Brugervejledning til Ofir Rekrutteringssystem - Kandidathåndtering Denne version er senest opdateret: 09.01.2012
Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 1 Sådan logger du på... 2 Rediger brugerprofil... 2 Spørgsmål, kommentarer eller systemfejl... 2 Indledning... 3 Online kandidater... 3 Brevskabeloner... 3 Log på rekrutteringssystemet... 4 Indtastning af kandidat... 5 Behandling af kandidater... 7 Send besked... 7 Breve til kandidater uden mailadresse... 7 Læsning af ansøgninger... 10 Udskrivning af ansøgninger... 12 Tip en kollega... 13 Prioritering af kandidater... 13 Status på kandidater... 14 Indkaldelse til samtale... 15 Samtaleliste... 16 Registrer samtaler der er aftalt pr. telefon... 16 Send afslag... 17 Afslutning... 17 Arkiver jobmappe... 17 {939122027067734834}.doc Side 1
Sådan logger du på Du skal logge på Ofir Rekrutteringssystem via Ofir.dk / Arbejdsgiver - eller denne adresse: http://jobhr.ofir.dk/job/hr/ Det er en god idé at gemme denne adresse i dine favoritter. Rediger brugerprofil Du har fået tildelt et brugernavn og en adgangskode. Ønsker du at ændre denne, skal du gøre følgende: 1. Log ind på rekrutteringssystemet 2. Klik på Indstillinger i venstremenuen 3. Vælg fanebladet Brugerprofil 4. Ret oplysningerne og klik på Gem Spørgsmål, kommentarer eller systemfejl Almindelig bruger Har du spørgsmål eller kommentarer, som er systemrelateret Eller oplever du fejl i systemet o beskrivelse af fejlen, hvad der har udløst den, evt. medfølgende skærmprints - Bedes du rapportere disse til din virksomheds superbruger Superbruger Har du spørgsmål eller kommentarer som er systemrelateret, eller oplever du fejl i systemet bedes du rapportere disse til Ofir & Søndagsavisens Kundecenter på telefon: 39 57 78 66, på e-mail: kundecenter@ofirjob.dk, eller via support-chat på sitet. I din e-mail skal du lave en beskrivelse af fejlen, hvad der har udløst den og evt. sende et medfølgende skærmprint {939122027067734834}.doc Side 2
Indledning Denne del af manualen beskriver, hvorledes funktionerne i systemet virker og anvendes. Der tages således udgangspunkt i de handlinger, en bruger kan udføre i systemet. Vigtig information: Online kandidater Alle kandidater som ansøger online, modtager automatisk en bekræftelse på modtagelse af deres ansøgning. Brevskabeloner Det er vigtigt at være opmærksom på, at beskeder og samtaleindkaldelser bliver afsendt fra systemet i samme øjeblik, du klikker på knappen OK. Det er altså ikke muligt at ændre på beskeder inden afsendelse. Du har mulighed for at klikke på Vis eksempel inden afsendelse. Her vil du kunne se, hvilke flettefelter der bruges hvor, samt læse hele teksten for brevskabelonen. {939122027067734834}.doc Side 3
Log på rekrutteringssystemet Du skal logge på Ofir Rekrutteringssystem via Ofir.dk / Arbejdsgiver - eller denne adresse: http://www.ofir.dk/arbejdsgiver/indrykannonce/indrykmed.aspx Det er en god idé at gemme denne adresse i dine favoritter. Udfyld brugernavn og adgangskode og klik på OK. Du kommer nu ind på rekrutteringssystemet og kan i venstremenuen se den/de afdeling(er), som du har adgang til. I dette eksempel afdelingen: Lundagerskolen Under afdelingen ligger de enkelte jobmapper. I dette eksempel: jobmappen Pædagog til Lundagerskolen jobmappen Pædagogmedhjælper {939122027067734834}.doc Side 4
Indtastning af kandidat Skulle du modtage ansøgninger pr. brev eller anden vej, kan du alligevel registrere kandidaten i systemet. Dette gøres således: Klik på den jobmappe, du ønsker at arbejde i I venstremenuen kommer der nu (op til) tre punkter frem under jobmappenavnet: Annonce Kandidater Ansættelsesudvalg Klik på Kandidater i venstremenuen Du kommer herefter ind på kandidatlisten, hvor du kan se kandidater og ansøgninger, der er modtaget elektronisk. Klik på Indtast kandidat {939122027067734834}.doc Side 5
