EfterUddannelse.dk, fase 3: Den digitale VEU-ansøgning Juni 2011 af Steen Larsen, UNI C
Dagsorden Lovændring og nye regler Virksomhedsinput fra fokusgruppemøder Nye processer og ny rollefordeling Oprettelse, brugerflade og funktionalitet Signaturer, rettigheder og organisering Nyhedssite, vejledninger og infomøder 16-08-2011 3
Lovændring og nye regler
Ansøgning om VEU-godtgørelse og befordringstilskud Lovændring virkning fra den 1. juli 2011: Arbejdsgiver skal søge om VEU-godtgørelse og befordring når arbejdsgiver udbetaler løn under kursus Kun én underskrift i ansøgning om VEU-godtgørelse og befordringstilskud mod tre underskrifter tidligere (skole, kursist, arbejdsgiver): Arbejdsgiver signerer, når der udbetales løn eller hvis arbejdsgiver har fuldmagt til at søge på vegne af kursist Kursist signerer, hvis der ikke udbetales løn under kursus, og hvis kursist ikke har givet arbejdsgiver fuldmagt til at søge på sine vegne 16-08-2011 5
Ansøgning om VEU-godtgørelse og befordringstilskud Nye regler for befordringstilskud virkning fra den 1. juli 2011: Befordringstilskud vedrører befordring mellem hjemadresse og undervisningssted man kan ikke længere få befordringstilskud til dækning af transport mellem indkvarterings- og undervisningssted. Befordringstilskud kan udbetales til arbejdsgiver, hvis arbejdsgiver udbetaler et beløb til kursisten, som er mindst lige så stort som det befordringstilskud, kursisten ellers kunne få udbetalt (med kursistens accept). 16-08-2011 6
Den digitale ansøgning Fra den 1. juli 2011 er det muligt at ansøge digitalt om VEUgodtgørelse og befordring via EfterUddannelse.dk Fra den 1. november 2011 er det obligatorisk for arbejdsgivere og selvstændige erhvervsdrivende at ansøge digitalt om VEUgodtgørelse og befordring via EfterUddannelse.dk 16-08-2011 7
Papiransøgningen er ikke afskaffet Nyt papirskema til ansøgning om VEU-godtgørelse og befordringstilskud klar den 1. juli 2011 Frem til den 1. november 2011 kan arbejdsgiver, som udbetaler løn under uddannelse, søge på papir Herefter kan der søges på papir, hvis der ikke udbetales løn under uddannelse, dvs. hvor kursist selv skal søge Herefter skal der søges på papir, hvis uddannelsesstedet ikke bruger EASY-A (professionshøjskoler og enkelte private udbydere) 16-08-2011 8
Overgangsregler Ansøgningstidspunkt før den1. juli 2011: Ansøgning på det gamle papirskema også hvis uddannelsen starter efter den 1. juli 2011 Ansøgningstidspunkt i perioden 1. juli-31. oktober 2011: Ansøgning på det gamle papirskema, hvis uddannelsen starter før den 1. juli 2011 Ansøgning digitalt eller på det nye papirskema, hvis uddannelsen starter den 1. juli 2011 eller senere Ansøgningstidspunkt den 1. november 2011 eller senere: Ansøgning digitalt for virksomheder (løn under uddannelsen) Ansøgning digitalt eller på papir for kursister/medarbejdere (ikke løn under uddannelsen) 16-08-2011 9
Virksomhedsinput fra fokusgruppemøder
Fokusgruppemøder, sommeren 2010 Fire fokusgruppemøder i forbindelse med UNI C s arbejde med kravspecifikation for fase 3: Skoler alene Virksomheder alene A-kasser alene Fælles møde med alle interessenter 16-08-2011 11
Input fra virksomhedsrepræsentanter Gennemgående problem: fejl og manglende oplysninger i ansøgning Svært for arbejdsgiver at udfylde kursistoplysninger fremover Befordringstilskud mange undlader at søge pga. administrativt bøvl 4-ugers fristen svær at overholde Svært at følge med i, om man får sin godtgørelse Indblik i kursisters fravær/tilstedeværelse 16-08-2011 12
