Albertslund den 8. september 2011 Forum: Styregruppen for Plan C Tid: Fredag den 16. september 2011 kl. 10:00 12:00 Sted: Gate 21, Vognporten 2, 2620 Albertslund Deltagere: Niels Carsten Bluhme, Jørn Jensen, Lars Gullev, Signe Kongebro, Anders Thanning, Poul Erik Lauridsen og Svend Svendsen Afbud: Hans Christian Karsten og Rolf Andersson Projektledelsen: Sif Enevold og Per Boesgaard (referent) Dagsorden med indstillinger Poul Erik Lauridsen, projektchef i Gate 21, har overtaget som styregruppemedlem fra Jacob Lundgaard. 1) Siden sidst Arbejdet og resultaterne siden sidste styregruppemøde er beskrevet i bilaget. Et par af de vigtige resultater er ibrugtagning af lavtryksventilationsprojektet på Vallensbæk Skole, FrontHouse konferencen og 1. udgave af Totalværdimodellen. Bilag A: Arbejdet og resultaterne marts august 2011 Projektledelsen indstiller, at orienteringen godkendes som grundlag for statusrapporten til bevillingsgiver. 2) Projektets sidste knap 1½ år De ændringer i projektets retning der blev gennemført i forlængelse af sidste styregruppemøde har været positive for udviklingen i projektet. Samtidig er projektet nu så langt i sin udvikling, at der flere områder kan gennemføres afprøvning og implementering af konkrete modeller og løsninger. Billedet af projektets slutprodukter er også ved at fremstå tydeligere. Bilag B: Aktiviteter og metode Bilag C: Tidsplan af 15. august 2011 Projektledelsen indstiller, at aktiviteter og metode godkendes som grundlag for statusrapporten til bevillingsgiver. 3) Perioderegnskab og revideret budget Statusrapport og perioderegnskab for marts august 2011 skal indsendes til Erhvervs- og Byggestyrelsen 21. september. Der indkommer erfaringsmæssigt betydelige mængder dokumentation for afholdte timer og udgifter helt op til afleveringen. Styregruppen vil derfor på dette møde få fremlagt foreløbige nøgletal for forbruget og et foreløbigt revideret budget. Projektsekretariatet vil med udgangspunkt i drøftelserne på styregruppemødet og yderligere dokumentation af forbruget færdiggøre perioderegnskabet med tilhørende redegørelser og revideret budget. 1
Bilag D: Foreløbigt revideret budget med kommentarer Projektledelsen indstiller, at det foreløbige reviderede budget godkendes som grundlag for notat til bevillingsgiver i forbindelse med statusrapport og perioderegnskab. 4) Arrangementer og kommunikation Der er i den kommende periode fokus på en forbedret og mere integreret kommunikationsindsats på mange fronter i Plan C. Herunder på formidling af det igangværende arbejde og hvordan de enkelte elementer bidrager i forhold til projektets overordnede målsætning. Bilag E: Arrangementer og kommunikation Projektledelsen indstiller, at der holdes én samlet konference om energirigtig renovering og partnerskaber i stedet for to selvstændige konferencer orienteringen tages til efterretning. 5) Næste møder Der foreslås nedenstående mødeplan for 2012. Når møderne er aftalt, vil der blive sendt elektroniske kalenderaftaler. Torsdag den 15. marts 2012 kl. 15.00 17.00 Mandag den 17. september 2012 kl. 14.00 16.00 Onsdag den 5. december 2012 kl. 9.00 11.00 Projektledelsen indstiller, at mødeplanen godkendes. 6) Eventuelt 2
Bilag A: Arbejdet og resultaterne marts august 2011 Perioden frem til sommerferien har båret præg af FrontHouse konferencen, som blev arrangeret i tæt samarbejde med NCC, som også bidrog med økonomisk medfinansiering til konferencen og lagde hus til. Det var ikke alene selve planlægningen af konferencen der blev arbejdet med. Delprojekternes færdiggørelse af produkter til præsentation på konferencen var også en væsentlig aktivitet. Sideløbende har der været arbejdet med at implementere beslutningen om ny kurs i forhold til demonstrationsprojekterne Delprojekt 1 Beslutningsgrundlag og finansiering Færdiggørelse af Totalværdimodellen i 1. udgave Workshop på FrontHouse konferencen med præsentation af modellen. Planlægning af afprøvningsfasen for Totalværdimodellen Beslutningsgrundlag for helhedsorienteret energirenovering af Islands Brygge 37, herunder totaløkonomiberegninger og totaløkonomiseminar Delprojekt 2 Byggeprocesser Workshop på FrontHouse konferencen med