Referat - Åben dagsorden Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget 2014-2017 Borgmesterkontoret Hjørring Kommune Side 1. Mødedato: Mødet påbegyndt: kl. 13:00 Mødet afsluttet: kl. 16:00 Mødested: Mødelokale 122, 1. sal Hjørring Rådhus Fraværende: Børge Bech Følgende sager behandles: Pkt. Tekst Side 1 Regnskabsafslutning 2014 Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalgets 2 område 2 Status på Stadionprojektet 5 3 LED-bander, pylon og storskærm på stadion 8 4 Handicappolitik - handleplan for 2015-2016 for Fritids-, kultur- og bosætningsområdet 13 5 Idrætsprisen 2014 16 6 Børneteaterfestival 2019 18 7 Kulturkonferencer og seminarer i 2015 23 8 Eventuelt 25
Side 2. 00.32.00-S00-1-15 1. Regnskabsafslutning 2014 Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalgets område Resumé Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget skal behandle regnskab 2014, samt forslag til budgetoverførsler fra 2014 til 2015 for drift og anlæg, inden sagen oversendes til Økonomiudvalg og Byråd. Sagsfremstilling Det samlede regnskabsresultat udgør 94,164 mio. kr. og afviger med 3,786 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget for 2014. Afvigelsen svarer til 3,87 % af det korrigerede budget for 2014. Opfølgning på målsætninger og beskrivelse af de væsentligste afvigelser i regnskabet for 2014 er beskrevet i de vedhæftede regnskabsbemærkninger. Driftsoverførsler Af bilag 2 fremgår forslag til overførsler på drift. Der foreslås, jf. bilag 2, en samlet overførsel på 2,778 mio. kr. Det resterende beløb 1,008 mio. kr. foreslås overført til kassen. Beløbet udgør dels merindtægt 0,578 mio. kr. i forhold til det budgetterede, vedr. statsrefusionen for driftstilskud til Vendsyssel Teater, dels mindreforbrug 0,430 mio. kr. på konto til vedligeholdelse af fritids- og kulturbygninger. Biblioteket har ansøgt om overførsel af 1,918 mio. kr. fra 2014 til 2015. Beløbet ligger udover den automatiske overførselsadgang, der for Bibliotekets vedkommende i 2014 udgør 1,704 mio. kr. Begrundelsen for at hele beløbet skal overføres er, at der over de sidste to år er "opsparet" til indretningen af Hirtshals Bibliotek, som påbegyndes i 2015. Anlægsoverførsler Det foreslås, at der på anlæg fra 2014 til 2015 overføres netto 4,609 mio. kr. Udspecifikation af anlægsrulningerne fremgår af bilag 3.
Side 3. Lovgrundlag Indenrigs- Sundhedsministeriets bekendtgørelse nr. 86 af 17. januar 2011. LBK nr. 581 af 24. juni 2009 om kommunernes styrelse. Administrativ styring i Hjørring Kommune. Økonomi Der henvises til sagsfremstillingen. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Ingen bemærkninger. Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger. Bilag 1. Regnskabsbemærkninger for drift 2014 for Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalgets område. 2. Forslag til driftsoverførsler 2014 til 2015 for Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalgets område. 3. Søjlediagram mindreforbrug ialt FKB 2014. 4. Forslag til anlægsoverførsler 2014 til 2015 for Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalgets område. Direktionen indstiller, at Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget tager de vedlagte regnskabsbemærkninger til efterretning at Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget godkender de foreslåede overførsler vedr. drift at Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget godkender de foreslåede overførsler vedr. anlæg, og at sagen videresendes til Økonomiudvalg og Byråd med Fritids-, Kulturog Bosætningsudvalgets bemærkninger
Side 4. Beslutning Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget godkender indstillingen med følgende ændringer: Mindreforbrug på 0,430 mio. kr. under Vedligeholdelse fritids- og kulturbygninger overføres. Mindreforbrug på 0,680 mio. kr. på anlægsprojektet Hirtshals Idrætscenter multisal anlægstilskud overføres og reserveres til opgradering af teknisk udstyr mv. på stadionprojektet, jf. anden sag på dagsordenen. Børge Bech deltog ikke i mødet.