Fejl og manglende oplysninger i ansøgninger Fejl og manglende oplysninger er et gennemgående problem bl.a. mangler kursistens underskrift ofte. Fremover: Kun én underskrift fra ansøger (arbejdsgiver eller kursist) Ansøgning kan ikke sendes, hvis der mangler underskrift eller andre krævede oplysninger Ansøgning udfyldes flow-baseret, dvs. der vises kun spørgsmål, som er relevante i forhold til det, man ellers har svaret sikrer korrekt udfyldelse Svar kontrolleres/valideres undervejs, fx kontrol af, at indtastede datoer er gyldige i forhold til tilmeldingens periode sikrer korrekt udfyldelse 16-08-2011 13
Svært for arbejdsgiver at udfylde kursistoplysninger Arbejdsgivere nervøse for, at det bliver svært for dem at udfylde kursistoplysninger korrekt. Fremover: En del oplysninger udfyldes automatisk med oplysninger fra tilmelding, bl.a. kursistoplysninger, kursusoplysninger samt kontaktoplysninger på kursist og arbejdsgiver. Nogle oplysninger udfyldes automatisk med data fra seneste ansøgning (i samme ansættelsesforhold). Kursisten kan selv udfylde dele af ansøgningen (kræver login med NemID eller digital signatur) kursisten kan dog ikke signere og sende ansøgning for arbejdsgiver. A-kassetilhørsforhold udfyldes automatisk, når ansøgningen sendes. 16-08-2011 14
Befordringstilskud Befordringstilskud udbetales lige nu til kursist stort ønske, at det kan udbetales til arbejdsgiver. Mange virksomheder betaler befordring til kursist allerede og undlader at søge befordringstilskud, fordi det giver for meget administrativt bøvl. Fremover: Arbejdsgiver kan få udbetalt befordringstilskud, hvis han/hun bekræfter at udbetale et tilsvarende beløb til kursisten ikke krav om fuldmagt. Km-afstand mellem uddannelsessted og hjemmeadresse udregnes automatisk kan angives manuelt, hvis det ikke er muligt at beregne den automatisk. Mulighed for flere undervisningssteder og tilhørende forskellige km-afstande i samme ansøgning. 16-08-2011 15
Overholdelse af 4 ugers-fristen Svært at overholde 4 ugers-fristen. Fremover: Arbejdsgiver udfylder og sender ansøgning ansøgningen bliver ikke væk i diverse dueslag, mens den venter på kursistens underskrift Oversigt over VEU-ansøgning viser, hvor mange dage der er tilbage inden ansøgningsfristen 16-08-2011 16
Værktøj til opfølgning på ansøgninger Svært at følge op på, om man har fået VEU-godtgørelse. Fremover: Nye oversigter, Ansøgninger og Afsluttede ansøgninger, giver overblik og hjælper med at følge op: Forskellige filtreringsmuligheder, fx a-kasse (hvilke udeståender har vi med med a-kasse x?) Intern reference (nyt felt på ansøgning til angivelse af afdeling/initialer el. lign.) kan bruges til at følge op på egne ansøgninger. Oversigter kan printes ud Hvis a-kassen medsender udbetalingsbreve, kan disse ses på EfterUddannelse.dk 16-08-2011 17
Følg med i kursistens tilstedeværelse/fravær Ønske om at kunne se fravær/tilstedeværelse (i dag får nogle arbejdsgivere papirprotokol fra skolen). Fremover: Hvis skolen tillader det (individuel indstilling pr. skole), vil arbejdsgiver kunne se registreret tilstedeværelse/fravær knyttet til den enkelte ansøgning Arbejdsgiver kan ikke se fraværsårsag 16-08-2011 18
Nye processer og ny rollefordeling
Processer og rollefordeling i den digitale ansøgning Mange aktører i den digitale ansøgning: Skoler opretter grundlaget for ansøgningen, bl.a. side 1- oplysningerne, som kenders fra papirskemaet Arbejdsgivere udfylder, signerer og sender ansøgninger, når der udbetales løn under uddannelsen Kursister udfylder, signerer og sender ansøgninger, når der ikke udbetales løn under uddannelsen A-kasser henter egne ansøgninger fra EfterUddannelse.dk Behandler ansøgninger i eget system Sender statussvar på behandlingen til EfterUddannelse.dk 16-08-2011 20