præsentation af den kompetencebaserede udbudsmodel og en casebaseret manual for energieffektive byggeprocesser Arbejde med det juridiske grundlag for OPI med udvikling af model og proces for udbudsprocesser mv. og præsentation på workshop på FrontHouse konferencen Delprojekt 3 Bæredygtig forsyning Analyse af der påviser mulighed for at indføre lavtemperaturfjernvarme i bygninger der ikke er energirenoveret eller kan betegnes som lavenergibyggeri Forberedelse af demonstrationsprojekt for lavtemperaturfjernvarme i Brøndby Delprojekt 4 Renovering med merværdi Forberedelse af camp og demonstrationsprojekt for gårdhuse i Albertslund, som desværre ikke gennemføres Måleprogram for og ibrugtagning af forsøgsprojekt for lavtryksventilation på Vallensbæk Skole med foreløbig positive resultater for energibesparelsen Idékatalog for renovering af Hvidovre Medborgerhus Forberedelse af energirenovering og demonstrationsprojekt for Hvidovre Medborgerhus Forberedelse af demonstrationsprojekt for dagslysstyring af LED-belysning i klasseværelser, herunder udvikling af nye typer kunstig belysning til skoler Startskud til 1-3 demonstrationsprojekter indenfor præfabrikation, klimaskærm og bygningsintegreret vedvarende energi Delprojekt 5 Styring, drift og adfærd Afdækning af potentiale, muligheder og krav til visualisering som middel til at beboere i almene boliger i øget omfang handler på eget energiforbrug Igangsætning af strategi for fremtidssikret indførelse af CTS i kommunale ejendomme Udvikling af uddannelseskoncept for drifts- og institutionspersonale i forlængelse af kortlægning af behovet Forberedelse af demonstrationsprojekt om styring og visualisering for Ishøj Idrætscenter 3
Delprojekt 6 Videndeling, kommunikation og strategiske partnerskaber Ibrugtagning af ny hjemmeside Løbende kommunikationsindsats, herunder pressedækning om demonstrationsprojektet på Vallensbæk Skole og FrontHouse konferencen Forberedelse, gennemførelse og opfølgning af FrontHouse konferencen Arbejde med forankring, motivation, netværk og videndeling Startskud til i øget omfang at gøre kommunikation til en kerneaktivitet i Plan C Forberedelse af arrangementer i efteråret Nyhedsbrevet Plan C Update udsendt flere gange som offentligt nyhedsbrev Bilag B: Aktiviteter og metode Strategirevision indgår som en naturlig del af projektet, og er direkte beskrevet som en del af projektets metode. De hidtidige ændringer er beskrevet i statusrapporterne, som alle er godkendt. Det blev på sidste møde i styregruppen besluttet, at ændre strategien for arbejdet, specielt i forhold til demonstrationsprojekterne. Ændringen har været positiv. Dels har projektet med ventilation på Vallensbæk Skole været en succes og udviklingen af nye mindre demonstrationsprojekter er i fuld gang. Nedenfor følges primært op på de større elementer i arbejdet. Demonstrationsprojekterne organiseres som mini triple-helix projekter, hvor typisk en bygherre, en producent, en rådgiver, en entreprenør og en forsker samarbejder om udvikling af projektet fra idé til konkret løsning. Der kan være flere partnere tilknyttet projektgruppen. Selve anlægsopgaven indgår enten som et direkte led i forsøgsprojektet eller konkurrenceudsættes. Der vil i projektet blive gennemført følgende 1:1 demonstrationsprojekter: Opfølgning på forsøg med lavtryksventilation på Vallensbæk Skole Dagslysstyring af LED-lys og udvikling af nye typer skolebelysning på Grøndalsvænge Skole i København Lavtemperaturfjernvarme i ikke-energirenoveret SFO og evt. skole i Brøndby Forsøg med solafskærmning med integrerede solceller på Hvidovre Medborgerhus, og analyse af renoveringsprojektet for Hvidovre Medborgerhus. Demonstrationsprojekt(er) indenfor klimaskærm, præfabrikation og bygningsintegreret vedvarende energi der er dialog med flere virksomheder, forskere og bygherrer om mulighederne og en workshop afholdes 22/9-2011. Der er ikke taget stilling til om der arbejdes med et samlet projekt med flere elementer eller med flere forskellige. Visualisering af energiforbrug i boliger i en afdeling i BO-VEST med udgangspunkt i igangværende analyse af adfærd blandt beboere i en boligafdeling i Brøndby. Styring og visualisering i Ishøj Idrætscenter de konkrete demonstrationselementer er ikke udvalgt endnu, men et måleprogram er ved at blive etableret som første skridt. Etablering af CTS i kommunale ejendomme i Brøndby med udgangspunkt i analyse af strategien konkret for Brøndby Kommune kombineret med koncepter for indførelse og fremtidssikring af CTS i kommunale ejendomme generelt. Der igangsættes eventuelt flere demonstrationsprojekter. Ansøgningen omfattet et projekt om rum og funktion og et om vedvarende energi på kommunale 4
