Kommunikationspolitik for Ringsted Kommune

Transkript

1 Kommunikationspolitik for Ringsted Kommune Ringsted Kommune ønsker, at det skal være nemt, nyttigt og nærværende at kommunikere i og med kommunen. Kommunikation på baggrund af vision og strategi Ringsted Kommunes kommunikationspolitik skal understøtte visionerne for Ringsted Kommune. Det betyder, at kommunikationspolitikken ligger i forlængelse af kommunens styrings- og ledelsesgrundlag. Ringsted Kommunes kommunikationspolitik skal formidle og bygge videre på de traditioner, som Ringsted Kommune har. Kommunikationspolitikken skal styrke den aktuelle profil, som byrådet gerne vil tegne for kommunen. Og kommunikationspolitikken skal påvirke det image, som Ringsted Kommune har hos borgere, brugere og virksomheder. Derfor skal Ringsted Kommunes kommunikation være strategisk velfunderet. Det betyder, at kommunikation skal tænkes ind i alle væsentlige beslutninger og projekter i Ringsted Kommune. Fælles kommunikationskultur i kommunen Ringsted Kommunes kommunikationspolitik skal være med til at udvikle en fælles kommunikationskultur i hele Ringsted Kommune. Kommunikationspolitikken udstikker en retning, så vi kan gå samme vej. Men en fælles kommunikationskultur betyder ikke, at alle skal gå i samme takt. Dette giver plads til den forskellighed, der skal rummes i en stor og mangeartet organisation som Ringsted Kommune. Det betyder, at byrådet har det overordnede ansvar for udviklingen af målene for kommunens kommunikation. Direktionen skal sikre den strategiske og integrerede sammenhæng i kommunens kommunikation med borgere, brugere og medarbejdere. Og de enkelte forvaltninger, afdelinger og institutioner har ansvaret for den daglige kommunikation med borgere, brugere og medarbejdere. Fokus på borgere, brugere og medarbejdere Som afsender af kommunikation fungerer Ringsted Kommune både som en demokratisk aktør, som en virksomhed og som en arbejdsplads. Ringsted Kommunes kommunikation har derfor overordnet set tre formål: At tilbyde borgerne indsigt og deltagelse i de kommunale beslutningsprocesser At give brugerne indsigt i og forståelse for den kommunale virksomheds ydelser At understøtte medarbejderne i et godt samarbejde på tværs i kommunen De væsentligste modtagere for og deltagere i Ringsted Kommunes kommunikation er derfor borgerne og brugerne samt medarbejderne, som understøtter de kommunale beslutningsprocesser og leverer de kommunale serviceydelser. Ringsted Kommunes kommunikation skal derfor tage udgangspunkt i disse modtageres behov og ikke de behov, Ringsted Kommune har som afsender. I kommunens daglige praksis betyder det bl.a., at Ringsted Kommune skal kommunikere med udgangspunkt i borgernes, brugernes og

2 medarbejdernes viden og oplevelser og i deres eget sprog, ligesom Ringsted Kommune vælger kommunikationskanaler med omtanke. Kommunikationen skal være åben, rettidig og dialogbaseret Ringsted Kommunes kommunikation med borgere, brugere og medarbejdere skal være åben, rettidig og dialogbaseret. Derfor er kommunikationspolitikken bygget op, så den fortæller, hvordan Ringsted Kommune ønsker at kommunikere med borgere, brugere og medarbejdere ud fra disse tre bærende principper for kommunens kommunikation. Handlingsplanerne i Ringsted Kommunes kommunikationspolitik opdateres årligt. Selve kommunikationspolitikken revideres mindst én gang i hver byrådsperiode.

3 Borgerkommunikation Borgerkommunikationen er Ringsted Kommunes vigtigste redskab, når det drejer sig om at motivere og aktivere kommunens borgere til at deltage i de grundlæggende diskussioner af, i hvilken retning Ringsted Kommune skal udvikle sig. Derfor skal Ringsted Kommunes borgerkommunikation indbyde til demokratisk samtale og inddragelse i de igangværende beslutningsprocesser. Borgerkommunikationen skal være med til at sikre et bredt ejerskab og forståelse hos kommunens borgere for den aktuelle situation og udvikling, som Ringsted Kommune er i. Byrådets rolle i borgerkommunikationen er at skabe og understøtte rammerne for en åben, rettidig og dialogorienteret kommunikation med borgerne i kommunen. Direktionens rolle i borgerkommunikationen er at sikre fælles principper og tilgang til kommunikation med og inddragelse af borgerne i diskussionerne om udviklingen af Ringsted Kommune. Ledernes rolle i borgerkommunikationen er at sikre, at borgerne bliver inddraget i relevante debatter på de rigtige tidspunkter. Medarbejdernes rolle i borgerkommunikationen er stille deres faglige viden til rådighed for kommunens kommunikation med borgerne. En åben, rettidig og dialogorienteret borgerkommunikation i Ringsted Kommune betyder bl.a., at: Det skal være nemt for alle at finde information om og deltage i den politisk-demokratiske diskussion i Ringsted Kommune. Ringsted Kommune inddrager borgerne i de politiske processer på de rigtige tidspunkter før beslutningerne er taget Ringsted Kommune informerer hurtigt om de politiske processer og beslutninger