Side 5. 04.04.00-P20-1-13 2. Status på Stadionprojektet Resumé Sagen rummer en status på stadionprojektet og den forventede projektøkonomi. Endvidere fremlægges mulige optioner på tilkøb af teknisk udstyr mv. Sagsfremstilling Med henblik på at få truffet beslutning om udnyttelse af mulige optioner på bygherreudgifterne på stadionprojektet, fremlægges en status med vægt på økonomien. Byggeriet skrider frem som planlagt og forventes afleveret til tiden, så det er klart til brug i uge 30. Hjørring Kommune er bygherre og håndterer således den samlede projektøkonomi på 33,6 mio. kr. I dette budget er der afsat 1,5 mio. kr. til uforudsete udgifter og fælles tilkøb til projektet. Der er pt. disponeret over knap 900.000 kr. Der kan stadig vise sig behov for finansiering af udforudsete udgifter. Det vurderes dog, at projektbudgettet overholdes. Ud over projektbudgettet har Hjørring Kommune afsat godt 1 mio. kr. til bygherreudgifter så som inventar og tekniske opgraderinger. Af større poster skal nævnes, at der er truffet beslutning om at forlænge tribunetaget, så hele vesttribunen er forberedt for montering af sæder. Endvidere afholdes udgifter til inventar, skiltning mv. Der er endvidere tre optioner, som kræver stillingtagen: 1. Etablering af strøm til TV transmission. Klubberne har adgang til en del indtægter som følge af salg af TV rettigheder. Produktionsselskabet har oplyst, at dette kræver etablering af 2x63 amp. strøm til brug for OB-vogne. Dette beløber sig inklusiv tilslutningsafgift til ca. 270.000 kr. Omkostningen indregnes i beregningsgrundlagt for stadionlejen. 2. Det eksisterende lydanlæg består af 2 højtalere, som skal spille med meget høj volumen, for at kunne høres på hele stadion. Et nyt anlæg med placering af
mindre højtalere på de forskellige tribuneafsnit vil dels kunne reducere styrken og dels give forbedret talegengivelse. Udgiften hertil skønnes at udgøre 325.000 kr. Hjørring Kommune Side 6. 3. Under forudsætning af, at parkeringspladsproblematikken løses, vil der kunne monteres 138 ekstra sæder under det forlængede tribunetag. Udgiften hertil vil ca. udgøre 80.000 kr. Der pågår endvidere drøftelser med klubberne om etablering af LED-bander, storskærm og digital pylon mod Skolevanger. Dette er beskrevet i særskilt sag. Chefkonsulent Bjarke Langkjær deltager i punktets behandling. Lovgrundlag Kommunalfuldmagten. Økonomi Udgifterne til selve byggeriet kan rummes indenfor det afsatte projektbudget. De afsatte midler til bygherreudgifter vil endvidere kunne dække de pt. kendte udgifter. Finansiering af de opstillede optioner på i alt ca. 680.000 kr. kan anvises af et rådighedsbeløb, som overføres fra 2014. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Ingen bemærkninger. Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger. Kommunaldirektøren indstiller, at udvalget træffer beslutning om, der skal arbejdes videre med de beskrevne optioner
Side 7. Beslutning Indstillingen blev godkendt. Udvalget foreslår, at finansieringen sker ved brug af uforbrugte anlægsmidler fra 2014. Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget indstiller, at der arbejdes videre med optionerne med finansiering af uforbrugt anlægsbeløb på 0,680 mio. kr., jf. udvalgets indstilling vedrørende regnskabsafslutningen, med samtidig frigivelse af beløbet. Børge Bech deltog ikke i mødet.