ejendomme (pt. solvarme) som ikke er igangsat, og det er på nuværende tidspunkt uvist om de vil blive gennemført. Der lægges vægt på en bred kommunikationsindsats med udgangspunkt i demonstrationsprojekterne. Samtidig er det et vigtigt succeskriterium, at resultaterne kan bringes i en bredere anvendelse. Derfor vil der blive iværksat initiativer omkring udbredelse og implementering, og blive arbejdet med hvordan konceptet omsættes til markedet. Tilsvarende skal de modeller og værktøjer der udvikles i projektet afprøves på konkrete cases, erfaringerne skal forbedre modellerne, og modeller og værktøjer skal implementeres hos en bredere kreds. Der arbejdes med konkret afprøvning af modeller og værktøjer: Afprøvning af Totalværdimodellen for to små cases der tages udgangspunkt i et forløb hvor de private aktører der har bidraget markant i udviklingen af modellen, vil bistå og samarbejde med kommuner der er interesserede i at arbejde med modellen. Afprøvning af den kompetencebaserede udbudsmodel involverer en bredere kreds af aktører, og en anderledes strategi tidligt i projektfasen, og der er ikke fastlagt en strategi for afprøvningen på et konkret renoveringsprojekt endnu. Uddannelsesforløb for driftspersonale er under udvikling i samarbejde mellem kommunerne i Plan C og Teknologisk Institut. Der arbejdes i højere grad i mindre grupper på tværs af partnerkredsen om de konkrete produkter og demonstrationsprojekter, end tilfældet var i starten af projektet. Delprojektgrupperne 3 5 mødes ikke eller i mindre grad samlet. Primært i forhold til delprojekt 4 om renovering med merværdi er der partnere, som ikke har spillet en rolle i udviklingsopgaverne i projektet endnu. Det forventes at et øget aktivitetsniveau omkring de konkrete demonstrationsprojekter vil inddrage flere aktører. Aktiviteter og strategi for delprojekt 6 beskrives i et selvstændigt punkt. Bilag D: Foreløbigt revideret budget med kommentarer Perioderegnskabet forventes at medføre et mindre forbrug i forhold til budgettet. Der er registreret væsentlig færre timer hos både kommunale og ikke-kommunale partnere end budgetteret. Det skyldes hos kommunerne dels besparelser og dels udskiftning blandt de projektdeltagere der har ydet en væsentlig indsats. Dertil kommer forsinkelser af en række igangværende aktiviteter og betydelig travlhed med andre opgaver hos partnerne. Samtidig et stort demonstrationsprojekt for 5 gårdhuse i Albertslund alligevel ikke muligt at gennemføre i regi af Plan C. Prøvehusene vil først få byggestart i 2013. Nøgletal for forbruget i perioden Budgetteret forbrug i perioden: Dokumenteret forbrug i perioden pr. dags dato: Forventet forbrug i perioden: 6,69 mill. kr. 4,13 mill. kr. 4,97 mill. kr. 5
Forventet mindre forbrug i perioden: 1,72 mill. kr. Erhvervs- og Byggestyrelsen har bedt projektet vurdere, om det lavere forbrug end budgetteret vil medføre, at projektet ikke kan anvende sin fulde bevilling. Det er projektledelsens vurdering, at med aktiviteterne i de resterende 1½ år af projektperioden, vil projektmidlerne blive udnyttet fuldt ud, og der vil i statusrapporten indgå en redegørelse for de tiltag der er i gang og omdisponeringen af midlerne. Revideret budget Budgettet er blevet revideret jævnligt siden ansøgningen. Revisionerne er sket med udgangspunkt i erfaringerne med det konkrete arbejde, dokumentationen af udgifter og timer, og udvikling af administrationspraksis. Revisionerne har hidtil primært medført øget budget til ikke-kommunale partnertimer og reduceret budget til arrangementer og indirekte omkostninger. Medfinansieringen til projektet består af ca. 85 % kommunal og ca. 15 % ikkekommunal medfinansiering. Det