Referat OS2-bestyrelsemøde Tirsdag den 26. august 2014 Kl. 15:00 Lync Medlemmer Henrik Brix Jytte Møller Christensen Bjarke Eriksen Fraværende Jens Kjellerup Leon K. Johansen Jon Badstue Pedersen
Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1. Koordinering og korte orienteringer... 2 2. Den arbejdende bestyrelse - opgavelog... 3 3. KITOS... 4 4. Digitaliseringsmessen 2014 - vores deltagelse på fællesstanden og messemateriale... 8 5. Generalforsamling 2015... 9 6. Governance... 10 7. Drøftelse af open source jura... 11 8. Overdragelse af kodeejerskab og implementering af licens... 13 9. Oversættelse af aftaler og standarder til engelsk... 14 10. KTC som partner i OS2... 15
Side 2 1. Koordinering og korte orienteringer Fra sidste møde: OS2skoleintra: Jytte regner med at der kommer et skriv efter ferien. Jytte holder hånd i hanke med projektet og annoncerer via Linkedin og www.os2web.dk OS2web: Der var en diskussion. Den kommende sekretariatsfunktion indkalder til udvikler-erfa møder. CPR Broker: Magenta prøver med et no cure no pay -initiativ, hvor der er gratis installation og 3 måneders drift. Herefter er der så en serviceaftale, der giver mulighed for at sikre videreudvikling. Jens og Jon tager et dialogmøde med Magenta efter ferien. Valghalla: Jens og Jon tager et møde med København efter ferien mhp. at få dem aktiveret positivt i projektet. OS2talk: Projektet står stille. Der mangler funding på ca. 1,8 mill og der arbejdes pt. på forskellige fronter, herunder hos KL og Digitaliseringsstyrelsen. Jens skriver inden sommerferien til de 27 kommuner der sagt ok til at bidrage til OS2talk fase 2. OS2 s kontakt med andre digitale fællesskaber: Jens har en dialog med Jørgen fra SBSYS om vi ikke skulle blive bedre til at understøtte hinandens produkter. Derudover: Status på OS2webscanner og CPR Broker (og måske JBoss, OS2webanalyse og OS2webformsintegrator)). Beslutning i den 26-08-2014 CPR Broker: Magenta prøver med et no cure no pay -initiativ, hvor der er gratis installation og 3 måneders drift. Herefter er der så en serviceaftale, der giver mulighed for at sikre videreudvikling. Magenta tester snart en ny snitfalde i Syddjurs og Lyngby-Taarbæk: DBR-snitflade. Valghalla: Jens og Jon var til møde med København i august for at få dem aktiveret positivt i projektet. OS2skoleintra: Jytte er ved at sikre opbakning fra baglandet og har haft dialog med KL. OS2webscanner: Den er i drift. Der er indgået aftale med 9 kommuner og 2 er i drift. Favrskov: Henrik har A-2 til at se på det kontraktgrundlag de vil anvende med Propeople. Næste bestyrelsesmøde: Jon doodler og planlægger et videomøde. Næste fysiske bestyrelsesmøde: Jon doodler
Side 3 2. Den arbejdende bestyrelse - opgavelog Udestår: Der er en opgave med at bede leverandørpartnere og offentlige partnere underskrive en de nye aftaler der blev vedtaget af generalforsamlingen. Henvendelsen kobles med orientering om kontingentbetaling. Bestyrelsen ønskede en synliggørelse af hvilke OS2-leverandører der vil levere på den af generalforsamlingen vedtagne service- og supportaftale. Bestyrelsen ønskede en oversigt over hvilke kommuner der har hvilke projekter/løsninger i drift eller overvejer at tage et givent projekt/løsning i drift. Den kommende sekretariatsfunktion indkalder til udvikler-erfa møder. Kontingent: Bestyrelsen sender en mail med en ny partnerskabsaftale samt oplysning om kontingentbetaling. Der bedes om et EAN. Bestyrelsen besluttede at blive momsregistreret, erhverve sig et CVRnr. og oprette en konto i et pengeinstitut. Formanden fik mandat til at træffe de nødvendige beslutninger. Der tages kontakt til ejerne af www.os2.dk for at høre om vi kan få overdraget domænet. Jens (ltk) køber www.os2.eu. Udført: Jens og Jon tager et dialogmøde med Magenta efter ferien vedr. OS2webscanner og CPR Broker. Jens og Jon tager et møde med København efter ferien mhp. at få dem aktiveret positivt i Valghalla-projektet. Bestyrelsen besluttede at søge om godkendelse i KomDir. OS2webscanner: Bestyrelsen valgte Magenta som samarbejdspartner. Jens sender en fundingmail med tidslinje. Specificering og funding indtil 1. juli. Start af udvikling fra 1. august og forventet driftstart 15. september. OS2webscanner: Besked til Bellcom og Headnet. KITOS: Der skal udarbejdes et tilslutningsdokument, indeholdende en max-pris. Jens skriver en side omhandlende udfaldsrummet og Jytte (og Jon) tager dialogen med A-2. Favrskov viste villighed til at finansierer. Beslutning i den 26-08-2014 Konstateret.
