Arbejdsmiljøcertificering Selvevaluering i forhold til DS/OHSAS 18001 og bek. 87 Punkt Emne Bemærkninger Handlingsplan 4.1 Generelle krav Organisationen skal etablere og vedligeholde et arbejdsmiljøledelses-system efter kravene i de følgende punkter. Systemet skal tilpasses den enkelte virksomhed. 4.2 Arbejdsmiljøpolitik Arbejdsmiljøpolitikken skal indeholde generelle målsætninger for arbejdsmiljøet og en målsætning om at forbedre arbejdsmiljøresultaterne. Arbejdsmiljøpolitikken skal være Egnet i forhold til art og omfang af arbejdsmiljørisici Med forpligtigelse til løbende forbedring, Med forpligtigelse til at overholde relevant lovgivning og andre krav Dokumenteret, implementeret og vedligeholdt Medarbejderne skal være repræsenteret i at fastlægge, implementere og evaluere arbejdsmiljøpolitikken. Den skal godkendes af øverste ledelse. Den skal formidles ud til alle medarbejdere, så de er klar over deres forpligtigelse i forhold til arbejdsmiljøet. Arbejdsmiljøpolitikken skal være tilgængelig for interessenter. Den skal gennemgås med passende mellemrum, så den stadig er relevant og egnet.
4.3 Planlægning 4.3.1 Kortlægning - risikoanalyse Der skal være fremgangsmåder til løbende Identifikation af farer Risikovurdering Implementering af risikostyring Fremgangsmåderne skal tage højde for: - normale og unormale aktiviteter - potentielle nødsituationer - underleverandører, besøgende m.fl. - øvrige faciliteter på arbejdspladsen evt. leveret af andre (fx kantinedrift) Metoden til identifikation af farer og risikovurdering skal beskrives og tidsfastsættes for at sikre, at den er proaktiv. Medarbejderne skal inddrages i kortlægning og vurdering af arbejdsmiljøet. Oplysningerne skal holdes opdaterede. 4.3.2 Lov - og myndighedskrav Virksomheden skal etablere og vedligeholde fremgangsmåder til at finde frem til og vurdere de lov - og myndighedskrav, der er relevante for organisationen. Oplysningerne skal holdes opdateret og de skal formidles rundt i organisationen. Det skal undersøges, om der er væsentlige arbejdsmiljøproblemer i forhold til arbejdsmiljøforholdene nævnt i bilaget til Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 87; (Dvs. forhold, der vil kunne udløse et påbud fra Arbejdstilsynet).
4.3.3 Målsætninger Der skal opstilles målsætninger (så vidt muligt målbare) som er rimelige og opnåelige. Husk at fastlægge succeskriterier. Målsætninger kan inddeles i separate mål. Husk at resultaterne af risikovurdering og risikostyring skal tages i betragtning, når målsætninger opstilles (se punkt 4.3.1) Målsætningerne skal være i overensstemmelse med arbejdsmiljøpolitikken (se punkt 4.2). 4.3.4 Arbejdsmiljøledelsesprogrammer Der skal opstilles handlingsplaner for at opfylde målsætningerne. De skal indeholde planlagte foranstaltninger, ansvarlig person samt tidsfrister og opfølgning. Husk at overveje ressourcer i tilknytning til planerne. Handlingsplanerne skal ajourføres løbende. Medarbejderne skal inddrages i udarbejdelse af handlingsplaner. 4.4 Implementering og drift 4.4.1 Struktur og ansvar Der skal foreligge en beskrivelse af opgaver, ansvar og beføjelser i det systematiske arbejdsmiljøarbejde i organisationen (sikkerhedsorganisationen). Øverste ledelse har det endelige arbejdsmiljøansvar. Ledelsen skal sørge for ressourcer. Alle ledere skal udvise engagement. Alle i organisationen har ansvar for arbejdsmiljøet. Ledelsens repræsentant Ledelsens repræsentant skal udpeges fra den øverste ledelse. Vedkommende skal sørge for, at kravene i arbejdsmiljøledelsessystemet er fastsat, iværksat og opretholdt og