er en forudsætning for udbetaling af støtte, at medfinansieringen tilvejebringes. Nedenfor er budgettet fra 1. marts 2011 medtaget som udgangspunkt, og derefter er anført forslaget til revideret budget af 1. september 2011. Budgettet af 1. marts var mindre detaljeret på aktiviteter end budgettet i den oprindelige ansøgning. Til gengæld er det opdelt i aktiviteter der betales og aktiviteter der medfinansieres, hvilket giver et mere reelt billede af mulighederne. Poster uden anført økonomi i budgettet fra 1. marts er udtryk for, at økonomien til partnertimer lå i en samlet pulje. Der er fortsat en samlet pulje til ikke-kommunale partnertimer, som fordeles inden aflevering af statusrapporten. Grundlag for budgettet Kommunerne leverer timer som medfinansiering svarende til et årsværk om året, dog kun ½ årsværk om året fra Vallensbæk Kommune. Københavns Kommune får herudover dækket et årsværk om året til en medarbejder, der arbejder fuld tid med Plan C. Ikke-kommunale partnere leverer timer til projektet efter aftale. Der ydes som hovedregel dækning for lønomkostningen for 75 % af de dokumenterede timer mens 25 % af de dokumenterede timer indgår som medfinansiering. Samarbejdsaftalerne fastlagde derudover en maksimal gennemsnitlig timepris og et maksimalt timetal. For perioden 1. marts 2010 til 28. februar 2011 er fordelingsnøglen 75/25 anvendt for samtlige dokumenterede ikke-kommunale timer, uafhængigt af de oprindelige samarbejdsaftalers bindinger af maksimal gennemsnitlig timeløn og timetal. Dette har vist sig muligt inden for de økonomiske rammer for projektet, og er sket for at tilgodese ønsket fra styregruppen om en større dækning til de ikke-kommunale partnere. De oprindelige samarbejdsaftaler er ikke fornyet, med mindre den enkelte partner har haft et konkret ønske om det. Delprojekterne træffer aftaler om den enkeltes indsats og estimerer timeforbruget inden for de overordnede rammer. 6
Ændringer i forudsætningerne i det reviderede budget Medfinansieringen fra kommunerne kan ikke hentes alene ved medarbejdertimer. Flere kommuner har bl.a. på grund af besparelser vanskeligt ved at leve op til aftalen om at deltage i projektet med et fuldt årsværk om året. De ikke-kommunale partnere har vanskeligt ved at bidrage med partnertimer i et så markant omfang som forudsat, bl.a. i lyset af den lave omkostningsdækning, herunder ringe mulighed for at dække indirekte omkostninger og den nødvendige medfinansieringsgrad. Der er derfor kigget på nye muligheder for at hente medfinansiering hjem til projektet. Muligheden for, at en del af medfinansieringen kan komme fra de demonstrationsprojekter der gennemføres, hænger sammen med, at de nu i vid udstrækning er rene forsøgsprojekter, og ikke en del af de store renoveringssager. Det er således udgifter til både materialer og til diverse håndværksudgifter, hvor regningen betales af bygherre og efterfølgende kan medtages i projektregnskabet. En andel af regningen kan derefter dækkes mens en anden del er medfinansiering. Skulle der mod slutningen af projektet mod forventning - være overskud af medfinansiering, vil styregruppen få mulighed for at tage stilling til dækning af en større andel af dokumenterede timer. Og i modsat fald tage stilling til hvordan eventuel manglende medfinansiering tilvejebringes. Et andet vigtigt kriterium er, at så stor en del af støttemidlerne som muligt skal komme partnerne i projektet direkte eller indirekte til gode. På grund af reglerne om omkostningsdækning for partnere, er det imidlertid vanskeligt at kanalisere projektmidlerne direkte ud til partnerne. 1. september 2011-31. december 2012 Regnskab BUDGET AF 1. MARTS 2011 FRATRUKKET FORBRUG Betalt af bevilling Strategien ved revisioner af budgettet er fortsat, at ikke-forbrugte midler bruges til at øge budgettet for demonstrationsprojekter og til udvikling af modeller og værktøjer. Medfinansiering NYT BUDGET AF 1. SEPTEMBER 2011 Bemærkning Betalt af Medfinanbevilling Siering Forventet periodeforbrug (marts - august 2011) 3.720.921 1.249.079 3.720.921 1.249.079 Forbrug projektstart til 28. februar 2011 6.946.024 3.875.380 6.946.024 3.875.380 I alt 10.666.945 5.124.459 10.666.945 5.124.459 15.791.404 7
