BOLIGKONTORET FREDERICIA Referat fra ekstraordinært bestyrelsesmøde Tirsdag den 20. december 2011, kl. 18.30 på Hotel Kronprinds Frederik, Vestre Ringvej 96, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Rita Jensen, Verner Zachariassen, Poul Erik Poulsen, Bent Klindt Andersen, Solveig Damkjær, Else-Marie Gøhns, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Jørgen Andersen, Gitte Christiansen, Torsten Mørck, Kirsten Sørensen, Jimmy Andersen, Anker Warncke, Jytte Matthiesen, Connie Lauridsen, Lone Jensen, Lone Löyche, Allan Deluga, Preben Lærche og Finn Muus. Afbud: Dagsorden til bestyrelsesmøde 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 11. oktober 2011 Indstilling: Til godkendelse. Beslutning: Godkendt 2. Diverse informationer fra BL Redegørelse: Direktør Bent Madsen er fyldt 50 år. Der er i den forbindelse ikke afholdt en reception. Vi har sammen med BOVIA og Østerbo sendt en fødselsdagshilsen med lidt godt til ganen. Der afholdes kredsvalgmøde den 18. april 2012. I den forbindelse skal bestyrelsen anbefale en indstilling af vore egen boligorganisations kredsrepræsentanter som i dag er Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Else-Marie Gøhns, Bent Klindt Andersen og Finn Muus. Beslutning: Bestyrelsen besluttede at anbefale Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Else- Marie Gøhns, Bent Klindt Andersen og Finn Muus som kredsrepræsentanter i 7 kreds. 1
3. Diverse meddelelser fra Landsbyggefonden. Redegørelse: Det er en meget god boligaftale, som regeringen og oppositionen har indgået. Og hvad er afgørende vigtig, så er det en historisk bred politisk aftale. Den ny boligaftalen afløser det boligforlig, som den tidligere regering indgik med Dansk Folkeparti og De Radikale. Med en renoveringsramme på over 10 milliarder i år vil der blive mulighed for at sætte renoveringer i gang mange steder over hele landet. - Birger Kristensen i Landsbyggefonden er fyldt 60 år. Der er ikke afholdt reception i den forbindelse Beslutning: Der sendes en fødselsdagshilsen med en vingave til Birger Kristensen 4. Evaluering af Kredskonferencen i 7 kreds. Redegørelse: Overordnet var det en rigtig god weekendkonference, hvor oplægget fra SFI vedr. frivillige var for højtragende. Workshopperne var særdeles gode men kunne godt have været begrænset til to i stedet for tre. Beslutning: Som beskrevet 5. Godkendelse af tilskud fra dispositionsfonden, trækningsretten til henholdsvis Sønderparken og Korskærparken. Redegørelse: Bilag og redegørelse fra Regnskabschef Preben Lærche. Beslutning: Godkendt som beskrevet i Bilag 6. Hasselhøj: Redegørelse: Den sidste tekniske dokumentation er nu fremsendt til Landsbyggefonden og der er i den forbindelse fremsendt en ny ansøgning om huslejestøtte for at undgå en kapitaltilførsel. 2
7. Nestlegården: Der har i afdelingen længe været massive problemer med de tekniske installationer. Vandinstallationerne er slidte, med mange rørsprængninger til følge. Herudover er der problemer med vandretliggende afløbsledninger, der ud mynder sig i en del stoppede afløb. Ved nærmere undersøgelser, har det vist sig, at der er manglende vandtætning af gulve og vægge i badeværelserne, at gulvafløbene i badeværelserne i stueplan er fejlagtigt indbyggede, og at der mangler gulvafløb på badeværelserne på 1. og 2. etage.radiatorerne er underdimensionerede og ventilationssystemet fungerer dårligt. Derfor har vi fået udarbejdet en helhedsplan, hvor vi har gennemgået de ovenstående byggetekniske problematikker i afdelingen. En opretning af problemerne medfører, at samtlige køkkener og badeværelser skal renoveres, og der er lavet et overslag over de forventede omkostninger. Afdelingen har på et møde den 24. oktober godkendt renoveringen. Ansøgning til Fredericia Kommune er sendt. Opstart i 2012. Budget: Finansiering: De samlede udgifter til renoveringen er beregnet til kr. 37.121.000 Der ydes et tilskud fra trækningsretten på kr. -2.000.000 Der ydes et tilskud fra egne henlæggelser på kr. -2.500.000 I alt til belåning kr. 32.621.000 Renoveringen finansieres på følgende måde: Støttet lån til byggeskader Ustøttet lån Besparelser på henlæggelser/vedligeholdelse Ydelse på ud amortiseret lån bortfalder kr. 800.000 Beregnet huslejestigning i kroner pr. måned pr. lejemål kr.728,00 Indstilling: Der ydes et tilskud fra trækningsretten på kr. 2.000.000 Afdelingen fritages for indbetaling af amortiseret lån i alt kr. 800.000 Beslutning: Godkendt som indstillet 3
