Printer/Scanner Unit Type 3030 Betjeningsvejledning Scannerreference 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Introduktion Afsendelse af scanningsfiler via e-mail Afsendelse af scanningsfiler vha. Scan til mappe Lagring af filer Levering af scanningsfiler Brug af TWAIN-netværksscannerfunktionen Konfiguration/Registrering af scanneindstillinger Fejlfinding Start på scannerinstallation Appendiks Læs denne vejledning omhyggeligt, før du bruger denne maskine, og opbevar den let tilgængelig for fremtidig brug. For sikker og korrekt brug af denne maskine skal du læse afsnittet Sikkerhedsoplysninger, før du tager maskinen i brug.
Indledning Denne vejledning indeholder detaljerede instruktioner og bemærkninger om brugen af denne maskine. For din egen sikkerhed skal du læse denne vejledning omhyggeligt, før du bruger maskinen. Opbevar denne vejledning et let tilgængeligt sted i nærheden af maskinen. Der anvendes to forskellige måleenheder i denne vejledning. Brug de metriske måleenheder i forbindelse med denne maskine. Vigtigt Indholdet af denne vejledning kan ændres uden forudgående varsel. Selskabet kan under ingen omstændigheder drages til ansvar for direkte, indirekte, specielle, hændelige skader eller følgeskader, der opstår som følge af håndtering eller betjening af maskinen. Kopiér eller udskriv ikke noget, hvor gengivelse er forbudt ved lov. Kopiering eller udskrivning af følgende elementer er normalt forbudt ved lokal lov: Pengesedler, stempelmærker, obligationer, aktiecertifikater, bankanvisninger, checks, pas og kørekort. Den foregående liste er kun ment som en vejledning og er ikke udtømmende. Vi påtager os intet ansvar for dens fuldstændighed eller nøjagtighed. Hvis du har spørgsmål vedrørende lovligheden af kopiering eller udskrivning af visse elementer, skal du konsultere din juridiske rådgiver.
Vejledninger til denne maskine De følgende vejledninger beskriver maskinens betjeningsprocedurer. Se de relevante dele af vejledningen angående bestemte funktioner. De leverede vejledninger hører til en bestemt maskintype. Du skal anvende Adobe Acrobat Reader/Adobe Reader til at læse vejledningerne som PDF-filer. Der medfølger to cd er: CD-ROM 1 "Operating Instructions" CD-ROM 2 "Scanner Driver and Document Management Utility" Vejledning om generelle indstillinger (PDF-fil - CD-ROM1) Giver et overblik over maskinen og beskriver systemindstillinger (som f.eks. indstillinger for papirkassette), dokumentserverfunktioner og fejlfinding. Se i denne vejledning angående adressebogsprocedurer som f.eks. registrering af fax-numre, e-mail-adresser og brugerkoder. Sikkerhedsreference Denne vejledning er for maskinens administratorer. Den beskriver sikkerhedsfunktioner, som administratorerne kan bruge til at beskytte data mod misbrug og forhindre maskinen mod uautoriseret brug. Se også i denne vejledning for procedurer vedrørende registrering af administratorer og indstilling af bruger- og administratorgodkendelse. Netværksvejledning (PDF-fil - cd1) Giver oplysning om konfiguration og betjening af printeren i et netværksmiljø og ved brug af software. Denne vejledning dækker alle modeller og kan derfor indeholde funktioner og indstillinger, der måske ikke er tilgængelige på din model. Billeder, illustrationer, funktioner og understøttede operativsystemer kan variere fra dem, der er på din model. Kopireference (PDF-fil - CD-ROM1) Beskriver betjening, funktioner og fejlfinding for maskinens kopifunktion. Faxreference <Grundlæggende funktioner> (PDF-fil - CD-ROM1) Beskriver betjening, funktioner og fejlfinding for maskinens faxfunktion. Faxreference <Avancerede funktioner> (PDF-fil - CD-ROM1) Beskriver avancerede faxfunktioner, som f.eks. linjeindstillinger og procedurer til registrering af ID er. Printerreference (PDF-fil - CD-ROM1) Beskriver systemindstillinger, betjening, funktioner og fejlfinding for maskinens printerfunktion. i
Scannerreference (denne vejledning) (PDF-fil - cd1) Beskriver betjening, funktioner og fejlfinding for maskinens scannerfunktion. Vejledninger til DeskTopBinder Lite DeskTopBinder Lite er et hjælpeprogram, der følger med på cd en "Scanner Driver and Document Management Utility". DeskTopBinder Lite Installationsvejledning (PDF-fil - cd2) Beskriver installationen af DeskTopBinder Lite og operativmiljøet for DeskTopBinder Lite i detaljer. Du kan få vist denne vejledning fra dialogboksen [Opsætning], når DeskTopBinder Lite er installeret. DeskTopBinder Lite Introduktion (PDF-fil - cd2) Beskriver betjening af DeskTopBinder Lite og indeholder en oversigt over dens funktioner. Denne vejledning føjes til menuen [Start], når DeskTop- Binder Lite installeres. Auto Document Link Vejledning (PDF-fil - cd2) Beskriver betjening af og funktioner i Auto Document Link installeret med DeskTopBinder Lite. Denne vejledning føjes til menuen [Start], når DeskTopBinder Lite installeres. Andre vejledninger PS3-tillæg (PDF-fil - cd1) UNIX-tillæg (fås hos en autoriseret forhandler eller som PDF-fil på vores websted) ii
INDHOLDSFORTEGNELSE Vejledninger til denne maskine...i Sådan læses denne vejledning...1 Symboler...1 Navne på de vigtigste typer ekstraudstyr...1 1. Introduktion Betjeningspanel...3 Netværksscanner...5 E-mail...5 Scan til mappe...6 Lagring...7 Delivery-netværksscanner...8 TWAIN-netværksscanner...9 Installation af software...10 Lyninstallation...10 TWAIN Driver...10 DeskTopBinder...11 Brugergodkendelse...12 Brugerkode-godkendelse (ved hjælp af kontrolpanelet)...12 Login (ved hjælp af betjeningspanelet)...12 Log af (Ved hjælp af betjeningspanelet)...13 Programmering af e-mail-adresser og mapper...14 2. Afsendelse af scanningsfiler via e-mail Forberedelse til afsendelse via e-mail...15 E-mail-skærmbillede...16 Afsendelse af scanningsfiler via e-mail...17 Fremgangsmåde for afsendelse af e-mail...17 Samtidig lagring og afsendelse via e-mail...27 Kontrol af e-mail-resultater...29 3. Afsendelse af scanningsfiler vha. Scan til mappe Forberedelse til afsendelse vha. Scan til mappe...31 Scan til mappe-skærmbilledet...32 Afsendelse af scanningsfiler vha. Scan til mappe...33 Procedure til afsendelse vha. Scan til mappe...33 Samtidig lagring og afsendelse via Scan til mappe...44 Kontrol af Scan til mappe-resultater...46 iii
