Dagsorden og referat Dato: 10. januar 2013 Tidspunkt: kl. 18.00 Hos: Susanne Deltagere: Annette, Kim, Mads, Søren, Hasse, Susanne Afbud: Bente Referent: Søren Agenda 1. Godkendelse af dagsorden og sidste referat... 2 2. Status på Vision og strategi... 2 3. Information fra formanden... 2 3. Budgetopfølgning... 2 4. Kalender... 3 5. Hedeland... 3 6. Festivaludvalget... 4 7. Festudvalget... 4 8. Fundraiserudvalget... 4 9. Rulleskiafdelingen... 4 10. Rulleskøjteafdelingen... 5 11. Skigymnastik og yoga... 5 12. Turudvalget... 5 13. Ungdoms/udviklingsudvalget... 5 14. Nyhedsbrev... 6 15. Hjemmeside... 6 16. Dansk Skiforbund... 6 17. Politik for individuel støtte... 7 18. Gennemgang af kontingentfritagelse for medlemmer af aktive udvalg... 7 19. Anskaffelse af skilift... 7 20. Anskaffelse af pistemaskine... 7 21. Betalingsservice... 7 22. Fornyelse af vedtægter... 8 23. Roskilde Idrætsunion (RIU)... 8 24. Eventuelt... 8 Side 1 af 8
1. Godkendelse af dagsorden og sidste referat Kommentarer til sidste mødes referat indføres i referat, hvis der er enighed derom. Referatet godkendes efterfølgende. Dagsordenen godkendes, evt. med tillægspunkter 1. Referat godkendt. 2. Dagsorden godkendt. 2. Status på Vision og strategi Beslutning fra mødet den 06-12-2012 at vi starter dette møde med snak om strategi. Strategien er fremsendt til gennemlæsning. Visions og strategi dokumentet blev gennemgået. Kommentarer er indarbejdet i dokumentet. 3. Information fra formanden Orientering: Orienterede om diverse henvendelser. 3. Budgetopfølgning Der orienteres om forbrug/indtægter i forhold til budget, samt medlemsstatistik. 1. Regnskabet blev gennemgået. 2. Hasse indhenter tilbud på renovering af tag over skistalden, da det trænger til udskiftning. 3. Ønske at få statistik på antal timer pr. måned lagt på Hedeland. 4. Ønske om statistik på elforbrug. Medlemsstatistik 2011: 1/2: 673 medl. 22/8: 710 medl. 6/9: 731 medl. 29/9: 734 medl. 20/10: 750 medl. 8/12: 680 2012: 12/1: 700, 2/2: 715, 1/3: 726, 25/4: 734, 14/6: 734, 16/8: ca. 750, 24/9: 753, 25/10: 632, 6/12: 680 2013: 10/1: 701, : 25-12-2012: o Kontingent restancer. Anderledes procedure i 2013. Bente vil gerne deltage. Inden opkrævning, så udsendes mail om at opkrævningen udsendes. 06-12-2012: o Aflæsning af el hver gang der startes/sluttes med fabrikation af sne. o Roskilde Roller Derby Søren kontakter Kurt om beslutningen. Afsluttet. 10-01-2013 Side 2 af 8
o Hasse indhenter tilbud på renovering af tag over skistalden. o Annette kontakter Lisbeth om statistik på Hedelands-timer. o Annette undersøger løbende aflæsning elektronisk hos Dong. 4. Kalender Kalenderen opdateres. Herunder aftales hos hvem næste bestyrelsesmøde afholdes. 1. Bestyrelsesmøder a. Hos Hasse den 28/2 2013. b. Hos Kim den 11/4 2013. Sidste frist for dagsorden til generalforsamling c. 22/4 2013 seneste dag for udsendelse af indkaldelse til generalforsamling. d. 7/5 2013 Generalforsamling. 5. Hedeland 1. Timeløn på Hedeland blev drøftet. 2. Procedure ved indbrud/alarm/tyveri på Hedeland, opslås i Hedeland. Oplæg fra Hasse. 