2011 Retningslinier for håndtering af sygdom Lene Anitta Kærgaard Banedanmark 24 08 2011
INDHOLD Forord...3 Hv orfor arbejde med fravær?...4 Hå ndtering af sygemeldte medarbejdere...4 Me darbejderens 1. sygedag...5 I løbet af 2. 15. sygedag...5 16. 20. sygedag...5 Ved fortsat sygdom udover 20 dage...6 Hvilke tiltag kan vi gøre for, at medarbejderen kan genoptage arbejdet...6 Hvilke muligheder har du...7 Syge samtalen... 10 Efter samtalen... 13 2
26.08.2011 Kære Leder FORORD Disse retningslinjer skal være en hjælp til lederen i forbindelse med håndtering af sygefravær. Formålet med disse retningslinjer er at sikre, at alle ledere i Banedanmark er bekendt med hvilke retningslinjer, der er for håndtering af sygefravær i Banedanmark, og hvilke værktøjer der er tilgængelige. Håndtering af sygefravær kan være en særlig opgave, fordi det oftest opfattes som en privat sag. Som arbejdsgiver har man imidlertid ret til at vide, dels hvordan det går med medarbejderen, dels hvornår og om medarbejderen bliver i stand til at genoptage arbejdet. For mange ledere er det en særlig udfordring, da det ikke er en naturlig del af det daglige arbejde. Det opleves derfor som en barriere, hvis man ikke ved, hvordan sygefravær skal/kan håndteres. Sygefravær handler også om god trivsel. Oftest er det sådan, at jo bedre trivslen og motivationen er blandt medarbejderne, jo lavere er sygefraværet. 3
HVORFOR ARBEJDE MED FRAVÆR? Erfaringer viser, at en tidlig indsats er afgørende for, at medarbejderne hurtigt kan vende tilbage til arbejdet. Et sygefravær på mere end 3 måneder viser ofte, at medarbejderen kan have vanskeligt ved at komme tilbage på arbejdet. Et højt sygefravær kan være en indikation på dårlig trivsel og medfører: Øget arbejdspres på kollegerne. Konsekvenser for virksomhedens økonomi og daglige drift. Udgifter til udskiftning/rekruttering af personale. Derfor håber vi, at denne vejledning kan give svar på nogle spørgsmål og være en hjælp til at få medarbejderen hurtigt tilbage og dermed også nedbringe sygefraværet. Hvis du har brug for hjælp, er du altid velkommen til at kontakte HR Service, Lene Kærgaard på telefon 8234 0271. HÅNDTERING AF SYGEMELDTE MEDARBEJDERE Når en medarbejder sygemelder sig, er det vigtigt, at der under hele sygeperioden er en god kontakt og dialog mellem dig som leder og medarbejderen. Du må ikke spørge til, hvad medarbejderen fejler, men du må gerne spørge, hvordan det går, og hvornår medarbejderen forventer at være klar igen. Du må også gerne spørge, om der er opgaver, som medarbejderen vil kunne magte på trods af sygdommen. Jf. Lov om sygedagpenge skal alle virksomheder gennemføre sygesamtaler med alle sygemeldte medarbejdere, hvor sygeperioden forventes at vare mere end 4 uger. For dig betyder det, at du som leder skal indkalde sygemeldte medarbejdere til en individuel sygesamtale senest på medarbejderens 21. sygedag. Selvom medarbejderen er sygemeldt, er der intet i vejen for, at medarbejderen møder op til samtalen. Hvis sygdommen forhindrer dette, kan samtalen foregå pr. telefon. Du kan læse mere om samtalen nedenfor under sygefravær 16. 20. sygedag. Herudover har du som leder altid mulighed for at indkalde medarbejderen til en samtale om medarbejderens trivsel, når du vurderer, at der er behov for det. Det kan være tilfældet, hvis en medarbejder pludseligt har et større sygefravær end hidtil, eller pludseligt har flere hjemmearbejdsdage end hidtil, hvis medarbejderen virker trist, medarbejderen ikke arbejder tilfredsstillende, eller hvis du i øvrigt har på fornemmelsen, at medarbejderen ikke trives i det daglige. Du kan i samarbejde med HR vurdere, om du vil se tiden an eller indkalde medarbejderen til en samtale. Nedenfor kan du kan læse mere om selve sygesamtalen, og hvilke muligheder/værktøjer du har for at hjælpe en medarbejder med sygefravær eller mistrivsel. 4