4. Lagring af filer Lagring af filer...47 Fremgangsmåde ved lagring...48 Visning af listen med lagrede filer...51 Visning af listen...52 Søgning efter filer...53 Afsendelse af lagrede filer via e-mail, Scan til mappe eller levering....54 Kontrol af lagrede filer fra en klientcomputer...56 Håndtering af lagrede filer...58 Sletning af filer...58 Ændring af filoplysninger...58 5. Levering af scanningsfiler Forberedelse af levering...62 Skærmbillede for netværksleveringsscanner...63 Levering af scanningsfiler...64 Leveringsprocedure...64 Samtidig lagring og levering...70 Kontrol af leveringsstatus...71 6. Brug af TWAIN-netværksscannerfunktionen Forberedelse til brug af TWAIN-netværksscanneren...73 Scanning af originaler...74 7. Konfiguration/Registrering af scanneindstillinger Specifikation af scanneindstillinger...77 Foretagelse af indstillinger vedrørende retning på originalen og de scannede sider....79 For E-mail,Scan til mappe og en delivery-netværksscanner...79 Til en TWAIN-netværksscanner...82 Scanning af originaler adskillige gange...83 Når der er angivet en tidsgrænse for flere originaler...83 Når der ikke er specificeret en tidsgrænse for flere originaler...85 Programmer...86 Registrere et program...86 Hente et program...87 Ændre et registreret program...87 Slette et program...88 Ændring af programnavnet...88 iv
8. Fejlfinding Hvis din maskine ikke fungerer, som du ønsker...89 Når scanning ikke er udført som forventet...89 Når man ikke kan få adgang til gemte filer...89 Der kan ikke bladres i netværk ved afsendelse af en scannet fil...90 TWAIN Driver kan ikke startes...90 Lagrede filer kan ikke ændres...90 Netværksleveringsfunktionen kan ikke anvendes...90 Betjening er ikke mulig, når følgende meddelelse vises vises...91 Når der vises en meddelelse...92 Når en fejlmeddelelse vises på betjeningspanelet...92 Når en fejlmeddelelse vises på klientcomputeren...98 9. Start på scannerinstallation Scannerfunktioner...103 Justering af Scannerfunktioner...106 Indstillinger...107 Scanneindstillinger...107 Scanning af brugerdefineret originalformat...109 Destinationslisteindstillinger...112 Send indstillinger...113 Administratorværktøjer...115 10.Appendiks Sammenhængen mellem opløsning og filformat...117 Ved brug af E-mail, Scan til mappe, Lagring eller Delivery-netværksscanner....117 Ved brug som en TWAIN-netværksscanner...118 Sammenhæng mellem specificeret filtype for scanning og specificeret filtype for e-mail/fil...120 Placering af originaler...121 Scanning af dokumenter i forskellige størrelser...123 Programmer, der medfølger på cd...124 Filtabel...124 TWAIN Driver...124 DeskTopBinder...125 Specifikationer for Overførsel/Lagring/Leveringsfunktioner...126 Overførsel...126 Lagring...128 Delivery-netværksscannerfunktion...128 Specifikationer...129 INDEKS... 130 v
vi
Sådan læses denne vejledning Symboler I denne vejledning anvendes følgende symboler: Vigtigt Hvis denne instruktion ikke følges, kan papiret blive indført forkert, originalerne kan beskadiges, eller der kan mistes filer. Gennemlæs altid disse oplysninger. Forberedelse Dette symbol indikerer, at det er nødvendigt med forudgående kendskab eller forberedelser før brug. Dette symbol indikerer foranstaltninger for drift, eller at der skal foretages nogle handlinger efter betjeningsfejl. Begrænsning Dette symbol indikerer numeriske begrænsninger, funktioner, der ikke kan bruges sammen, eller situationer, hvor en bestemt funktion ikke kan bruges. Reference Dette symbol angiver en reference. [ ] Taster, der vises på maskinens displaypanel. [ ] Taster og knapper, der vises på computerskærmen. { } Taster, der er indbygget i maskinens kontrolpanel. { } Taster på computerens tastatur. Navne på de vigtigste typer ekstraudstyr I denne vejledning henvises der til de vigtigste typer ekstraudstyr som følger: Printer/Scanner Unit Type 3030 printer/scanner-ekstraudstyr File Format Converter Type B * Filformatomskifter Der henvises til følgende softwareprodukter ved brug af et generelt navn: DeskTopBinder Lite og DeskTopBinder Professional * DeskTopBinder ScanRouter EX Professional * og ScanRouter EX Enterprise * ScanRouter leveringssoftware * Ekstraudstyr 1
2
1. Introduktion Betjeningspanel Illustrationen nedenfor viser i detaljer kontrolpanelet på en maskine, der har alt ekstraudstyr installeret. DA AHY000S 1. Indikatorer Viser fejl og maskinstatus. Se Vejledning om generelle indstillinger. d: Indikator for påfyldning af hæfteklammer D: Indikator for påfyldning af toner B: Indikator til ilægning af papir L: Indikator for servicekald M: Indikator for åbent låg x: Indikator for papirstop 2. {Brugerfunktioner/Tæller}-tast Bruges til at ændre standard- og betjeningsparametre i henhold til betjeningsforholdene. 3. Displaypanel Viser funktionsstatus, fejlmeddelelser og funktionsmenuer. 4. Tasten {Kontrollér funktioner} Tryk for at checke de aktuelt valgte modtagere. 5. Tasten {Programmér} Bruges til at registrere indstillinger, der hyppigt bruges, så som et program eller til at hente det registrerede program. 6. Tasten {Slet funktioner} Tryk for at afbryde de aktuelle indstillinger. 7. Tasten {Energisparer} Tryk på denne tast for at starte opvarmningen. Hvis du trykker én gang til på tasten, mens opvarmningen er i gang, annulleres opvarmningen. Tasten er ikke aktiv, mens der scannes, eller mens der angives standardværdier for scanneren. 8. Tasten {Pausekopiering} Tryk på denne tast for at afbryde scannerfunktionen og aktivere kopifunktionen. 3
Introduktion 1 9. Hovedstrømindikator og strømindikator Hovedstrømindikatoren lyser, når der tændes på hovedafbryderen. Strømindikatoren lyser, når maskinen er tændt. Vigtigt Sluk ikke for hovedstrømmen, mens strømindikatoren lyser eller blinker. Dette kan forårsage fejl på harddisken. 10. Strømafbryder Tryk på denne knap for at tænde maskinen. Strømindikatoren lyser. Tryk én gang til på afbryderen for at slukke maskinen. Se Vejledning om generelle indstillinger. Tasten er ikke aktiv, mens der scannes, eller mens der angives standardværdier for scanneren. 11. Funktionsstatusindikator Funktionen er aktiv, når indikatoren lyser grønt. Lyser den rødt, betyder det, at den tilsvarende funktion er blevet afbrudt. Tryk på den respektive tast, og følg derefter vejledningen, der vises på displayet. 12. Funktionstaster Tryk på {Kopi}, {Dokumentserver}, {Fax}, {Printer}, eller {Scanner}-tasten for at aktivere den tilsvarende funktion. Indholdet af displayet ændres tilsvarende. Indikatoren for den valgte funktion lyser. 13. Numeriske taster Bruges til at indtaste numeriske værdier. 14. {#} -tast (Enter-tast) Bruges til at bekræfte den indtastede værdi. 15. Tasten {Slet/Stop} Slet: Fjerner et indtastet tal Stop: Standser scanningen 16. {Start}-tast Bruges til start af scanning, fillagring eller levering. 4