8. Ryes Plads: Redegørelse: Indsigelse fremsendt til BVB Byfornyelsesselkabet. Byfornyelsesselskabet har tilbudt at betale kr. 1,7 millioner i erstatning. Vi har til BVB fremsendt en indsigelse. Landsbyggefonden har oplyst at de ikke vil kræve, at vi eventuelt kører en sag mod BVB. BVB har oplyst at de ikke vil kunne yde flere penge end de allerede har tilkendt os. Der er aftalt et møde i Landsbyggefonden den 12. januar 2012 for at få aftalt den videre proces. En sag mod BVB for den lange behandlingstid af sagen bør overvejes. Beslutning: Redegørelsen blev taget til efterretning og bestyrelsen besluttede at overlade til direktøren at igangsætte en sag hvis det er formålstjenligt. 9. Medborgerhuset Korskær: Skema A på de støttede og ustøttede lån er nu godkendt af Fredericia Kommune. Det ustøttede lån på kr. 16 millioner er godkendt på byrådsmødet den 5. december 2011, efter at der var opstået tvivl i forhold til kommunens mulighed for at kunne garanterer for lånet. Lovgivningen på området siger, at den del af Medborgerhuset i Korskærparken, der ikke finansieres med LBF-støttede realkreditlån efter almenboligloven 91 (renoveringsstøtteordningen), kan finansieres med realkreditlån efter almenboligloven 98 (ekstraordinære renoveringsarbejder) efter kommunalbestyrelsens bestemmelse. Den kommunal garantistillelse er undtaget fra deponeringsreglerne mv. (alment byggeri). 10. Renovering af børnehaven Arken Redegørelse: I forbindelse med renoveringen af børnehaven har det vist sig at den måde gulvbelægningen er udført på i den gamle del af bygningen (det der er bygget før 1978) ikke er hensigtsmæssigt udført. Oprindelig er der lagt vinylfliser hvorpå der senere er lagt en plastfolie, og et korkgulv med slidlag af pvc. Da gulvet med årene er blevet slidt er der lagt spånplade ovenpå den beskrevne konstruktion, hvorpå der er klæbet linoleum. Med mange tætte lag i en konstruktion vil der altid ophobes fugt. Enten opstigende grundfugt, kondens, eller en kombination af begge dele. I dette tilfælde er vi nødsaget til at fjerne gulvbelægningerne helt ned til betonen, da der er kommet trærødder op inde midt i bygningen og der derudover er et voldsomt angreb af skimmelsvamp under hele gulvet. I projektet er der ikke kalkuleret med en forkert opbygning af gulvkonstruktionen, hvorfor ændringen i arbejdets omfang ikke kan holdes inden for det afsatte beløb til uforudsete udgifter. 4
Inspektør Stefan Weihrauch vil være meget betænkelig ved at undlade at undersøge de resterende gulve for mulige skimmelsvampeangreb da der vil være temmelig stor risiko for at der forefindes skimmelsvamp, og måske i en sådan grad at vi ikke kan forsvare bare at lade det blive liggende. Inspektør Stefan Weihrauch, ansøger i overslag om tilførsel af ekstra midler fra dispositionsfonden i størrelsesordenen 300.000 kr. til dækning af en ny gulvkonstruktion. Beslutning: Godkendt 11. Opførelse af 8 boliger i forbindelse med afd. 324 på Ullerupdalvej Redegørelse: Fredericia Kommune ønsker hurtigt, at igangsætter projektet med en udvidelse og ombygning af Bofællesskabet Ullerupdalvej med i alt 8 boliger. Der er socialudvalgsmøde tirsdag den 24. januar 2012, hvor udvalget skal behandle punktet. Der fremsendes til udvalget en redegørelse for Skema A med en anskaffelsessummer på bolig- og servicedel samt oversigt over Fredericia Kommunes samlede udgifter (grundkapital og anskaffelsessum for servicearealer) samt en forventet regulering af driftsaftalen med Boligkontoret Fredericia. Herudover en tidsplan fra skema C til afleveret byggeri (byggeperiode ca. 10 måneder. Idet de eksisterende boliger er opført som almene familieboliger vil disse skulle ommærkes til almene ældreboliger. Opmærkning af de eksisterende boliger vil være en del af Fredericia Kommunes godkendelse af projektet og Fredericia Kommune vil skulle meddele dette til Statens Administration. I forbindelse med ombygningen vil servicearealerne blive reduceret i forhold til den gældende driftsaftale mellem Boligkontoret Fredericia. Kuben Management er sat på sagen vedr. projektet. Beslutning: Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning og godkendte en igangsætning af projektet og en aftale med Kuben Management som bygherrer rådgivere. 12. Godkendelse af oplæg fra forvaltningsrevisionsudvalget ved målsætninger Redegørelse: Forvaltningsrevisionsudvalget har til bestyrelsen udarbejdet forslag til målsætninger og vision og målsætningsprogram som ønskes behandlet på bestyrelsesmødet i februar måned 2012. Af hensyn til det lidt omfattende materiale vil udvalget bede bestyrelsen gennemlæse forslagene inden mødets afholdelse således at det er kommentarer til de enkelte målsætninger der behandles. (Forslag til målsætninger og Visions og målsætningsprogram omdelt) Beslutning: Formanden for udvalget opfordrede bestyrelsen til at læse materialet grundigt igennem og på mødet i februar måned, at komme med deres kommentarer. Bestyrelsen tog redegørelsen og udvalgsformandens opfordring til efterretning 5
