Beslutningsreferat fra afdelingsmøde i 9-14-18 tirsdag, den 9. september 2014 kl. 19.00 i beboerlokalet Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Godkendelse af forretningsorden for afdelingsmødet 3. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde 4. Godkendelse af budget 2015 5. Vedtagelse af fremtidssikringsstrategi 6. Valg a. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer for 2 år (på valg er Jette Hjermitslev og Poul Stranddorf) b. Valg suppleant(er) 7. Eventuelt Formanden bød velkommen til alle fremmødte. Der var mødt 21 beboere op fra 20 husstande. Fra administrationen deltog Peter Nielsen. Ad 1 Valg af dirigent og referent. Peter Nielsen blev valgt til dirigent og Hanne Bang til referent. Ad 2 Godkendelse af forretningsorden for afdelingsmødet Forretningsordenen blev godkendt. Ad 3 Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste periode. Så er der atter gået et år siden jeg kom med en beretning om hvad der var sket i afdelingerne, og her er så en ny for det forløbne år. Vi har i det forløbne år måttet sige farvel til Mogens (vicevært), som valgte at gå på pension, det er ham vel undt, han havde vartet os op i 15 år og vi har været meget glade for Mogens, altid stod han til tjeneste. Der blev afholdt en afskedsreception for ham, hvor alle beboere kunne sige pænt farvel og tak til ham. Det blev en god dag. Vi har så fået en ny vicevært, Bodil og hende er vi også rigtig glade for. Hun er lige som vi ønsker en vicevært skal være. Hun går ikke af vejen for noget, og jeg skal da lige love for at der sker noget. Hun maler og saver og planter blomster så det er skønt at se på, og alligevel har hun tid til også at tage sig kærligt af beboerne SUPER Bodil.
Af aktiviteter har vi haft det sædvanlige bankospil med stor tilslutning, det er dejligt. Vi har traditionen tro også holdt fastelavnsfest og også her god tilslutning. Tirsdagsklubben havde 25 års jubilæum i januar måned og det blev fejret på behørig vis. Det var en rigtig hyggelig dag. Så har afdeling 9-14-18 fejret 60 års jubilæum i maj måned. Det blev fejret med en reception for beboerne og det blev en hyggelig dag. Vi har modtaget en gave fra de andre afdelinger i Boligkontoret og for de penge har vi planlagt at købe nye møbler til den lille stue med sofaerne. Nogle beboere tog i sommer initiativ til at man fælles i afdelingen kunne se WM fodbold i beboerlokalet med en projektor, det synes vi i bestyrelsen var en rigtig god ide, måske ikke den helt store tilslutning, men det var også i sidste øjeblik at det blev annonceret. Men fremover kan det måske gentages. Reparation ved garagerne er færdiggjort. Der er sat nye bundstykker i sidestolperne og der er blevet fuget omkring. Herefter vil der blive malet. Der er lagt fliser rundt om legepladsen og ved flagstangen, det har pyntet og nu kan man komme tørskoet ud af bilen. Det ser rigtig pænt ud. Jeg synes efterhånden at der er rigtig fint i vores område. Vi snakkede sidste år om at legepladsen kunne friskes op med maling, der var beboere der tilbød deres hjælp (og det er vi altid glade for) men nu er Bodil i fuld sving med det, så det bliver fint. Det er også planen at udskifte kassen til legetøj til en bedre og mere solid kasse. Nu når vi er ved legepladsen, så vil vi lige sige: hvor er det pragtfuldt og se hvordan både børn og voksne hygger sig dernede, det er bare så dejligt at det bliver brugt. Fremtidssikring Repræsentantskabet og organisationsbestyrelsen har et mål om, at alle afdelinger i Boligkontoret Århus vedtager en