Tilbudsmateriale: Udvidelse af eksisterende serverplatform.

Transkript

1 2. januar 2012 Tilbudsmateriale: Udvidelse af eksisterende serverplatform. 1. Introduktion Dette tilbudsmateriale er annonceret på Syddjurs Kommunes hjemmeside iht. Bekendtgørelsen af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter, nr af 07/2/2007. Tilbudsmaterialet skal opfattes som information om de krav, behov og ønsker, Syddjurs Kommune har til udvidelsen af eksisterende serverplatform. Der er i tilbudsmaterialet valgt en form, hvor en række indledende afsnit gør rede for rammerne og målsætningerne for den ønskede udvidelse. Efterfølgende gennemgås en række udvælgelses- og tildelingskriterier, som er vores overordnede krav for vores valg af leverandør. Leverandørerne bedes i besvarelserne forholde sig til opfyldelsen af disse kriterier. Dokumentet indeholder ligeledes formalia om vores forventninger til svarmateriale og den videre dialog med jer som leverandører samt tidsfrister og kontaktoplysninger. 2. Løsningsoverblik Syddjurs Kommune ønsker at udvide den eksisterende Cisco UCS serverplatform, så vi dermed opnår, at hele serverplatformen bliver virtualiseret og opdateret til en ensartet og teknologisk opdateret serverplatform. Løsningen skal udbygge den server virtualiserings strategi, som vi kører med i dag. Den er baseret på en Datacenter løsning bestående af hosts med Vmware ESX virtualiseringssoftware. Det er derfor et krav, at den hardware der tilbydes passer ind i det eksisterende Cisco server miljø og er optimeret i forhold til best practice for afvikling af VMware miljøer. Hardwaren skal være baseret på et officielt samarbejde mellem hardware producenten og VMware. Det betyder, at den udvidede serverplatform løsning skal være 100 % virtualiseret på Cisco UCS servere. Der skal tilbydes en fleksibel løsning, hvor nøgleordene er enkelt, simpel og fleksibel IT infrastruktur. Løsningen skal sikrer en redundant, effektiv og skalerbar platform, der vil kunne håndtere Syddjurs Kommunes stigende serverbehov over en tidshorisont på minimum 4 år. Ligeledes skal løsningen være baseret på et forretningsgrundlag der bygger på, at IT skal drives as-a service med shared infrastruktur, hvor servere, storage og netværk smelter sammen i én infrastruktur enhed. Løsningen skal derfor understøtte et forretningskrav om nye samarbejder og nye services.

2 3. Tidsfrister Svarmateriale til prækvalifikationen skal være Syddjurs Kommune i hænde senest onsdag d kl for at komme i betragtning. Den detaljerede tidsplan er beskrevet i afsnit 6. De prækvalificerede leverandørers løsningsforslag og tilbud skal være Syddjurs Kommune i hænde senest mandag d kl for at komme i betragtning. Den detaljerede tidsplan er beskrevet i afsnit Kontaktoplysninger Svarmateriale og løsningsforslag sendes pr. mail til: IT-driftschef Lone Smedegaard Krings lsk@syddjurs.dk Bemærk, at det er muligt at fremsende spørgsmål til tilbudsmaterialet. Spørgsmål kan fremsendes til Lone Smedegaard Krings (lsk@syddjurs.dk) løbende, dog senest torsdag d kl Anonymiserede spørgsmål og svar vil løbende blive publiceret på Syddjurs Kommunes hjemmeside: dog senest torsdag d kl Målsætning Syddjurs Kommune ønsker at anskaffe hardware til udvidelse af en eksisterende serverplatform. Kontrakten skal indeholde Hardware support og SLA med 4 timers tilkalde service gældende for en 4-årig periode. Der kan evt. blive tale om hjælp til efterfølgende implementering, men dette er fornuværende ikke en del af det der skal afgives tilbud på. 5. Givne rammer Syddjurs Kommune ønsker serverhardwaren leveret og installeret i 1Q Tilbudspriser, som ligger højere end EU-udbudsgrænsen, vil ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen. Løsningen skal passe ind i et eksisterende Cisco UCS blade serversystem og være baseret på et 100% virtualiseret VMware servermiljø. Den udvalgte leverandør udarbejder oplæg til hardware servicekontrakt, som efterfølgende gennemgås af Syddjurs Kommunes juridiske afdeling, Indkøbsafdelingen og IT-afdelingen.