Skolens rolle sikring af korrekte kursusoplysninger Skolen sikrer et korrekt grundlag for den digitale ansøgning: Opretter hold i EASY-A-systemet Angiver korrekte perioder og korrekt antal timer pr. dag i forhold til fagenes og holdets varighed Opretter og tilknytter undervisningssted(er) Angiver korrekte tilskudsmærkekombinationer, hvis kursus afholdes som fjernundervisning eller som virksomhedsforlagt undervisning Sikrer, at holdene overføres til EfterUddannelse.dk 16-08-2011 21
Skolens rolle nye kursusoplysninger Skolen kan knytte flere undervisningssteder til et hold relevant, hvis undervisningen foregår flere steder Skolen kan angive timetal for hver enkelt kursusdag, fx hvis undervisningen veksler mellem hele og halve dage Skolen kan angive forskellige TMK er (tilskudsmærkekombinationer) for perioder relevant, hvis dele af undervisningen foregår som fjernundervisning eller som virksomhedsforlagt undervisning Skolen kan angive, om undervisningen på et fag er udliciteret til anden aktør Oplysningen sendes videre til a-kassen (med ansøgningen) 16-08-2011 22
Skolens rolle oplysninger ifm. befordringstilskud Hvis et kursus afholdes som virksomhedsforlagt undervisning, kan der ikke søges om befordringstilskud Hvis der er knyttet flere undervisningssteder til et hold, vil der godt kunne søges befordringstilskud til de undervisningssteder, som ikke er virksomhedsforlagte styres via TMK er Ny TMK til kursusaktivitet, som foregår på eksternt hotel eller konferencecenter, som er lejet af virksomheden FKVIB, Virksomhedsforlagt med befordringsgodtgørelse 16-08-2011 23
Arbejdsgiverens rolle Arbejdsgiveren er ansvarlig for at udfylde og signere ansøgningen, hvis der udbetales løn under uddannelsen Arbejdsgiveren er den eneste, som skriver under på/signerer ansøgningen Arbejdsgiveren skal inden signering bekræfte under strafansvar, at de oplysninger, han/hun har givet i ansøgningen, er rigtige Arbejdsgiveren kan med fuldmagt fra kursisten udfylde, signere og sende ansøgning på kursistens vegne, selvom der ikke udbetales løn under uddannelsen Skabelon til fuldmagt kan hentes på EfterUddannelse.dk Kursisten kan udfylde dele af ansøgning, hvis dette ønskes indtil ansøgning er sendt, kan denne udfyldes både fra kursistens side og fra virksomhedens side 16-08-2011 24
Kursistens rolle Kursisten er ansvarlig for at udfylde og signere ansøgningen, hvis der ikke udbetales løn under uddannelsen Kursisten er i dette tilfælde den eneste, som skriver under på/signerer ansøgningen Kursisten skal inden signering bekræfte under strafansvar, at de oplysninger, han/hun har givet i ansøgningen, er rigtige Kursisten kan give arbejdsgiver fuldmagt til at udfylde, signere og sende ansøgning, selvom der ikke udbetales løn under uddannelsen Skabelon til fuldmagt kan hentes på EfterUddannelse.dk Kursisten kan udfylde dele af ansøgning, hvis dette ønskes indtil ansøgning er sendt, kan denne udfyldes både fra kursistens side og fra virksomhedens side 16-08-2011 25
A-kassens rolle A-kassen henter egne ansøgninger fra EfterUddannelse.dk A-kassen behandler ansøgninger i eget sagsbehandlingssystem A-kassen sender svar på behandlingsstatus til arbejdsgiver/kursist: Når a-kassen henter ansøgning = status modtaget Når a-kassen sender behandlingssvar = status under behandling Når a-kasse afslutter ansøgning = status afsluttet A-kassen kan vedhæfte evt. kopi af brev med behandlingssvar (kopi af udbetalingsmeddelelse/afslag, etc.) A-kassen returnerer ansøgninger med fejl A-kassen videresender ansøgning til anden a-kasse, hvis kursisten har skiftet a-kasse 16-08-2011 26
Oprettelse, brugerflade og funktionalitet
Opret ansøgning betingelser Ansøgning kan kun oprettes, hvis det er relevant at danne ansøgning, dvs.: Tilmeldingen skal dække kurser/fag inden for FKB (AMU fag) eller, hvis faget er uden for FKB, vedrøre en GVU-elevs placering på et hold/kursus med samlefag Kurset må ikke afholdes som fjernundervisning (50% eller mere) Kursisten må ikke være ledig (på dagpenge) deltage i kurset på IDV-vilkår være bosiddende eller have beskæftigelse på Færøerne/Grønland Kursisten skal være navngivet (ikke have et fiktivt cpr-nr) 16-08-2011 28