4 Brugerkommunikation Brugerkommunikationen er Ringsted Kommunes vigtigste redskab, når det drejer sig om at gøre opmærksom på de serviceydelser, som kommunen leverer. Brugerkommunikationen skal afstemme forventningerne mellem Ringsted Kommune og brugerne, så der stilles realistiske krav til kommunens serviceydelser. et med brugerkommunikationen er således både at fortælle, hvad Ringsted Kommune tilbyder, men også at øge antallet af tilfredse brugere. Derfor skal Ringsted Kommunes brugerinformation være informativ og serviceorienteret. Det betyder, at alle Ringsted Kommunes medarbejdere har kommunikationen med brugerne som en vigtig arbejdsopgave. Byrådets rolle i brugerkommunikationen er at skabe og understøtte rammerne for en åben, rettidig og dialogorienteret kommunikation med brugerne i kommunen og sætte rammerne for forventningsafstemningen mellem kommune og brugere. Direktionens rolle i brugerkommunikationen er at sikre ensartede principper og tilgange til kommunikationen med og informationen til brugerne af kommunens ydelser. Ledernes rolle i brugerkommunikationen er at sikre, at brugerne får og forstår de mange informationer om kommunens ydelser inden for ledernes eget område. Samtidig skal lederne understøtte medarbejderne i den direkte kommunikation med brugerne og danne forbindelse til brugerbestyrelserne. Medarbejdernes rolle i brugerkommunikationen er at tage medansvar for, at dagligdagens dialog med brugerne er åben, hensynsfuld og konstruktiv. Det er ligeledes medarbejdernes opgave at lytte til og videreformidle brugernes oplevelser af og holdninger til kommunens ydelser. En åben, rettidig og dialogorienteret brugerkommunikation i Ringsted Kommune betyder bl.a., at: Det skal være nemt at finde ud af, hvilke serviceydelser Ringsted Kommune leverer Ringsted Kommune kommunikerer med brugerne på tidspunkter og i en form, der passer brugerne Ringsted Kommune så vidt muligt kommunikerer direkte med den enkelte bruger af kommunens serviceydelser Ringsted Kommune undersøger og lytter til brugernes oplevelse af og ønsker til kommunens serviceydelser

5 Medarbejderkommunikation Medarbejderne er den vigtigste ressource i organisationen Ringsted Kommune. Derfor er Ringsted Kommunes medarbejderkommunikation fundamentet for kommunens virksomhed. Medarbejderkommunikationen skal bære de værdier og den kultur, der præger Ringsted Kommune. Ringsted Kommune skal være en arbejdsplads, hvor god kommunikation skaber godt samarbejde, hvor medarbejderne får de nyheder og informationer, der har betydning for dem, og hvor dialogen mellem leder og medarbejder er god og konstruktiv. Medarbejderkommunikationen skal også sikre en effektiv fremdrift af projekter, en smidig implementering af forandringer samt medarbejdere, der er engagerede i kommunens daglige liv. Uden en god medarbejderkommunikation kan Ringsted Kommune ikke fungere som en demokratisk aktør, og kommunen kan heller ikke levere den service og de ydelser, som borgere, brugere og virksomheder kan forvente. Byrådets rolle i medarbejderkommunikationen er at skabe og understøtte rammerne for en åben, rettidig og dialogorienteret kommunikation internt i kommunen. Direktionens rolle i medarbejderkommunikationen er at være rollemodeller for den gode medarbejderkommunikation. Direktionen skal ligeledes sikre, at ledere og medarbejdere kender og forstår kommunens visioner, vigtige opgaver og væsentlige projekter. Ledernes rolle i medarbejderkommunikationen er at sikre, at medarbejderne får og forstår de mange informationer om kommunens daglige virke og at lytte til og videreformidle medarbejdernes oplevelser, holdninger og konstruktive forslag. Medarbejdernes rolle i medarbejderkommunikationen er at tage medansvar for, at dagligdagens dialog med ledere og kollegaer er åben, hensynsfuld og konstruktiv. En åben, rettidig og dialogorienteret medarbejderkommunikation i Ringsted Kommune betyder bl.a., at: Viden, informationer og erfaringer deles i videst mulige omfang Ansatte informeres hurtigst muligt om beslutninger, der vedrører dem ligesom Ringsted Kommune så vidt muligt kommunikerer internt før eksternt Kommunikationen med de ansatte inviterer til dialog og involvering