Netværksscanner Netværksscanner Ved at installere printer/scanner-ekstraudstyret, kan maskinen bruges som en netværksscanner. Som netværksscanner kan maskinen sende e-mail, sende filer til delte netværksmapper, FTP-servermapper eller NetWare-mapper, gemme scannede filer, fungere som en netværksleveringsscanner og fungere som en TWAIN-netværksscanner. 1 E-mail En scanningsfil, der vedhæftes en e-mail, kan sendes via e-mail-systemet gennem et LAN-netværk eller internettet. Du kan også bruge denne funktion sammen med fillagringsfunktionen til e-mail-url-adresser på filer, der er gemt i maskinen, i stedet for afsendelse af filer som e-mail-vedhæftning. Reference S.15 Afsendelse af scanningsfiler via e-mail ZZZ601S 1. Denne maskine En scanningsfil kan vedhæftes til en e- mail og sendes til en mailserver. I kombination med fillagringsfunktionen kan scannede filer fra flere originaler, der er lagret midlertidigt, sendes på én gang. 2. Mailserver En e-mail-server er en SMTP-server, der bruges til et e-mail-system. Den overfører en modtaget e-mail til en angivet destination via et LAN-netværk eller internettet. 3. Klientcomputer En e-mail med en scanningsfil vedhæftet er modtaget fra mailserveren. Kontrollér indholdet af filen ved hjælp af et relevant program. 4. LDAP-server LDAP-serveren leverer en biblioteksservice til søgninger eller forespørgsler fra en klientcomputer i samme netværk. Du kan bruge LDAP-serveren til at søge efter e-mail-oplysninger, når serveren anvendes som database til styring af brugergodkendelse og e-mail-konti. 5
Introduktion Scan til mappe 1 Du kan sende scannede filer til delte netværksmapper, FTP-servermapper eller NetWare-mapper. Reference S.31 Afsendelse af scanningsfiler vha. Scan til mappe ZZZ507D 1. Denne maskine Du kan sende scannede filer til delte netværksmapper, FTP-servermapper eller NetWare-mapper. Brug SMB-protokollen til at sende scannede filer til delte netværksmapper. Brug FTP-protokollen til at sende scannede filer til FTP-servermapper. Brug NCP-protokollen til at sende scannede filer til NetWare-mapper. I kombination med fillagringsfunktionen kan scannede filer fra flere originaler, der er lagret midlertidigt, sendes på én gang. 2. FTP-server FTP-serveren er en server, der yder filoverførselsfunktioner mellem computere på det samme netværk. En scanningsfil, der sendes til FTP-serveren, lagres, og den lagrede fil kan indlæses af en klientcomputer, som logger på FTP-serveren. 3. NetWare-server Du kan bruge denne server til at dele filer over netværket via NetWare. Ved at sende billeddata til serveren kan billeder gemmes på serveren til downloading af computere på netværket. For at downloade billeder skal en computer køre Net- Ware-klienten og være logget på serveren. 4. Klientcomputer En scanningsfil, der sendes fra maskinen, modtages i de delte mapper. Kontrollér indholdet af filen ved hjælp af et relevant program. 6
Netværksscanner Lagring Du kan gemme scannede dokumenter som filer på maskinen s harddisk. De gemte filer kan vises, kopieres, slettes eller hentes over netværket ved hjælp af DeskTopBinder fra en klientcomputer. Du kan også vise, slette eller downloade scanningsfiler over netværket ved hjælp af Web Image Monitor fra klienten. Der kan søges efter en fil vha. brugernavnet eller filnavnet. Du kan også forhindre andre i at få vist en fil ved at angive en adgangskode for filen. Gemte filer kan også afsendes via e-mail eller Scan til mappe eller leveres. Når du afsender gemte filer via e-mail, kan du vælge kun at sende filplaceringernes URL-adresser. 1 Reference S.47 Lagring af filer ZZZ603S 1. Denne maskine En scanningsfil fra de originaldokumenter, der scannes af scanneren, bliver lagret. 2. Klientcomputer En gemt fil kan vises, kopieres eller slettes ved at oprette forbindelse til maskinen vha. DeskTopBinder. En fil, der er gemt på maskinen, kan også vises, indlæses eller slettes ved hjælp af Web Image Monitor. Reference Oplysninger om DeskTopBinder finder du i vejledningerne til DeskTopBinder. Se S.i Vejledninger til denne maskine. Se under Web Image Monitor Hjælp for nærmere oplysninger om Web Image Monitor. 7
Introduktion Delivery-netværksscanner 1 En scanningsfil fra de originaler, som maskinen scanner, lagres på leveringsserveren og leveres i mapperne på klientcomputerne på det samme netværk. Reference S.61 Levering af scanningsfiler For at bruge leveringsscanner-funktionen, installeres en leveringsscanner med ScanRouter, hvor der kræves leveringssoftware Når ScanRouter-leveringssoftwaren bruges, kan maskinen også levere scanningsfiler ved hjælp af e-mail, og gemme scanningsfiler i dokumentstyringsserveren. ZZZ604S 1. Denne maskine En scanningsfil fra originalerne, der er scannet af maskinen, sendes til leveringsserveren. I kombination med fillagringsfunktionen kan scannede filer fra flere originaler, der er lagret midlertidigt, sendes på én gang. Se S.70 Samtidig lagring og levering. 2. Leveringsserver ScanRouter-leveringssoftware er installeret på denne computer, der anvendes som en leveringsserver. En modtagen fil leveres i indbakken på den angivne destination (A på figuren). Afhængigt af indstillingerne for indbakken gemmes filen i indbakken eller i en mappe (B på figuren). 3. Klientcomputer Indholdet af en lagret fil kan kontrolleres på følgende måder: Se filen i indbakken i DeskTopBinder for at kontrollere indholdet. (C på figuren). Anvend Auto Document Link til at modtage filen, der er lagret i indbakken, og kontrollér indholdet med et passende program. (D på figuren). Få adgang til den mappe, hvor filen er gemt via netværket, og kontrollér indholdet med et passende program. (E på figuren). 8
Netværksscanner Reference Oplysninger om DeskTopBinder, eller Auto Document Link finder du i de respektive vejledninger. Se S.i Vejledninger til denne maskine. TWAIN-netværksscanner 1 Denne maskines scanningsfunktion kan bruges fra en klientcomputer via et netværk ved hjælp af Ethernet, IEEE 1394 (IP over 1394)-ekstraudstyr eller IEEE 802.11b (trådløst LAN-netværk)-ekstraudstyr. Reference S.73 Brug af TWAIN-netværksscannerfunktionen ZZZ605S 1. Denne maskine Denne maskines scanningsfunktion kan bruges fra en klientcomputer via et netværk. 2. Klientcomputer Originaler scannes ved hjælp af TWAIN Driver fra et program. Når maskinen bruges som en TWAIN-netværksscanner, er det ikke nødvendigt at vælge tasten {Scanner} på betjeningspanelet. Når TWAIN Driver aktiveres på en klientcomputer, skifter displayet automatisk til følgende skærmbillede. Tryk på [Afslut] for at bruge andre funktioner end TWAIN-netværksscannerfunktionen. 9
