SVENDBORG KOMMUNE, TRAFIK OG INFRASTRUKTUR PARTNERINGAFTALE FOR VEDLIGEHOLD AF KOMMUNALE VEJE Udbud September 2016
1. Aftalens baggrund og overordnede formål Partneringaftalens formål er at skabe de bedst mulige rammer for planlægning og udførelse af vejvedligehold i Svendborg Kommune i perioden 2017-2021. Partneringaftalen beskriver det samarbejde, som parterne i fællesskab aftaler på en workshop i forbindelse med entreprisens gennemførelse. Partneringaftalen supplerer entreprisekontrakten, der udarbejdes på baggrund af udbudsmaterialet og entreprenørens tilbud. 2. Parternes visioner og målsætninger Parterne har i et samarbejde formuleret følgende vision: Med udgangspunkt i Svendborg Kommunes og CETS s værdier har parterne en vision om at skabe størst mulig værdi ved planlægning og udførelse af asfaltarbejderne. Værdien skal ses i forhold til de rammer som Svendborg Kommune er underlagt og som løbende kan ændre sig. Til understøtning af visionen har parterne formuleret følgende målsætninger: at samarbejdets parter er fleksible i forhold til Svendborg Kommunes omskiftelige hverdag og politiske dagsorden at samarbejdet gennemføres i en konstruktiv dialog og efter fælles spilleregler at eventuelle ikke indfriede forventninger eller uoverensstemmelser hurtigt bringes frem at samarbejdets parter er på forkant og deltager aktivt i planlægning og styring at samarbejdets parter arbejder effektivt med håndtering af borgerhenvendelser at samarbejdets parter udviser rettidig omhu og åbenhed i al kommunikation, såvel internt i partneringsamarbejdet som eksternt at samarbejdets parter har fokus på kvalitet og dokumentation, herunder at dokumentationen er let tilgængelig og umiddelbart vil kunne forelægges for ikke teknikere Dette grundlag er anført i Bilag 1 (Oplæg til visioner og målsætninger). Målsætningsskemaerne færdiggøres på en fælles workshop, hvor der endvidere udpeges en ansvarlig for handleplaner for de enkelte fokusområder. Det skal understreges, at formulering af målsætninger, målemetoder, mv. er en proces, som ikke er afsluttet ved indgåelse af partneringaftalen, men vil fortsætte i hele kontraktperioden. Der følges op på målsætningerne ved driftsmøderne, hvor fokusområderne sættes på som fast punkt på dagsorden både ved drifts- og styregruppemøder. 3. Optimering og incitamenter Optimeringer kan bl.a. bestå af hensigtsmæssige ændringer i arbejdsprocedurer, i koordinering/rækkefølge af ydelsernes udførelse, bedre ressourcefordeling af asfaltproduktion og udlægningsmandskab, og i anvendelse af nyt materiel. Parterne er pligtige til at arbejde for sådanne optimeringer. Som grundlag for optimeringsprocessen foreligger p.t. Bilag 1 vedrørende visioner og målsætninger. Optimeringsprocessen er dog ikke begrænset til disse emner/områder. Ændringer i entreprisen kan aftales i hele kontraktperioden. Ændringer i entreprisen og i betalingen sker som anført i SBB ad 14, stk. 2 og 3. 4. Rettigheder Både bygherre og entreprenør har uindskrænket brugsret til de ideer og det 2
planlægningsmateriale, der fremkommer i forbindelse med samarbejdet. Rettighederne opretholdes, uanset om nærværende samarbejdsaftale opsiges. Bygherren og entreprenøren lover hinanden fortrolighed omkring detaljerne i kontraktmaterialet, medmindre andet er aftalt. 5. Samarbejdets organisering og proces Samarbejdsmodellen Stærke samarbejdsrelationer og processer er afgørende for gode produkter og resultater. Fokus er på engagement, indsigt og ejerskab hos alle parter. Det drejer sig om at finde et samspil, hvor alle ressourcer og kompetencer anvendes bedst mulig. Teamdannelse: Sammensætning af den stærkeste kombination af teamdeltagere. Målet er fællesskab og ansvar, hvor der sikres en dynamisk samarbejdsform, involvering og engagement. Teamdannelsen omfatter endvidere etablering af en styregruppe for entreprisen, med repræsentanter fra både bygherre og entreprenør. Tidlig udfordring: Brainstorm, som skal sikre, at læring, erfaring, gode idéer, nytænkning, ny teknologi, mv. kommer på bordet, samt give lejlighed til at tænke i helheder og komme hele vejen rundt om opgaven. Samarbejdsworkshop: Et forum for diskussion af samarbejdsformer, fastlæggelse af mål og succeskriterier. Her skal der udarbejdes fælles målsætning, hensigtserklæring og handlingsplan for samarbejde. Denne dialogbaserede tilgang til samarbejdsworkshoppen giver større ejerskab, forståelse, engagement og teamspirit. Timeout: Seancer, hvor parterne samles for at vurdere, om projektet er på rette kurs, eller om der skal lægges en plan for at