikling Princip for delegation i forslag A I forslag A vil der ske delegation på følgende måde: Hvem? Kommunalbestyrelsen har den umiddelbare forvaltning og delegation sker på opgave- eller områdeniveau. Hvordan? Det anbefales, at delegeringen sker via en delegationsplan i stedet for direkte i styrelsesvedtægten. Det betyder, at den kan ændres ved beslutning. Til hvem? Delegation sker typisk til direktionen, men det kan alternativt ske til koncernledelse, aftaleholdere eller til udvalgene. Delegationsplanen vil definere inden for hvilke områder eller opgaver den umiddelbare forvaltning delegeres fra Kommunalbestyrelsen til enten udvalg, direktion, koncernledelse eller aftaleholder Forslag B: Klassisk udvalgsstyre med fem fagudvalg Tyngden af det politiske arbejde ligger i dette forslag i høj grad i udvalgene, som vil få en tungere opgaveportefølje end i dag samtidig med, at der bliver færre udvalg. Forslag B rummer følgende elementer: Klassisk udvalgsstyre med vægt på faglig indsigt med tyngden i de stående udvalg. Udvalgene er den kommunale myndighed, der som udgangspunkt 4

afgør alle sædvanlige sager inden for deres sagsområder Den umiddelbare forvaltning er placeret i de stående udvalg. Udvalgene træffer beslutninger på vegne af kommunalbestyrelsen, og den umiddelbare forvaltning kan ikke generelt trækkes tilbage i kommunalbestyrelsen. Der kan derimod ske en delegation på opgave- eller områdeniveau typisk til direktionen, men det kan alternativt ske til koncernledelse, aftaleholdere. Dette kan enten ske via styrelsesvedtægten eller via konkrete beslutninger. Ved brug af standsningsretten kan en konkret sag dog flyttes fra udvalget op i kommunalbestyrelsen Delegationsplan som supplement til styrelsesvedtægten: Der findes en passende delegering til administrationen i sammenhæng med aftalesystemet, så sagsmængden er til at håndtere. Alle sager, der går i kommunalbestyrelsen er forberedt i de stående udvalg Politikerrolle: hovedvægt på den politiker, der gerne vil operere på taktisk/operationelt niveau, finde løsninger, træffe beslutninger i konkrete sager, hvor man har god mulighed for at opnå faglig dybde og indsigt. Ikke så meget tid til borgerdialog og inddragelse gennem 17, stk. 4 udvalg som i 64B Kommunalbestyrelsens rolle er primært at være visionær og have blik for de store linjer. De fleste politiske beslutninger træffes i udvalgene, hvor der ikke er offentlig adgang Økonomiudvalgets rolle er ud over de lovbundne at være strategisk og koordinerende forretningsudvalg Der er fem stående udvalg. De fire matcher centrene i den administrative organisering og derudover er der et Teknisk Udvalg. Der er 7 medlemmer i hvert af de stående udvalg og 9 medlemmer i økonomiudvalget. I alt 44 udvalgsposter mod 50 i dag Mødefrekvens: 11 møder pr. år. I forslag B er udvalgenes ressortområder større end i dag. Der skal findes en passende delegering af den umiddelbare forvaltning til administrationen i sammenhæng med aftalesystemet, så tidsforbruget i de noget tungere udvalg er til at håndtere og politikerrollen kan udleves på et strategisk niveau. Alle sager forberedes i de stående udvalg. Traditionelt udvalgsstyre Forslag B bygger på traditionelt udvalgsstyre. Det betyder, at den umiddelbare forvaltning varetages i de stående udvalg. Udgangspunktet er derfor, at de stående udvalg træffer afgørelse på kommunalbestyrelsens vegne i alle sædvanlige og løbende sager inden for udvalgets ressortområde. Sager, der ikke er umiddelbar forvaltning, og som skal besluttes i kommunalbestyrelsen skal forberedes i udvalgene, så der udarbejdes en indstilling til kommunalbestyrelsen. Der kan ske delegation til administrationen, men udgangspunktet er, at udvalgene har kompetencen, og der må ikke delegeres så vidtgående kompetence til forvaltningen, at udvalgenes opgaver bliver meget væsentligt reduceret. Udvalgene kan derfor ikke kun være politikformulerende og politikkontrollerende. Visse beslutningskompetencer vil typisk delegeres til administrationen uanset hvilken styreform en kommune har. Det gælder fx alle ansøgninger om konkrete tilladelser, ydelser og services i kommunen 5