3. Regler for kørsel med pistemaskine, opslås i Hedeland. Oplæg fra Hasse. 4. Regler for kørsel med ATV, opslås i Hedeland. Oplæg fra Hasse. 5. Regler for kørsel med snescooter, opslås i Hedeland. Oplæg fra Hasse. 6. Regler for hvem der må lave sne og hvornår, opslås i Hedeland. Oplæg fra Mads. 7. Arbejdsliste på Hedeland. Hasse snakker med på et tidspunkt med Hedelandsudvalget om arbejdsopgaver. 27-09-2012: o Førstehjælp: Søren skriver til medlem om oplæg. Medlemmet ønsker ikke at komme med oplæg. Afsluttet. 06-12-2012 o Bruger manual om Hedeland skal startes op, så viden er fastholdt. Søren starter op. o Mads snakker med Vagn om fabrikation af sne og hvordan det kan organiseres. o Yderligere sikring af Hedeland skal diskuteres på næste møde. Der arbejdes med det. o Flere sikrings mærker på døre og vinduer. Susanne skaffer flere mærker. o Hvem giver Dansikring besked om indbrud på Hedeland? o Downhill projekt: Mads tager kontakt for yderligere drøftelse og vores involvering. De har kontaktet Kim og der er sagt nej til liften. De vil kører på bagsiden. Skal tages til med Erik Juhl. 10-01-2013 Side 3 af 8
6. Festivaludvalget o Susanne rykker for police på pistemaskine. o Hasse holder møde med Hedelandsudvalget om arbejdsopgaver. o Susanne sender liste til bestyrelsen om hvem der er kendt hos Dansikring. o Oplæg vedr. Pistemaskine, ATV, snescooter fra Hasse. o Oplæg vedr. snefabrikation fra Mads. 1. Der er indsendt ansøgning for 2013. a. Kurt er overordnet ansvarlig. b. Susanne sidder med personale. c. Jesper Struckmann vil gerne have med personalepleje at gøre. d. Ole har opstilling m.m. e. Der er takket nej til brug af festivalens booking-system. 7. Festudvalget 10-01-2013 o Susanne forelægger udvalget ønske om førstehjælp. 8. Fundraiserudvalget 1. 17.200,- kr. fra Casino Ros. 2. Susanne har gang i en sag. 3. Kim har gang i en sag med SMC. 4. Søgt om 30.000,- hos Nordea Fond. 5. Søgt om 20.000,- hos Danske Fond. 06-12-2012: o Mads og Kim: Oplæg til videre forløb klar til næste møde. 9. Rulleskiafdelingen Side 4 af 8
10. Rulleskøjteafdelingen 11. Skigymnastik og yoga 12. Turudvalget 1. Uge 3 og uge 4 er udsolgt. Uge 6 har 51 deltagere. 2. Instruktør uden at være uddannet og ikke har indløst årsmærke, herunder forsikring. a. Forsikring er klubbens ansvar. b. Øvrige afklaringer afventer Bentes deltagelse. 3. Uge 16 kommer på efter uge 3. 25-10-2012: o Vi må opprioritere arbejdet med en billigere børnefamilietur, dvs. en billigere familietur i uge 8. 06-12-2012: o Klarer retningslinjer for hvornår der kan aflyses, kørsel i privatbil m.m. skal være klar til næste sæson. o Retningslinjer for bus skal afklares på næste møde, så klar til Hemsedal. o Søren lægger retningslinjer for skiundervisning på hjemmesiden. 13. Ungdoms/udviklingsudvalget 25-10-2012: o Vi putter ungdomsudvalget i tænkeboks. Tages op til fornyet overvejelse. 06-12-2012 o Søren lægger kommissorium på hjemmesiden. Side 5 af 8