Udfyld felterne og vedhæft evt. scannede bilag og klik OK OBS! Indtaster du en e-mail på kandidaten, bliver der automatisk sat flueben ud for Ja tak Jeg ønsker at sende en bekræftelsesmail til kandidaten. Kandidaten modtager dermed automatisk en bekræftelse på modtaget ansøgning pr. e-mail. Indtaster du ikke en e-mail på kandidaten, skal du selv huske at sende et bekræftelsesbrev til kandidaten se hvordan i næste afsnit. {939122027067734834}.doc Side 6
Behandling af kandidater Send besked Du kan sende beskeder til kandidaterne via systemet med brug af skabeloner: Afkryds de kandidater på kandidatlisten, du ønsker at skrive til Vælg Handlinger Vælg Send besked eller Indkald til samtale Vælg den brevskabelon du vil benytte Udfyld de flettefelter der fremkommer Ret evt. status og prioritet Klik evt. Se eksempel for korrektur Klik OK Den ønskede besked sendes nu til kandidaterne via e-mail. Er der kandidater, der ikke har oplyst sin e-mail adresse, modtager du en mail med flettefil og flettebrev. Breve til kandidater uden mailadresse Hvis der er kandidater uden e-mailadresse, modtager du en e-mail med en flettefil og et flettebrev. Gem Candidatelist.txt ved at højreklikke på filnavnet og vælg Gem som. {939122027067734834}.doc Side 7
Vælg Skrivebord i venstre side af boksen og klik Gem Klik Ja til at erstatte evt. tidligere gemt fil Åben brev-filen ved at dobbeltklikke på filen i mailen - brevet åbnes op i Word Klik på Åbn i dialogboksen {939122027067734834}.doc Side 8
Klik på Åben datakilde i værktøjslinien Brevfletning Find CandidateList.txt på skrivebordet og klik på Åbn Klik på Vis flettede data Udskriv brev(ene) NB! Benytter du Office 2007, kan du finde vejledning til brevfletning via følgende link: http://www.job.ofir.dk/templates/kundecenter/ofir_brugervejledning_brevfletning_word20 07.pdf {939122027067734834}.doc Side 9
Læsning af ansøgninger Når ansøgningsfristen på en jobannonce er udløbet, er det tid til at se på de ansøgninger, der er kommet. Klik på den jobmappe, du ønsker at arbejde i I venstremenuen kommer der nu tre punkter frem under jobmappenavnet: Annonce Kandidater Ansættelsesudvalg Klik på Kandidater i venstremenuen På arbejdsbordet kan du nu se listen med kandidater Klik på den øverste kandidats navn {939122027067734834}.doc Side 10
Her kan du se kandidatens persondata samt vedhæftede bilag og evt. billede. Klik på Bilag for at åbne og læse dem Når du læser en kandidat, kan du give kandidaten en Prioritet (se mere på side 13). Dette giver dig et overblik over, hvilke kandidater du finder egnet til den pågældende stilling Klik på Næste for at læse næste kandidats ansøgning, fortsæt med dette indtil alle ansøgninger er læst {939122027067734834}.doc Side 11
Udskrivning af ansøgninger For at udskrive ansøgningerne gøres følgende: Vælg en eller flere kandidater Klik på Udskriv ansøgning Indtast dit navn og din e-mail, og klik på Send PDF i dialogboksen Kandidatdata samt bilag konverteres da til en PDF-fil, som du modtager på et link i en e- mail. Her har du så mulighed for at gemme eller udskrive. {939122027067734834}.doc Side 12
Tip en kollega Når du skal fortælle en ikke-bruger af systemet om de indkomne kandidater, kan du benytte funktionen Tip en kollega. På kandidatlisten afkrydses de ønskede kandidater Vælg Handlinger Vælg Tip en kollega Angiv modtagerens e-mail-adresse og skriv en besked Der sendes en e-mail til modtageren, som indeholder navne på de tippede kandidater. Ved klik på navnet vises kandidatens oplysninger, og vedhæftede filer kan åbnes. Prioritering af kandidater Når du læser ansøgningerne, kan du samtidig oprette prioriteter på kandidaterne. Klik på rullegardinet og vælg prioritet og klik OK Hvis du ønsker at ændre prioritet senere, gøres dette via Handling og Ret prioritet. {939122027067734834}.doc Side 13
