Principper for udarbejdelse af dagsordenspunkt

Revideret januar 2013 Principper for udarbejdelse af dagsordenspunkt I det følgende præsenteres de definitioner og principper der bruges i forbindelse med udarbejdelse af dagsordenspunkter og dagsordener, herunder opbygning af dagsordenspunkt, mødestruktur, mødeplan, opgavefordeling og oversigt over de formelle retningslinier. Indholdsfortegnelse: 1. Opbygning af dagsordenspunkt Side 2 a) Overskift. Side 2 b) Sagsfremstilling. Side 2 c) Lovgrundlag. Side 2 d) Økonomi.... Side 2 e) Sagen afgøres af. Side 3 f) Indstilling.. Side 3 g) Brug af bilag. Side 4 h) Målgruppen.. Side 5 i) Høringer Side 5 j) Sager der skal i behandles i flere udvalg.. Side 5 jk) Hvilke sager skal behandles politisk?... Side 5 2. Mødestruktur... Side 6 a) Rulledagsorden.. Side 6 b) Administrativ koordinering.. Side 6 c) Udarbejdelse af dagsordenspunkter.. Side 6 d) Formandsmøder Side 6 e) Udsendelse af dagsorden.. Side 7 f) Afvikling af udvalgsmøde Side 7 g) Efter mødet. Side 7 3. Opgavefordeling... Side 7 a) Direktionens ansvar Side 7 b) Chefgruppens ansvar Side 7 c) Sagsbehandlerens ansvar Side 7 d) Udvalgssekretærens ansvar. Side 8 4. Guide til formelle retningslinier Side 8 1

1. Opbygning af dagsordenspunkt Et dagsordenspunkt indeholder følgende elementer/overskrifter: Overskrift Sagsfremstilling Lovgrundlag Økonomi Sagen afgøres af Indstilling a) Overskrift Overskriften skal være kort, præcis og så dækkende for sagsfremstillingen som muligt. Undgå detaljer: I overskriften skal der helst ikke indgå teknisk stof (det kan dog være praktisk, at numre på lokalplaner medtages, da der kan være flere lokalplaner for samme område). Overskriften skal som udgangspunkt indbyde læseren til resten af teksten. Hvis punktet er lukket skal der laves en særskilt overskrift (åben overskrift), som kommer med på den åbne dagsorden, hvor kun overskriften medtages. B) Sagsfremstilling Sagens politiske afsæt eller årsagen til, at den rejses. Beskriv først kortfattet i et indledende afsnit, hvad sagen drejer sig om, så alle hurtigt er med. Her medtages paragraffer, lokalplansnumre osv. Den enkelte sag skal så vidt muligt kunne læses selvstændigt, dvs. uden bilag og uden henvisninger til andre kilder. Undgå at indledningen bliver en procesbeskrivelse af sagen indtil nu. Hvis tidligere hændelser er vigtige i sagsfremstillingen, så fokusér på selve indholdet af møderne og deres betydning for sagens nuværende karakter frem for at orientere om processen. Efter indledningen kan sagens nuancer og detaljer beskrives, men overvej nøje hvad der er relevant og sørg for at forklare eventuelle tekniske detaljer, så alle er med på, hvad det betyder. Følgende punkter er vigtige og med til at øge læsevenligheden: Undgå lange sætningskonstruktioner, passive vendinger og kancellisprog Undgå brug af forkortelser (uden at de er forklaret) og interne kommunale betegnelser. Kontrollér kommaer og i det hele taget grammatikken. Lav afsnitsinddelinger. Gennemlæs for slåfejl m.v. c) Lovgrundlag Lovgrundlaget for sagen anføres. Fx Lov om kommunernes styrelse. d) Økonomi Herunder beskrives de forventede økonomiske konsekvenser for kommunen i forhold til indstillingen. De økonomiske konsekvenser skal oplyses, og det skal klart fremgå, om der søges bevilling, om det er drifts- eller anlægsbevilling, størrelsen af bevillingen samt finansieringen. 2

