Bilag 2 til kontrakt om elektronisk nøglesystem mellem Kalundborg Kommune og [Navn - skal udfyldes af leverandøren] KRAVSPECIFIKATION
INSTRUKTION TIL TILBUDSGIVER: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved kontraktindgåelse. Formål med bilag: Formålet med Bilag 2 er at fastlægge kravene til Den Tilbudte Løsning. Instruks vedrørende bilag: Tilbudsgiver skal besvare kravene i Kravspecifikationen. Se vejledning hertil på side 3. Evaluering af besvarelse: af dette bilag evalueres jf. udbudsbetingelserne. Det fremgår af de enkelte krav i Kravspecifikationen, hvad der vægter positivt ved besvarelsen af Evalueringskrav. Forbehold: Der kan ikke tages forbehold overfor bilaget. 2/18
KRAVMETODIK Nr. MK/EK Krav Mindstekrav (MK) Evalueringskrav (EK) Nr. Kravspecifikationen er opdelt i følgende overordnede emner: A. Generelle krav til Den Tilbudte Løsning B. Krav til låse C. Krav til nøgler D. Krav til system E. Krav til leverance, service og support F. Øvrige krav MK/EK Krav Under de enkelte emner er kravene er fortløbende nummereret. Eks. vis A1 Ordregivers angivelse af om behovet er kategoriseret som Mindstekrav (MK) eller Evalueringskrav (EK). Indeholder en beskrivelse af Kundens krav til Den Tilbudte Løsning For mindstekrav skal der ikke ske nogen udfyldelse. For evalueringskrav skal Tilbudsgiver her angive en redegørelse for kravets opfyldelse. KRAVSPECIFIKATION Kravtabellen nedenfor indeholder samtlige krav til Den Tilbudte Løsning. Ordregiver lægger til grund for Tilbudsgivers afgivelse af tilbud, at samtlige mindstekrav er opfyldt. For enkelte mindstekrav gælder det, at de kun er gældende, såfremt Den Tilbudte Løsning kan anvendes med hhv. en fysisk eller ikke-fysisk nøgle. Det fremgår af kravet, hvorvidt dette er tilfældet. Evalueringskrav besvares ved udfyldning af en løsningsbeskrivelse i nedenstående skema. For enkelte evalueringskrav gælder det, at de kun skal besvares, såfremt Den Tilbudte Løsning kan anvendes med hhv. en fysisk eller ikke-fysisk nøgle. Det fremgår af kravet, hvorvidt dette er tilfældet. 3/18
KRAVTABEL A: Generelle krav til Den Tilbudte Løsning Nr. MK/E K Krav A1 MK Den Tilbudte Løsning skal overholde den til enhver tid gældende lovgivning i Danmark herunder persondataloven, sikkerhedsbekendtgørelsen og Fælles EU-databeskyttelsesforordning. Såfremt EU eller dansk lovgivning fastsætter nye normer eller standarder for anden adgangskontrol, logning og dataopbevaring, skal implementering heraf ske jf. loven. A2 MK Den Tilbudte Løsning skal overholde Kalundborg Kommunes gældende it-sikkerhedspolitik og Tilbudsgiver skal efter kontraktindgåelse indgå en databehandleraftale, jf. Underbilag 4B. A3 MK Kunden og tredjepart bemyndiget af Kunden skal uden ekstra udgifter have ret til at anvende snitflader til og fra Den Tilbudte Løsning til integration med andre IT-systemer. A4 MK Kunden og tredjepart bemyndiget af Kunden skal uden ekstra udgifter have mulighed for og ret til at udtrække og bruge alle former for data i elektronisk form f.eks. ved konvertering til et andet IT-system. A5 EK Tilbudsgiver skal beskrive, i hvilket format data kan leveres til Kunden. Det vil vægte positivt, hvis data som minimum kan leveres som eksempelvis Excel udtræk i den på tidspunktet for exit gælden- 4/18
de version af Excel, eller i lignende gængse IT-systemer og formater A6 EK Tilbudsgiver bedes redegøre for mulighederne for dataudveksling til og fra EOJ-systemer Det vil vægte positivt, jo bedre mulighed der er for dataudveksling med EOJ-systemer via åbne standarder. 5/18