Introduktion Installation af software 1 Dette afsnit beskriver, hvordan software, der medfølger på Scanner Driver and Document Management Utility -cd-rom en installeres. Reference For oplysninger om softwaren på cd-rom en og systemkravene for softwaren, se S.124 Programmer, der medfølger på cd. Lyninstallation Når cd-rom en indsættes i en klientcomputer med Windows 95/98/Me/2000/XP, Windows Server 2003 eller Windows NT 4,0, starter installationsprogrammet automatisk (Auto Run) for installation af forskelligt software. Hvis Plug og Play starter, trykkes på [Annullér] i [Ny hardware fundet], [Enhedsdriver-guide] eller[ny hardware fundet-guide]-dialogboksen, og derefter isættes cd-rom en. [Ny hardware fundet], [Enhedsdriverguide]eller [Ny hardware fundetguide]-dialogboksen kommer frem, afhængig af det operativsystem, der anvendes. Automatisk start fungerer muligvis ikke automatisk med visse operativsystemindstillinger. Hvis det sker, så kør SETUP.exe fra cdrom ens rodbibliotek. For at deaktivere Auto Run trykkes på {SKIFT}-tasten, når cdrom en sættes ind i drevet, og den holdes nede, indtil computeren er færdig med læsning fra cd-rom en. Hvis [Annullér] vælges under installationen, standses installationen, og resten af softwaren installeres ikke. Hvis du har valgt [Annullér], skal resten af softwaren installeres igen efter genstart af klientcomputeren. Hvis du ønsker oplysninger om de programmer, der kan installeres ved hjælp af Automatisk start, henvises til S.124 Programmer, der medfølger på cd. Begrænsning For installation under Windows 2000/XP, Windows Server 2003 eller Windows NT 4,0 logges på som et administratorgruppemedlem. TWAIN Driver Hvis maskinen skal bruges som TWAIN-netværksscanner, skal TWAIN Driver installeres på en klientcomputer. Hvis et program, der understøtter TWAIN, ikke er installeret på klientcomputeren, er det også nødvendigt at installere DeskTopBinder. For oplysning om installation af DeskTop- Binder, se S.11 DeskTopBinder. Forberedelse Før du påbegynder installationen, skal du kontrollere systemkravene for TWAIN Driver. For oplysninger om systemkrav, se S.124 Programmer, der medfølger på cd. Brug Automatisk start til installationen. 10
Installation af software A Start Windows og isæt cd-rom en mærket Scanner Driver and Document Management Utility i klientcomputerens cd-rom-drev. Reference Se S.10 Lyninstallation, hvis installationsprogrammet ikke starter automatisk. B Klik på [TWAIN Driver]. Skærmbilledet for programinstallation vises. C Installationsprogrammet for TWAIN Driver starter. Følg instruktionerne. Når installationen er udført, vises der måske en meddelelse på skærmen, der beder dig om at genstarte klientcomputeren. I så fald skal du genstarte klientcomputeren. Når installationen er færdig, vil der blive vist en mappe med maskinens navn i [Programmer] i [Start]-menuen. Herfra kan du få vist Hjælp. Oplysninger om brugen af TWAIN-netværksscanneren finder du i Readme.txt. Husk at læse disse oplysninger før brug. DeskTopBinder For at kontrollere en indbakke eller for at hente filer ved hjælp af delivery-netværksscanneren, skal du installere DeskTopBinder på klientcomputeren. Forberedelse Før du påbegynder installationen, skal du kontrollere systemkravene for DeskTopBinder. Se S.124 Programmer, der medfølger på cd. Brug Automatisk start til installationen. For at bruge delivery-netværksscanner-funktionen, er du nødt til at installere ScanRouter-leveringssoftwaren (ekstraudstyr) på den computer, der anvendes som leveringsserver. A Start Windows og isæt cd-rom en mærket Scanner Driver and Document Management Utility i klientcomputerens cd-rom-drev. Skærmbilledet for start af cd en vises. B Klik på [DeskTopBinder Lite]. Installationsskærmbilledet for DeskTopBinder Lite vises. Reference Oplysninger om den efterfølgende installationsprocedure finder du i Installationsvejledning, der kan vises på installationsskærmbilledet for DeskTopBinder. 1 11
1 Introduktion Brugergodkendelse Når brugergodkendelse (Brugerkodegodkendelse, Basis-godkendelse, Windows-godkendelse eller LDAPgodkendelse og Integrationsservergodkendelse) er indstillet, vises godkendelsesskærmen. Medmindre et gyldigt brugernavn og password angives, vil det ikke være muligt at betjene maskinen. Log på for at betjene maskinen og log af, når du er færdig. Sørg for at logge af for at forhindre uautoriserede brugere i at bruge maskinen. Kontakt brugeradministratoren for at få dit login-brugernavn, adgangskode og brugerkode. For oplysninger om de forskellige typer brugergodkendelse, skal du kontakte de relevante administratorer. For brugerkode-godkendelse, angives et tal registreret i adressebogen som [Brugerkode]. Brugerkode-godkendelse (ved hjælp af kontrolpanelet) Når brugerkode-godkendelse er indstillet, vises følgende skærm. Login (ved hjælp af betjeningspanelet) Følg proceduren nedenfor for at logge på, når Basis-godkendelse, Windows-godkendelse eller LDAPgodkendelse og Integrationsservergodkendelse er indstillet. A Tryk på [Enter] for [Login-brugernavn]. B Angiv et login-brugernavn og tryk derefter på [OK]. C Tryk på [Enter] for [Login-password]. D Indtast et login-password, og tryk derefter på [OK]. E Tryk på [Login]. Når bruger er godkendt, vil skærmen for den funktion, du bruger, komme frem. Indtast en brugerkode (otte cifre), og tryk derefter på [#]. Du behøver ikke at logge af efter brugerkodegodkendelse. 12
Brugergodkendelse Log af (Ved hjælp af betjeningspanelet) Følg proceduren nedenfor for at logge af, når Basis-godkendelse, Windows-godkendelse eller LDAPgodkendelse og Integrationsservergodkendelse er indstillet. A Tryk på {Brugerfunktioner / Tæller}. B Tryk på [Log af]. 1 C Tryk på [Ja]. D Tryk på {Brugerfunktioner / Tæller}. 13
Introduktion Programmering af e-mail-adresser og mapper 1 Du kan programmere e-mail-adresser og mapper ved hjælp af Adressebogsstyring i Administratorværktøjer-menuen under Systemindstillinger. Du kan også registrere de programmerede e-mail-adresser og mapper i en gruppe. Du kan registrere visninger i adressebogen ved hjælp af Web Image Monitor eller SmartDeviceMonitor for Admin. Yderligere oplysninger om installation af SmartDeviceMonitor for Admin, findes i Netværksvejledning. For oplysninger om registrering af adresser, se hvert program under Hjælp. Afhængig af maskintypen er det måske ikke muligt at bruge maskinen, når den opdaterer adressebogen ved hjælp af CSV-filer (hentet via SmartDevice- Monitor for Admin), der indeholder brugerkoder. Reference Vejledning om generelle indstillinger 14