Punktet skal altid udfyldes. Hvis der ikke er økonomiske konsekvenser af forslaget, skrives ingen økonomiske konsekvenser Der skal oplyses om samtlige udgifter og indtægter for indeværende år ved forslagets gennemførelse, herunder afledte driftsudgifter. Såfremt forslaget får virkning for efterfølgende år, anføres dette med angivelse af helårsvirkning. De økonomiske konsekvenser skal sættes i forhold til oplysninger, som er kendte eller givet i forvejen, eksempelvis i budgettet eller fra seneste budgetopfølgning. Ved beskrivelse af flere alternative forslag/modeller skal de økonomiske konsekvenser beskrives for alle de fremlagte forslag under afsnittet økonomi. Eventuelle merudgifter skal finansieres inden for egen ramme. Ellers skal alternativ finansiering angives. Alle beløb angives som hovedregel eksklusiv moms. Proces I sager med økonomiske konsekvenser for kommunen skal økonomiafdelingen altid konsulteres. Det er den økonomikonsulent området plejer at samarbejde med, der skal kontaktes. Økonomiafdelingen inddrages så hurtigt som muligt for at sikre en tæt dialog og afklaring af sagens økonomiske problemstillinger. Kontakt til økonomiafdelingen skal ske senest 3 arbejdsdage før dagsordenspunktet skal være færdigt (deadline står i rulledagsorden). Såfremt sagerne ikke fremsendes rettidigt og de økonomiske konsekvenser ikke kan nå at blive tilstrækkeligt belyst, må dagsordenspunktet udskydes til efterfølgende udvalgsmøde. Drift Der skal vælges mellem følgende standardformuleringer vedrørende drift: - Ingen budgetmæssige konsekvenser (hvis der ikke søges om bevillinger i sagen) - Sagen er udgiftsneutral (hvis der gives udgifts- og indtægtsbevillinger, som er udgiftsneutrale) - Sagen medfører en t træk på kassebeholdningen påmerudgift på xx kr. i 20xx som finansieres inden for X-udvalgets ramme - Sagen medfører en merudgift på xx kr. i 20xx, som finansieres via (angiv finansiering ex. Overførte midler fra tidligere år, anden driftsbevilling, anden anlægsbevilling, overførte midler fra tidligere år mv.). (angiv beløb og år) - hvis det finansieres af kassen - Sagen medfører en mindreudgift på xx kr. i 20XX, som, at der tilføres kassebeholdningenassebeholdningen. (angiv beløb og år) - hvis der skal penge i kassen) - Sagen medfører et træk på kassebeholdningen på (angiv beløb og år) hvis det skal finansieres af kassen - I forhold til budgettet er der tale om en mer-/mindreudgift. Mer-/mindreudgiften indgår/indgår ikke i seneste budgetopfølgning. Formateret: Punktopstilling Formateret: Punktopstilling Anlæg Ved anlægsprojekter skal derudover angives, om der i budgettet er afsat rådighedsbeløb, som kan finansiere de anførte udgifter. Hvis et anlægsprojekt strækker sig over flere år er det vigtigt, at det fremgår, hvorledes udgifterne forventes at fordele sig på de enkelte år, samt at dette sammenholdes med de i budgettet afsatte rådighedsbeløb for hvert af årene det strækker sig over. Herudover skal der ved ethvert anlægsprojekt vurderes, hvorvidt der i forbindelse med anlægsprojektet vil være afledte driftsudgifter forbundet hermed. 3