B: Krav til låse Nr. MK/EK Krav B1 MK Borgeren skal fortsat kunne bruge en almindelig fysisk nøgle i låsen. B2 MK Såfremt borgerens eksisterende nøgle ikke kan anvendes efter installationen af den elektroniske lås, skal der medfølge 1 ny nøgle pr. lås. Udgiften til ekstra nøgler herudover, må ikke overstige prisen for standard 6 stift nøgler. B3 MK Anvender den elektroniske lås den eksisterende låsemekanisme, må modstanden i den manuelle betjening af låsen ikke forøges. B4 MK Den elektroniske lås må ikke kunne blokere en flugtvej ved fejl og driftsstrømafbrydelse B5 MK Den elektroniske lås skal kunne fungere uafhængig af serveropdatering (24/7/365) B6 MK Den elektroniske lås skal kunne fungere uafhængig af netværksdækning B7 MK Såfremt der ved montering udskiftes elementer i borgerens lås (cylinder, låsekasse og beslag), skal disse overholde de til enhver tid gældende EN-standarder jf. Forsikring- og Pensions vejledninger. B8 MK Der skal foreligge fuld opdateret elektronisk dokumentation for låseenhederne i hele kontraktperioden inkl. evt. forlængelse. Både ift. montage, overholdelse af sikkerhedskrav og øvrige specifikationer. Dokumentationen skal foreligge på dansk. 6/18
B9 MK Der skal forefindes en løsning, der kan monteres på og give adgang til aflåste opgangsdøre. Løsningen må ikke påvirke øvrige beboeres adgang. B10 MK Låseenhederne skal være kunne tåle aftørring med klor og sprit B11 MK Oplåsning og låsning skal fungere ensartet uanset vejrlig B12 MK Oplåsning/låsning skal, ifald der stadig er strøm på et evt. batteri, kunne foretages på højst 10 sekunder efter aktivering af den elektroniske lås. B13 MK Ved lav batteristand på låsen skal der genereres en alarm med en sigende alarmtekst. Den elektroniske lås skal herefter forsat kunne anvendes i yderligere min. 7 dage med oplåsning og låsning op til 10 gange pr. døgn. B14 EK Tilbudsgiver bedes redegøre for, hvor lang tid der skal påregnes til oplåsning/låsning. Såfremt Den Tilbudte Løsning kan anvendes med en ikkefysisk nøgle, skal tiden regnes fra det tidspunkt hvor evt. mobilt udstyr er oplåst og klar til brug (der er logget på evt. nøglesoftware og softwaren kører i baggrunden på enheden). Såfremt Den Tilbudte Løsning kan anvendes med en fysisk nøgle, skal tiden regnes fra det tidspunkt, hvor låsen aktiveres. Såfremt Den Tilbudte Løsning kan anvendes med begge nøgletyper angives tiden for den hurtigste. Det vægter positivt i Kundens tilbudsevaluering, jo mindre tid der medgår ved oplåsning og låsning, herunder tid til kontrol af, om døren rent faktisk er låst. 7/18
Alle tidsangivelser skal kunne efterprøves i forbindelse med tilbudspræsentationen. B15 EK Tilbudsgiver bedes redegøre for, hvorledes installation af en elektronisk lås påvirker borgerens bolig set udefra. Det vægter positivt, jo mindre det kan ses udefra, at der er installeret en elektronisk lås. B16 EK Tilbudsgiver bedes beskrive evt. skader på borgerens bolig ifm. montering/afmontering af den elektroniske lås. Det vil vægte positivt jo færre boligændringer låsemonteringen kræver. B17 EK Tilbudsgiver bedes redegøre for, i hvilket omfang der er løsdele efter montering af elektronisk lås. Det vægter positivt, jo færre og mindre løsdele der er efter montering af den elektroniske lås. B18 EK Tilbudsgiver bedes redegøre for, hvilke forhold der kan påvirke den elektroniske lås' funktion. Det vil vægte positivt, jo mindre låsens funktion er påvirkes af ydre forhold (byggematerialer, dørtykkelser, trådløse signaler etc.) Der gøres opmærksom på, at Kalundborgsenderen tidligere har påvirket funktionen af elektronisk udstyr. 8/18
