Referat: Bestyrelsesmøde d. 05.04.2016 Bilag 1.1 For selskaberne Egedal Forsyning A/S, Egedal Spildevand A/S, Egedal Vandforsyning A/S. Knud Bro Alle 1, 3660 Stenløse. Klokken 17.00 19.30. Deltagere: Kim Røgen Bestyrelsesformand Jens Jørgen Nygaard (JJN) Bestyrelsesmedlem (næstformand) Ric Jakobsen (RJA) Bestyrelsesmedlem Karsten Søndergaard (KSØ) Bestyrelsesmedlem Peter Hansen (PHA) Bestyrelsesmedlem Bjarne Larsen (BLA) Bestyrelsesmedlem Ida Bode (IBO) Bestyrelsesmedlem Mødeleder: Gæster: Referent: Anne Margrethe Hansen (AMH) Kim Røgen (KRØ) Michael Kruse Bak (MKB) PWC) Henrik Petersen (HEP) FEF) Anne Margrethe Hansen (AMH) Direktør ved pkt. 3 (Revisor Partner, ved pkt. 3 (Økonomicontroller, 1. Forelæggelse af forhandlingsprotokol 1.1 Godkendelse af dagsorden af 05.04.2016 Bilag 1.1 Dagsorden af 05.04.2016 Dagsorden indstilles godkendt. Dagsorden godkendt. 1.2 Godkendelse af referat af 03.02.2016 Bilag 1.2 Referat 03.02.2016 Referat indstilles godkendt. Drøftelse af procedure for godkendelse og adgang på hjemmeside. Referat godkendt. 2. Meddelelser fra formanden (lukket punkt) 3. Årsregnskab 2015 for Egedal Forsyning A/S, perioderegnskaber 2015 samt orientering om associeret selskab Furesø Egedal Forsyning A/S Egedal Forsyning A/S bestyrelsesmøde 05.04.2016 - side 1
Årsregnskaber for de enkelte selskaber forelægges til bestyrelsens godkendelse. Administrationen udarbejder tillige en årsberetning for 2015 i en populærudgave, der beskriver koncernens samlede aktiviteter for året. Koncernens samlede årsberetning forelægges til bestyrelsesformandens godkendelse og til efterfølgende orientering i bestyrelsen, samt fremlæggelse på selskabets ordinære generalforsamling. Selskabet afholder ordinær generalforsamling ultimo maj 2016 for formel vedtagelse af regnskabsaflæggelse for 2015. 3.1 Forelæggelse af perioderegnskaber 2015 for Egedal Forsyning Forelæggelse af perioderegnskaber for 2015 Bilag 3.1 Perioderegnskab 2015_Egedal Vandforsyning Bilag 3.1 Perioderegnskab 2015_Egedal Spildevand Af hensyn til kontinuiteten i præsentationen af årets perioderegnskaber fremlægges perioderegnskabet for 4. kvartal (hele 2015) for de 2 datterselskaber til bestyrelsens orientering. Selskabernes resultat før skat samt afvigelser fra budget fremgår af nedenstående skema. Perioderegnskab 4. kvartal før skat Realiseret 2015 (tkr.) Budget 2015 (tkr.) Periodens afvigelse (tkr.) Resultat: Egedal Vandforsyning -8 791-799 Resultat: Egedal Spildevand -7.254 21.051-28.305 Egedal Vandforsyning A/S afviger regnskabsåret 2015 negativt med 799 tkr. Afvigelsen skyldes hovedsageligt overgang til POLKA-værdier og dermed stigende afskrivninger (2.870 tkr.). Modsat medvirker indregning af ikke tidligere budgetteret over-/underdækning (positiv påvirkning med 1.904 tkr.) til en samlet reduktion af den negative påvirkning på resultatet. Egedal Spildevand A/S afviger budgettet for regnskabsåret 2015 negativt med 28.305 tkr. Afvigelsen skyldes hovedsageligt overgang til POLKA-værdier og dermed stigende afskrivninger (25.811 tkr.), samt indregning af ikke tidligere budgetteret over-/underdækning (negativ påvirkning med 1.913 tkr.). Ligeledes har driftsførsel af historiske forprojekter medvirket til den samlede påvirkning af resultatet. Orientering taget til efterretning. Egedal Forsyning A/S bestyrelsesmøde 05.04.2016 - side 2
3.2 Forelæggelse af regnskaber 2015 Bilag 3.2 Egedal Forsyning_Årsrapport 2015 Bilag 3.2 Egedal Spildevand_Årsrapport 2015 Bilag 3.2 Egedal Vandforsyning_Årsrapport 2015 Årsregnskaber 2015 med tilhørende specifikationer for de 4 selskaber foreligger til bestyrelsens godkendelse. Alle regnskaber er revideret af statsautoriseret revisor PWC. Ingen af regnskaberne har givet anledning til anmærkninger. Det fællesejede Furesø Egedal Forsyning A/S indgår som associerede selskab i koncernregnskabet for Egedal Forsyning A/S. Regnskabet er uden anmærkninger og fremlægges af revisor på selskabets bestyrelsesmøde 19. april 2016. Årsregnskaberne indstilles til bestyrelsens godkendelse. Årsregnskaberne godkendt. 3.3 Forelæggelse af revisionsprotokoller 2015 Bilag 3.3 Egedal Forsyning_ revisionsprotokol 2015 Bilag 3.3 Egedal Vandforsyning_revisionsprotokol 2015 Bilag 3.3 Egedal Spildevand_revisionsprotokol 2015 Revisionsprotokollater for de respektive selskaber fremgår af vedlagte bilag for de enkelte selskaber. Protokollaterne indstilles tiltrådt af bestyrelsen. Protokollater tiltrådt 3.4 Perioderegnskab 2015 for Furesø Egedal Forsyning Bilag 3.4 Perioderegnskab 2015_FEF Til orientering fremlægges perioderegnskabet for 4. kvartal (hele 2015) for det associerede selskab. Selskabet udviser et overskud på 11 t.kr. mod et budgetteret overskud på 65 t.kr. Taget til efterretning. Egedal Forsyning A/S bestyrelsesmøde 05.04.2016 - side 3