Som leder er det er vigtigt, at du sikrer, at medarbejderne i din organisation er bekendt med, hvordan sygemeldingsproceduren er hos jer. MEDARBEJDERENS 1. SYGEDAG Sygemelding til nærmeste leder. o med mindre andet er meldt skriftligt ud i afdelingen, skal sygemelding ske pr. telefon til nærmeste leder senest 2 timer før arbejdstids begyndelse. Sygemelding kan ske senest ved arbejdstids begyndelse, hvis der er en aftale herom. o hvis der er behov for en anden procedure for sygemelding, er HR Service gerne behjælpelig med udformningen af en sådan. Ved sygemeldingen aftaler nærmeste leder og medarbejderen det videre kontaktforløb. Nærmeste leder vurderer, om medarbejderen skal skaffe lægelig dokumentation for sygemeldingen. Denne kan vi anmode om, så den foreligger på medarbejderens 5. sygedag. Hvis en medarbejder udebliver uden at sygemelde sig, betragtes det som fravær uden gyldig grund, og kan få konsekvenser for ansættelsen. HR Service skal straks orienteres, hvis en medarbejder udebliver uden, at der foreligger en sygemelding. I LØBET AF 2. 15. SYGEDAG Nærmeste leder og medarbejder er i løbende kontakt. Det er lederens opgave at sikre, at der holdes kontakt med den syge medarbejder mindst én gang om ugen. Dette både på grund af omsorg for medarbejderen og af hensyn til planlægningen af arbejdsopgaverne i enheden/afdelingen. Nærmeste leder kan på 3. sygedag bede medarbejderen om at komme med en lægelig vurdering af sygdommens forventede varighed. Senest efter 2 ugers sygefravær bør medarbejderen anmodes om en lægeerklæring/fri attest om sygdommens forventede varighed, med mindre andet er aftalt med nærmeste leder. 16. 20. SYGEDAG Nærmeste leder indkalder medarbejderen til den lovbestemte sygesamtale. Nærmeste leder giver HR Service følgende oplysninger, som HR Service videregiver til medarbejderens bopælskommune. o o Dato for hvornår der har været afholdt sygesamtale. Hvis der ikke har været afholdt sygesamtale med medarbejderen, skal det begrundes hvorfor. (Det kan f.eks. være, at medarbejderen er så dårlig, at det ikke er muligt at gennemføre samtalen, eller at medarbejderen har oplyst dato for sidste sygedag, og denne ligger senest på 28. sygedag.) Om fraværet forventes at vare mere end 8 uger. 5
o Er der mulighed for, at medarbejderen kan genoptage arbejdet delvist. o Ønsker arbejdspladsen/lederen en henvendelse fra medarbejderens kommune hvis ja, navn og telefonnr. på hvem, der skal kontaktes. Nærmeste chef sørger for, at der udfærdiges et referat af 4 ugers samtalen, som HR journaliserer på medarbejderens personaleakt. Referat sendes til HR Service eller mailes til lnk@bane.dk. HR indberetter fraværet til medarbejderens bopæls kommune, for at få dagpengerefusion. OBS Hvis medarbejderen ikke forventes raskmeldt senest efter 30 sygedage, udfyldes en mulighedserklæring samtidigt med 4 ugerssamtalen. VED FORTSAT SYGDOM UDOVER 20 DAGE Ved forts at sygdom indkaldes medarbejderen til samtale, hvor følgende muligheder overvejes: o Fastholdelsesplan. o Ny mulighedserklæring. o Delvis raskmelding. o Omplacering til andre opgaver. o Evt. afsked. Se nærmere herom nedenfor under: Hvilke muligheder har du? Det er vigtigt, at den daglige leder under hele sygeperioden er i jævnlig kontakt med medarbejderen. Det er individuelt, hvor ofte der skal være kontakt, men som udgangspunkt bør der være dialog med den sygemeldte medarbejder en gang om ugen. Hvis det ikke er muligt, må