C: Krav til nøgler Nr. MK/EK Krav C1 MK Nøgler skal kunne udstedes og fungere uafhængigt af serveropdatering (24/7/365) C2 MK Nøgler skal fungere uafhængigt af netværksdækning C3 MK Det skal være entydigt, hvilken lås der forsøges aktiveret. C4 MK Såfremt Den Tilbudte Løsning kan anvendes med en ikke-fysisk nøgle, skal nøglesoftwaren leveres på dansk. Der skal foreligge fuld, opdateret elektronisk dokumentation, ligeledes på dansk, i hele kontraktperioden inkl. evt. forlængelse. C5 EK Tilbudsgiver bede redegøre for mulighederne for besked til brugeren, ved mislykkes låseaktivering. Det vil vægte positivt, hvis der gives umiddelbar besked til brugeren, samt at beskeden er sigende for årsagen til den mislykkedes låseaktivering. C6 EK Såfremt Den Tilbudte Løsning kan anvendes med en ikke-fysisk nøgle, skal denne være brugervenlig i anvendelse. Tilbudsgiver bedes beskrive, hvad denne forstår ved brugervenlighed, hvordan Tilbudsgiver vil opnå et højt niveau af brugervenlighed samt hvordan dette konkret kommer til udtryk i nøglesoftwaren. Det vægter positivt i Kundens tilbudsevaluering, hvis det kan sandsynliggøres, at nøglesoftwaren konkret vil repræsentere et meget højt niveau af brugervenlighed. 9/18
Udover den skriftlige besvarelse vil tilbudspræsentationen også danne baggrund for evalueringen af dette krav. Dette krav skal kun besvares, såfremt Den Tilbudte Løsning kan anvendes med en ikke-fysisk nøgle. C7 EK Tilbudsgiver bedes beskrive, hvorledes nøgler kan udstedes/tilbagekaldes. Det vægter positivt i Kundens tilbudsevaluering, jo bedre mulighed der er for at hindre, at tilbagekaldte nøgler kan aktivere en lås. Det vægter desuden positivt i Kundens tilbudsevaluering, hvis nøglen kan tilbagekaldes uden aktiv handling fra nøglebæreren. C8 EK Såfremt Den Tilbudte Løsning kan anvendes med en ikke-fysisk nøgle, bedes Tilbudsgiver beskrive mulighederne for understøttelse af MDM. Det vægter positivt i Kundens tilbudsevaluering, hvis evt. nøglesoftware kan distribueres via MDM-system Dette krav skal kun besvares, såfremt Den Tilbudte Løsning kan anvendes med en ikke-fysisk nøgle. C9 EK Tilbudsgiver bedes beskrive krav til aktivering af låse herunder hvilke handlinger, der er påkrævede samt min./maks.-afstand mellem lås og nøgle Det vægter positivt i Kundens tilbudsevaluering, jo vanskeligere det er uforvarende at aktivere en lås. C10 EK Tilbudsgiver ønsker, at eksterne samarbejdspartnere (vagtlæ- 10/18
ge, Falck etc.) med hjemmeplejens hjælp, skal kunne få oplåst borgernes hjem (herunder opgangsdøre). Behovet kan både være planlagt og akut. Tilbudsgiver bedes beskrive muligheder for fjerntildeling af adgang til eksterne leverandører. Det vægter positivt i Kundens tilbudsevaluering, hvis eksterne leverandører kan tildeles adgang, hvis adgangen kan begrænses tidsmæssigt og hvis adgangen kan tildeles uden fysisk tilstedeværelse af den kommunale hjemmepleje. C11 EK Tilbudsgiver bedes redegøre for, hvordan der kan opnås sikkerhed for, at en dør reelt er låst efter låseaktivering. Sikkerheden skal kunne opnås, hvad enten døren er låst ved tilstedeværelse af hjemmeplejen eller via fjernoplåsning. Det vægter positivt i Kundens tilbudsevaluering, hvis sikkerheden kan opnås uden aktiv handling fra den bruger, der har aktiveret låsen (uden eks. vis at skulle tage i dørhåndtaget) Det vægter endvidere positivt i Kundens tilbudsevaluering, hvis der kan foretages opslag i historikken på specifikke låse. 11/18
D: Krav til System Nr. MK/EK Krav D1 MK Der skal foreligge fuld systemdokumentation i elektronisk form. Dokumentationen skal være på dansk. D2 MK Systemet skal kunne tilgås fra medarbejderens arbejdsplads via kommunens Citrix-miljø. D3 MK Der skal kunne oprettes nye nøglebærere (eks. vis vikarer) i systemet uden om kommunens AD. D4 MK Evt. snitflader skal være baseret på åbne standarder, så nuværende og fremtidige behov for systemintegration kan dækkes D5 MK Nøgleadministratorer skal kunne udstede nye adgangskoder og oplåse brugere uden tilgang til øvrig systemadministration/- opsætning. D6 MK Den Tilbudte Løsning skal foretage logning i henhold til gældende love og regler vedr. personfølsomme data. Alle forsøg på aktivering af låse (oplåsning og låsning) skal registreres, herunder også forgæves/uautoriserede forsøg. Borgernes egen anvendelse skal ikke logges. På nøglesoftware skal der være fuld adgangslogning. Evt. overdragelse/videresendelse af nøgler skal ligeledes logges. På Systemet skal der være fuld transaktions- og adgangslogning. For logninger gælder, at det skal være muligt at sammenstille logdata således, at der er fuld sporbarhed på alle bevægelser i 12/18