Der henvises til bilaget Principper for økonomistyring. e) Sagen afgøres af Angiv hvilken instans eller udvalg der har kompetence til at afgøre den konkrete sag. Fx Byrådet, Økonomiudvalget, Beskæftigelsesudvalget osv. f) Indstilling Der afgives indstillinger i alle sager til politisk behandling. Indstillingerne skal være fagligt begrundede og perspektiverede. De udformes således, at det er muligt for politikerne at beslutte godkendt. Indstillingen skal være entydig og dens fulde ordlyd skal fremgå af protokollen. Der bør så vidt muligt ikke være henvisninger til anden tekst sagsfremstilling, bilag eller lignende. Det er de enkelte Centre, der indstiller f.eks. Center for Teknik & Miljø indstiller at Kommunaldirektøren kan afgive indstillinger i alle sager. Skrives som følger: Center for Teknik & Miljø indstiller, at. Hvis der er to punkter: Center for Teknik & Miljø indstiller at, og at. Når der er flere end to punkter i indstillingen anvendes nummerering, således: 1. at, 2. at, 3. at, og 4. at. Indstillingerne skal være præcist formuleret, fx: Center for Udvikling indstiller, at tilbud om køb af ejendom... accepteres. Og ikke: Center for Udvikling indstiller, at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler, at tilbud på køb af ejendom accepteres. Hvis der er økonomiske konsekvenser i sagen, skal følgende klart fremgå af indstillingen: - Hvad der søges bevilling til (drift, anlæg, renter m.v.) - Hvilket konkret beløb der søges bevilget (angives i hele kroner) - Hvorfra bevillingen søges finansieret (en anden drifts- eller anlægsbevilling, kommunekassen eller anden finansiering) - Hvis der er konsekvenser ud over budgetåret skal det angives med beløb for hvert år Der skal altid være balance mellem udgifter og indtægter i en indstilling! Eksempler: Center for XX indstiller, at - YY-udvalgets driftsbudget forhøjes med 200.000 kr. i 2013 - ZZ-udvalgets driftsbudget reduceres med 200.000 kr. i 2013 4 Formateret: Punktopstilling

Center for XX indstiller, at: - YY-udvalgets driftsbudget forhøjes med 100.000 kr. i 20103 (driftsudgift). - Bevillingen finansieres ved træk på kassebeholdningen på 100.000 kr. Center for XX indstiller, at - YY-udvalgets driftsbudget reduceres med 100.000 kr. i 20103 og budgetoverslagsårene 20114-20147. - Beløbet på 100.000 kr. tilføres kassebeholdningen. g) Brug af bilag Det enkelte dagsordenspunkt skal så vidt muligt kunne læses selvstændigt, dvs. uden bilaget og uden henvisninger til andre kilder. Bilagene skal altså anvendes til at understøtte sagsfremstillingen. Det er kun absolut nødvendige og relevante bilag, der vedhæftes dagsordenspunktet. Der kan henvises til andre bilag og kilder ved links og/eller litteraturhenvisninger. Alt relevant materiale skal være tilgængeligt via bilagsoversigten. HUSK dækkende navngivning af bilag (så man kan se, hvad det handler om) og sidenummer på bilaget. h) Målgruppen Målgruppen for dagsordenspunkterne er bred. Interessenterne er mange (politikere, virksomheder, institutioner, pressen, borgere). Dagsordenspunktet skal altid skrives til den uindviede. Husk at et dagsordenspunkt skal være tydelig som en pressemeddelelse. i) Høringer Når et fagudvalg beslutter, at sende dagsordenspunkter i høring i diverse råd, nævn og kommissioner mv. er det vigtigt at huske, at sagen efter høringen skal genbehandles af fagudvalget. Sagen kan enten afgøres af fagudvalget eller videresendes til Økonomiudvalg/Byrådet. Det gælder ligeledes, hvis et fagudvalg sender dagsordenspunktet i høring i andre fagudvalg. Her er det væsentligt, at sagen er koordineret i forhold til relevante direktører/chefer. Se også punktet vedrørende sager der skal behandles i flere udvalg. Det er vigtigt, at relevante udvalgssekretærer inddrages i koordineringen i forbindelse med høringer. De enkelte fagudvalg kan ikke sende sager i høring i Medorganisationen. Økonomiudvalg / Byråd sender sager i høring i Medorganisationen. j) Sager der skal behandles i flere udvalg Når et dagsordenspunkt skal behandles i flere udvalg er hovedbudskabet, at sagsbehandleren er klar på sagens gang dvs. processen fra sagen sættes på dagsordenen og til den endelige beslutning. Dette skal koordineres tæt med udvalgssekretæren. Når et Center sætter et dagsordenspunkt til behandling i et eller flere andre fagudvalg, er det sagens indhold og fagudvalgets kompetence der afgør, hvem der indstiller. I sager hvor udvalgene 5