4. Orientering fra direktion om selskabets virksomhed 4.2 Selskabets økonomi og likviditet 4.2.1 Status på opkrævning Bilag 4.2.1 Status på opkrævning Status på opkrævning fremgår af bilag 4.2.1. til orientering for bestyrelsen. Nærmere redegørelse fremlægges på næstkommende bestyrelsesmøde. 4.2.2 Likviditet Taget til efterretning. Forsyningskoncernens kassebeholdninger udgjorde pr. 29. marts 2016 for Egedal Vandforsyning DKK 1.706.415 og for Egedal Spildevand DKK 3.437.946. Nærmere redegørelse for selskabernes likviditet fremlægges på næstkommende bestyrelsesmøde. Taget til efterretning. 4.3 Erklæring om skatter, moms og andre afgifter er rettidigt betalt Bilag: 4.3 Erklæring_afgifter Skematisk oversigt vedr. afregning af moms og afgifter i selskaberne under Egedal Forsyning A/S foreligger til bestyrelsens orientering. Taget til efterretning. 4.4 Forhold af øvrig interesse for bestyrelsen 4.4.1 Status på klimaaktiviteter Bilag 4.4.1 Tidsplan_Stenløse Å Primo februar 2016 blev afholdt møde i styregruppen for klimaaktiviteter. På dette møde blev fremlagt status på de aktuelle klimaprojekter i Egedal Kommune jf. nedenstående hhv.: Frakobling af regnvand på Lærkeskolen: Forundersøgelsen viser at fuld frakobling af regnvand er særdeles omkostningstungt. Alternative løsninger undersøges. Skybrudsprojekt Egedal By (dæmningsprojektet): Egedal Forsyning A/S bestyrelsesmøde 05.04.2016 - side 4
Projektet er påvirket af vanskeligheder med indgåelse af aftaler omkring jordkøb. Løsningsmodeller overvejes og undersøges. Omlægning af Stenløse Å: Tids- og procesplan for projektet blev fremlagt. Projektet ønske behandlet politisk på et fællesmøde med deltagelse af BR og forsyningens bestyrelse, hvor der skal træffes principbeslutning om projektet skal nyde fremme. Nærmere fastlæggelse af mødets afholdelse er under afklaring. Tidsplan for projektet vil blive gennemgået på bestyrelsesmødet. Administrationen indstiller til bestyrelsens drøftelse at afklare forventninger til deltagelse ved byrådsmøde i Egedal kommune. AMH redegjorde for igangværende aktiviteter og proces via klimastyregruppen, herunder beslutningsproces omkring Stenløse Å-projektet. Der arbejdes på gennemførelse af en parallel sagsfremstilling og beslutningsproces i hhv. de politiske fagudvalg og selskabsbestyrelse, til gennemførelse i maj måned. Desuden planlægges efter et fælles beslutningsmøde mellem byråd og bestyrelse, forud for byrådsmødet d. 25. maj. Bestyrelsen lægger vægt på erfaringsopsamling fra andre tilsvarende klimaprojekter, herunder at sikre det økonomiske og juridisk grundlag for projektets gennemførelse. Bestyrelsen er enig i processen og afventer nærmere information i sagen, herunder mødeindkaldelse. 4.4.2 Bassinrenovering i Ledøje (Lukket punkt) 4.4.3 Proces for ny spildevandsplan Egedal Kommune har d. 1. februar 2016 offentliggjort kommunens forslag til spildevandsplan for 2016 med høringsfrist i 8 uger, frem til 29. marts 2016. Administrationen har indsendt høringssvar til det foreliggende udkast. I høringssvaret er fremhævet forsyningens anbefalinger til supplerende elementer til den endelige spildevandsplan, herunder forsyningens deltagelse i udarbejdelsen og inddragelse i processen for frembringelse af Egedal Kommunes spildevandsplan. Desuden er i høringssvaret lagt vægt på at spildevandsplanen fremadrettet skal kunne benyttes som dels et langsigtet plangrundlag og dels et operationelt grundlag for opfyldelse af servicemål for spildevandshåndtering i kommunen. Bestyrelsen har fokus på at følge processen for tilvejebringelse af de supplerende elementer til spildevandsplanen for Egedal Kommune. Orientering i øvrigt taget til efterretning.