Side 8. 04.04.00-P20-1-13 3. LED-bander, pylon og storskærm på stadion Resumé Der fremlægges forslag til etablering af digitale informationssystemer på stadion, herunder forslag til finansiering og ejerforhold. Sagsfremstilling I forbindelse med etablering af ny stadionbygning og renovering af baneanlægget er der fra klubbernes side fremkommet ønske om etablering af nye tidsvarende digitale systemer til visning af information og sponsorreklamer under kampene. Sagen rummer gennemgang af mulighederne og forslag til etablering og finansiering. 1. LED-bander langs østtribunen Som del af renoveringen af baneanlægget på Hjørring Stadion etableres der fast bandehegn rundt om banen. Dette sker af sikkerhedsmæssige grunde, men hegnet kan også anvendes til påmontering af sponsorreklamer. De to fodboldklubber Vendsyssel FF og Fortuna Hjørring har udtrykt ønske om at opsætte digitale LED-bander på østsiden langs den nye ståtribune. Det vurderes, at en sådan løsning vil give mulighed for øgede indtægter. Det foreslås at Hjørring Kommune indkøber og opsætter banderne. Finansiering sker over en 5-årig leasingkontrakt, og der indgås en benyttelsesaftale med klubberne og fastsættes en benyttelsesafgift. 2. Pylon med digital skærm mod Skolevangen Det er aftalt med Nord Energi, at der skal skiltes med stadionnavn bl.a. mod Skolevangen. Udgifter til skiltning afholdes af Nord Energi. Klubberne er endvidere interesseret i at kunne skilte med oplysninger om kommende kampe mv. En optimal løsning vil være en markant pylon med stadionnavn (5 eller 7 m høj) og en digital skærm (ca. 2x3 m). På skærmen kan der vises relevant information så som kampdata, kampsponsor, spillerprofiler og klubnyheder. Endvidere vil der kunne vises informationer om andre aktiviteter på stadion f.eks. om Dana Cup.
Da skærmen vender mod offentlig vej må den ikke bringe produktreklamer. Opsætningen skal endvidere godkendes af Udvalget for Teknik & Miljø. Hjørring Kommune Side 9. Finansiering af pylonen fordeles mellem parter ud fra følgende principper: Nord Energi betaler andel for skiltning med stadionnavn Klubberne betaler for skærm Fundment og pylon deles mellem Nord Energi og klubberne. Udgift til den digitale skærm påhviler klubberne. 3. Storskærm med måltavle En moderne storskærm i format 7,2 x 4 m, vil kunne bringe informationer i forbindelse med kampafvikling, bl.a. måltavleinformationer. Skærmen vil endvidere kunne bringe andre informationer om kampens udvikling (advarsler mv.), spillerprofiler og sponsorer. Endelig vil kampen kunne vise direkte TV transmission, da TV-selskaberne stiller signal til rådighed for stadion. I forbindelse med andre typer arrangementer som Dana Cup, koncerter eller lignende kan skærmen bruges som almindelig storskærm. Finansiering af skærmen fordeles således: Hjørring Kommune bidrager med det beløb, som var afsat til flytning og genbrug af eksisterende måltavle (50.000 kr.) Klubberne finansierer den øvrige udgift (skærm + andel af fundament mv.) Generelt om ejerforhold, finansiering og ansvar Med hensyn til ejerforhold og ansvar, er der to hovedmodeller: 1. Hjørring Kommune indkøber udstyret og bevarer dermed ejerforholdet. Dette giver endvidere en entydig placering af ansvaret for udstyret. Kommunens udgift dækkes ind via en benyttelsesafgift der aftales som del af en generel aftale med klubberne. Aftalen skal endvidere beskrive klubbernes ansvar under brug af udstyret, afholdelse af vedligeholdelsesudgifter samt varetagelse af opgaver i forbindelse med brugen af udstyret. 2. Klubberne indkøber udstyret. Der indgås aftale om, at klubberne kan placere og benytte udstyret på stadion. Modellen er anvendelig, men der kan opstå problemer med placering af ansvaret for og vedligeholdelse af udstyret. Såfremt der sker kommunal medfinansiering på f.eks. fundament mv. er der en udfordring i at fastlægge ejerforholdet og ansvaret for vedligeholdelsen.