leder og medarbejder aftale efter hver dialog, hvornår de taler sammen igen. Medarbejderen eller dennes læge, kan ikke frabede sig henvendelser til medarbejderen fra den daglige leder. Lederen skal hele tiden vurdere, om der skal iværksættes aktiviteter, der kan hjælpe medarbejderen tilbage på arbejdet igen, skal indhentes yderligere lægelig dokumentation, om det er sandsynligt, at medarbejderen kan genoptage arbejdet, eller der skal findes en anden løsning som omplacering til andre opgaver eller afsked. HR Service står gerne til rådighed med vejledning. HVILKE TILTAG KAN VI GØRE FOR, AT MEDARBEJDEREN KAN GENOPTAGE ARBEJDET 6
Udover flytning af medarbejderen til andre opgaver, eller aflastning af medarbejderen for visse opgaver, er der også andre muligheder, som det er vigtigt at være opmærksom på for at få medarbejderen i gang igen. Der kan f.eks. være tale om en medarbejder med dårlig ryg. Det kan vurderes, om det er muligt at etablere en ordning, hvor medarbejderen kan få mulighed for at lægge sig ned i løbet af dagen og dermed få aflastet ryggen. En medarbejder med depression kan f.eks. få mulighed for at gå en tur i løbet af arbejdsdagen, og dermed få energi til at varetage enkelte opgaver. Der kan måske også være tale om, at medarbejderen eller dennes læge kontakter Trafikstyrelsen for finde ud af, om en ændring af medicineringen kan medføre, at Trafikstyrelsen kan sikkerhedsgodkende en helbredsramt medarbejder, som så dermed alligevel vil kunne genoptage sit arbejde helt eller delvist. Det handler om, at tage dialogen med medarbejderen for at finde ud af, hvilke muligheder der er. Det er vigtigt at få medarbejderen tilbage på arbejdspladsen. Det kan godt være, at det ikke er muligt at arbejde i fuldt omfang, men bare medarbejderen møder op, er til stede, og arbejder i det omfang, det er muligt, vil det være positivt. Hvis medarbejderen kan holdes i gang, forhindrer man også social isolation. HVILKE MULIGHEDER HAR DU? Lægeerklæring/også kaldet fri attest. Du kan bede medarbejderen om en lægeerklæring som dokumentation for, at medarbejderen er syg. Denne, kan du bede om, foreligger på medarbejderens 5. sygedag. Lægeerklæringen udstedes som en fri attest. En fri attest udstedes på lægens eget brevpapir, og kan udstedes af egen læge, en speciallæge eller anden behandlende læge. En fri attest rekvireres af HR Service eller af den daglige leder, hvis der er et behov for at få oplyst, hvor længe medarbejderen forventes at være sygemeldt. Den fri attest sendes til HR Service, der sikrer, at den bliver registreret, og journaliseret på medarbejderens personalesag. Banedanmark afholder udgifterne til lægeerklæringen/den fri attest. Du kan også bede om en mulighedserklæring. En mulighedserklæringsblanket består af 2 sider, hvor du udfylder side 1 sammen med medarbejderen, og side 2 udfyldes af medarbejderens læge. Lægen udfylder side 2 på baggrund af oplysningerne på side 1. Både når en medarbejder er sygemeldt, og når medarbejderen har et hyppigt fravær, kan du afholde en mulighedserklæringssamtale. Samtalen kan også afholdes samtidigt med ovennævnte sygesamtale. Banedanmark afholder udgiften til mulighedserklæringen. 7