4.4.4 Ejerskab og drift af vejafvandingsanlæg Afklaring af ejerskab og drift af vejafvandingsanlæg i Egedal Kommune er blevet aktualiseret af dels forvaltningens ønske om at overdrage aktiverne til forberedelse for de kommende fusionsaktiviteter og dels af øget fokus med implementering af vandsektorlov II. Direktionen redegjorde kort for sagens sammenhæng og forventning til videre forløb. PHA orienterede om at sagen var bremset i TMU, grundet behov for yderligere udredning. Orientering taget til efterretning. 4.4.5 Åbenhed og gennemsigtighed Bilag 4.4.5 Åbenhed og gennemsigtighed Efter ønske fra Bjarne Larsen, er emnet medtaget til behandling på bestyrelsesmødet. Det foreliggende bilagsmateriale vil danne basis for fremlæggelsen til drøftelse og debat på mødet. BLA redegjorde for materialet og fremhævede behov for forbedret tilgængelighed på www.feforsyning.dk til bestyrelsens dagsorden og referatmateriale. AMH orienterede om igangværende proces for opdatering og forbedring af hjemmesiden, hvorunder disse ønsker tillige vil blive adresseret. Bestyrelsen bakker op om proces for forbedring af tilgangen via www. 4.4.6 Generel orientering om selskabets drift AMH orienterede om møde drøftelser med Egedal Fjernvarme, for afklaring af rammer omkring opkrævning af stikledningsbidrag. AMH oplyste tillige at Egedal Spildevand har fået godkendt ansøgning om forøget prisloft til indregning af driftsomkostninger til oprensning af to regnvandsbassiner i hhv. 2016 og 2017. Orientering taget til efterretning. 4.5 Samarbejde med øvrige forsyninger 4.5.1 Orientering om proces for Nyt Forsyningsselskab Bilag 4.5.1 Kommissorium Kommissorium for tilvejebringelse af beslutningsmateriale til etablering af fælles forsyningsselskab i regionen vedlægges til orientering. På mødet vil tillige blive redegjort for igangværende aktiviteter og processer. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om forventning til de videre aktiviteter i
processen. Bestyrelsen ønsker belyst trædestensmodel som alternativ løsning, som supplement til løsningsmodellen i den igangværende analyseproces. 4.5.2 Orientering om øvrige samarbejdsaktiviteter AMH orienterede kort om igangværende analyseproces omkring renseanlægsstruktur i regionen. Orientering taget til efterretning. 4.5.4 Bestyrelsesseminar primo juni Årets strategiseminar afholdes d. 3. juni. Temaerne forventes dels at være status på implementering af Strategiplan 2015-2018 dels orientering og debat om udfordringer og muligheder i den nye vandsektorlov. Ordinært bestyrelsesmøde afholdes tillige 3. juni. Ønsker om øvrige temaer eller speciel vægtning på specifikke emner er naturligvis velkomne. Fusionsaktiviteter vil være det primære tema på bestyrelsesseminaret, øvrige temaer vil blive prioriteret i henhold til dette. 6. 6.1 Orientering fra bestyrelsesmødet Emner til fremlæggelse på årets generalforsamling Selskabets ordinære generalforsamling afholdes ultimo maj, forventeligt som skrivebords generalforsamling i forlængelse af Egedal byrådsmøde d. 25. maj 2016. Ud over de vedtægtsbestemte emner jf. pkt. 6.2 der behandles på den ordinære generalforsamling, indstilles til bestyrelsens godkendelse tillige at fremlægge følgende forslag på den ordinære generalforsamling i Egedal Forsyning A/S: - Orientering om indtræden af medarbejderrepræsentanter til bestyrelsen i Furesø Egedal Forsyning A/S
Direktionen indstiller til bestyrelsens godkendelse at fremlægge følgende emner på den ordinære generalforsamling: Indstilling godkendt. 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens beretning 3. Fremlæggelse af årsrapport til godkendelse 4. Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til den godkendte årsrapport 5. Valg af revisor 6. Orientering om indtræden af medarbejderrepræsentanter i Furesø Egedal Forsyning A/S 7. Eventuelt 6.2 Orientering til offentligheden Beslutning træffes pba mødets afholdelse. Ændringer i forhold til fremsendte dagsorden: Pkt. 2 er lukket, pkt. 4.5 er åbent punkt. 7. Eventuelt Intet til punktet.
Sted: Dato: Kim Røgen Formand Jens Jørgen Nygaard Næstformand Ric Jakobsen Karsten Søndergaard Peter Hansen Bjarne Larsen Ida Bode Anne M. Hansen