Vedr. finansiering: Model 1. kan finansieres ved at kommunen leaser udstyret over en 5-årig periode med en begrænset restværdi efter perioden. Dette foreslås, da udvikling af nyt digitalt udstyr sker meget hurtigt, og da der er væsentlig slidtage på LED-teknologien. Klubberne betaler en benyttelsesafgift, som er beregnet på markedsvilkår og som dække kommunens udgifter. Hjørring Kommune Side 10. Som alternativ kan klubberne medfinansiere via bidrag fra sponsorer. Såfremt kommunen indkøber udstyret, skal der betales fondsafgift på 17,5% af bidragene. Anbefaling Efter drøftelse med klubberne er der enighed om at anbefale følgende: Hjørring Kommune indkøber udstyret. Der indgås en aftale med klubberne om en fast benyttelsesafgift for en femårig periode. Aftalen er i udgangspunktet uopsigelig i aftaleperioden (5 år). Der indføjes dog bestemmelser om genforhandling, såfremt der sker væsentlige ændringer i klubbernes sportslige placering (op- eller nedrykning). Hjørring Kommune vedligeholder udstyret Klubberne har ansvaret for opsætning af reklamespots mv. og brug under kampene. Anvendelsen af skærmen i pylonen aftales mellem klubberne. Skærmens brug skal respektere de af Udvalget for Teknik & Miljø godkendte retningslinjer. Sag herom udarbejdes. Det videre forløb Under forudsætning af godkendelse i Økonomiudvalget gennemføres der et EU udbud. Udbuddet annonceres under forudsætning af, at klubberne har accepteret en foreløbig aftale om benyttelse og betaling af benyttelsesafgift. Endelig aftale indgås når udbuddet er gennemført. Der tages forbehold for aflysning af budgetmæssige årsager. Klubberne inddrages i valget af leverandør. Chefkonsulent Bjarke Langkjær deltager i punktets behandling. Lovgrundlag Kommunalfuldmagten.
Side 11. Økonomi Den samlede investering antages at udgøre ca. 1,6 mio. kr. Leverancen forventes dermed at overskride tærskelværdien og skal således i EU udbud. Udstyret leases gennem Kommune Leasing over fem år med en årlig termin. P.t. skønnes en rentesats på 1 %. Der aftales en benyttelsesafgift med de to klubber. Fordeling mellem klubberne aftales nærmere, men det forventes at der tages hensyn til den enkelte klubs indtægtsmuligheder. Investeringen vil ikke påvirke kommunens driftsramme og vil ikke belaste lånerammen. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Ingen bemærkninger. Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger. Direktionen indstiller, at der træffes beslutning om gennemførelse af EU-udbud af digitale skærme og bander på Hjørring Stadion at finansiering af udstyret sker via indgåelse af en leasingkontrakt at der indgås aftale med klubberne om brug af udstyret og om betaling af benyttelsesafgift at sagen fremsendes til Byrådet med anbefaling af o at der gives en bruttobevilling på 1,6 mio. kr. +/- 20 % o at bruttoudgiften finansieres ved oprettelse af leasingkontrakt o at Økonomidirektøren bemyndiges til at oprette leasingkontrakt inden for den bevilgede bruttoramme o at Kommunaldirektøren bemyndiges til at antage det økonomisk mest fordelagtige tilbud og indgå aftale med klubberne o at Byrådet orienteres om sagens udfald
Side 12. Beslutning Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget anbefaler, at indstillingen følges. Børge Bech deltog ikke i mødet.