rapportere til øverste ledelse, hvordan systemet fungerer. 4.4.2 Uddannelse Organisationen skal udforme og vedligeholde fremgangsmåder, der sikrer medarbejderne de nødvendige kompetencer i forhold til arbejdsmiljøet. Medarbejderne skal være bevidste om: - betydningen af at overholde relevante politikker og efterleve arbejdsmiljøledelsessystemet - personlig indsats i arbejdsmiljøarbejdet - egne opgaver, eget ansvar og konsekvens heraf. Husk at uddannelse skal tage højde for forskellige niveauer for: ansvar, evner og boglig viden samt risiko i arbejdet. 4.4.3 Konsultation og kommunikation Organisationen skal lave og vedligeholde fremgangsmåder, der sikrer, at viden om arbejdsmiljøforhold formidles og behandles. Det skal sikres, at medarbejderne / deres repræsentanter: - involveres i udvikling og gennemgang af politikker og fremgangsmåder til risikostyring - konsulteres, når der sker ændringer, som påvirker arbejdsmiljøet - repræsenteres i arbejdsmiljøsager - får kendskab til sikkerhedsorganisationens medlemmer og ledelsens repræsentant Medarbejderinvolveringen skal dokumenteres.
4.4.4 Dokumentation Organisationen skal på papir eller i elektronisk form - beskrive hovedelementerne i arbejdsmiljøledelsessystemet og hvordan de hænger sammen (gerne med udgangspunkt i eksisterende beskrivelser/manualer) - give henvisninger til relevant dokumentation. Det er vigtigt, at ledelsessystemet holdes på det minimum, som er nødvendigt så det er overskueligt, forståeligt og effektivt. 4.4.5 Dokument- og datastyring Organisationen skal identificere og styre alle dokumenter og data, der indeholder væsentlige oplysninger for driften af arbejdsmiljøledelsessystemet og for at kunne udføre arbejdsmiljøarbejdet korrekt. Det skal sikres, at - man ved, hvor dokumenter og data findes - der sker opdatering og godkendelse - glædende versioner findes, hvor de skal bruges - gamle dokumenter fjernes - der sker opbevaring af væsentlige dokumenter i arkiv i fastlagt tid og de skal være mærket passende Husk backup af dokumenter og data. 4.4.6 Driftsstyring Virksomheden skal identificere de situationer, hvor planlægning og aktiviteter er særlig væsentlige for at minimere risici i arbejdsmiljøet evt. som skriftlige fremgangsmåder og arbejdsinstruktioner.
Skriftlighed kræves i situationer, hvor mangel herpå vil føre til afvigelse fra virksomhedens arbejdsmiljøpolitik og målsætning. Driftsstyring skal hjælpe med til at fjerne eller minimere arbejdsmiljørisici ved kilden. Det gælder også de risici, der kunne skyldes entreprenører, underleverandører eller besøgende. Kortlagte arbejdsmiljørisici ved varer, udstyr og tjenesteydelser, der købes og/eller anvendes af organisationen skal også driftsstyres. Her skal relevante fremgangsmåder og krav formidles til leverandører, entreprenører og underleverandører. Driftsstyring skal også tage højde for situationer, hvor risikoen rækker ind i kunders eller andre eksterne parters områder, fx hvor medarbejderne i organisationen arbejder på en kundes lokalitet. Fremmede virksomheder, der arbejder inden for organisationens område, skal kende relevante fremgangsmåder og arbejdsmiljøpolitik. Fremgangsmåderne til risikostyring bør gennemgås regelmæssigt for at sikre, at de fortsat er egnede og effektive. 4.4.7 Katastrofeberedskab og afværgeforanstaltninger Organisationen skal have beredskabsplaner og fremgangsmåder for at håndtere forudsete hændelser og nødsituationer (se punkt 4.3.1). Hensigten er at kunne forebygge og formindske sygdomme og personskader i forbindelse hermed. Med jævne mellemrum skal katastrofeberedskabet og nødhjælpsudstyr gennemgås især efter ulykker og nødsituationer. Der skal afholdes nødberedskabsøvelser, hvor det er praktisk muligt evt. sammen med