Den Tilbudte Løsning af hensyn til opfølgning på adgangskontroller og eventuel efterforskning af fejl og misbrug. Det skal være muligt at registrere og benytte (læsbar) information omkring brugeres (eller services og integrationers) aktiviteter således, at det i relevante tilfælde er muligt at etablere et meningsfuldt revisionsspor eller udføre andre kontroller i forhold til anvendelsen af Den Tilbudte Løsning. Logninger skal være samlede, lagrede og beskyttede mod ændringer. Det skal være muligt at udskrive eller overføre logninger som regneark eller kommasepareret fil. Logninger skal kunne tilgås af Kunden uden Tilbudsgivers medvirken. D7 EK Tilbudsgiver bedes redegøre for mulighederne for ADintegration Det vægter positivt, såfremt Den Tilbudte Løsning kan integrere til Kundens AD. D8 EK Tilbudsgiver bedes beskrive i hvilket omfang Den Tilbudte Løsning lever op til standarderne i den fælleskommunale rammearkitektur (KomBIT) eksempelvis tilslutning til de services, der udstilles gennem serviceplatformen herunder CPR m.m. Det vægter positivt i Kundens tilbudsevaluering, i jo højere grad Den Tilbudte Løsning lever op til kravene i den fælleskommunale rammearkitektur. D9 EK Kunden ønsker, at Systemet skal kunne tilgås selv under Citrixlukkevindue/-nedbrud. 13/18
Tilbudsgiver skal redegøre for mulighederne for sikker adgang til Systemet uden om kommunens Citrix-miljø (eks.vis gennem sikker VPN-løsning, Secure Mobile el.lign.) Det vægter positivt i Kundens tilbudsevaluering, hvis der er sikker adgang til Systemet uden om kommunens Citrix-miljø. D10 EK Tilbudsgiver bedes beskrive mulighederne for øjeblikkelig advisering til Kunden ved blokerende fejl på en lås. Det vægter positivt i Kundens tilbudsevaluering, hvis adviseringer kan sendes ad flere kanaler. D11 EK Kunden ønsker, at Systemet er udformet, så brugerne på en enkel og fleksibel måde kan tildeles forskellige brugermæssige rettigheder gældende for dataindtastning, søgning, rapportdannelse osv. Tilbudsgiver bedes beskrive mulighederne for rettighedstildeling i det administrative system Det vil vægte positivt, hvis rettigheder kan tildeles på en enkel og fleksibel måde ud fra forud definerede klare roller (rettighedsgrupper). D12 EK Systemet skal være brugervenligt i anvendelse. Tilbudsgiver bedes beskrive, hvad denne forstår ved brugervenlighed, hvordan Tilbudsgiver vil opnå et højt niveau af brugervenlighed samt hvordan dette konkret kommer til udtryk i Systemet. Det vægter positivt i Kundens tilbudsevaluering, hvis det kan 14/18
sandsynliggøres, at Systemet konkret vil repræsentere et meget højt niveau af brugervenlighed. Det tillægges særlig vægt, hvis brugervenligheden er høj i forhold til nøgleadministratorernes opgaver. Udover den skriftlige besvarelse vil tilbudspræsentationen også danne baggrund for evalueringen af dette krav. D13 EK Tilbudsgiver bedes redegøre for mulighederne for udstedelse af nøgler til navngivne medarbejdere. Det vil vægte positivt i Kundens tilbudsevaluering, jo bedre Kundens behov for at kunne styre udstedelser af nøgler på baggrund af f.eks. tid, geografiske distriktsopdelinger eller andre relevante parametre, understøttes.. Det vil vægte positivt i Kundens tilbudsevaluering, hvis der er mulighed for at udstede specifikke nøgler til navngivne medarbejdere. Udover den skriftlige besvarelse vil tilbudspræsentationen også danne baggrund for evalueringen af dette krav. D14 EK Tilbudsgiver bedes beskrive Den Tilbudte Løsnings understøttelse af Kundens behov for at kunne planlægge service af låse med servicebehov. Det vil vægte positivt, jo bedre mulighed Kunden har for, til enhver tid og uden Tilbudsgivers medvirken, at få et overblik over servicekrævende låse indeholdende relevante informationer til brug for planlægning af service, herunder (listen er ikke nødvendigvis udtømmende): dato for opstået servicebehov sigende tekst for behovets art 15/18