Side 4 3. KITOS Brian Andersen, Ole Bech og Flemming Hartwich deltager på dette punkt. og indstilling vedlagt i pdf. Beslutning i den 16-06-2014 Der var en diskussion af governance-model. Roskilde løfter forvaltningen det første år. KITOS præsenteres bl.a. på OS2 s stand på Digitaliseringsmessen. Der skal udarbejdes et tilslutningsdokument, indeholdende en max-pris. Fraværende: Bjarke Eriksen Status på KITOS Siden sidst er der ikke sket revolutionerende ting, da det mest af tiden er gået med en god sommerferie J. IT Minds har dog haft en god opgavepulje at arbejde med henover sommeren. Status er: 1) Udvikling og udrulning Som nævnt sidst er der foretaget lidt tilkøb således at den samlede løsning p.t. har kostet ca. 540.000. Det forventes at være hensigtsmæssigt at bruge yderligere ca. 10-20.000 før den lanceres den 1. oktober. Det indstilles; at det det beløb, som version 1 overstiger 540.000 betragtes som udlæg fra den kommende udviklingspulje, som vil blive akkumuleret via vederlaget fra de tilsluttede kommuner fra den 1. oktober. Vi må konstatere, at løsningen ikke p.t. er fejlfri. Der er oprettet en del bugs i JIRA (det system vi bruger til at kommunikere med IT Minds), men der vurderes ikke at være graverende eller komplekse problemer det er blot tegn på at det ikke har været et udviklingsforløb, hvor der har været afsat store midler til at køre grundige og standardiserede testforløb! Det er stadig min klare overbevisning at vi kan lancere pr. den 1. oktober. Men, jeg opfordrer til at vi formulerer en eller anden udrulningshastighed, således at der ikke er f.eks. 60 kommuner der forventer, at kunne tage det i brug, få uddannelse, får svar på spørgsmål og support m.v. pr. den 1. oktober. Jeg tænker at vi f.eks. kan sige at der kan komme max. 20 på pr. måned. Det skal formuleres i tilslutningsaftalen i forbindelse med vilkårene for tilslutningsperiode og vederlag jf. vedhæftede dokument KITOS Tilslutningsaftale udkast. Det indstilles, at der kommer nogle input til hvordan en sådan udrulnings/tilslutningsmodel kan se ud. Derudover er der vedhæftet udkast til:
Side 5 Bilag til tilslutningsaftale Kommunikationsplan Messemateriale Statusmail til interesserede (bl.a. alle dem der deltog på KITOS sporet på Kombitdagene i starten af april) Kommentarer til det vedhæftede er meget velkomne! 2) Forvaltning Det indstilles at styregruppen består af OS2 bestyrelsen (evt. et udvalg af bestyrelsen) + én person fra den kommune som løfter sekretariatsopgaven sidstnævnte er formand og er kun med så længe vedkommendes kommune løfter sekretariatsopgaven (går på skift med et interval af ét års varighed). KITOS styregruppemøderne sker i regi af et punkt på dagsorden til OS2 bestyrelsesmøderne når det er relevant. I forhold til sekretariatets opgaver har Roskilde kommune udover en projektleder afsat yderligere ressourcer til at løfte de mange opgaver, der knytter sig til at modne løsningen og projektet herunder er vi så småt begyndt at finde en model for hvordan support setup et skal se ud. Der forventes at startes 4 arbejdsgrupper op én for hvert af modulerne; Organisation, Projekter, Systemer og Kontrakter. Hver gruppe skal arbejde med bl.a. 1) Test 2) Modning 3) Udviklingsønsker 4) Implementering 5) Rapport 3) Kontrakt Vi er tæt på at have et 1. udkast til en vedligeholdelses- og udviklingsaftale og den vil blive sendt rundt i høring i styregruppen/sættes på næste OS2 bestyrelsesmøde. Ligeledes vil der til næste møde komme udkast og/eller tanker vedr. driftsaftale. 4) KL og Kombit Tilsyneladende er både Kombit og KL interesseret i/opbakkende til vores beslutning om at lave ét fælleskommunalt IT Systemkatalog. Vi har p..t merget en række kommuners kataloger med et katalog fra KL samt Kombits datalandskab og vi vil fortsætte dialogen med dem om hvordan de kan bidrager yderligere til at kvalificere et sådan katalog dette vil også blive taget op på arkitekturrådsmødet den 10. september, hvor KITOS er på som punkt. En del af den dialog handler også om hvorvidt det kan lade sig gøre at få leverandørerne til at spille en rolle/tage et ansvar for at et sådan katalog har den højeste mulige kvalitet. På mødet den 10. vil der også