14. Nyhedsbrev 25-10-2012: o Medlemmer opfordres til at selv at tilmelde sig Danmarks Skiforbunds nyhedsliste. o Søren finder ud af hvem der har klubbens kamera. Kim undersøger om han har det liggende. 06-12-2012 o Søren lægger regler for udlån af headcam og kamera på hjemmesiden og tager det med i nyhedsbrev. 10-01-2013 o Indlæg om brug af arbejdstøj på Hedeland. 15. Hjemmeside 1. http://www.visitroskilde.dk/danmark/skibakken-i-hedeland-gdk728322 2. Ny hjemmeside pris modtaget. Umiddelbart så er det det vi arbejder videre med. Når kontrakt modtages skal Susanne inddrages. 3. Medlem har henvendt sig med forslag om Klubforum. 26-04-2012: o Søren og Mads skal finde løsning Arkivar og arkiv/opbevaring 25-10-2012: o Søren går videre med DGI/DIF/Dansk Skiforbund. o Alle skal sende et portrætbillede til Søren. Hasse = OK Søren = OK 10-01-2012 o Pris og krav til den nye hjemmeside arbejder Søren og Mads videre med. o Klubforum arbejder Søren videre med. 16. Dansk Skiforbund 1. Orientering om skibakke på den nye Amagerforbrændingen. 2. Skimedlem.dk og medlemskort. Annette snakker med forbundet om medlemskort. Side 6 af 8
17. Politik for individuel støtte Bestyrelsen modtager lejlighedsvis anmodninger om individuel økonomisk støtte. Det vil være hensigtsmæssigt at der formuleres en politik for at yde individuel økonomisk støtte. 22-08-2012: Mads skriver oplæg. 18. Gennemgang af kontingentfritagelse for medlemmer af aktive udvalg Ved møde d. 16. juni 2011 (sag 2010-09.13) drøftede bestyrelsen betaling for udført arbejde i klubregi, herunder vilkår for kontingentfritagelse ved udvalgsarbejde. Ved møde 2. februar 2012, besluttede bestyrelsen under evt. at det var tid til en gennemgang af kontingentfritagelse for medlemmer af aktive udvalg. 1. 2011-06-16 Beslutninger om betaling for udført arbejde i klubregi. Skal det synliggøres på Intranettet? 25-10-2012: Udskydes til næste gang (bemærk nye lister). 19. Anskaffelse af skilift 1. Nuværende løsning blev drøftet. 10-01-2013 Alternative løsninger skal dyrkes. 20. Anskaffelse af pistemaskine 25-10-2012: o Mads skal bede Helmut om at mekanikeren laver en beskrivelse af hvad han har lavet, så vi kan få beskrivelsen når han er færdig. Helmut er kontaktet. o Mads kontakter Helmut for at høre hvad det koster at få én mand herop for at vise os maskinen, monterer bælter osv. Helmut er kontaktet. Afsluttet. 06-12-2012 o Undervisning afholdes i Abtenau i uge 3. 21. Betalingsservice Side 7 af 8
25-10-2012: Tages næste gang. 22. Fornyelse af vedtægter 25-10-2012: Proces skal startes. 23. Roskilde Idrætsunion (RIU) Orientering: 1. RIU-mødet 25-10-2012 Kurt deltog (mail fra Kurt) a. Pulje til lederuddannelse b. Hallejen stiger c. Danmarksindsamling 8/2-2013 ide fra Kurt Beslutning. Bestyrelsen mener ikke vi skal deltage. d. Roskilde 2go-projekt ide fra Kurt Beslutning. OK fra bestyrelsen at Rulleskøjteafdelingen gør noget. Søren orienterer Kurt. e. Festival 2013 2. ER DIN KLUB ÅRETS IDRÆTSKLUB 2012? a. Kim har sørget for tilmeldinger i år. 1. Idrætsfester 2013 januar 2014 blev drøftet, så vi kan få en bedre proces næste år. 10-01-2013 o Idrætsfester 2013 januar 2014 Bente evt. Susanne tager sig af indstillinger, finder medaljetagere m.m. samt sørger for samlet rettidig tilmelding af deltagere. 24. Eventuelt Side 8 af 8