låsens placering evt. deadline for opgaveudførsel borgers kontaktoplysninger D15 EK Tilbudsgiver skal redegøre for hvilke øvrige udtræk, der kan generes i systemet f.eks.: Udtræk på hyppighed for brug af hver enkelt låseenhed Oversigt over anmodninger om udstedelse af akutte nøgler Oversigt over forsøg på adgang uden aktiv nøgle Historiske data vedr. låses servicebehov Det vil vægte positivt, jo mere fleksible udtræks- /rapportmulighederne er. Det vil vægte positivt, hvis Kunden selv er i stand til at sammensætte nye rapporter uden Tilbudsgivers medvirken. D16 EK Tilbudsgiver bedes beskrive mulighederne for at udskrive samt overføre øvrige udtræk til andre programmer til videre databehandling. Det vil vægte positivt, hvis der er mulighed for at udskrive udtræk. Det vil endvidere vægte positivt, hvis udtræk kan overføres til f.eks. Excel. 16/18
E: Krav til leverance, service og support Nr. MK/EK Krav E1 MK Såfremt Den Tilbudte Løsning kan anvendes med en ikkefysisk nøgle, skal nøglesoftwaren kunne anvendes på iosdevices herunder ipads. E2 MK Såfremt Den Tilbudte Løsning kan anvendes med en ikkefysisk nøgle, skal nøglesoftwaren til enhver tid kunne fungere på mindst 3 enheder, der fortsat kan indkøbes fra nye og i fri handel. E3 MK Såfremt Den Tilbudte Løsning kan anvendes med en ikke-fysisk nøgle, skal nøglesoftwaren til enhver tid kunne fungere på den seneste tvungne version af det installerede styresystem. E4 MK Tilbudsgiver skal have etableret sikkerhedsforanstaltninger i tilfælde af servernedbrud, således at distribution af nøgler og aktivering af låse også kan foregå under nedbrud. E5 MK Systemet skal løbende ajourføres, fejlrettes og vedligeholdes i hele kontraktperioden samt en eventuel forlængelse herefter. Kunden skal i denne periode have fri adgang til opdateringer og ændringer i softwareversioner E6 MK Tilbudsgiver skal garantere levering af produkter og reservedele til Den Tilbudte Løsning under hele kontraktperioden inkl. evt. forlængelse. E7 MK Tilbudsgiver skal i samarbejde med Kunden afprøve og teste klient- og nøglesoftware i Kundens miljø inden drift. E8 MK Der skal være adgang til support af Systemet inden for almindelig arbejdstid (hverdage 8-16) 17/18
E9 MK Tilbudsgiver skal forestå undervisning af 6 stk. medarbejdere, således at montering, afmontering og servicering kan foretages af Ordregiver efter den initale montering. Undervisningen skal foregå i Kalundborg Kommune. Ordregiver stiller egnet lokale til rådighed. E10 MK Tilbudsgiver skal forestå undervisning af system-, nøgle-, samt daglige administratorer - i alt 34 stk. Undervisningen fordeles på 2 hold, der undervises på 2 forskellige dage. Undervisningen skal foregå i Kalundborg Kommune. Ordregiver stiller egnet lokale til rådighed. E11 MK Systemet skal hostes af Tilbudsgiver E12 MK Låsene skal leveres fuldt funktionsdygtige, dvs. inkl. evt. batterier, SIM-kort med tilhørende abonnementer m.m. E13 EK Tilbudsgiver bedes beskrive omfanget og typen af evt. informationsmateriale til borgere omhandlende Låseenhedens funktion. Det vil vægte positivt, hvis informationsmateriale til borgere forefindes. Det vil vægte positivt, hvis der findes materiale målrettet ældre borgere (eks. vis magnaprint). Evt. borgerrettet informationsmateriale skal vedlægges som bilag. 18/18