Side 13. 27.15.00-P22-1-14 4. Handicappolitik - handleplan for 2015-2016 for Fritids-, kultur- og bosætningsområdet Resumé Byrådet har tidligere besluttet, at Handicappolitikken skal følges op af en handleplan, som beskriver de aktiviteter og initiativer, der forventes gennemført for at understøtte implementeringen af Handicappolitikken. Administrationen har bedt Folkeoplysningsudvalget udarbejde forslag til handleplan for 2015 og 2016. Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget bedes drøfte og godkende Folkeoplysningsudvalgets forslag til indsatser. Sagsfremstilling Indsatserne i Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget for 2013-2014 blev drøftet i Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget 25. november 2014 og en samlet slutstatus for alle fagudvalg blev forelagt SÆH udvalget primo januar 2015. SÆHudvalget besluttede på sit møde, at anmode alle fagudvalg om at udarbejde et forslag til handleplan for 2015-2016. SÆH-udvalget besluttede også, at fokusområdet for de kommende års handleplaner fortsat er INKLUSION og de inkluderende aktiviteter er igangsat. Inklusion og inkluderende aktiviteter er bl.a. initiativer, der understøtter, at mennesker med handicap i videst muligt omfang bliver selvhjulpne, kan udøve selvbestemmelse samt indgå i sociale relationer og netværk på lige fod med andre. Det anbefales, at der bl.a. sættes fokus på de teknologiske og digitale muligheder, der er med til at understøtte inklusion (For Fritids-, Kultur- og Bosætningsområdet kan inklusion f.eks. være tilgængelighed i kommunale bygninger, teknologisk tilgængelighed til information om fritids- og kulturaktiviteter, digitale løsninger mv.) I bilag 1-5 er beskrevet de forventede indsatser for Fritids-, Kultur- og Bosætningsområdet for 2015 - og 2016. Handleplanerne er 2-årige og evalueres årligt. Kort oprids: At puljen til mindre anlægsinvesteringer indeholder kriterier, der tilgodeser Handicappolitikken. Fokus på synligheden af foreningsaktiviteter målrettet børn med særlige behov, handicap mv. Herunder igangsætning af formaliseret samarbejde mellem Folkeoplysningsudvalget og Handicaprådet.
Fortrinsret til kommunale idrætsfaciliteter for borgere med funktionsnedsættelse - på udvalgte tidspunkter. Forvaltningen skal arbejde aktivt for at skabe rutiner, der sikrer at handicappolitikken medtages på alle niveauer og i de beslutninger der træffes. Forbedring af tilgængeligheden og brugen af kommunale haller. Hjørring Kommune Side 14. Lovgrundlag Udarbejdelse af en kommunal handicappolitik er ikke et lovkrav. Politikken udarbejdes med udgangspunkt i Kommunalfuldmagten. Økonomi Der er ikke afsat særskilt økonomi til de enkelte indsatser på nær indsatsen i Vandhuset. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Ingen bemærkninger. Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Handicappolitikkens fokusområde "Inklusion" understøtter, at mennesker med handicap i videst mulig omfang bliver selvhjulpne, kan udøve selvbestemmelse samt indgå i sociale relationer og netværk på lige fod med ikke handicappede. Bilag 1. Pulje til mindre anlægsinvesteringer indeholder kriterier, der tilgodeser handicappolitikken 2. Fokus på synlighed af foreningsaktiviteter, målrettet børn med særlige behov, handicap mv. 3. Fortrinsret til kommunale idrætsfaciliteter for borgere med funktionsnedsættelser - på udvalgte tidspunkter. 4. Forvaltningen skal arbejde aktivt for at skabe rutiner, der sikrer at handicappolitikken medtages på alle niveauer og de de beslutninger, der træffes. 5. Forbedring af tilgængeligheden og brugen af kommunale haller Kommunaldirektøren indstiller, at Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget drøfter og godkender vedhæftede handleplaner
Beslutning Udvalget præciserer, at fortrinsretten til idrætsfaciliteter på udvalgte tidspunkter gælder de kommunale Idrætshaller (excl. svømmehaller). I øvrigt blev indstillingen godkendt. Hjørring Kommune Side 15. Børge Bech deltog ikke i mødet.