skal tage stilling til overordnede og generelle problemstillinger, indstiller den forvaltning, hvor sagen bor dvs. i de sager med indstillinger, der ikke har konsekvenser for andre områder. Når en sådan sag skal behandles i flere udvalg skal indstillingerne fra udvalgene opsamles til behandlingen i økonomiudvalg og/eller byråd. Opsamling foretages af Center for Udvikling. Skal fagudvalget derimod tage stilling indenfor egen kompetence jf. styrelsesvedtægten, er det pågældende fagudvalgs Center, der indstiller. k) Hvilke sager skal behandles politisk? Både byråd og udvalg er bundet af styrelsesvedtægtens kompetencefastlæggelse dvs. opgavefordelingen mellem udvalgene. Kun sager, der har et politisk indhold, skal behandles enten på udvalgs- og/eller på byrådsmøde. Dvs. sager, hvor der er en valgmulighed i forhold til sagens løsning. Hvis sagens løsning på forhånd er givet, fx fordi det fremgår af lovgivningen, er der ikke et politisk indhold, og dermed ingen grund til at forelægge den. Der kan også være tale om, at der allerede er vedtaget politiske retningslinjer og planer, som administrationen herefter skal efterleve. Indenfor disse retningslinjer og planer, skal sagerne heller ikke forelægges politisk, da politikerne ikke skal forholde sig til de samme retningslinjer igen, medmindre de skal ændres. I visse tilfælde kan det dog være hensigtsmæssigt at orientere politikerne om sådanne sager. Orienteringen kan gives af formanden under punktet Meddelelser. I tvivlstilfælde må direktøren for området eller udvalgsformanden/borgmesteren afgøre, om sagen skal forelægges for det politiske system. Selvom en sag ikke vurderes at skulle forelægges politisk, har ethvert medlem af byrådet ret til at forlange en sag taget op i kommunalbestyrelsen efter styrelseslovens 11 og 23. Delegationer kan ikke afskære denne ret. Hvornår kan den politiske sag afgøres af udvalget og hvornår skal den hele vejen til byrådet? Som udgangspunkt kan stort set alle sager afgøres af fagudvalgene efter reglerne om delegation. Med mindre det enkelte dagsordenspunkt kommer ind under nedenstående kategori, skal punktet afgøres af fagudvalget. Byrådet er afskåret fra at overlade udøvelsen af sin kompetence til udvalg og den kommunale administration i følgende tilfælde: Når det fremgår af den kommunale styrelseslov, at kommunalbestyrelsen er det kompetente organ, Når det fremgår af lovgivningen, at kompetencen er henlagt til kommunalbestyrelsen i et møde, Når det forudsætningsvis fremgår af lovgivningen, at kompetencen er henlagt til kommunalbestyrelsen (f.eks. planlovens bestemmelser om offentliggørelse af kommunalbestyrelsesmedlemmers afvigende mening sammen med planen). Når det følger af sagens beskaffenhed, at behandlingen af sagen skal ske i kommunalbestyrelsen i et møde og altså ikke kan overlades til et udvalg eller til forvaltningen (f.eks. kommunalbestyrelsesmedlemmers egne forhold, sager med særlig kommunalpolitisk betydning, kvalitetskontrakter og udtalelser til Statsforvaltningen som tilsynsmyndighed) Emnet er nærmere beskrevet i bilag om Delegation indenfor den kommunale organisation. 6

