Kontrakt om Videreudvikling, Vedligeholdelse og Support af IMK2- systemet

Transkript

1 Kontrakt om Videreudvikling, Vedligeholdelse og Support af IMK2- systemet Bilag 13 Vederlag Version 1.1

2 [Vejledning til tilbudsgiver: Bilaget udgør i sin helhed mindstekrav, jf. udbudsbetingelsernes punkt Tilbudsgiver skal besvare bilaget ved at udfylde underbilag 13A Specifikation af priser. Tilbudsgiver kan således ikke tage forbehold over for indholdet af dette bilag, ligesom tilbudsgiver ikke kan tilrette indholdet af dette bilag. Tilbudsgivers udfyldelse af underbilag 13A Specifikation af priser indgår i evalueringen af tilbuddet i overensstemmelse med tildelingskriteriet anført i udbudsbetingelsernes punkt 4.4.] Ændringslog Dato Version Note Version 1.0 færdig og godkendt Henvisninger til Punkt 0 i afsnit 4 ændret. Side 2/7

3 Indhold 1. Vederlag, timepriser og betalingsplan (MK) Vederlag (MK) Efter medgået tid med estimat Fast vederlag for Overtagelsesfasen Rabat (MK) Fakturering og timeregnskab (MK) Fakturering Timeregnskab... 7 Side 3/7

4 1. Vederlag, timepriser og betalingsplan (MK) Leverandørens vederlag og timepriser for ressourcekategorierne juniorkonsulent og seniorkonsulent er angivet i underbilag 13A Specifikation af priser. Leverandøren vederlægges for Afklaringsfasen og de i bilag 6 Overgangsydelser beskrevne overtagelsesopgaver i overensstemmelse med nedenstående betalingsplan. Procentandel af fast Betalingsudløsende milepæl vederlag for overtagelse 1: Afsluttet Afklaringsfase 10 % 2: Godkendt "håndbog for levering" 40 % 3: Overtagelsesdagen 50 % Tabel 1 Betalingsplan Vederlag og timepriser i underbilag 13A Specifikation af priser omfatter samtlige de med udførelse af Ydelserne forbundne udgifter og omkostninger, herunder rejse- og opholdsudgifter, omkostninger til kontorhold, omkostninger til efteruddannelse m.v., og Leverandøren kan ikke beregne særskilt vederlag derudover. 2. Vederlag (MK) 2.1 Efter medgået tid med estimat Leverandøren vederlægges efter medgået tid med estimat, ved at multiplicere det faktiske antal forbrugte timer for de medarbejdere, der direkte medvirker til Ydelsens udførelse, med de i underbilag 13A Specifikation af priser angivne timepriser for den pågældende medarbejderkategori. Leverandøren skal straks give Kunden meddelelse, såfremt der er risiko for overskridelse af estimatet. Overskrider Leverandøren sit estimat afgivet ved Kundens anmodning om levering af Ydelser, jf. bilag 12 Ændringshåndtering, reduceres Leverandørens timepriser efter følgende model: Reduktionsmodel til timepriser Reduktion af Overskridelse af estimat timepris 0,01 % -10 % 10 % Side 4/7

5 10,01 % - 20 % 20 % 20,01 % - 30 % 30 % 30,01 % - 40 % 40 % 40,01 % - 50 % Tabel 2 Reduktionsmodel til timepriser Såfremt Leverandøren anvender mindre tid end anført i estimatet, afregnes kun den reelt forbrugte tid. 2.2 Fast vederlag for Overtagelsesfasen Dette afsnit beskriver vederlaget for Leverandørens overtagelse af Vedligeholdelse og Videreudvikling fra eksisterende leverandør. Der kan ikke faktureres ydelser i Overtagelsesfasen ud over den faste tilbudte pris for overtagelse i underbilag 13A Specifikation af priser. Prisen omfatter alle ydelser i Overtagelsesfasen, herunder: Møder med Kunden. Eventuel etablering af Leverandørens udviklingsmiljø. Etablering af synkroniseringsmekanismer mellem Leverandørens og Kundens ændringshåndteringssystemer (Kunden benytter TFS 1 ). Etablering af linjer til Kunden. Uddannelse af egne medarbejdere. Indlæggelse af Kundens kildekode i Leverandørens system. Opnåelse af overblik over og forståelse for Dokumentation og kildekode. Fakturering af fast vederlag sker i henhold til Kundens betalingsplan som fastsat i forbindelse med Kundens anmodning om levering af Ydelser, jf. bilag 12 Ændringshåndtering. En sådan betalingsplan kan ikke indeholde forudbetaling og sidste betalingsmilepæl i planen skal minimum udgøre 20 %. Sidste betalingsmilepæl kan, hvis relevant, ikke fastsættes tidligere end Kundens godkendelse af den afsluttende test, jf. bilag 8 Test. 3. Rabat (MK) Rabatten gives på baggrund af det i kontraktperioden akkumulerede omsætning for alle Kontraktens Ydelser. Leverandøren skal én gang årligt ved faktureringen i oktober måned modregne en eventuel volumenrabat opnået af Kunden i overensstemmelse med de i underbilag 13A Specifikation af priser anførte rabatsatser. Såfremt den opnåede rabat er større end fakturabeløbet for den pågældende måned, overføres den resterende rabat til modregning i næste måneds fakturering. 1 Kundens fejlhåndteringssystem TFS er endnu ikke implementeret, men forventes at være klar ved kontraktunderskrivelse. Såfremt dette ikke kan nås, vil Kunden anvende et alternativt system, som Leverandøren vil blive introduceret til. Side 5/7