Side 16. 00.05.07-G01-2-14 5. Idrætsprisen 2014 Resumé Udvælgelse til idrætsprisen 2014 Sagsfremstilling Der foreligger indstillinger til idrætsprisen 2014. Idrætsprisen har været annonceret og der er udsendt brev til alle registrerede idrætsforeninger under Folkeoplysningsområdet i Hjørring Kommune med anmodning om at indsende indstillinger. Fristen var fastsat til 15. februar 2015. Følgende kriterier er opstillet for at komme i betragtning til at modtage idrætsprisen. Personen, holdet eller foreningen skal have: 1. Vundet danske eller jyske mesterskaber indenfor Danmarks Idrætsforbunds specialforbund. 2. Sat danmarksrekord indenfor Dansk Idrætsforbunds specialforbund. 3. Vundet Danske Gymnastik- og Idrætsforeningers landsmesterskaber. 4. Vundet danske eller jyske mesterskaber indenfor andre idrætsorganisationer. Herudover er der mulighed for at belønne: 5. Enkelte bemærkelsesværdige præstationer blandt idrætsudøvere. 6. Idrætsledere der har ydet en særlig indsats i en klub i en længere periode. Fritids- og Kulturudvalget godkendte i 2008 på baggrund af Folkeoplysningsudvalgets indstilling, at der maksimalt kan indstilles 1 leder pr. klub. Alle, der er medlem af en forening/klub godkendt i Hjørring Kommune, kan komme i betragtning til idrætsprisen. Alle (foreninger og enkeltpersoner) kan indsende forslag til kandidater. Indstillingen skal begrundes: Hvis indstillingen sker under henvisning til pkt. 1-4 (mesterskaber og rekorder), skal der i forbindelse med indstillingen foreligge dokumentation for kravet om, at det pågældende mesterskab/rekord er præsteret i den bedste række indenfor den pågældende idrætsaktivitet.
Side 17. Lovgrundlag Kommunalfuldmagten. Økonomi Ingen bemærkninger. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Ingen bemærkninger. Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger Bilag 1. Oversigt over indkomne indstillinger til Idrætsprisen 2014. 2. Indstilling fra Tokon Hjørring til idrætslederprisen 2014. Kommunaldirektøren indstiller, at Folkeoplysningsudvalgets indstilling følges Historik Folkeoplysningsudvalget, 25. februar 2015: Det vedtoges at indstille at prisen fordeles i henhold til indstilling udarbejdet af forvaltningen at lederprisen uddeles i henhold til indstillingen fra Tokon at der uddeles en varig gave i form af f.eks. glas at der som hidtil indstilles præstationer opnået inden for Danmarks Civile Hundeførerforening Beslutning Indstillingen godkendes. Børge Bech deltog ikke i mødet.
Side 18. 20.01.05-P20-1-15 6. Børneteaterfestival 2019 Resumé Direktionen fremlægger oplæg til ansøgning om at blive værtskommune for Børneteaterfestivalen 2019. Festivalen er tænkt som en del af profileringen af det nye Teateroplevelseshus samtidig med, at den skaber opmærksomhed og kendskab til professionel scenekunst for børn og unge. Udvalget skal tage beslutning om hvorvidt Hjørring Kommune skal ansøge om at blive værtskommune for Børneteaterfestivalen i 2019. Sagsfremstilling Baggrund Forvaltningen er efter henvendelse fra Vendsyssel Teater, blevet opmærksom på muligheden for at blive værtskommune for Børneteaterfestivalen. Efter at have været i kontakt med Teatercentrum, institutionen bag festivalen, er Hjørring Kommune blevet tilbudt muligheden for at ansøge om at blive værtskommune for den eftertragtede festival i 2019. Om festivalen Den allerførste børneteaterfestival blev afholdt i 1971. 15 teatre deltog med 35 forskellige forestillinger. I dag er festivalen verdens største af sin art med flere end 100 teatre, 150 forskellige forestillinger og 600 opførelser. I løbet af festivalen tilbydes alle børn og unge i værtskommunen at komme i teatret, og alene i festivalens sidste weekend kigger mere end 20.000 børn, unge og voksne forbi. Værtskommunen besøges af ca. 1.000 teaterfolk, internationale gæster og teaterformidlere. Festivalen er tidligere blevet afholdt i Hjørring Kommune. Dette tilbage i 1982 med 80 forestillinger og 47 teatre. Formål Med åbningen af det nye Teateroplevelseshus i 2016 får Hjørring Kommune et nyt omdrejningspunkt for byens kulturliv. Samtidig åbnes muligheden for at tiltrække og arrangere nye og større arrangementer i kommunen. Teateroplevelseshuset vil kunne danne en ideel ramme omkring et arrangement som Børneteaterfestivalen og være centrum for et kommunalt fokus på kultur og børneteater. Med Hjørring som værtskommune i 2019 vil kommunen kunne sætte spot på børneteater og give en større kreds af børn, unge og deres forældre lejlighed til