Opret ansøgning i forlængelse af tilmelding Der kan oprettes en ansøgning i forlængelse af tilmeldingen eksemplet viser tilmelding via kursistvejen: 16-08-2011 29
Opret ansøgning i forbindelse med navngivning For virksomhedstilmeldinger kan der oprettes ansøgninger i forbindelse med navngivning (med den rigtige rettighed): 16-08-2011 30
Opret ansøgning fra kursistens side Der kan oprettes en ansøgning fra kursistens side efter login med NemID eller digital signatur: 16-08-2011 31
Udfyld ansøgning individuelt flow Ansøgningen udfyldes via et flow med relevante trin, hvor spørgsmål foldes ud, efterhånden som der svares der vises kun de spørgsmål, som er relevante i forhold til, hvad der er svaret undervejs: 16-08-2011 32
Udfyld ansøgning uddannelsesniveau Spørgsmål om og hjælp til uddannelsesniveau: 16-08-2011 37
Udfyld ansøgning udvælgelse til masseudfyldelse På virksomhedens side kan man enten udfylde ansøgning via det individuelle ansøgningsflow eller via masseudfyldelse eksemplet viser udvælgelse af kursister til masseudfyldelse: 16-08-2011 42
Udfyld ansøgning masseudfyldelse af ansøgninger Eksemplet viser side til masseudfyldelse af ansøgninger om VEUgodtgørelse og befordringstilskud (med validering og hjælp): 16-08-2011 43
Udfyld ansøgning kolonneudfyldelse Masseudfyldelse via kolonneudfyldelse: 16-08-2011 44
Udfyld ansøgning masseudfyldelse fra datakilde Masseudfyldelse via indlæsning af oplysninger fra datakilde: 16-08-2011 45
Udfyld ansøgning resumé Resumé viser, hvad der mangler for at ansøgningen kan sendes: I dag er det et typisk problem, at en ansøgning sendes af sted uden underskrifter eller med manglende udfyldelse af krævede oplysninger. I den digitale ansøgning er der kontrol af, at alle krævede felter er udfyldt, før man kan sende. 16-08-2011 46
Signer og send ansøgning signering Signering sker fra resumésiden: 16-08-2011 47
Signer og send ansøgning samspil med Virk.dk Signering sker via Virk.dk s signeringsfunktion: 16-08-2011 48
Signer og send ansøgning udpegning af modtager Når ansøgning er signeret, sendes den til A-kasse/VEU-system Efter signering slår EfterUddannelse.dk kursistens cpr-nummer op i Arbejdsmarkedsstyrelsens register over a-kassemedlemsskab, og sender ansøgningen det rette sted hen, dvs.: til kursistens a-kasses indbakke i den fælles grænseflade, hvis kursisten er medlem af en a-kasse til VEU-systemets indbakke i den fælles grænseflade, hvis kursisten ikke er medlem af en a-kasse A-kassen/VEU-systemet hente egne ansøgninger fra indbakken 16-08-2011 49
Signer ansøgning kvittering Efter signering/afsendelse får man kvittering på, at ansøgningen er sendt, og besked om, hvortil ansøgningen er sendt 4-ugers fristen gælder i forhold til afsendelsestidspunktet 16-08-2011 50
A-kassesider hvad kan man? EfterUddannelse.dk har en simpel brugergrænseflade for a-kasser, som de kan bruge, indtil de har systemintegration på plads (svarende til, at a-kasserne i dag kan slå tilstedeværelse/fravær op på cpr-nr.) På a-kassesiden kan a-kassen Hente egne ansøgninger ind Sende statussvar på ansøgninger til kursist og arbejdsgiver, og evt. vedhæfte bilag Videresende ansøgninger til andre a-kasser/veu-systemet, hvis en kursist har skiftet a-kasse eller er i restance Modtage ændringer til ansøgninger Returnere ansøgninger til arbejdsgiver/kursist, hvis der er fejl i ansøgningen 16-08-2011 51
A-kassesider overblik Oversigt over ansøgninger: 16-08-2011 52
A-kassesider behandlingssvar Mulighed for at se ansøgning og give behandlingssvar: 16-08-2011 53