2. Afsendelse af scanningsfiler via e-mail Scanningsfiler kan sendes fra denne maskine til angivne destinationer vha. e- mail-systemet. Dette kapitel forklarer om forberedelse til afsendelse af filer via e-mail-systemet, forskellige skærmvisninger, fremgangsmåder for afsendelse, og hvordan man kontrollerer afsendelsesresultaterne med denne funktion. Forberedelse til afsendelse via e-mail Den forberedelse, der er beskrevet nedenfor, er nødvendig for afsendelse af scanningsfiler vha. e-mail-systemet. Hvis du etablerer en e-mail-server på netværket, skal du opsætte e-mail-serveren på netværket på forhånd. Oplysninger om installation af en e-mail-server finder du i vejledningerne til den e-mail-server, der skal anvendes, og de programmer, der skal installeres. 1 Slut maskinen til netværket med et Ethernet-kabel, et IEEE 1394- kabel eller brug et trådløst LAN. Hvis du vil tilslutte vha. et IEEE 1394-kabel, skal IEEE 1394-interfacekortet bruges. Hvis du vil tilslutte vha. et trådløst LAN, skal IEEE 802.11b-interfaceenheden bruges. Se Netværksvejledning. 2 Hvis du vil sende scanningsfiler via e-mail, skal følgende [Systemindstillinger]-indstillinger være angivet korrekt. (Visse andre indstillinger skal også angives.) IP-adresse subnet-maske DNS-server SMTP-servernavn Der findes oplysninger om, hvordan du foretager disse og andre indstillinger i Netværksvejledning. Du skal også registrere destinationer og andre informationer i adressebogen. Yderligere oplysninger findes i Vejledning om generelle indstillinger. 3 Foretag indstillinger for e-mail-afsendelse som f.eks. filtypeprioritet og standardafsender. Se S.113 Send indstillinger. 15
Afsendelse af scanningsfiler via e-mail E-mail-skærmbillede 2 E-mail-skærmbilledet er som vist. De funktionselementer, der vises, fungerer som vælgertaster. Du kan vælge eller angive et element ved at trykke let på det. Når du vælger eller angiver et element på displaypanelet, fremhæves det som. Taster, der ikke kan vælges, vises som. 1. Destinationsfelt Viser den valgte destination. Hvis du vælger flere destinationer, kan du få vist dem i den rækkefølge, du har valgt dem, hvis du trykker på [UForrige] eller [TNæste]. Du kan kontrollere de valgte destinationer ved at trykke på tasten {Kontrollér funktioner}. 2. [ ] E-mail/Scan til mappe Tryk for at skifte mellem e-mail-funktionen og Scan til mappe-funktionen. Du kan sende en fil til destinationerne for både e-mail og Scan til mappe samtidigt. 3. E-mail-ikon ( ) Angiver, at e-mail-skærmbilledet er vist. 4. [Registreringsnr.] Tryk for at angive en destination vha. et femcifret registreringsnummer. 5. [Man. input] Når du angiver en destination, der ikke er på listen, skal du trykke på [Man. input] og derefter indtaste destinationen på programtastaturet. 6. [Vedhæft afsendernavn] [Returkvittering] [Emne / meddelelse] [Filnavn / Type] Tryk for at angive afsender, indstilling af retursvar, emne, meddelelse og navne og formater på de filer, du ønsker at afsende. 7. [ ] Ændre destinationsliste/søg/skift titel Tryk, hvis du vil ændre en destination fra leveringsserverlisten til en destinationsliste på denne maskine, til søgning efter en destination. 8. Destinationsliste Viser de destinationer, der er registreret på leveringsserveren eller på denne maskine. Hvis hele listen ikke kan vises på ét skærmbillede, kan [U] eller [T] bruges til at rulle gennem listen. Gruppedestinationer angives med dette symbol ( ). 16
Afsendelse af scanningsfiler via e-mail Afsendelse af scanningsfiler via e-mail Fremgangsmåde for afsendelse af e-mail En scanningsfil sendes, når du har angivet scanneindstillinger og destinationer. A Tryk på {Scanner}. DA ZZZ607S Illustrationen er et eksempel. Det faktiske udseende kan være anderledes. B Kontrollér, at alle tidligere indstillinger er slettet. Hvis en tidligere indstilling stadig er der, skal du trykke på {Slet funktioner}. C Placering af originaler. Reference Proceduren for placering af originaler er den samme som for placering af originaler til kopiering. Du kan finde oplysninger om placering af originaler i Kopireference. D Foretag indstillinger for originalretning, scanningssider og - om nødvendigt - andre indstillinger. Reference S.79 Foretagelse af indstillinger vedrørende retning på originalen og de scannede sider E Foretag scanneindstillingerne. Reference Du kan foretage scanneindstillingerne på to måder, som beskrevet herunder: Konfigurere hver indstilling for scanningen. For oplysninger, se S.77 Specifikation af scanneindstillinger. Genkalde registrerede indstillinger. For oplysninger, se S.87 Hente et program. F Hvis skærmbilledet for netværksleveringsscanneren vises, skal du skifte til e-mail-skærmbilledet. A Tryk på [ ]. B Tryk på [Skift dest.liste]. C Tryk på [E-mail]. D Tryk på [Afslut]. E-mail-skærmbilledet eller Scan til mappe-skærmbilledet vises. E Hvis Scan til mappe-skærmbilledet vises, skal du trykke på [ ]. E-mail-skærmbilledet vises. 2 17
Afsendelse af scanningsfiler via e-mail 2 G Angiv destinationen. Du kan angive destinationen på følgende måder: Vælg den på destinationslisten. Vælg registreringsnummer. Indtast e-mail-adressen direkte. Søg efter den på destinationslisten. Søg efter den på LDAP-serveren. Destinationer på destinationslisten og registreringsnumre skal på forhånd være registreret i [Systemindstillinger]. Yderligere oplysninger findes i Vejledning om generelle indstillinger. For oplysninger om maksimalt antal destinationer, der kan vælges for hver overførsel, se S.126 E-mail. Før du vælger destinationen, skal du kontrollere, at du har valgt [Til]. Om nødvendigt skal du vælge [Cc] eller [Bcc] og de respektive destinationer. Afhængig af sikkerhedsindstillingerne vises visse destinationer muligvis ikke. Valg af en destination på listen A Vælg destination. Den valgte destination fremhæves og vises også i destinationsfeltet øverst i skærmbilledet. Hvis måldestinationen ikke er vist, skal du gøre en af følgende ting: Vis destinationen ved at vælge dens startbogstav i titlen. Vis destinationen ved at trykke på [U] eller [T]. B Hvis du vil vælge flere destinationer, skal du gentage trin A. Hvis du vil fravælge en destination, skal du trykke én gang til på destinationen eller trykke på [UForrige] eller [TNæste] for at få vist destinationen i destinationsfeltet. Derefter skal du trykke på tasten {Slet/Stop}. 18