6 4. Fakturering og timeregnskab (MK) 4.1 Fakturering Faktura indberettes elektronisk som E-faktura indeholdende EAN nummer: , CVRnr , fakturanummer, fakturadato og specifikation af de fakturerede Ydelser, som anført nedenfor. I tilknytning til Leverandørens fakturering skal Leverandøren udarbejde og løbende vedligeholde en opgørelse over den akkumulerede omsætning for hvert af Kundens teams, henholdsvis Team IT Infrastruktur Drift (support) og Team IT Tilskud Leverance (vedligeholdelse og videreudvikling) (jf. bilag 2 Situationsbeskrivelse afsnit 2.1). Opgørelsen skal endvidere indeholde en opgørelse over den opnåede volumenrabat, jf. punkt 03, fordelt relativt på Kundens teams. Leverandøren skal fakturere særskilt for hver af Kundens ovenstående to teams. Fakturaen sendes til Kundens teamansvarlige i hvert af de to teams. Af fakturaspecifikationen skal følgende fremgå: Klar henvisning til Kontrakten. Kontraktsnummer: Vederlag på Ydelser anføres særskilt og specificeret på aktiviteter/opgaver som opgjort i timeregnskabet, jf. punkt nedenfor. Status på akkumuleret omsætning. Eventuel rabat for pågældende måned. Eventuelle reduktioner i vederlag forårsaget af bod og/eller som følge af overskridelse af Leverandørens estimater, jf. bilag 5 Servicemål og nærværende bilags punkt Fakturaens format afstemmes mellem Leverandøren og Kunden i Afklaringsfasen og kan efterfølgende tilpasses efter Parternes aftale. Leverandøren er forpligtet til at tilpasse sine fakturaer efter Kundens behov. En faktura anses ikke for fyldestgørende, såfremt fakturaen ikke er specificeret i overensstemmelse med ovenstående krav. Kunden er berettiget til at afvise en faktura, som ikke er fyldestgørende. Fakturering skal ske månedsvist bagud inden den 10. i den efterfølgende måned. Side 6/7

7 4.2 Timeregnskab Leverandøren skal månedsvist samt på Kundens anmodning dokumentere den enkelte medarbejders tidsforbrug ved fremvisning af timeregnskab. Timeregnskabet skal føres løbende og som minimum specificeres pr. kalendermåned. Timeregnskabet skal være fordelt på hvert af Kundens teams og indeholde følgende punkter: 1) Medarbejdernavne med angivelse af ressourcekategori. 2) Specifikation af de leverede Ydelser, herunder med angivelse af dato og aktiviteter/opgaver samt tidsforbrug. Af specifikationen skal for vedligeholdelses- og videreudviklingsydelser fremgå en entydig identifikation af sagen fra Kundens fejlstyringssystem, samt en angivelse af, hvorvidt sagen er lille, mindre eller større, jf. bilag 12 Ændringshåndtering, punkt ) Evt. kommentar til tidsregistrering. 4) Samlet tidsforbrug for de leverede Ydelser. 5) Eventuelle reduktioner i vederlag forårsaget af bod og/eller som følge af overskridelse af Leverandørens estimater, jf. bilag 5 Servicemål og nærværende bilags punkt ) Faktureringsstatus. Timeregnskab skal leveres i eller kunne eksporteres til Excel-format. Side 7/7