Hvis medarbejderen kan genoptage arbejdet delvist, og du er i tvivl om, hvorvidt det er muligt, er det en god ide, at udarbejde en mulighedserklæring (se ovenfor). Delvis genoptagelse af arbejdet er med fuld løn. Det er vigtigt, at du og medarbejderen aftaler, hvornår arbejdet kan genoptages fra, hvor lang en periode den delvise genoptagelse skal strække sig over, og hvilke opgaver der skal varetages. Det er også vigtigt at aftale en plan for gradvis optrapning til fuld tid. Det er vigtigt, at du og medarbejderen aftaler møder med mellemrum, hvor I drøfter, hvordan den delvise genoptagelse af arbejdet forløber. En aftale om delvis genoptagelse af arbejdet kan indgås for en periode på 3 måneder. Aftalen kan i særlige tilfælde forlænges, hvis der er behov for det, og hvis der er udarbejdet en mulighedserklæring. Det er et mål, at delvis genoptagelse af arbejdet gradvist trappes op til fuld tid. Hvis medarbejderen efter en periode fortsat ikke er i stand til at arbejde på fuld tid, kan overgang til deltidsansættelse være en løsning. HR Service skal inddrages. En sygemeldt medarbejder, som ikke forventes at vende tilbage til arbejdet inden 8 uger regnet fra første sygedag, kan anmode om en fastholdelsesplan. Anmodningen kan fremsættes når som helst i sygdomsforløbet. Hvis arbejdsgiveren vurderer, at det ikke er nødvendigt med en fastholdelsesplan, kan arbejdsgiveren afslå medarbejderens anmodning. Vurderer arbejdsgiveren imidlertid, at der er behov for en fastholdelsesplan, skal arbejdsgiveren medvirke ved udarbejdelsen af fastholdelsesplanen. Fastholdelsesplanen skal beskrive, hvordan og hvornår medarbejderen hurtigst muligt kan vende helt eller delvist tilbage til arbejdspladsen. Hvis en medarbejder har et hyppigt fravær, kan du ved sygesamtalen pålægge medarbejderen at komme med en lægeerklæring/fri attest fra 1. sygedag i 6 måneder. Når du pålægger en medarbejder at komme med en lægeerklæring/fri attest fra 1. sygedag, skal dette fremgå af referatet af sygesamtalen. HR Service skal have referatet af samtalen tilsendt. HR Service s kriver et brev til medarbejderen, som han/hun skal tage med op til sin læge ved sygdom. En 56 aftale er en aftale mellem medarbejderen og medarbejderens bopælskommune, som kan indgås, hvis en medarbejder har en kronisk lidelse, som forventes at medføre 10 sygedage eller mere på 12 måneder, eller hvis en medarbejder skal igennem et behandlingsforløb (f. eks. kemobehandling eller et genoptræningsforløb efter en operation). Hvis der er indgået en 56 aftale til disse formål, kan Banedanmark få dagpengerefusion fra 1. sygedag/behandlingsdag. Du skal kontakte HR Service, hvis du ønsker, at der bliver indgået en 56 aftale. Hvis en medarbejder har behov for ændringer eller hjælpemidler på arbejdspladsen, kan medarbejderens bopælskommune (jobcenter) ofte yde tilskud til dette. Det er kommunen, der afgør, om det kan bevilges. Hvis dette er et behov, indkaldes medarbejderens kommunale sagsbehandler til et møde omkring dette. HR Service kan kontaktes. Hvis en sygemeldt medarbejder skal overføres til andre arbejdsopgaver, fordi han/hun ikke kan varetage sit hidtidige arbejde, kan medarbejderen få en mentorordning. Det vil sige, at medarbejderens bopælskommune betaler en mentor for at oplære medarbejderen i det nye 8
arbejdsområde. En mentor er en medarbejder, der er ansat i Banedanmark. HR Service skal inddrages i dette. Hvis en medarbejder ikke er i stand til at varetage de opgaver, som han/hun er ansat til, vurderes det, om det er muligt at omplacere medarbejderen til andre jobfunktioner, eller om eneste mulighed er at indlede en afsked. HR service skal inddrages i dette. Hvis en medarbejder ikke kan varetage et job på normale vilkår, kan mulighederne for et fleksjob undersøges hos medarbejderens bopælskommune. Medarbejderens mulighed for et fleksjob er under forudsætning af, at medarbejderen fremadrettet ikke vil kunne magte et job på normale løn og ansættelsesvilkår. Forudsætningen for, at der kan oprettes et fleksjob, er først og fremmest, at medarbejderens bopælskommune, under ovennævnte forudsætninger, vil bevilge