Demonstrationsprojekter (materialer /eksterne ydelser) Integreret VE, Hvidovre Medborgerhus 1.000.000 150.000 1.250.000 400.000 Styring og visualisering, Ishøj Idrætscenter 500.000 50.000 500.000 200.000 Visualisering energiforbrug i boliger, BO-VEST 500.000 80.000 Lys, Grøndalsvænge Skole, København 500.000 100.000 500.000 200.000 Lavtemperatur, Brøndby 500.000 50.000 500.000 200.000 Præfab /klimaskærm /integreret VE 1.500.000 1.500.000 500.000 1-3 projekter Solvarme bolig /plejehjem 350.000 350.000 100.000 - Rum og funktion 350.000 100.000 Katalog over innovative - løsninger 100.000 - I alt 4.350.000 350.000 5.550.000 1.780.000 Modeller og værktøjer incl. undervisning Totalværdimodel (afprøvning og uddannelse) 130.350 300.000 75.000 Totalværdimodel (digitalisering) 200.000 50.000 Totalværdimodel (layout og tryk) 100.000 10.000 Finansieringsformer og - modeller 200.000 50.000 Kompetencebaseret udbudsmodel (afprøvning og uddannelse) 222.000 300.000 75.000 Kompetencebaseret udbudsmodel (programmering) 300.000 75.000 Model for forsyningsbeslutninger 250.000 65.000 Uddannelse driftsledere (udvikling og test) 171.400 350.000 Visualisering boliger (papirkoncept) 150.000 40.000 Ikke-kommunale partneraktiviteter I alt 523.750 0 2.150.000 440.000 Møder, events og kommunikation Transport og forplejning 190.000 100.000 - Forplejning møder og transport 8
Konferencer 600.000 145.000 400.000 Afslutningskonference 100.000 Arrangementer åbne 100.000 120.000 How 2 /temaarr. 6 stk. á 20.000 Arrangementer partner 300.000 100.000 2 stk. á 50.000 Konferencegebyrer o.lign. 70.000 50.000 - - Netværk 50.000 Konsulent Kommunikation og web 50.000 50.000 Konsulent Ud og se - konkrete sites og virksomheder - koncept og materiale - 50.000 Lønninger 1.108.175 1.110.000 I alt 2.418.175 145.000 2.030.000 100.000 Timer og løn Ledelse /projektledelse /udvikling /administration /økonomi 3.688.764 696.833 3.690.000 700.000 Kommunale partneraktiviteter 721.836 3.379.672 800.000 2.295.606 Ikke-kommunale partneraktiviteter - demo og ufordelte opgaver 4.622.356 965.101 2.650.272 250.000 Phd DTU 515.610 129.000 550.000 100.000 I alt 9.548.566 4.724.514 7.690.272 3.345.606 Diverse Evaluering 600.000 300.000 - Revision 43.226 43.226 - Afskrivninger 43.500 43.500 - Indirekte omkostninger 679.781 400.000 I alt 1.366.507-786.726-1,4 årsværk om året kommunikation og arrangement Betalt: Udviklingsmedarb. bolig 500.000, DTU-timeansatte 100.000, 5.000 partnertimer á gns. 400 kr. I alt 28.873.943 10.790.065 28.873.943 10.790.065 39.664.009 Bilag E: Arrangementer og kommunikation Kommunikation er defineret som en kerneaktivitet i Plan C. Der er et stykke vej at gå endnu, før man reelt kan betragte den samlede videndelings-, formidlings- og kommunikationsindsats i det lys. Projektledelsen har holdt fælles seminar med vores kommunikationsmedarbejder og har besluttet, at der i den kommende 9
periode sættes en række ekstra initiativer i gang for at øge integrationen af kommunikation i det daglige arbejde, krydret med flere egentlige kommunikationsinitiativer. I den kommende tid vil der således blive øget fokus på afholde åbne mere netværksprægede arrangementer, og at kommunikation i højere grad bliver en integreret del af al aktivitet i Plan C. Kommunikation skal her betragtes bredt, og vil omfatte indsatser over en bred kam. Plan Cs FrontHouse konference var en stor succes. Det indgår i ansøgningen, at der skal holdes yderligere to store konferencer i Plan C, dels en om partnerskaber og dels en om energirigtig renovering. Det er projektledelsens vurdering, at ressourceforbruget ved at holde to konferencer vil være så stort, at det ikke giver mulighed for i tilstrækkeligt omfang, at arbejde med målrettet kommunikation og gennemføre øvrige arrangementer og faciliterede forløb (workshops, camps, temaarrangementer, mv.). Der foreslås derfor kun afholdt en konference mere i projektets levetid, som bliver en afslutningskonference, der præsenterer projektets resultater indenfor både partnerskaber og energirigtig renovering, og samtidig udstikker retningen for det videre arbejde med energirigtig renovering og de overordnede mål på området. 10