blive givet status på den KITOS arkitekturrapport, som KL netop har sendt rundt i høring. ------- Brian har sendt denne tekst frem til KL ift arkitekturrådsmødet den 10. september: Baggrund: KITOS blev præsenteret på arkitekturrådsmødet den 25. februar 2014. Det blev på det møde besluttet at KITOS skulle på dagsordenen igen når projektet var mere fremskreden med henblik på at give en status dels ift. udviklingen af løsningen, forvaltnings set-up et og samarbejdsflader til KL og Kombit. Indstilling: Rådet bedes drøfte og komme med forslag til hvordan OS2 KITOS projektet kan samarbejde med KL og KOMBIT om at få lavet ét fælleskommunalt IT Systemkatalog, så det har den højest mulige datakvalitet herunder hvilken rolle leverandørerne med fordel kan have. Rådet bedes drøfte og kommenterer KITOS arkitekturrapporten
Side 6 : KITOS er i forhold til udviklingsarbejdet i de sidste faser af leverancen af version 1, og løsningen er rent funktionelt og ift scope meget tæt på at fremstå i en 1:1 udgave ift de mockups, som tidligere er blevet præsenteret. Der har undervejs i udviklingsforløbet været en stor og bred interessetilkendegivelse for at man skulle arbejde hen imod at systemet indeholder et IT Systemkatalog, som dækker det kommunale marked. Løsningen er bygget til at understøtte dette og det er besluttet at lave et sådan katalog. Løsningen er samtidig overdraget til OS2 samarbejdet og det er i regi heraf besluttet at etablere en styregruppe, nogle ad hoc arbejdsgrupper en sekretariatsfunktion. Sidstnævnte vil varetages af en anvenderkommune for ét år ad gangen og vil få frikøbt ressourcer til denne opgavevaretagelse gennem et tilslutningsgebyr, hvis størrelse vil afhænge af hvor mange kommuner, er ønsker at benytte løsningen. Løsningen forventes stadig at være tilgængelig pr. den 1. oktober for kommuner, der ønsker at tilslutte sig. Der vil evt. blive lavet en udrulningsmodel, så der ikke kommer for stort et pres på de sparsomme ressourcer mht. vejledning, uddannelse og support ligesom det jo er en løsning i version 1.0 og må forventes at have nogle indkøringsudfordringer. Der er udarbejdet en KITOS arkitekturrapport, som bl.a. har til formål at beskrive hvordan KITOS via rest-interface og agenter/beskedfordelere kan indgå i rammearkitekturmæssige sammenhænge. Beslutning i den 26-08-2014 Ad 1) Det er ok at de penge der evt. bruges nu til new features og/eller improvement betragtes som udlæg fra din udviklingspulje som opbygges via tilslutningsgebyr Der skal laves nogle bløde formuleringer, som giver os mulighed for at implementere i nogle bølger, der har en størrelse, som vi kan håndtere og justere løbende, som vi bliver klogere på hvor moden/stabil løsningen opfører sig i drift. Det kan være efter først-til-mølle princippet. Der var enighed om at det er vigtigt at vi formulerer/kommunikerer klart at dem der er med i starten også er indstillet på at de er deltagere i et udviklingsprojekt, og at man skal bidrage konstruktivt til at modne og udvikle løsningen/projektet. De deltagende kommuner skal være klar over, at det udover at være et udviklingsprojekt også er et open source projekt, hvor der ikke er tale om et produkt, som ejes af en stærk og moden leverandør. Ad 2) KITOS Styregruppen = OS2 bestyrelsen + én person fra den kommune som til enhver tid løfter sekretariatsopgaven. Kommunen der løfter sekretariatsopgaven er også formand for styregruppen. Vi skal lige overveje den øvrige organisering jf. bilag til tilslutningsaftale. Det er vigtigt at vi får etableret nogle grupper, som bidrager til den videre udvikling af løsningen og den brede skare af brugere skal blot involveres gennem nogle ad hoc seancer. Denne organisering og disse aktiviteter skal bl.a. beskrives gennem et årshjul. Ad 3) Det er vigtigt, at vi får signaleret til markedet, at vi gerne vi sikre sund konkurrence og annoncere større udviklingsopgaver. Men, det er også vigtigt, at vi i denne fase sikrer os en aftale, som gør at vi på den mest effektive måde kan runder udviklingsprojektet af med en stabil og moden løsning. Øvrigt) Det blev påpeget at vi i vores materiale og kommunikation forventningsafstemmer i forhold til ovenstående pointer.