at opleve professionel scenekunst. Samtidig vil en begivenhed som børneteaterfestivalen sætte Hjørring på det kulturelle verdenskort, da festivalen også er et branchetræf, hvor hele børneteaterverdenen i Danmark såvel som internationalt mødes. Endvidere er festivalen en manifestation af børnekulturen, som skaber stor national opmærksomhed i medierne. Som værtskommune kan Hjørring og Teateroplevelseshuset medvirke til præsentere det bedste af dansk børneteaterproduktion og sikre udbredelsen af scenekunst. Festivalen kan samtidig være med til at styrke kultursamarbejdet med andre nordjyske kommuner samt Region Nordjylland. Hjørring Kommune Side 19. Proces og organisering Børneteaterfestivalen udvikles og arrangeres i et samarbejde mellem Teatercentrum og værtskommunen. Teatercentrum er en selvejende institution under Kulturministeriet. Det er et kompetencecenter for udbredelse og formidling af scenekunst for børn og unge. De opgaver, der skal løses i forbindelse med festivalen, er fordelt sådan, at Teatercentrum er ansvarlig for alt, der har med det teaterspecifikke at gøre, mens værtskommunen har ansvaret dels for de lokale faciliteter, dels for en række kreative opgaver, der i kraft af lokalkendskabet giver kommunen mulighed for at sætte sit eget præg på festivalen og gøre den til en lokal begivenhed. Forvaltningen anbefaler, at Børneteaterfestivalen arrangeres med Hjørring Kommune som hovedarrangør i et samarbejde med Frederikshavn Kommune, Forslaget om samarbejdet mellem kommunerne blev præsenteret på den fælles KulturAlliances årsmøde den 4. februar 2015. Frederikshavn Kommune er positiv indstillet overfor et samarbejde, og man vil gerne se nærmere på et konkret udspil med hensyn til økonomi. Placeringen af festivalen afhænger bl.a. af påske og andre helligdage, men festivalen afvikles typisk i uge 15, 16 eller 17. Altså i forårsmånederne hvor belægningen på hoteller og overnatningssteder kan få et gunstigt bidrag. Der deltager 450-500 teaterfolk fra 100-120 teatre med 160-190 forestillinger. Herudover tiltrækker festivalen gæster fra hele landet samt både dansk og international presse. Baseret på tidligere års erfaringer genererer dette 5000-6000 ekstra overnatninger. Kontrakt Kontrakten med Teatercentrum underskrives to år før afviklingen af festivalen dvs. i 2017. Hvis beslutningen om at være værtskommune skulle møde politisk modstand efter kommunalvalget i november 2017, har Hjørring Kommune mulighed for at tage forbehold for dette i kontrakten.
Festivalens struktur Festivalen er inddelt i: Lukkede forestillinger for skoler og institutioner, der placeres mandag til torsdag i festivalsugen. Åbne forestillinger i hverdagene i hele kommunen, der placeres mandag til torsdag i festivalsugen. Åbne Internationale gæsteforestillinger i Hjørring by Åbne forestillinger i weekenden med udlevering af ca. 25.000 gratis billetter i Hjørring by Hjørring Kommune Side 20. Teater og skole i optaktsamarbejde Forvaltningen ser Børneteaterfestival 2019 som en mulighed for at få teaterlivet tættere på kommunens skoler og blive en aktiv del af den åbne skole. Som optakt til selve festivalen i 2019 nedsætter Vendsyssel Teater og Hjørring Kommunes skolevæsen en arbejdsgruppe i primo 2015, som skal udarbejde en model for et tættere samarbejde mellem teater og skolevæsen. Forventningen er, at arbejdsgruppens resultater vil blive implementeret og løbende udvikle sig frem mod Børneteaterfestivallen i 2019. Lovgrundlag Folkeskoleloven, den åbne skole Scenekunstloven Kommunalfuldmagten Økonomi Festivalen har et budget på 4,5 millioner (i 2014 priser), som skal betales primo 2019. De udgifter, som indgår i festivalbudgettet er refusionsberettigede i henhold til bekendtgørelse om statsrefusion ved køb af refusionsgodkendte forestillinger (børne- og opsøgende teater, 25 i scenekunstloven). Refusionen udregnes således: festivalpris x 0,92 x 0,5. Det vil sige netto 2,2 mio. kr. Herudover vil der være nogle ekstra udgifter, som afholdes af værtskommunen. Disse udgifter er skønnet til 200.000 kr. ud fra Teatercentrums sædvanlige erfaringer.