medarbejderen en aftale om fleksjob. Herefter undersøger Banedanmark/nærmeste leder, om det er muligt at etablere et fleksjob. Et fleksjob er et job, hvor en medarbejder med nedsat erhvervsevne overføres til opgaver, som han/hun er i stand til at varetage/magte. Opgavemængden svarer typisk til ca. 20 timer om ugen til fuld løn, men kan løses på 37 timer. Kommunen refunderer ½ eller ¾ af lønnen (overenskomstmæssig). HR Service skal inddrages i dette. Hvis en medarbejder på grund af varig nedsat fysisk eller psykisk erhvervsevne behøver hjælp til at magte sit job, kan kommunen yde hjælp til personlig assistance. Dette forudsætter, at medarbejderen ikke er i stand til at varetage et job på normale løn og ansættelsesvilkår. HR Service skal inddrages. 9
SYGESAMTALEN Når en medarbejder sygemelder sig, er det vigtigt, at der hele tiden er en kontakt mellem medarbejderen og arbejdspladsen. Aftal evt. med medarbejderen fra gang til gang, hvem af jer der ringer næste gang, og hvornår det skal ske. Der bør være kontakt med en sygemeldt medarbejder mindst en gang om ugen. Ved fravær af et vist omfang eller ved hyppigt fravær dvs. 5 sygedage eller 3 korte sygeperioder inden for de sidste 6 måneder skal du vurdere, om der skal holdes en sygesamtale. Hvis der indenfor de sidste 6 måneder har været mere end 10 sygedage eller mere end 3 sygeperioder skal der afholdes en sygesamtale, med mindre du, efter aftale med HR Service, bliver enig med HR Service om, at der kan suspenderes fra dette i det konkrete tilfælde. Dette kan for eksempel ske, hvis det er kendt, hvad medarbejderen fejler, og/eller er fastlagt, hvornår medarbejderen genoptager arbejdet. Der kan kun suspenderes efter aftale med HR Service. Indkaldelse til samtale og forholdende omkring samtalen er det samme, som er beskrevet ovenfor. Hvis du vurderer, at sygefraværet er uacceptabelt højt, eller ser et mønster i fraværet, anbefales det, at du kontakter HR Service, inden samtalen holdes. Såfremt det er et fravær af ovennævnte karakter, der er årsag til samtalen, skal du tilbyde medarbejderen at tage en bisidder (evt. dennes tillidsrepræsentant) med til samtalen. Det er dog medarbejderen, der træffer afgørelsen herom. Når det ligger fast, at der skal afholdes en sygesamtale, er det vigtigt, at du indkalder medarbejderen til samtalen på en ordentlig/venlig måde. Du kender medarbejderen, og kan bedst vurdere, om du skal ringe eller skrive. Medarbejderen bør informeres om dagsorden og mål med samtalen. Når sygesamtalen er af mere alvorlig karakter, skal medarbejderen have mulighed for at tage sin tillidsrepræsentant med til samtalen. Alvorlig karakter kan være situationer, hvor medarbejderen skal flyttes til andre arbejdsopgaver, eller hvis der har været afholdt flere samtaler, uden at dette har haft en positiv effekt, og det dermed kan medføre en afskedssag. Hvis medarbejderen ønsker sin tillidsrepræsentant eller anden bisidder med til samtalen, skal medarbejderen selv sørge for at indkalde denne. Du skal forberede dig grundigt til samtalen. Hvad er baggrunden for samtalen? Hvad er målet med samtalen? Hvad ved du om medarbejderen? Hvad vil du vide om medarbejderen? (Du skal huske, at du ikke må spørge medarbejderen, hvad han/hun fejler). 10