korrigere kursen. Timeouts afholdes efter behov. Procesevaluering: Under hele forløbet foretages en løbende vurdering af, om teamet samarbejder efter de aftalte procedurer, eller om der skal igangsættes handlinger for at styrke eller videreudvikle samarbejdet. Erfaringsopsamling: For systematisk at samle og sprede læring ved afslutningen af forløbet, afholdes et møde for alle deltagere vedrørende erfaringsopsamling. Der skal deles læring om samarbejdsforhold mellem parterne, opgavens løsning og nyerhvervet faglighed. Desuden vurderes hvilken læring, der kan være relevant for tilsvarende opgaver, og det aftales, hvorledes denne læring videreformidles. Styregruppe Styregruppen vurderer jævnligt, om asfaltarbejderne og samarbejdet forløber efter målsætningen. Styregruppen består af: Entreprenøren kontraktansvarlige Svendborg Kommunes kontraktansvarlige (Lederen af Trafik og Infrastruktur) 3
Mødefrekvens: Mødefrekvens aftales på workshoppen. Projektgruppe Projektgruppen har det overordnede ansvar for, at aftalens målsætninger og intentioner efterleves. Projektgruppens primære arbejdsområde er planlægning og opfølgning af vejvedligeholdelsen, herunder endeligt belægningsvalg, prisfastsættelse og budgetopfølgning. Derudover har gruppen ansvaret for optimering af aktiviteterne samt for partneringsamarbejdet. Projektgruppen består af: Entreprenørens entrepriseleder Entreprenørens faglige leder Svendborg Kommunes entrepriseleder Svendborg Kommunes faglige leder 6. Underskrifter Sted og dato Fordeling af formandskabet aftales på workshoppen. Det er formandens ansvar, at projektgruppen indkaldes efter de aftalte intervaller, at der foreligger dagsorden, og at der udarbejdes referat. Mødefrekvens: Mødefrekvens aftales på workshoppen. Generelt Samarbejdsaftalens fokusområder er første punkt på dagsorden. Eventuelle problemer drøftes. Hvis et medlem af projektgruppen udtræder, udpeger den pågældende part et nyt medlem, som skal godkendes af den resterende gruppe. Den part, hvis medlem udtræder, har ansvar for at sikre overlevering af viden til det nye medlem. Håndtering af uoverensstemmelser Parterne skal først søge at afklare uoverensstemmelser på laveste niveau. Lykkes dette ikke, skal uoverensstemmelserne løftes op på styregruppeniveau med henblik på afklaring. For Svendborg Kommune For Entreprenøren Bilag 1: Oplæg til visioner og målsætninger 4
Bilag 1 Oplæg til Visioner og målsætninger Entreprenøren bedes primært udfylde de tomme felter med sine forslag. Entreprenøren er velkommen til at tilføje felter i tabellen. Bygherren har på forhånd udfyldt partneringaftalen med forslag. Disse skal betragtes som midlertidige forslag, idet entreprenørens oplæg kan ændre på betragtningerne. Partneringoplægget vil blive drøftet med den vindende entreprenør på samarbejdsworkshoppen. Den nedenfor viste fælles vision for samarbejdet færdiggøres på workshoppen. Fælles vision med samarbejdet Svendborg Kommunes værdier er: Helhed i opgaveløsningen Borgeren i centrum Læring og udvikling Trivsel Center for Ejendomme og Teknisk Service CETS værdier er: Ordentlighed Åbenhed i dialog Rettidig omhu Ansvar og kompetence til den enkelte Visionen med samarbejdet i partnering er, at parterne, med udgangspunkt i ovenstående værdier, skaber størst mulig værdi i planlægning og udførelsen af entreprisen. Værdien skal ses i forhold til de rammevilkår, som Svendborg Kommune er underlagt med de ændringer der løbende sker. Fokusområder 1. Planlægning 2. Kommunikation 3. Kvalitet og Dokumentation Hvert fokusområde indeholder en række strategiske målsætninger, som er beskrevet på de følgende sider. 5
Bilag 1 Fokusområde Planlægning Målsætning Samarbejdet parter er på forkant i forhold til planlægning og styring Handleplan Resultatmål og Målemetoder er hele tiden opdaterede på tid og sted for arbejdernes udførelse giver løbende nødvendige informationer om entreprisens økonomi kommunikerer effektivt om ændringer i tid, økonomi mv. håndterer ændringer effektivt 6
Bilag 1 Fokusområde Kommunikation Målsætning kommunikerer aktivt og konstruktivt Handleplan Resultatmål og Målemetoder håndterer borgerhenvendelser effektivt informerer tydeligt og i god tid om asfaltarbejderne 7
Fokusområde Dokumentation og kvalitet Bilag 1 Målsætning Den krævede dokumentation skrives af samarbejdets parter, på en sådan måde at den kan formidles til ikke teknikere Handleplan Resultatmål og Målemetoder har fokus på, at der føres en rettidig og grundig kontrol med alle arbejder har fokus på at al dokumentationen altid er opdateret og tilgængelig 8