Finansiering Finansieringen foreslås sammensat af flere forskellige bidragsydere: Børne- og Undervisningsforvaltningen foreslår, at det årlige budget til skoleteater afsat i 2018 og 2019 inddrages i finansieringen af Børneteaterfestivalen 2019, det drejer sig om i alt ca. 350.000 kr. Hjørring Kommune Side 21. Den regionale kulturaftale og private fonde vil blive ansøgt som bidrag, ligesom Frederikshavn Kommune vil blive ansøgt om at være medfinansierende i et mindre omfang, i form af køb af forestillinger og profileringsstøtte. Den resterende del af finansieringen foreslås tilvejebragt enten ved, at det indarbejdes som en post i budgettet, eller at der sker en finansiering fra FKB s frie puljer og Økonomiudvalgets udviklingspulje. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser En kommunal arbejdsgruppe nedsættes bestående af de primære kontaktpersoner fra Hjørring Kommune, herunder repræsentanter for Plan og Udvikling, Børne- og Undervisningsforvaltningen samt Teknisk Forvaltning. Derudover vil teknisk servicepersonale på skoler og daginstitutioner, som lægger lokaler til forestillinger, samt pædagogisk personale på alle skoler og dagtilbud, blive inddraget i et vist omfang omkring afviklingen af og deltagelsen i forestillinger rundt i kommunen. Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger. Direktionen indstiller, at Børne-, Skole- og Uddannelsesudvalget/Fritid-, Kultur- og Bosætningsudvalget indstiller til Økonomiudvalget, at Hjørring Kommune skal ansøge om at blive værtskommune for Børneteaterfestivalen 2019 på baggrund af nærværende sagsfremstilling og det fremlagte budgetoplæg at der samtidig træffes beslutning om, at Hjørring Kommune indleder samarbejde med henblik på at inddrage Frederikshavn Kommune som samarbejdspartner
Side 22. Beslutning Hjørring Teater tilbydes at indgå i arbejdet med festivalen. I øvrigt godkendes indstillingen. Børge Bech deltog ikke i mødet.
Side 23. 81.45.00-G20-1-15 7. Kulturkonferencer og seminarer i 2015 Resumé I 2015 er der en række konferencer og seminarer på kulturområdet. Udvalget skal tage stilling til eventuel deltagelse. Sagsfremstilling I 2015 er der en række konferencer og seminarer på kulturområdet: Kulturpolitisk topmøde, 6. marts 2014 Dansk Biblioteksforenings årsmøde, Århus, 2015, 16.-17. april KL s Kultur- og Fritidskonference, Helsingør, 21.- 22. maj 2015 Kulturmødet på Mors, 20.-22. august Kulturstyrelsens årsmøde, Nyborg Strand, 8-9. oktober På mødet foreslås det, at eventuel deltagelse drøftes. Lovgrundlag Ingen bemærkninger Økonomi Ingen bemærkninger. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Ingen bemærkninger. Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger. Kommunaldirektøren indstiller, at deltagelse drøftes
Beslutning Udvalget prioriterer fælles deltagelse i KL s Kultur- og Fritidskonference, Helsingør, 21.- 22. maj. Hjørring Kommune Side 24. Børge Bech deltog ikke i mødet.
Side 25. 00.22.00-A26-1-14 8. Eventuelt Beslutning Intet. Børge Bech deltog ikke i mødet.
Side 26. Underskrifter Sven Bertelsen John Robert Larsen Line Kraghede Jensen Børge Bech Michael Vajhøj Henrik Jørgensen Claus Mørkbak Højrup