Afsendelse af scanningsfiler via e-mail Brug af et registreringsnummer til valg af en destination A Tryk på [Registreringsnr.]. B Brug det numeriske tastatur til at indtaste det femcifrede registreringsnummer, der er tildelt en destinationsmappe. Hvis det indtastede nummer er på færre end fem cifre, skal du trykke på tasten {#} efter det sidste nummer. Eksempel: Indtastning af 00003 Tryk på tasten {3} og derefter på tasten {#}. C Hvis du vil vælge flere destinationer, skal du gentage trinene A til B. For at fravælge en destination skal du trykke på [UForrige] eller [TNæste] for at få vist destinationen i destinationsfeltet, og derefter skal du trykke på {Slet/Stop}-tasten. Manuel indtastning af en e-mailadresse A Tryk på [Man. input]. Programtastaturet vises. Afhængig af sikkerhedsindstillingerne vises [Man. input] muligvis ikke. B Indtast e-mail-adressen. For oplysninger om det maksimale antal tegn, der kan angives, se S.126 E-mail. Du kan bruge alfanumeriske tegn og punktummer. Symbolerne ( ) \, ; : samt mellemrum kan ikke bruges. For oplysninger, se S.126 Email. C Tryk på [OK]. Hvis du trykker på [ProgDest], vises et skærmbillede til registrering og ændring af indtastninger i adressebog. Ved hjælp af dette skærmbillede kan du registrere e-mail-adresser direkte i adressebogen. Hvis du vil ændre en indtastet e-mail-adresse, skal du trykke på [Skift] i venstre side af destinationsfeltet. Programtastaturet vises. Foretag eventuelle ændringer, og tryk derefter på [OK]. Du kan kontrollere de valgte destinationer ved at trykke på tasten {Kontrollér funktioner}. Afhængig af sikkerhedsindstillingerne vises [Prog- Dest] muligvis ikke. D Hvis du vil indtaste flere destinationer, skal du gentage trinene A til C. For at fravælge en destination skal du trykke på [UForrige] eller [TNæste] for at få vist destinationen i destinationsfeltet, og derefter skal du trykke på {Slet/Stop}-tasten. 2 19
Afsendelse af scanningsfiler via e-mail Søgning efter en destination på destinationslisten D Tryk på [OK]. E Vælg en destination. A Tryk på [ ]. 2 F Tryk på [Afslut]. B Tryk på [Søg på dest.navn]. Søgning efter en destination på LDAP-serveren A Tryk på [ ]. Programtastaturet vises. Hvis du vil foretage en søgning ved hjælp af en e-mailadresse, skal du trykke på [Email-adresse]. C Indtast en del af destinationsnavnet. Indtast det/de første tegn i destinationsnavnet. Du kan også foretage en kombineret søgning ved at bruge [Søg på dest.navn] og [Email-adresse]. B Tryk på [Søg LDAP]. C Tryk på [Vælg server]. D Vælg LDAP-serveren. LDAP-serveren kan være registreret på forhånd i [Systemindstillinger]. Se Netværksvejledning, hvis du vil have flere oplysninger. 20
Afsendelse af scanningsfiler via e-mail Sørg for, at den LDAP-server, du vil søge på, er valgt og fremhævet. Hvis serveren ikke er valgt, udføres søgningen ikke, og der vises en fejlmeddelelse. E Tryk på [OK]. F Tryk på [Avanceret søgning]. G Indtast en tegnstreng, der relaterer til destinationen, som søgebetingelse, f.eks. [Navn], [Email-adresse], [Faxnummer], [Firmanavn], eller [Afdelingsnavn]. Hvis du vælger [SSøgeindstillinger] i [Program / Skift / Slet LDAP-server] i [Adm.værktøjer] i [Systemindstillinger], kan du tilføje et felt til LDAP-søgning. Se Netværksvejledning, hvis du vil have flere oplysninger. Når søgebetingelsen [Navn] anvendes til søgning, vil søgning på fornavn eller efternavn afhænge af, hvilke indstillinger administratoren har foretaget. Hvis du f.eks. ønsker at søge efter "John Doe", skal du indtaste enten "John" eller "Doe" i henhold til de indstillinger, som administratoren har foretaget. Spørg din administrator, hvilken del af navnet der skal anvendes. H Tryk på [Søgekriterier] svarende til hvert element, og vælg derefter kriterier på den liste, der vises. 2 Hver søgebetingelse (navn, e-mail-adresse, faxnummer, firmanavn og afdelingsnavn) svarer til et emne, der er registreret på LDAP-serveren. Hvis du vælger en indstilling for søgebetingelse, vises programtastaturet. Indtast en tekststreng i henhold til søgekriteriet. Du kan vælge kriterier på følgende liste: [Søg på startord]: Der søges på navne, der starter med det/de indtastede tegn. Hvis du f.eks. vil søge efter ABC, skal du indtaste A. 21
Afsendelse af scanningsfiler via e-mail 2 [Søg på slutord]: Der søges på navne, der slutter med det/de indtastede tegn. Hvis du f.eks. vil søge efter ABC, skal du indtaste C. [Præcis match]: Der søges på navne, der svarer til det/de indtastede tegn. Hvis du f.eks. vil søge efter ABC, skal du indtaste ABC. [Medtag et af ordene]: Der søges på navne, der indeholder det/de indtastede tegn. Hvis du f.eks. vil søge efter ABC, skal du indtaste A, B, eller C. [Udeluk ord]: Der søges på navne, der ikke indeholder det/de indtastede tegn. Hvis du f.eks. vil søge efter ABC, skal du indtaste D. [Fuzzy-søgning]: en bred søgning (Søgningen afhænger af det system, der understøttes af LDAP-serveren.) I Tryk på [OK]. Den e-mail adresse, der søges efter på LDAP-serveren, kan ikke angives korrekt, hvis den indeholder for mange tegn. For oplysninger om det maksimale antal tegn, der kan angives, se S.126 Email. Hvis der ikke er indtastet et brugernavn og et password til LDAP-server-godkendelse, vises et log-på-skærmbillede. Indtast et brugernavn og et password. Flere e-mail-adresser kan registreres for den samme person, men en søgning vil kun finde én e-mail adresse pr. person. Afhængig af LDAPserveren bliver den først registrerede adresse normalt vist. Du kan se oplysninger om destinationen ved at trykke på [Detaljer]. J Vælg en destination. K Tryk på [Afslut]. Hvis du trykker på [Prog- Dest], vises et skærmbillede til registrering og ændring af indtastninger i adressebog. Ved hjælp af dette skærmbillede kan du registrere e-mailadresser direkte i adressebogen. Kontrol af valgte destinationer A Brug destinationsfeltet øverst i skærmbilledet til at kontrollere, hvilke destinationer der er valgt. Brug [UForrige] eller [TNæste] til at rulle gennem listen. Destinationer vises i den rækkefølge, de blev valgt. Du kan kontrollere de valgte destinationer ved at trykke på tasten {Kontrollér funktioner}. 22