fremtidssikringsstrategi på afdelingsmødet i 2014. Det handler forenklet sagt om, at hver afdelingsbestyrelse i samarbejde med kontaktperson i organisationsbestyrelse og administrationen - laver en grov plan for, hvordan afdelingen også er attraktiv og økonomisk sund om 10 og 20 år. Sideløbende har administrationen lavet et omfattende arbejde i forbindelse med kvalitetssikring af vedligeholdelsesplanerne. Beboerundersøgelse spørgeskema retur fra beboerne. Der var mange gode svar på det omdelte spørgeskema. Besvarelserne er her kort skitseret: Vi fik 29 besvarelser tilbage fra de 103 lejemål vi har i de 3 afdelinger. Her er nogle af de svar der var mest betydende for beboerne der har svaret: f.eks.: Lav husleje Tackle sociale problemer Forebygge kriminalitet Mindre støj mellem boligerne Gode udearealer Individuel indretning af boligerne Høj komfort, f.eks. isolering, ventilation og varme Vi har planer om en kraftig oprydning af cykelkælderen. Sørg nu for at der ikke står gamle
vrag der aldrig bliver brugt, når oprydningen er færdig. Sæt kun mærke på den cykel du bruger, så vil der være plads til alle. Skriv venligst navn på mærket. Der er jo planer om at kældrene skal males i år, så derfor vær med til at der bliver plads. Vi har planer om at vælte det træ på legepladsen der ser noget trist ud. Det er formentlig gået ud. Vi har en ide om at lave en figur af træet og evt. andet, eksempelvis noget som ligner et dyr og børnene kan kravle rundt på. Vi kontakter en mand der kan lave sådan noget. I overensstemmelse med vores træbeplantningsplan vil vi plante nye træer f.eks. frugttræer. Vi har fået en henvendelse fra en beboer der flere gange har fået frataget sin vasketid, og han beder derfor bestyrelsen om at genoverveje at vi får et elektronisk reservationssystem, så vi undgår at vasketiden bliver taget af andre. Der er også andre der må se at deres tid er taget det er ærgerligt at det sker selv om vi laver opslag og sender breve rundt til beboerne så lader det ikke til at man tager hensyn til andre beboere. Det er meget egoistisk. Det vil jo så blive dyrere at vaske for det koster jo med et sådant system. Jeg har personligt fået regning fra Waoo i juli måned, der var fejl i og jeg gav udtryk for at det snart var umuligt at gennemskue disse regninger. Jeg kunne godt tænke mig at jeg betalte månedsvis, så var det vel nemmere at følge med. Jeg blev så gjort opmærksom på at jeg kunne sende en mail til dem for at få regning hver måned, så ville det være nemmere at overskue. Det har jeg så gjort, så nu må vi se om det også bliver sådan. Så send dem en besked hvis i er interesseret i at få regning månedsvis. I skal bare sørge for at oplyse jeres installationsnummer. Nu har de så lige fusioneret med et firma fra Sjælland, så nu må vi se hvad der sker, og om det deraf bliver bedre. Alle beboere skulle gerne have fået dette brev vedr. fusionering Jeg vil gerne slå et slag for at man fremover tilmelder sig til afdelingsmødet, det vil være så dejligt at vide hvor mange vi bliver af hensyn til eventuelt traktement. Det var alt for denne gang. Herefter blev beretningen blev godkendt. Ad 4 Godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år. Peter Nielsen fra Boligkontoret gennemgik budgettet. Efterfølgende foreslog Olav Berthelsen at man forhøjede henlæggelserne med 20% i stedet for 10%. Det blev nedstemt. Herefter stemte man så for budgettet: Afdeling 9: Budgettet godkendt. Afdeling 14: Budgettet godkendt. Afdeling 18: Budgettet godkendt. Vedligeholdelsesplanen blev godkendt.