(byggeansøgninger, ansøgning om dagtilbudsplads, ansøgning om kontanthjælp osv.). Delegation har også med traditionelt forvaltningsstyre en høj grad af sammenhæng med aftalestyringen. Heller ikke med anvendelse af 17, stk. 4 udvalg må man i væsentlig grad indskrænke økonomiudvalgets og de stående udvalgs kompetence. Derfor skal de særlige udvalg nedsættes under det udvalg, som er ansvarligt for den umiddelbare forvaltning af det pågældende område. Ligeledes må hverken forberedende eller rådgivende funktioner i et særligt udvalg gøre indskrænkninger i økonomiudvalgets eller de stående udvalgs kompetencer. Den traditionelle styreform forudsætter en vis arbejdsbyrde i udvalgene. Samtidig vil en del sager ikke behandles i kommunalbestyrelsen, som derfor primært kan koncentrere sig om sager af mere generel politisk karakter. Princip for delegation i forslag B I forslag B vil der ske delegationen på følgende måde: Hvem? De stående udvalg har den umiddelbare forvaltning og delegation sker på område- eller opgaveniveau. Hvordan? Det anbefales, at delegeringen sker via en delegationsplan i stedet for direkte i styrelsesvedtægten. Det betyder, at den kan ændres ved beslutning. Til hvem? Delegation sker typisk til direktionen, men det kan alternativt ske til koncernledelse, aftaleholdere eller til udvalgene. Der kan ikke delegeres opad til kommunalbestyrelsen eller Udvalg for Økonomi og Koordinering. Den umiddelbare forvaltning er placeret i de stående udvalg. Der kan ikke delegeres opad til kommunalbestyrelsen eller Udvalg for økonomi og koordinering. Der er mulighed for at benytte standsningsretten til at bringe sager i kommunalbestyrelsen men kun på sagsniveau. Delegation af de umiddelbare forvaltning er defineret i delegationsplanen, som vedtages af kommunalbestyrelsen. Dermed kan delegationen ændres ved beslutning i kommunalbestyrelsen. Delegationsplanen definerer inden for hvilke områder eller opgaver den umiddelbare forvaltning delegeres fra de stående udvalg til enten direktion, koncernledelse eller aftaleholder. Et styrket økonomiudvalg 6

I både forslag A og forslag B er der tale om et økonomiudvalget, der er udvidet med en koordinerende funktion. Udvalget kunne ud over de i styrelsesloven pålagte økonomiudvalgsopgaver eksempelvis have fokus på: tværgående koordinering fremdrift og implementering af udviklingsstrategien implementering af civilsamfundsstrategi de overordnede rammer for samskabelse at sikre kvalitet og overordnet koordinering af den samlede indsats i forhold til borgerdialog og inddragelse erhverv og turisme, samarbejde med lokalråd m.fl. Udvalgenes opgaver Eksempel på fordeling af opgaver på de stående udvalg, som kan være gældende i både forslag A og forslag B: Økonomiudvalg Tilsyn med de økonomiske og almindelige administrative forhold Løn og personaleforhold It-anvendelse Samordning af kommunens planlægning Indstilling til kommunalbestyrelsen om tillægsbevillinger Fastsættelse af retningslinjer for budgetlægningen Ansvaret for kommunens økonomiske forvaltning Køb og salg af fast ejendom Drift og vedligehold af kommunale bygninger Administration af kommunens udlejningsejendomme Strategisk planlægning Udvikling og udviklingssamarbejder Erhvervsudvikling og erhvervssamarbejder, erhvervsfremme og turisme Støttet boligbyggeri Borgerserviceopgaver Bosætning Civilsamfundsstrategi mv. Socialtilsyn Syd Beredskab Færgefart Sundheds- og omsorgsudvalg Pleje og omsorg Sundhed, herunder den regionale aftale Genoptræning Hjælpemidler 7

Handicap Psykiatri Misbrug Sociale ydelser Uddannelse (STU og VSU) Opvækst og læringsudvalg Dagtilbud Uddannelse Børn og unge med særlige behov Ungdoms- og klubtilbud SSP samarbejde Tandpleje Sundhedspleje By, land og kulturudvalg Udvikling, planlægning og koordinering af kommunens aktiviteter i fht lokalsamfundene Dialog med lokalrådene Borgerbudget Frivillighed og lokalsamfund Dialog med Ø-udvalget Bibliotek og musikskole Idræt og fritidstilbud Foreningsvirksomhed Kulturaftaler, museer, teater og biografer Folkeoplysning Naturvejledning og grønne partnerskaber Arbejdsmarkedsudvalget Beskæftigelse Aktivering Rehabilitering Sociale ydelser Teknisk udvalg Lokalplanlægning Byplanlægning Byggesager Miljø Natur Klima Infrastruktur Havne Forsyning Renovation Trafik 8

2. Den videre proces De to forslag vil medføre grundlæggende indholdsmæssige ændringer i kommunens nuværende styrelsesvedtægt. Det betyder, at der skal udarbejdes en ny styrelsesvedtægt, som skal undergives to behandlinger i kommunalbestyrelsen med mindst 6 dages mellemrum. Vedtagne ændringer skal fremsendes til Statsforvaltningen. Hvis kommunalbestyrelsen på mødet den 10. oktober 2016 beslutter, at der skal udarbejdes en ny styrelsesvedtægt på baggrund af forslag A eller B, fremsættes en sådan ny styrelsesvedtægt til behandling henholdsvis den 7. november og 12. december 2016. Administrationen udarbejder som supplement til en ny styrelsesvedtægt en beskrivelse af den nye politiske arbejdsform, der skal understøtte den valgte politiske struktur. Dette dokument om politisk arbejdsform vil bl.a. indeholde detaljer om anvendelse af opgaveudvalgene. Dokumentet fremlægges til politisk godkendelse på samme møde som 2. behandling af styrelsesvedtægten. Derudover skal der i forlængelse af styrelsesvedtægten laves en delegationsplan. Den vil blive fremlagt til politisk vedtagelse i 1. kvartal 2017. 9