Afsendelse af scanningsfiler via e-mail H Vælg om nødvendigt filtypen. A Tryk på [Filnavn / Type]. B Tryk på [Filtype]. C Vælg filens type. D Tryk på [OK] to gange. I Angiv om nødvendigt filnavnet. A Tryk på [Filnavn / Type]. B Tryk på [Filnavn]. Programtastaturet vises. C Indtast et filnavn. D Tryk på [OK] to gange. J Angiv e-mail-afsenderen. Du kan angive afsenderen på følgende måder: Markér afsenderen på listen. Indtast afsenderens registreringsnummer vha. det numeriske tastatur. Søg efter afsenderen. Registrér afsenderen på forhånd under [Systemindstillinger]. Yderligere oplysninger findes i Vejledning om generelle indstillinger. Hvis du angiver afsenderen, vil information om denne blive medtaget i den fil, der sendes. Navnet på den angivne afsender placeres automatisk i feltet Fra i e-mailen, så afsenderen kan identificeres ved modtagelse af en e-mail. Afhængigt af systemindstillingerne vil administratorens e- mail-adresse muligvis automatisk blive vist i e-mail-overskriftens fra-felt. For at ændre adressen angives afsender i Trin J. For at forhindre misbrug af et afsendernavn anbefaler vi, at du indstiller beskyttelseskoden for afsenderens navn. Se "Vejledning om generelle indstillinger". Afhængig af sikkerhedsindstillingerne kan [Vedhæft afsendernavn] eventuelt vælges som brugernavn, når der logges på. Valg af en afsender på listen A Tryk på [Vedhæft afsendernavn]. B Vælg afsender. 2 23
Afsendelse af scanningsfiler via e-mail 2 Når der er angivet en beskyttelseskode, vises der et skærmbillede til indtastning af beskyttelseskoden, efter at du har valgt afsenderen. Indtast beskyttelseskoden, og tryk derefter på [OK]. Hvis beskyttelseskoden, du indtastede, er korrekt, vises afsendernavnet. C Tryk på [OK]. At bruge et registreringsnummer til at angive et afsendernavn A Tryk på [Vedhæft afsendernavn]. Når der er angivet en beskyttelseskode, vises der et skærmbillede til indtastning af beskyttelseskoden, efter at du har valgt afsenderen. Indtast beskyttelseskoden, og tryk derefter på [OK]. Hvis beskyttelseskoden, du indtastede, er korrekt, vises afsendernavnet og [Returkvittering]. C Tryk på [OK]. Søgning efter en afsender A Tryk på [Vedhæft afsendernavn]. B Brug det numeriske tastatur til at indtaste det femcifrede registreringsnummer, der er tildelt en destinationsmappe. Hvis det indtastede nummer er på færre end fem cifre, skal du trykke på tasten {#} efter det sidste nummer. Eksempel: Indtastning af 00006 Tryk på tasten {6} og derefter på tasten {#}. B Tryk på [ ]. C Tryk på [Brugernavn (dest.)]. Programtastaturet vises. 24
Afsendelse af scanningsfiler via e-mail Hvis du vil søge efter en e- mail-adresse, skal du trykke på [E-mail-adresse]. D Indtast en del af afsenderens navn. Indtast det/de første tegn i afsenderens navn. Du kan også foretage en kombineret søgning ved at bruge [Brugernavn (dest.)] og [E-mail-adresse]. E Tryk på [OK]. F Vælg afsender. Når der er angivet en beskyttelseskode, vises der et skærmbillede til indtastning af beskyttelseskoden, efter at du har valgt afsenderen. Indtast beskyttelseskoden, og tryk derefter på [OK]. Hvis beskyttelseskoden, du indtastede, er korrekt, fremhæves afsendernavnet. G Tryk på [Afslut]. H Tryk på [OK]. K Tryk på [Returkvittering] for en e- mail med bekræftelse af modtagelse. For at bruge [Returkvittering] skal du: Logge på som bruger Angive afsender i Trin J Når du vælger [Returkvittering], sendes der en e-mail til den valgte afsender i trin J, som giver besked om, at e-mailen er blevet læst af modtageren. Det er dog muligt, at e-mailen ikke bliver sendt, hvis den e-mailsoftware, der anvendes af modtageren, ikke understøtter MDN (Message Disposition Notification). L Angiv om nødvendigt et emne. Hvis du vil angive et emne, kan du vælge det på listen, indtaste det direkte eller kombinere valg og indtastning. For oplysninger om det maksimale antal tegn, der kan angives, se S.126 E-mail. Når der er angivet et emne, føjes disse oplysninger til scanningsfilen. Emnet placeres automatisk i e-mailens emnefelt. De emner, der kan vælges på listen, skal på forhånd være registreret i [Systemindstillinger]. Se Netværksvejledning. Hvordan du angiver emnet [Urgent] New product appearance er anvendt som et eksempel her. 2 25
Afsendelse af scanningsfiler via e-mail 2 A Tryk på [Emne / meddelelse]. B Tryk på [Vedhæft emne]. Når der er indtastet en meddelelse, føjes disse oplysninger til scanningsfilen. De meddelelser, der kan vælges på listen, skal på forhånd være registreret i [Systemindstillinger]. Se Netværksvejledning. En meddelelse kan vælges på listen eller indtastes direkte. C Markér emnet [Urgent]. Valg af en meddelelse på listen A Tryk på [Emne / meddelelse]. B Tryk på [E-mail-besked]. D Tryk på [Man. input]. Programtastaturet vises. E Indtast emnet New product appearance. F Tryk på [OK]. C Vælg en meddelelse. D Tryk på [OK] to gange. G Tryk på [OK] to gange. M Indtast om nødvendigt en meddelelse. For oplysninger om det maksimale antal tegn, der kan angives, se S.126 E-mail. 26
Afsendelse af scanningsfiler via e-mail Manuel indtastning af en meddelelse A Tryk på [Emne / meddelelse]. B Tryk på [E-mail-besked]. C Tryk på [Man. input]. Programtastaturet vises. D Indtast meddelelsen Thank you for what you did yesterday. E Tryk på [OK] tre gange. N Tryk på {Start}. For oplysninger om maksimal størrelse af scanningsfil og maksimalt antal sider, der kan sendes, se S.126 E-mail. Du kan afbryde scanningen ved at trykke på tasten {Slet/Stop} eller på [Stop] på skærmbilledet. Ved placering af flere originaler én efter én, placeres den næste original. For oplysninger, se S.83 Scanning af originaler adskillige gange. Samtidig lagring og afsendelse via e-mail Du kan bruge e-mail-funktionen og lagringsfunktionen samtidigt. Scanningsfilen sendes via e-mail og gemmes samtidigt. I dette afsnit forklares hovedsageligt funktionen for samtidig afsendelse og lagring af e-mail. For oplysninger, se S.17 Fremgangsmåde for afsendelse af e-mail. Den fil, der lagres samtidigt med afsendelse af filen via e-mail, kan ikke sendes igen via e-mailskærmbilledet. Hvis du vil sende filen igen, skal du vælge filen på skærmbilledet [Vælg lagret fil] og sende den. Se S.54 Afsendelse af lagrede filer via e-mail, Scan til mappe eller levering.. A Placering af originaler. Proceduren for placering af originaler er den samme som for placering af originaler til kopiering. Du kan finde oplysninger om placering af originaler i Kopireference. B Foretag indstillinger for originalretning, scanningssider og - om nødvendigt - andre indstillinger. Reference S.79 Foretagelse af indstillinger vedrørende retning på originalen og de scannede sider C Foretag scanneindstillingerne. 2 27