Ad 5 Vedtagelse af fremtidssikringsstrategi Der blev tilkendegivet at afdelingsbestyrelsen arbejder videre med strategien ifølge planen. Afdelingsbestyrelsen vil på et senere tidspunkt foreslå en forhøjelse af henlæggelserne, så arbejderne kan udføres. Ad 6 Valg af 2 medlemmer til afdelingsbestyrelsen: a. Jette Hjermitslev, Trøjborgvej 58 og Poul Stranddorf, Trøjborgvej 58 blev genvalgt. b. Olav Berthelsen, Trøjborgvej 66, 2.th blev suppleant. Ad 7 Eventuelt Vaskerierne blev drøftet. Flere i afdeling 18, Trøjborgvej 60-66 syntes at det ville være rart med Elektronisk reservationssystem, det er også her der er de største problemer. Afdelingsbestyrelsen undersøger de nye priser på et sådant. Vi drøftede også evt. udskiftning f.eks. køkkener m.m. Det er noget afdelingsbestyrelsen arbejder på også med hensyn til råderetten. Herefter gik vi til kaffen og sluttede mødet i god ro og orden. Dirigent: Peter Nielsen Referent: Hanne Bang
Information fra Boligkontoret Hvordan kom hun lige foran i køen Måske har du oplevet, at ventelisten i din afdeling pludselig trådte ud af kraft at en udefrakommende fik en bolig i din afdeling for næsen af interne ansøgere. Det kan der være en god grund til. Vi har nemlig to renoveringsprojekter i Boligkontoret Århus i hhv. afdeling 23 Nydamsparken og afdeling 54 Norsgade. Begge projekter griber så meget ind i boligerne, at beboere skal genhuses. Og som boligorganisation skal vi finde en anden bolig til de berørte nogle midlertidig under renoveringen, andre permanent f.eks. fordi der bliver færre boliger efter renoveringen. Og som loven er skruet sammen, ja så skal vi give de berørte beboere fortrin til en anden passende bolig inden for vores boligorganisation. Mistet anciennitet I starten af 2014 afsagde Højesteret dom i to sager, hvor boligsøgende var blevet slettet fra ventelisten AARHUSbolig. De blev slettet, fordi de ikke havde modtaget girokortet med ventelistegebyret. Højesteret gav begge medhold i, at de skal bevare deres anciennitet og ikke slettes fra ventelisten. Det betyder, at også andre, der har mistet anciennitet i 2011 og 2012, kan få sin anciennitet tilbage hvis man opfylder visse kriterier. Fleksibel udlejning Efter aftale med Aarhus Kommune har vi udvidet den fleksible udlejning, så den nu gælder i syv af vores afdelinger. Reglerne varierer i detaljer fra afdeling til afdeling. Men fælles for aftalerne er, at ansøgere i beskæftigelse eller under uddannelse kommer forrest i køen til boligerne. Herved skaber man generelt set en mere blandet beboersammensætning i udsatte afdelinger. Rod med strømmen En ny lov betyder, at beboere nu selv skal give sin el-leverandør besked, når man flytter. Administrationen informerer tydeligt ind- og fraflyttere om det. Men desværre er der med jævne mellemrum beboere, der glemmer det. Og det kan i yderste konsekvens betyde, at der bliver lukket for strømmen. Økonomien Efter nogle år med store underskud efter dannelsen af administrationsfællesskabet i 2008 er økonomien i Boligkontoret Århus forbedret kraftigt. En række besparelser rundt om i organisationen gav et samlet overskud på knap 3 mio. kr. i 2013. Vi er stadig ikke nogen rig organisation, men der er skabt en god balance i driften. Samtidig har en række engangsindtægter har været med til at styrke vores egenkapital, så boligorganisationen står bedre rustet, hvis der skulle komme dårlige tider. Fokus på udgifter Konsulentfirmaet HCK & Partners har gennemgået Boligkontoret Århus pengestrømme og arbejdsgange mhp. at finde besparelser for afdelingerne. Når besparelserne er fuldt indfasede, vil de have et samlet omfang på ca. en halv million om året. Gevinsten ved besparelsen tilfalder næsten udelukkende afdelingerne. Energistrategi og energisyn i afdelingerne Vi har også vedtaget en energistrategi, som har fokus på: Ressourceoptimering af driften i boligområder Fokus på den enkelte husholdnings energiforbrug Alt nybyggeri skal opføres som minimum energiklasse 2020-standard
Alle renoveringer af klimaskærmen og tekniske installationer skal reducere afdelingens energiforbrug Som helt konkret energitiltag gennemgår vi afdelingerne for mulige energibesparelser i samarbejde med virksomheden LokalEnergi, som udarbejder en kort energisynsrapport for hver afdeling som supplement til energimærket. Desuden vil vi ved ansættelse af nyt teknisk personale prioritere personer med særlige kompetencer på miljøområdet, mens den nuværende tekniske medarbejderstab efteruddannes på miljøområdet.