Ansøgning status i oversigt Arbejdsgiver og kursist kan følge den enkelte ansøgnings vej gennem processen via kolonnen Status. I eksemplet nedenfor kan man se, at ansøgningen er under behandling i a-kassen: 16-08-2011 54
Ansøgning status for den enkelte ansøgning Virksomheder og kursister kan følge med i sagsbehandlingsstatus på hver enkelt ansøgning: Hvis a-kassen medsender kopi af fx udbetalingsmeddelelser/ afsag, vil det kunne ses her (kolonnen Bilag). 16-08-2011 55
Ansøgning status for tilstedeværelse/fravær Blokken Tilstedeværelse i ansøgningen vises, når holdets startdato er passeret Kun hvis skolen har angivet Ja til Vis fravær for virksomhed i skoletabellen Der bliver kun vist tilstedeværelse/fravær ikke fraværsårsag 16-08-2011 56
Ændringer til ansøgning proces Hvis der sker ændringer i kursistens data/tilmelding, som har betydning for ansøgningen, efter at ansøgningen er sendt, bliver ændringerne sendt til a-kassen for eksempel: Ændringer i EfterUddannelse.dk: Tilmelding slettes En deltager skiftes ud med en anden deltager Ændringer i skolens administrative system: Ændring i kursets stamdata, periode, fag, undervisningssteder, m.v. Holdet aflyses Ændring i kursistens stamdata, fx skift af arbejdsgiver, ændring af kursiststatus (fra i arbejde til ledig) Ændringer i centrale data, fx cpr-opdatering, cvr-opdatering 16-08-2011 57
Ændringer til ansøgning proces, fortsat Ændringer sendes som nye tekniske versioner af ansøgningen til a-kassen/veu-systemet A-kassen/VEU-systemet tager i forbindelse med sagsbehandlingen stilling til, om ændringerne kræver ny signering Hvis en ændring kræver ny signering, skal a-kassen returnere ansøgning til arbejdsgiver eller kursist (den, som har signeret ansøgningen) Nogle tekniske ændringer, fx sletning af tilmelding, udskiftning af en kursist med en anden, resulterer automatisk i, at ansøgningen annulleres 16-08-2011 58
Signaturer, rettigheder og organisering
Signaturer, rettigheder og elektronisk fuldmagt Digital medarbejdersignatur: Lige nu: den hidtidige filbaserede signatur Senere på året: suppleres af NemID Erhverv Ny rettighed på Virk.dk: Ret til at ansøge om VEU-godtgørelse og befordringstilskud Kan tildeles nu Kan bruges på EfterUddannelse.dk fra den 1. juli 2011 Elektronisk fuldmagtsgivning på Virk.dk: Mulighed for kursusadministration og ansøgning på tværs af forskellige cvr-numre i samme koncern Mulighed for udlicitering af kursusadministration og ansøgning til ekstern virksomhed/person 16-08-2011 60
Organisering Digital signatur og Virk.dk-rettigheder er ikke et teknisk problem, men kan være en kulturel barriere og en organisatorisk udfordring! Virksomheden skal overveje: Skal tilmelding ske centralt og/eller decentralt? Skal ansøgning ske centralt og/eller decentral? EfterUddannelse.dk understøtter alle modeller men det kræver organisatorisk afklaring hos virksomheden! 16-08-2011 61
Nyhedssite, vejledninger og infomøder
Virksomhedens side på EfterUddannelse.dk 16-08-2011 63
Virksomhedens side på EfterUddannelse.dk 16-08-2011 64
Interaktiv guide, medarbejdersignatur 16-08-2011 65
Interaktiv guide, medarbejdersignatur 16-08-2011 66
Interaktiv guide, rettigheder 16-08-2011 67
Interaktiv guide, rettigheder 16-08-2011 68
Links til nyhedssite for virksomheder 16-08-2011 69
Nyhedssite for virksomheder 16-08-2011 70
Infomøder Planlagte infomøder før sommerferien: Infomøder for virksomheder om fase 3 20. jun. Aalborg, 22. jun. Greve, 23. jun. Fredericia Planlagte infomøder efter sommerferien: Infomøder for offentlige virksomheder i samarbejde med bl.a. KL 15. aug. Aalborg, 17. aug. Frederiksberg, 18. aug. Fredericia En række yderligere møder efter sommerferien Følg med på www.admsys.uni-c.dk/virksomheder! 16-08-2011 71
Tak for i dag!