Afsendelse af scanningsfiler via e-mail 2 Du kan foretage scanneindstillingerne på to måder, som beskrevet herunder: Konfigurere hver indstilling for scanningen. For oplysninger, se S.77 Specifikation af scanneindstillinger. Genkalde registrerede indstillinger. For oplysninger, se S.87 Hente et program. D Angiv destinationen. E Angiv afsenderen og et emne. F Tryk på [Gem fil]. G Kontrollér, at [Gem & Send] er valgt. H Angiv om nødvendigt filoplysninger. Reference For oplysninger om specifikation af filinformation, se S.49 Angivelse af filoplysninger. I Tryk på [OK]. J Tryk på {Start}. Samtidig lagring af filer og afsendelse af deres URL-adresser Du kan gemme scanningsfiler og samtidigt sende via e-mail URLadresserne med deres placeringer. I dette tilfælde vil scanningsfiler ikke blive vedhæftet til e-mailen. Transmitterede URL-adresser tillader en gemt fil at blive vist, slettet eller downloaded over netværket via Web Image Monitor. Dette er nyttigt, hvis du ikke kan vedhæfte filer til en e- mail på grund af netværksrestriktioner. Indstillinger for de ovennævnte funktioner skal foretages på forhånd under [Scannerfunkt.]. Se S.115 E-mail-metode for lagret fil. Du kan finde flere oplysninger om transmissionsproceduren i S.27 Samtidig lagring og afsendelse via e-mail. Hvis du altid ønsker at e-maile scanningsfilplaceringernes URLadresser, skal du under [Scannerfunkt.], [Sende-indstillinger], indstille [E-mail-metode for lagret fil] til [Send URL-link] og [Prioritet for lagringsfil] til [Gem & Send]. Se S.115 E-mailmetode for lagret fil og S.115 Prioritet for lagringsfil. 28
Kontrol af e-mail-resultater Kontrol af e-mail-resultater Afsendelsesresultaterne kan kontrolleres. For oplysninger om maksimalt antal afsendelser, der kan kontrolleres, se S.114 Udskriv & Slet scannerjournal. Emner der kan kontrolleres Dato / Tid Datoen og tidspunktet for afsendelse af e-mailen, eller datoen og tidspunktet, hvor Udført, Fejl eller Annulleret blev bekræftet, vises. Destination Den anvendte afsendelsesfunktion (e-mail, scan til mappe eller leveringsfunktion) vises med et ikon. Hvis der er valgt flere destinationer, vises den først valgte destination. Afsender Filnavn Filnavnet vises kun, når en fil samtidig lagres, og når en lagret fil sendes. Status En af følgende statusser vises: Udført, Sender..., Venter..., Fejl eller Annulleret. A Tryk på [Status f. scan. filer] på e- mail-skærmbilledet. B Kontrollér de viste poster. Afhængig af sikkerhedsindstillingerne vises visse poster muligvis ikke. Registreringerne for fem afsendelser vises i ét skærmbillede. Brug [UForrige] eller [TNæste] til at rulle gennem listen. Når status for en fil er Venter..., kan afsendelse annulleres ved at vælge filen og derefter trykke på [Annullér]. Tryk på [Udskriv] for at udskrive hele journalen. C Tryk på [Afslut]. E-mail-skærmbilledet vises. 2 29
Afsendelse af scanningsfiler via e-mail 2 30
3. Afsendelse af scanningsfiler vha. Scan til mappe Du kan sende scannede filer til delte netværksmapper, FTP-servermapper eller NetWare-mapper. Dette kapitel forklarer om forberedelse til afsendelse af filer via Scan til mappe, forskellige skærmvisninger, fremgangsmåder for afsendelse, og hvordan man kontrollerer afsendelsesresultatet med denne funktion. Forberedelse til afsendelse vha. Scan til mappe Den forberedelse, der er beskrevet nedenfor, er nødvendig for afsendelse vha. Scan til mappe. 1 Slut maskinen til netværket med et Ethernet-kabel, et IEEE 1394- kabel eller brug et trådløst LAN. Hvis du vil tilslutte vha. et IEEE 1394-kabel, skal IEEE 1394-interfacekortet bruges. Hvis du vil tilslutte vha. et trådløst LAN, skal IEEE 802.11b-interfaceenheden bruges. Se Netværksvejledning. 2 Hvis du vil sende scanningsfiler vha. Scan til mappe, skal følgende [Systemindstillinger]-indstillinger være angivet korrekt. (Visse andre indstillinger skal også angives.) IP-adresse subnet-maske Der findes oplysninger om, hvordan du foretager disse og andre indstillinger i Netværksvejledning. Du skal også registrere destinationer og andre informationer i adressebogen. Yderligere oplysninger findes i Vejledning om generelle indstillinger. 3 Foretag indstillinger for afsendelse, som f.eks. komprimering og prioriteret filtype. Se S.113 Send indstillinger. Afsendelse af filer vha. SMB-protokollen er kun tilgængelig i miljøet NetBIOS over TCP/IP. Afsendelse af filer vha. SMB-protokollen er ikke tilgængelig i miljøet NetBEUI. Selv når indstillinger, der er foretaget med kontrolpanelet, Web Image Monitor, Telnet eller andre metoder, ikke tillader brug af SMB eller FTP, er afsendelse af filer stadig mulig. 31
Afsendelse af scanningsfiler vha. Scan til mappe Scan til mappe-skærmbilledet Skærmbilledet Scan til mappe er som vist. De funktionselementer, der vises, fungerer som vælgertaster. Du kan vælge eller angive et element ved at trykke let på det. Når du vælger eller angiver et element på displaypanelet, fremhæves det som. Taster, der ikke kan vælges, vises som. 3 1. Destinationsfelt Viser den valgte destination. Hvis du vælger flere destinationer, kan du få vist dem i den rækkefølge, du har valgt dem, hvis du trykker på [UForrige] eller [TNæste]. Du kan kontrollere de valgte destinationer ved at trykke på tasten {Kontrollér funktioner}. 2. [ ] E-mail/Scan til mappe Tryk for at skifte mellem Scan til mappefunktionen og e-mail-funktionen. Du kan sende en fil til både Scan til mappe- og e- mail-destinationerne samtidigt. 3. Scan til mappe-ikon ( ) Viser, at Scan til mappe-skærmbilledet er vist. 4. [Registreringsnr.] Tryk for at angive en destination vha. et femcifret registreringsnummer. 5. [Indtast destination] Når du angiver en destination, der ikke er på listen, skal du trykke på [Indtast destination] og derefter indtaste destinationen på programtastaturet. 6. [Filnavn / Type] Tryk for at angive navne og formater på de filer, du ønsker at sende. Vigtigt Når scanningsfilen sendes til destinationerne for e-mail og Scan til mappe samtidigt, sendes afsender, emne og meddelelse kun til e-maildestinationer. [Returkvittering] bruges også til e-mail-transmission. For oplysninger, se S.15 Afsendelse af scanningsfiler via e-mail. 7. [ ] Ændre destinationsliste/søg/skift titel Tryk, hvis du vil ændre en destination på leveringsserverlisten til en destinationsliste på denne maskine, for at søge efter en destination. 8. Destinationsliste Viser de destinationer, der er registreret på leveringsserveren eller på denne maskine. Hvis hele listen ikke kan vises på ét skærmbillede, kan [U] eller [T] bruges til at rulle gennem listen. Gruppedestinationer angives med dette symbol ( ). 32