ekstern beredskabstjeneste. 4.5 Kontrol og korrigerende handlinger 4.5.1 Overvågning Organisationen skal etablere og vedligeholde fremgangsmåder til regelmæssig overvågning og måling af arbejdsmiljøets tilstand (nøgleparametre). Hvad der skal overvåges og hvor ofte må vurderes på baggrund af risikoniveauet. Der skal foretages regelmæssige arbejdsmiljøinspektioner fx med tjeklister. Følgende skal overvåges: - er risikostyring implementeret og effektiv - er håndtering af afvigelser og hændelser korrekt og sker der læring heraf - er arbejdsmiljøpolitikken og målsætningerne opfyldt - bliver handlingsplaner fulgt op på - er lov - og myndighedskrav opfyldt - er træning og uddannelse af medarbejdere effektiv Desuden skal hjælpemidler, værnemidler og teknisk udstyr vedligeholdes, kontrolleres og fungere som beskrevet i relevant vejledningsmateriale. Husk kalibrering af måleudstyr. Overvågning skal være dokumenteret. 4.5.2 Ulykker, hændelser, afvigelser og korrigerende og forebyggende handlinger Organisationen skal have fremgangsmåder der beskriver ansvar og beføjelser ved håndtering og undersøgelse af ulykker, hændelser og andre afvigelser. Formålet er at afhjælpe eventuelle konsekvenser af disse, og lave korrigerende og forebyggende handlinger.
Det skal sikres, at de korrigerende og forebyggende handlinger fungerer efter hensigten (evalueres). Inden en handling sættes i værk skal der ske en risikovurdering. Arbejdet med ulykkes- og afvigelsesbehandlingen skal gerne medføre, at der tages udgangspunkt i de tilgrundliggende årsager med henblik på at få dem fjernet. Afvigelser skal være dokumenterede. 4.5.3 Registre og styring af registre Dokumentation af virksomhedens arbejdsmiljøarbejde skal sikres og vedligeholdelse og bortskaffelse beskrives. Det drejer sig fx om registreringer af: Uddannelse Audit planer og resultater Relevante mødereferater Status på handlingsplaner Arbejdsmiljøgennemgange Arbejdsmiljøregistre skal være hensigtsmæssigt opbevarede og lettilgængelige. Opbevaringstid skal fastlægges. 4.5.4 Audit Organisationen skal etablere og vedligeholde et auditprogram og fremgangsmåder for interne audit. Fremgangsmåderne skal omfatte emner, hyppighed og metode. Der skal fastlægges ansvar for og krav til at udføre audits, til afrapportering af og opfølgning på resultaterne. Hvis muligt skal audit udføres af personer som ikke har direkte ansvar for den aktivitet som undersøges.
Audit skal have fokus på arbejdsmiljøledelsessystemets resultater og skal eftervise, om: - kravene i arbejdsmiljøledelsessystemet følges - systemet er indført (kendt) og vedligeholdt - arbejdsmiljøpolitik og målsætninger følges Auditprogram skal tage højde for risikovurdering og resultaterne af foregående audits. Der kan opstå behov for uplanlagte audits fx i tilfælde af ulykker. Ledelsen skal have kendskab til auditresultaterne 4.6 Ledelsens gennemgang Ledelsen skal med jævne mellemrum (fx årligt) gennemgå arbejdsmiljøledelsessystemet for at sikre, at det fortsat er egnet og effektivt. Gennemgange bør fokusere på de overordnede resultater. Gennemgangen kan medføre ændringer i politik, målsætninger, handlingsplaner samt andre dele af arbejdsmiljøledelsessystemet. Gennemgangen skal dokumenteres.