2. Mødestruktur a) Rulledagsorden (sagsoversigt): De fleste udvalg arbejder med en rulledagsorden eller sagsoversigt, som indeholder alle møder i udvalget / økonomiudvalget i det pågældende år. Under de enkelte møder påfører sagsbehandlerne eller udvalgssekretærerne de sager, der forventes behandlet på det pågældende møde, så der er overblik over, hvilke sager der kommer på dagsordenen. b) Administrativ koordinering: Direktør, chefer og udvalgssekretær aftaler, hvilke sager der skal med på kommende udvalgsmøde, og fristen for hvornår dagsordenspunktet skal være færdigt pointeres. Den administrative koordinering skal ligge i god tid før udvalgsmødet. c) Udarbejdelse af dagsordenspunkter: Dagsordenspunkter udarbejdes og sættes på dagsordenen. Bilag skal være vedhæftet. Dagsordenspunkter, der ikke er sat på dagsordenen inden den fastsatte tidsfrist kommer som udgangspunkt ikke med på dagsordenen. d) Koordineringsmøde i Direktionen: Mandag i ugen før fagudvalgsmøderne holder Direktionen koordinerende møde, hvor alle dagsordensudkast gennemgås. Dagsordensudkastene sendes til Direktionen via mail senest torsdag i ugen før det koordinerende møde. Samtidig sendes udkastet til formanden for udvalget samt relevante chefer. e) Formandsmøder: Formandsmøder afholdes ca. 1 uge før udvalgsmødet. f) Udsendelse af dagsorden: Udvalgssekretæren udarbejder endelig dagsorden og publicerer den til E-dagsorden og hjemmesiden senest fire hverdage før mødet afholdes (lørdag tæller som hverdag). Der sendes en mail til udvalgets medlemmer, gruppeformændene, direktionen og relevante chefer om, at dagsordenen ligger på E-dagsorden. Såfremt der er problemer med at få publiceret dagsorden til E-dagsorden sendes dagsorden og bilag også pr. mail til udvalgets medlemmer, gruppeformændene, direktionen og relevante chefer. Dagsordenspunkter der skal behandles i Økonomiudvalget og/eller Byrådet kopieres til førstkommende dagsorden til Økonomiudvalget, senest mandag i den uge fagudvalgsmøderne holdes. Center for Udvikling sørger for at fagudvalgenes beslutninger kopieres ind på punkterne på Økonomiudvalgets dagsorden. g) Afvikling af udvalgsmøde: Beslutningerne fra mødet påføres direkte i dagsordensmodulet, HUSK underskriftside. h) Efter mødet: Udvalgssekretær / dagsordenssamler udarbejder referat og publicerer det til E-dagsorden og hjemmesiden. Ansvarlig sagsbehandler udarbejder evt. svarbrev om beslutningen. Breve med beslutninger truffet af fagudvalget underskrives af pågældende udvalgsformand og direktør. Breve med beslutninger truffet af Økonomiudvalget og/eller Byrådet underskrives af borgmester og kommunaldirektør. Disse breve sendes elektronisk til Hanne Nielsen eller Ulla Sørensen i Center for Udvikling, der sørger for underskrift og afsendelse. 7

3. Opgavefordeling a) Direktørernes ansvar: Direktionen varetager den tværgående koordinering af de politiske dagsordener i dialog med borgmesteren og udvalgsformændene og foretager vurdering af behovet for politiske sager med strategisk og tværgående indhold. b) Chefernes ansvar: De enkelte chefer har ansvaret for dagsordenspunkterne indenfor eget center d.v.s at dagsordenspunkterne er fagligt rigtigt beskrevet, og at principperne for udarbejdelse af dagsordenspunkterne følger retningslinjerne. Derudover har den enkelte chef ansvar