3 6. Formalia og tidsplan Syddjurs Kommune er ikke ansvarlig for omkostninger, som leverandøren måtte have i forbindelse med udarbejdelsen af svarmateriale. Såfremt flere leverandører byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til Syddjurs Kommune. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken leverandør Syddjurs Kommune kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for den/de øvrige leverandør(er). 6.1 Aflysning Indtil tilbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil Syddjurs Kommune kunne aflyse tilbuddet eller dele heraf hvis Syddjurs Kommune har saglig grund hertil. 6.2 Projektets overordnede tidsplan Uge Dato Klokken Aktivitet :00 Annoncering via hjemmesiden :00 Deadline for aflevering af svarmateriale (prækval) Leverandører får svar og de prækvalificerede bedes udarbejde et tilbud der afleveres d kl :00 Deadline for aflevering af spørgsmål :00 Seneste publicering af svar på spørgsmål på :00 Deadline for aflevering af løsningsforslag inkl. økonomi fra leverandører Evt. teknisk afklaring med leverandører og valg af leverandør 4 & Frivillig Stand Still på 10 dage Indgåelse af kontrakt med leverandør Seneste levering af hardware 7. Prækvalifikation Vi forventer, at jeres svarmateriale til prækvalifikationen som minimum indeholder dokumentation for at mindstekravene i afsnit 7.1 opfyldes samt forholder sig til, at mindstekravene til tilbudsgivning i afsnit 8 skal opfyldes ved en evt. tilbudsgivning.

4 7.1 Prækvalifikation: Mindstekrav Erklæring om forfalden gæld til det offentlige og artikel 45: Leverandøren skal udfylde og underskrive Bilag 1 Erklæring om forfalden gæld til det offentlige og artikel 45. Det er et ufravigeligt krav og manglende udfyldelse og underskrift vil medføre, at leverandøren fravælges i prækvalifikationen. Udfyldt bilag 2 mindstekrav til prækvalifikation: Leverandøren skal udfylde Bilag 2 Udvidelse af eksisterende serverplatform prækval. Det er et ufravigeligt krav og manglende udfyldelse og underskrift vil medføre, at leverandøren fravælges i prækvalifikationen. Samarbejde med andre leverandører: Leverandøren skal, hvis Syddjurs Kommune beslutter det, kunne acceptere at samarbejde med andre leverandører på projektet samt andre parallelle projekter. SLA og support: Leverandøren skal kunne yde kvalificeret support i løbet af max 4 timer i krisesituationer. 7.2 Prækvalifikation: Skriftlig redegørelse for leverandøren Leverandøren skal kunne dokumentere en rimelig økonomisk soliditet og udbredelse i markedet. At ovenstående krav er opfyldt skal dokumenteres gennem en skriftlig redegørelse med følgende indhold: Kort redegørelse for leverandørens historie, herunder baggrund, antal ansatte, kompetencer etc. Hvis der er en underleverandør eller samarbejdspartner, så ønskes også en kort redegørelse for dennes historie, herunder baggrund, antal ansatte ect. Hvilke betingelser gælder for den SLA, som leverandøren skal tilbyde? Referencer til andre offentlige eller private virksomheder, som leverandøren har leveret en tilsvarende løsning til. 7.3 Prækvalifikation: Evalueringskriterier Svarmaterialet består af bilag 1 (underskrevet), bilag 2 (udfyldt) og en skriftlig redegørelse for virksomheden som beskrevet ovenfor. Efter deadline for aflevering af svarmateriale vurderer Syddjurs Kommune, hvilke leverandører, der bedst opfylder krav og kriterier beskrevet i afsnit 7. Der udvælges på denne baggrund et antal leverandører, som indbydes til at give et tilbud til Syddjurs Kommune. Kommunen vil prækvalificere mellem 3 og 5 leverandører baseret på samlet set mest attraktive samarbejdspartner. Følgende parametre indgår i denne vurdering:

5 1. Leverandørens økonomiske soliditet og udbredelse i markedet 2. Leverandørens referencer med præference for offentlige kunder 3. SLA aftale betingelser 4. Leverandørens kompetencer i forhold til service De prækvalificerede leverandører får besked senest torsdag d med henblik på udarbejdelse af en detaljeret tilbudsgivning. Det skriftlige materiale vedr. tilbuddet skal afleveres senest mandag d kl Mindstekrav til tilbudsgivning Det understreges, at tilbuddet SKAL indeholde følgende mindstekrav: 1. Der ønskes tilbud på følgende hardware: a. 2 servere med 2x10-core CPU GB RAM + 2x 100GB SSD. b. 2 servere godkendt til at køre Cisco UC / IP telefoni. c. 1 ekstra Blade server Chassis til Cisco UCS Blade system med 4 stk. strømforsyninger og 2 stk. 4 ports 10 Gb interfaces d. Udvidelse af hukommelse på 4 stk. eksisterende Cisco UCS B230 servere fra nuværende 128 GB (4x2x16GB DIMM) til minimum 196 GB RAM. 2. Serverne skal passe ind i eksisterende Cisco UCS blade serversystem og være officielt egnet til et 100% virtualiseret VMware servermiljø. 3. Serverne skal være udstyret med 10 Gb netkort, der kan virtualiseres i flere logiske netkort /7 Hardware serviceaftale med 4 timers reaktionstid på løsningen. Der skal angives pris for en serviceaftale på 4 år. 5. Hardwaren skal kunne leveres på Syddjurs adresse senest d Tilbud på udvidelse af eksisterende server system Vi forventer at jeres tilbud som minimum indeholder følgende: Overblik over den tilbudte konfiguration. Specifikationer i form af styklister på den tilbudte konfiguration. Specifikation af og betingelser gældende for den hardware serviceaftale, SLA, som kræves. Samlet økonomisk oversigt. Enhedspriser på delelementer i den tilbudte konfiguration.

6 En gennemgang i prosa af det tilbudte hardware og om hvorledes kravene i afsnit 8 bliver opfyldt. Det er en fordel at fortælle om konkrete eksempler på, hvordan lignende hardware er anvendt til at løse tilsvarende opgaver ved andre gerne offentlige kunder. Leverandøren forventes efterfølgende at blive en potentiel implementeringspartner for Syddjurs Kommune. Derfor forventer vi, at I ligeledes redegør for følgende i jeres svarmateriale: Oplysninger om værktøjer og dokumentationsform, da vi i forbindelse med en implementering ønsker en udførlig dokumentation. Oplysninger om jeres koncept for test og kvalitetssikring, så oppetiden i forbindelse med den forestående serverplatformsudvidelse kan opretholdes. Oplysninger om, hvilke faste kontaktpersoner og deres individuelle kompetencer, som evt. vil skulle indgå i tæt samarbejde med Syddjurs Kommunes IT afdeling om en efterfølgende installation, konfiguration og implementering af løsningen. 10. Tilbudsafgivning og tildeling Det skriftlige tilbud skal bestå af en løsningsbeskrivelse som beskrevet i afsnit 9 samt et udfyldt Bilag 3 vedr. mindstekrav. Tilbuddet skal afleveres senest mandag d kl Syddjurs Kommune vil vælge leverandør baseret på det økonomisk mest fordelagtige tilbud. I vores udvælgelse af leverandør lægger vi vægt på følgende parametre: Generel kvalitet af besvarelsen Pris Kompetencer på de faste kontaktpersoner Test og kvalitetssikring Dokumentation Den udvalgte leverandør kan forvente at få besked senest torsdag d Derefter vil der være en frivillig stand still inden kontraktindgåelse på 10 dage fra d Derved forventes indgåelse af kontrakt at foregå tirsdag d