Betingelser for udbud

Transkript

1 Betingelser for udbud af elektronisk nøglesystem

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning 1 2. Ordregivende myndighed 1 3. Tildelingskriterier 1 4. Tidsplan 2 5. Spørgsmål 2 6. Afgivelse af tilbud 3 7. Vedståelsesfrist 3 8. Aktindsigt 3 9. Tavshedspligt og åbning af tilbud Kontaktoplysninger Tilbudsgivers omkostninger Tro og love erklæring 4 Bilag 1: Kravspecifikation 6 Bilag 2: Tilbudsblanket 8

3 1. Indledning Dette udbud gennemføres efter Tilbudslovens bestemmelser. Udbuddet omfatter et elektronisk nøglesystem til anvendelse i hjemme- og sygeplejen i. Der vil være behov for låseenheder til ca. 350 borgere, og 225 medarbejdere anvender dagligt løsningen. Det kan oplyses, at benytter KMD Care, som afvikles ASP hos KMD og kan tilgås via snitflade. Hjemme- og sygeplejen i benytter i dag PDA ere og ipads i borgerens hjem. 2. Ordregivende myndighed Udbuddet gennemføres af: It- og Indkøbchef Jan Møller Rådhusgade 3 DK-8300 Odder Tlf. nr.: Fax nr.: jan.moller@odder.dk Den ordregivende myndighed er i det følgende benævnt. 3. Tildelingskriterier s vurdering af tilbud vil blive foretaget ud fra tildelingskriteriet det økonomiske mest fordelagtige tilbud. Kriterier Vægtning Pris 40-50% Implementering og drift 25-35% Funktionalitet og brugervenlighed 25-35% Side 1

4 Pris Beløb bedes opført som listepriser fratrukket rabatter = nettopriser. Priser opføres excl. moms. stiller som krav, at der efterfølgende kan foretages suppleringskøb til den samme stykpris, der er angivet på tilbudsblanketten. Implementering og drift Forstået som leverandørs evne til succesfuld implementering inden for den fastlagte tidsramme samt evne til at sikre en problemfri drift med høj grad af driftsikkerhed. Funktionalitet og brugervenlighed Funktionalitet og brugervenlighed i forhold til markpersonalets daglige brug, personale, der beskæftiger sig med systemadministration og vedligeholdelse samt opgaver forbundet med montering og nedtagning af låseenheder i borgerens hjem. Leverandør skal beskrive disse tre forhold, når der afgives tilbud. Der vil blive arrangeret en produktpræsentation forud for tilbudsvurderingen. Præsentationen er for alle leverandører, der har afgivet konditionsmæssige tilbud. 4. Tidsplan Udbuddet gennemføres efter følgende overordnede tidsplan: Aktivitet Tidsfrist Frist for modtagelse af spørgsmål 10. april 2012 Frist for modtagelse af tilbud 20. april 2012 kl Produktpræsentation 26. april 2012 Tilbudsvurdering og evt. referencebesøg 27. april 24. maj 2012 Kontraktindgåelse Primo juni Implementering tilendebragt 1. oktober Spørgsmål Spørgsmål skal sendes via til: jan.moller@odder.dk Spørgsmålene vil blive besvaret i anonymiseret form. Spørgsmål og svar vil løbende blive lagt på s hjemmeside og være tilgængelige på følgende adresse: Side 2

5 6. Afgivelse af tilbud Sidste frist for modtagelse af tilbud: 20. april 2012 kl Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbuddet afgives i 1 underskrevet eksemplar, 3 kopier og én elektronisk version (CD, USB-stick eller lignende). Tilbuddet skal sendes til/afleveres på følgende adresse: Rådhusgade Odder Att.: IT- og Indkøbschef Jan Møller Tilbuddet skal afgives på dansk. Tilbud kan ikke sendes pr. mail. 7. Vedståelsesfrist Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i 2 måneder fra udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. 8. Aktindsigt er underlagt de forvaltningsmæssige regler, herunder reglerne om aktindsigt i Offentligheds- og Forvaltningsloven. Der gøres opmærksom på, at tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen kan markere, hvilke forhold i tilbuddet der af tilbudsgiver betragtes som tekniske hemmeligheder, forretningshemmeligheder og/eller fortrolige aspekter, jf. Udbudsdirektivets art. 6. er ikke bundet af tilbudsgivers angivelser i forbindelse med en eventuel begæring om aktindsigt, men angivelserne vil indgå som et element i kommunens vurdering af, om og i hvilket omfang der skal gives aktindsigt. Side 3