Side 7 Der var bred enighed om at det vil give god mening at få en artikel i KIT bladet i november, hvor OS2 står som afsender Henrik sørger for at få den aftale på plads. Bilag 1 Åben KITOS Kommunikationsplan - udkast 141320/14 2 Åben KITOS Messemateriale 1 - udkast 141321/14 3 Åben KITOS Messemateriale 2 - udkast 141322/14 4 Åben KITOS Tilslutningsaftale_Bilag 2 Fællesskab- proces og rammer - udkast 141324/14 5 Åben KITOS tilslutningsaftale -udkast 141323/14
Side 8 4. Digitaliseringsmessen 2014 - vores deltagelse på fællesstanden og messemateriale OS2 står på KITA-standen med ØS og SBSYS. Skriftligt materiale kan sendes til Ballerup til review. Beslutning i den 16-06-2014 OS2 står på KITA-standen med ØS og SBSYS. Skriftligt materiale kan sendes til Ballerup til review. Fraværende: Bjarke Eriksen Jens giver en kort status. Beslutning i den 26-08-2014 Arbejdet fortsætter mod messen. Lyngby-Taarbæk, Syddjurs og Ballerup er udførende. Mette skriver ud i netværket og hører hvem der deltager og hvem der vil bruge lidt tid på standen.
Side 9 5. Generalforsamling 2015 Valg af vært-kommune, dag, varighed og form. Beslutning i den 16-06-2014 Udskudt Fraværende: Bjarke Eriksen Beslutning i den 26-08-2014 Udskudt
Side 10 6. Governance Fortsættelse af arbejdet fra den ordinære generalforsamling. Beslutning i den 16-06-2014 Der var en kort diskussion. Genoptages på næste møde. Fraværende: Bjarke Eriksen Beslutning i den 26-08-2014 Udskudt
Side 11 7. Drøftelse af open source jura Drøftelse af OpenSource jura (rettigheder) med udgangspunkt i erfaringer gjort med overdragelsen af Axapoint/Apos til KMD. A-2 deltager på dette punkt, der forventes at starte kl. 11.00 Beslutning i den 16-06-2014 Der var en diskussion af udfordringer og problemstillinger. Det er vigtigt i kontrakten/aftalen både at få ejerskabet og ophavsretten, samt at det udpindes hvad man har ret til. Eks. immaterielle rettigheder og at man (eks. OS2) må anvende eks. en MPL 2.0-licens. Det skal altså være eksplicit hvilke rettigheder man erhverver sig og hvad man må/vil anvende de erhvervede rettigheder til. Bestyrelsen ønsker nogle aftaletekster der giver det udfaldsrum at OS2 har ophavsret og alle tænkelige rettigheder til kode og dokumentation. Dokumenter som bestyrelsen ønsker udarbejdet: _Tillæg til ansættelseskontrakt (i en offentlig myndighed) hvor ejerskab, ophavsret og immaterielle/intellektuelle rettigheder overgår fra eks. en kommunal udvikler til den offentlige myndighed. _Standardkontrakt der sikrer det udfaldsrum at OS2 har ophavsret og alle tænkelige rettigheder (herunder immaterielle/intellektuelle rettigheder) til kode og dokumentation. _ Klippekortsaftale der sikrer det udfaldsrum at OS2 har ophavsret og alle tænkelige rettigheder (herunder immaterielle/intellektuelle rettigheder) til kode og dokumentation. _Overdragelsesdokument der sikrer det udfaldsrum at OS2 har ophavsret og alle tænkelige rettigheder (herunder immaterielle/intellektuelle rettigheder) til kode og dokumentation. Eks. Valghalla eller OS2web-features. De tre sidste kan muligvis klares med et sæt standardvilkår. Her skal det huskes at også leverandører skal have styr på rettighederne til det udviklede ift. deres egne medarbejdere og eventuelle underleverandører. Der bør også laves et hvorfor -dokument. Jens skriver en side omhandlende udfaldsrummet og Jytte (og Jon) tager dialogen med A-2. Favrskov viste villighed til at finansierer. Fraværende: Bjarke Eriksen Følgende er sendt til A-2: OS2 ønsker et tilbud på udarbejdelse af tekst/standardvilkår vedr. ejerskab og ophavsret.