Status på kandidater For nemt at kunne overskue, hvor langt de enkelte kandidater er kommet i rekrutteringsprocessen, bør du give dem en status, hver gang du udfører en handling. Ved indkaldelse til samtale, vælges status 1. Samtale. Så kan du nemt på kandidatlisten se, at denne kandidat er indkaldt til første samtale. Når du har sendt afslag vælges status Afsluttet Så vil kandidaten blive flyttet fra kandidatlisten og blive arkiveret jf. regler om opbevaring af persondata. {939122027067734834}.doc Side 14
Indkaldelse til samtale Du kan indkalde de egnede kandidater, der skal til samtale, via systemet: Markér de respektive kandidater på kandidatlisten og vælg Handlinger og Indkald til samtale Indtast for hver kandidat a. Samtaletidspunkt dag = dd-mm-åååå b. Tid = tt:mm c. Samt hvem der holder samtalen og/eller hvor samtalen finder sted Hvis du ønsker at oprette aftalen i din Outlook-kalender, klikkes på -ikonet ud for kandidatnavnet Vælg den ønskede skabelon i dropdown listen ud for Skabelon Udfyld flettefelterne til oplysninger der skal indflettes Ret status til: 1. indkaldelse. Klik OK Der sendes nu en mail med det endelige flettede brev til alle de kandidater, der har oplyst en e-mailadresse. Kandidater, hvor der ikke er oplyst en e-mail, vil blive sendt til din e-mail med en kandidatliste og en flettefil, så du nemt kan brevflette og udskrive. Ovenstående print viser udelukkende et eksempel på flettefelter dine kan være anderledes. {939122027067734834}.doc Side 15
Samtaleliste Samtalelisten giver overblik over, hvilke kandidater der er indkaldt til samtale, hvornår og om de evt. har givet besked om accept af samtaletidspunktet. Accept: Når kandidaten accepterer at komme til samtalen, afkrydses feltet. Ret: Det er muligt at ændre tid og sted for samtalens afholdelse samt angive kandidataccept ved at klikke på. Samtalelisten kan sendes til en e-mailadresse. Dermed bliver det muligt på en nem og enkelt måde at videregive oplysningerne til relevante personer. Klik på Send liste for at sende listen. Listen sendes pr. mail til modtageren. Den sendte liste indeholder links til kandidatoplysningerne Klik på Print for at udskrive listen i et printvenligt format Registrer samtaler der er aftalt pr. telefon Hvis du laver en aftale om samtale telefonisk, har du stadig mulighed for at registrere samtalen i systemet. Du skal blot udelade at benytte en skabelon Afkryds de respektive kandidater på kandidatlisten, vælg Handlinger og Indkald til samtale Indtast for hver kandidat a. Samtaletidspunkt dag = dd-mm-åååå b. Tid = tt:mm Hvis du ønsker at oprette aftalen i din Outlook-kalender klikkes på -ikonet ud for kandidatnavnet Ret status til: 1. samtale. Klik OK Nu tilføjes samtalen i samtalelisten og på kandidatens historik. Der bliver ikke sendt nogen besked til kandidaten. {939122027067734834}.doc Side 16
Send afslag Du skal afslutte rekrutteringen med at sende afslag til kandidaterne via systemet: Afkryds de kandidater på kandidatlisten, der skal have afslag Vælg Handlinger Vælg Send besked Vælg den brevskabelon du vil bruge Udfyld de flettefelter der fremkommer Ret status til Afsluttet Klik OK Der sendes nu en mail med det endelige flettede brev til de kandidater, der har oplyst en e- mailadresse. Kandidater, hvor der ikke er oplyst en e-mail, vil blive sendt til din e-mail med en kandidatliste og en flettefil, så du nemt kan brevflette og udskrive. Afslutning Når en rekruttering er helt afsluttet, rydder vi som sædvanlig op. Arkiver jobmappe Klik dig frem til jobmappeoversigten (første side når du er logget ind) Vælg på fanen Sorter efter -> Vis udløbne Klik på i højre side -> Jobmappen lægges i arkivet {939122027067734834}.doc Side 17