6 9. Tavshedspligt og åbning af tilbud Nærværende udbudsmateriale og eventuelt supplerende materiale skal behandles fortroligt. Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivernes kendskab i forbindelse med tilbudsgivning og løsning af opgaven. Tilbud med bilagsmateriale vil blive behandlet fortroligt. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenternes tilbud. 10. Kontaktoplysninger Følgende oplysninger bedes anført: Firmanavn Navn på kontaktperson Stilling Adresse Tlf. nr. Direkte tlf. nr. Mailadresse 11. Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med afgivelse af tilbud og eventuel efterfølgende kontrahering er uvedkommende, ligesom modtaget materiale ikke returneres til tilbudsgiver 12. Tro og love erklæring Tilbuddet skal indeholde en erklæring på tro og love (eventuelt i form af en aktuel serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen) om, hvorvidt tilbudsgiver har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og Side 4

7 afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor tilbudsgiver er etableret, og i Danmark. Side 5

8 Bilag 1: Kravspecifikation ønsker et elektronisk nøglesystem, der sætter effektiviteten og sikkerheden i højsædet. Nedenfor findes en tematisk inddelt oversigt over de krav, der vil blive lagt vægt på ved en kvalitativ gennemgang af de indkomne tilbud. Tilbudsgiver skal anføre, om de enkelte krav opfyldes eller ej. Kravspecifikationen fungerer således, at kravene ikke er ultimative, men opfyldelse heraf vil give en høj score i forbindelse med vurdering af tilbuddet. Implementering og drift Opfyldt Ikke opfyldt Leverancesikkerhed udstyr kan leveres inden for de i tidsplanen angivne tidsfrister. Leverandør har vedlagt beskrivelse af undervisningsforløb for relevante personalegrupper i. Leverandør stiller en webbaseret løsning med overvågning 24/7 til rådighed. Såfremt der er tale om en PDA-løsning eller lignende kan den håndtere Windows, Android og IOS. Leverandør har vedlagt en beskrivelse af leverandørs administrative og tekniske hotline/support til herunder om dette foregår på dansk. Systemet kræver ikke konstant behov for mobilt netværk/internetadgang. Låseenhederne er genanvendelige. Låseenhederne har langtidsholdbare batterier med garanti herpå. Leverandør har vedlagt relevante kommunale referencer. Leverandør har vedlagt beskrivelse af leverandørs forventninger til s deltagelse i implementeringsfasen herunder et anslået timeforbrug Funktionalitet og brugervenlighed Montering er muligt på alle typer døre med godkendte låse og uden behov for reetablering af døren ved demontering. Montering/ demontering af låseenheden kræver ikke autoriseret personale. Systemet sikrer hurtig og enkel op- og aflåsning Side 6

9 uden unødig ventetid. Systemet giver mulighed for hurtig kodning/afkodning af en enkelt enhed ved eksempelvis bortkomst. De berørte borgere kan fortsat benytte egen nøgle. Side 7

10 Bilag 2: Tilbudsblanket Tilbudsblanket elektronisk nøglesystem Undertegnede afgiver hermed tilbud på s udbud vedrørende elektronisk nøglesystem. Tilbuddet gives på baggrund af det af fremsendte udbudsmateriale. Tilbudsgiver: Firmanavn Navn på kontaktperson Stilling Adresse Tlf. nr. Direkte tlf. nr. Mailadresse Beløb bedes opført som listepriser fratrukket rabatter = nettopriser. Priser opføres excl. moms. stiller som krav, at der efterfølgende kan foretages suppleringskøb til den samme stykpris som angivet nedenfor. Samlet pris* Samlet pris excl. montering af låseenheder Stykpris pr. låseenhed** Årlig driftsudgift Side 8

11 *Den samlede pris omfatter levering og montering af elektronisk nøglesystem til 350 borgere, undervisning af markpersonale og systemadministratorer samt teknisk og administrativ hotline/support. **Pris pr. låseenhed ved eventuelt suppleringskøb. Side 9