Der er mulighed for at indhente en oversigt over sygefraværet (kontakt HR Service) til brug forud for eller under samtalen. Det kan være en god ide at tegne medarbejderens fravær ind i en kalender, så du får et billede af fraværsperiodernes længde og mønster. Du skal også forberede dig på at beskrive mulige konsekvenser af længerevarende sygefravær for medarbejderen. Du skal gøre det klart, at det kan blive nødvendigt at indlede afsked eller flytte medarbejderen til andre opgaver, hvis det høje/hyppige fravær fortsætter. Det er vigtigt for samtalens forløb og resultat, at den foregår i en tryg og imødekommende atmosfære og i en konstruktiv dialog mellem dig og medarbejderen. Vær åben og direkte, undgå omsvøb og uklarheder. Giv en kort indledning efterfulgt af et klart budskab. Gentag evt. dine synspunkter og forventninger. Tænk på kropssprog, samtaleform og toneleje. Konkludér og få en bekræftelse, så der er en fælles forståelse. Ved samtalen skal du Afsætte den nødvendige tid til samtalen. Sørge for ikke at blive forstyrret. Være velforberedt overvej hvilke ønsker/forventninger medarbejderen måske har, og hvorvidt du vil/kan imødekomme nogle af disse ønsker. Lytte. Skab dialog og kom ikke kun med løsningsforslag. Ved samtalen må du ikke spørge medarbejderen om, hvad han/hun fejler. Men du kan i stedet spørge til: Hvilke opgaver/funktioner medarbejderen ikke er i stand til at udføre? Skal der iværksættes særlige foranstaltninger for, at medarbejderen kan genoptage arbejdet? Er der opgaver, som medarbejderen vil kunne varetage på trods af sygdommen? Kan medarbejderen genoptage arbejdet delvist / evt. arbejde hjemme? Hvor længe forventer medarbejderen at være sygemeldt? Vil der efter sygeperioden være behandlingsforløb eller andet, som forhindrer medarbejderen i at arbejde? 11
Du kan stille spørgsmål som: Hvor lang tid tror du, at du vil være sygemeldt? Er der noget, vi på arbejdspladsen kan gøre for, at du kan vende hurtigere tilbage? Hvilke af dine arbejdsopgaver kan du p.t. ikke udføre? Er der andre opgaver, som du i stedet kunne udføre? Hvordan skal arbejdsdagen se ud for, at du kan klare den, selvom du ikke er helt rask? Hvordan kan vi i fællesskab lave en plan for, hvordan du hurtigst muligt kommer i gang igen? Er der arbejdsforhold, der er medvirkende til, at du er sygemeldt? Hvordan bevarer vi bedst kontakten i den periode, du er sygemeldt? Hvad skal vi aftale at fortælle til dine kolleger? Hvilke tanker har du selv gjort dig med hensyn til dit sygefravær? Hvilke forslag har du selv til at ændre dit fraværsmønster? Hvordan mener du, vi kan støtte dig i din tilbagevenden til arbejdet? Er der nogen kolleger/arbejdsgrupper, der specielt kan støtte dig? Hvad, mener du, vil kunne hjælpe dig fremover? Hvad kan du selv gøre? Hvilke arbejdsmæssige/private forhold kan have indflydelse? DET ER VIGTIGT, AT DU LADER MEDARBEJDEREN KOMME TIL ORDE, OG LYTTER TIL, HVAD MEDARBEJDEREN HAR AT SIGE. DET ER VIGTIGT, AT DER ER EN GOD DIALOG. Husk: At tage notater og at det ikke er tilladt at spørge til, hvad medarbejderen fejler. Medarbejderen må gerne fortælle sygeårsagen af egen fri vilje. AFSLUT SAMTALEN MED AT LAVE EN HANDLINGSPLAN/AFTALE OM FREMTIDEN OG VÆR SIKKER PÅ, AT I ER ENIGE OM, HVAD DER SKAL SKE. LAV EN OPSUMMERING AF DE AFTALTE FORHOLD. Handlingsplanen kan indeholde: Kort oprids af hovedpunkterne i samtalen. Målet for handlingsplanen. Aktiviteter der skal sættes i værk. Hvem gør hvad du eller medarbejderen? Tidsplan for aktiviteterne. 12
Efter samtalen Opnåede du, hvad du havde planlagt? Blev der lavet en handlingsplan? Skriv referat. Få medarbejderens godkendelse af og underskrift på referatet. Referatet sendes til HR Service. (HR Service vil sørge for, at referatet journaliseres på medarbejderens personaleakt). Uanset sygesamtalens konklusion skal der aftales en opfølgningssamtale, hvis der er tale om 1. sygesamtale inden for de sidste 6 måneder. Datoen for opfølgningssamtalen skal være inden for 3 måneder efter 1. samtale, og datoen meldes ud sammen med referatet. 13