13. Meddelelser fra formanden Redegørelse: - Der er til afdelingsbestyrelserne fremsendt en skrivelse der redegør for vor ny organisering i administrationen. - Der er fra bestyrelsen sendt en opfordring til Teknisk Udvalg om at ændre på busdriften da Lumbyesvej har fået en meget dårlig behandling i den nye busdrift. - Alle der har meldt tilbage vedr. en annonce i kommune Fokus har sagt god for at vi deltager. Finn har udarbejdet materialet og bladet kommer først i det nye år. - Edvin Steiness har på Cirkus Dannebrogs vegne forespurgt, om vi i 2012 ønsker at købe et par forestillinger. - Der er afholdt repræsentantskabsmøde i Boligselskabernes Landsforening den 6. december. På mødet blev en ekstraordinær kontingent forhøjelse på kr. 10 pr. bolig, godkendt. - Der er sendt julekort til alle medlemmer af vore afdelingsbestyrelser Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede at sige nej tak til Cirkus Dannebrog for nuværende. 14. Administrativt nyt til orientering / beslutning Redegørelse: Med baggrund i den organisatoriske omlægning, er det aftalt med fuldmægtig Kirsten Källberg, at hun fra 1. januar 2012 vil få opgaven med at være direktionssekretær / driftssekretær. Kirsten vil herudover skulle service bestyrelse og de stående udvalg under bestyrelsen. Seniorordning: A hoc. udvalg vedr. Seniorordning. Der har den 20. december været afholdt møde i udvalget. Udvalget har aftalt et oplæg som vil blive sendt rundt til bestyrelsen forud for direktørens en forhandling med personalet. Driftschef: : Der er den 16. november afholdt ansættelsessamtaler med tre kandidater til jobbet som driftschef. Et enigt ansættelsesudvalget har peget på Steffen Møller Borgbjerg, som i dag er driftschef ved Domea. Ny driftschef Steffen Møller Borgbjerg start i sin stilling, fredag den 13. januar 2012. Planen er at Steffen indtil vi er færdige med ombygningen vil få sin arbejdsplads i stueetagen. Direktions og Driftssekretær Kirsten Källberg vil blive placeret på 1-sal. 6
15. Lukkede sager 16. Drøftelse / beslutning vedr. fremtidig IT strategi for bestyrelsen Redegørelse: Brugen af IT til at reducerer forbruget af papir udvikler sig eksplosivt i disse år, hvorfor muligheden for at kunne gøre brug af nye teknologier bør tilbydes bestyrelsen. Det foreslås at der i 2012, som et forsøg, afholdes bestyrelsesmøder, hvor bestyrelsesmedlemmerne medbringer deres bærbarer pc er til møderne, indeholdende indkaldelsen / dagsordenen og senere referater. Bestyrelsen tilbydes på den baggrund følgende: - Bestyrelsesmedlemmer der efter afskrivning af deres pc er ønsker en IPAD kan få en sådan udleveret med opkobling til vor webserver / mail og kalender. - Bestyrelsesmedlemmer der ønsker at få en IPAD som nyt arbejdsredskab kan frikøbe deres pc er. - Bestyrelsesmedlemmer der ønsker at fastholde en bærbar PC som arbejdsredskab kan gøre dette. - Såfremt man som bestyrelsesmedlem ønsker en Mac, vil man selv skulle betale prisforskellen fra en almindelig bærbar pc. - IPAD s vil blive udleveret med en 3G opkobling hvorfor tilskuddet på kr. 2000 om året til internettet bortfalder. Brug af 3G i udlandet betales af brugeren selv. Beslutning: Bestyrelsen godkendte forslaget. Der afholdes et kursus i såvel IPAD s som brugen af Pc er og webmail i januar måned 2012. 17. Eventuelt Redegørelse: Vi har fra Fredericia Advokaterne modtaget materiale vedr. køb af Lillebæltsskolen. Omfanget af en eventuel ombygning vil efter direktionens vurdering, blive for omfattende til at vi kan gå ind i et køb. Ved nedrivningen af ejendommen vil Fredericia kommune skulle stille med grundkapital hvorfor det for nuværende ikke ses som en mulighed. Formanden for Medieudvalget Torsten Mørck roste den nye udgave af bladet lejligheden og opfordrede alle til at komme med gode ideer til artikler. I det nye nummer vil der komme en deadline for aflevering af artikler. Formanden Lis Gregersen ønskede alle en glædelig Jul & et Godt Nytår. Lis Gregersen Flemming Nis Lorenzen Finn Muus Formand Næstformand Direktør 7