for faglig koordinering chefområderne imellem i de sager, hvor det er nødvendigt. c) Sagsbehandlerens ansvar: Inden dagsordenspunktet udarbejdes skal sagsbehandleren have afklaret om punktet skal koordineres i forhold til andre afdelinger og/eller fagudvalg og om det skal til høring i bestyrelser, råd m.v. (f.eks. ældreråd, handicapråd, forældrebestyrelser). Det er vigtigt, at relevante udvalgssekretærer inddrages i koordineringen. Udarbejder dagsordenspunkt efter nærværende principper og lægger på dagsordenen inden den fastsatte frist. Denne frist er fastsat af direktør og udvalgssekretær for hvert fagudvalg. HUSK kontakt til økonomikonsulent omkring Økonomi. Det er vigtigt, at sagsbehandleren overholder retningslinjerne for oprettelse af dagsordenspunkter som er beskrevet i afsnittet Opret dagsordenspunkt i undervisningsmaterialet for SBSYS og Sprogguide sådan skriver vi begge guider kan ses på medarbejderportalen under hhv. SBSYS og værktøjskassen, Politisk betjening. d) Udvalgssekretærens ansvar: Når dagsordenspunktet er udarbejdet og lagt på dagsordenen gennemlæser og kvalitetssikrer udvalgssekretæren. Udvalgssekretæren gennemlæser dagsordenspunkt og kontakter chefen/direktøren, hvis punktet ikke lever op til principperne eller der er andre mangler, f.eks. manglende koordinering i forhold til andre udvalg m.v. 4. Guide til formelle retningslinier Blandt andet: Forkortes bl.a. Byråd og udvalg: Skrives som følger: Byrådet Økonomiudvalget Teknik- og Miljøudvalget Klimaudvalget Uddannelsesudvalget Social- og Sundhedsudvalget Erhvervs- og Kulturudvalget Omsorgsudvalget Børne- og Familieudvalget Beskæftigelsesudvalget Datoer: Skrives 17-04-2007 eller 17. april 2007 For eksempel: Forkortes fx eller f.eks. 8

Forkortelser: Fremmedord: Gåseøjne : Jævnfør: Kommune: Kvadratmeter: Mål: Paragraf: Første gang skal ordet/betegnelsen skrives i sin helhed fx Skole, Social og Politi, efterfulgt af forkortelse i parentes (SSP). Dernæst kan SSP anvendes i resten af teksten. Skal kun anvendes, såfremt de ikke kan erstattes af danske betegnelser og hverdagssprog. Brug som udgangspunkt ikke gåseøjne til at udtrykke, at det ikke helt er det man mener. Forkortes jf. Skal skrives med stort, dvs. Faxe Kommune. Det gælder også Region Sjælland. Skrives m 2 (formater skrifttype flueben i hævet skrift`) eller m + (Alt + 253) m³ = m + (Alt + 252) Må gerne forkortes, dvs. meter (m) Skrives med mellemrum mellem paragraf og tal, dvs. ( 12) eller ( 13-21) Pengebeløb: Skrives med tal: 100 kr. / 100 Euro / 1.000 kr. / 10.000 kr. /100.000 kr. / 1 million kr. / 1,5 millioner kr. / 100 millioner kr. Hvis der er tale om et beløb i en størrelsesorden, skrives helt ud, dvs.: 5.000 10.000 kr. - og ikke (hvis der menes det samme) 5 10.000. Punktopstillinger: Er der brug for en punktopstilling inde i sagsfremstillingen:,, eller 1.., 2.., 3... Skrifttyper: Tal: øvrige Sprogguide De i skabelonen fastsatte skrifttyper må ikke ændres 1, 2, 3 9 skrives som udgangspunkt med bogstaver (en, to tre ni). Gælder dog ikke paragraffer ( 12 stk. 2) og %, (5 %) og i forbindelse med måleenheder, matrikelnumre, husnumre, pengebeløb, karakterer. Tal over ni skrives med tal (10). HUSK at gennemlæse dagsordenspunktet for evt. slåfejl og manglende kommaer m.v. For øvrige formelle retningslinier vedrørende den skriftlige formidling i Faxe Kommune, henvises til Sprogguide sådan skriver vi. Du finder guiden her under politisk betjening på medarbejderportalen. 9