Side 12 I deltog i et OS2-bestyrelsesmøde den 16. juni i Lyngby, hvor der var en diskussion af udfordringer og problemstillinger. Det blev fastslået at det er vigtigt i kontrakter/aftaler både at få ejerskabet og ophavsretten (for OS2), samt at det udpindes hvad man har ret til. Eks. immaterielle rettigheder og at man (eks. OS2) må anvende eks. en MPL 2.0-licens. Det skal altså være eksplicit hvilke rettigheder man erhverver sig og hvad man må/vil anvende de erhvervede rettigheder til. Bestyrelsen besluttede at man ønskede nogle aftaletekster der giver det udfaldsrum at OS2 har ophavsret og alle tænkelige rettigheder til kode og dokumentation. Dokumenter som bestyrelsen ønsker udarbejdet: Tillæg til ansættelseskontrakt (i en offentlig myndighed) hvor ejerskab, ophavsret og immaterielle/intellektuelle rettigheder overgår fra eks. en kommunal udvikler til den offentlige myndighed. Standardkontrakt der sikrer det udfaldsrum at OS2 har ophavsret og alle tænkelige rettigheder (herunder immaterielle/intellektuelle rettigheder) til kode og dokumentation. Klippekortsaftale der sikrer det udfaldsrum at OS2 har ophavsret og alle tænkelige rettigheder (herunder immaterielle/intellektuelle rettigheder) til kode og dokumentation. Overdragelsesdokument der sikrer det udfaldsrum at OS2 har ophavsret og alle tænkelige rettigheder (herunder immaterielle/intellektuelle rettigheder) til kode og dokumentation. Eks. Valghalla eller OS2web-features. De tre sidste kan muligvis klares med et sæt standardvilkår. Vedlagt er en mail med Jens Kjellerups formulering af udfaldsrum samt nuværende partneraftaler - og her er et link til vores praktiske vejledning vedr. licensangivelse: http://gammelos2.syddjurs.dk/sites/default/files/vejledninglicensetekster.pdf Beslutning i den 26-08-2014 Udskudt
Side 13 8. Overdragelse af kodeejerskab og implementering af licens Sikring af licenser på produkter og samling på OS2 s github, herunder lynvejledning til kontrakter for projektejere - lidt ala den omkring licenser. Eks. på tekst og licens på OS2dagsorden (som skal ændres jf. beslutning på generalforsamlingen): https://github.com/os2web/os2dagsorden/blob/dev/readme.markdown https://github.com/os2web/os2dagsorden Mathias generelle vejledning til GitHub Eksempler på overdragelser der skal håndteres: KITOS (fra Roskilde) MO (fra Odense) Valghalla (fra Aarhus) CPR Broker frem til version 2.0 (fra Digitaliseringsstyrelsen) CPR Broker efter version 2.0 (fra Magenta) Beslutning i den 16-06-2014 Udskudt til efter A-2 s arbejde er tilendebragt. Fraværende: Bjarke Eriksen Beslutning i den 26-08-2014 Udskudt
Side 14 9. Oversættelse af aftaler og standarder til engelsk Efter ønske fra Odense Kommune bedes bestyrelsen tage stilling til om vi skal oversætte vores service/supportaftale til engelsk. Efter ønske fra Odense Kommune bedes bestyrelsen tage stilling til om vi skal oversætte dokumentationen for standarder (eks. Klassifikation) til engelsk. Beslutning i den 16-06-2014 Udskudt Fraværende: Bjarke Eriksen Beslutning i den 26-08-2014 Udskudt
Side 15 10. KTC som partner i OS2 Fra KTC: KTC som partner i OS2 KTC Kommunalteknisk Chefforening, er en forening af Tekniske direktører og chefer på Teknik- og miljøområdet, der i mere end 110 år, har forsøgt at drive netværk- og udvikle den tekniske sektor i de danske kommuner. Foreningens primære aktiviteter består i et tæt samarbejde med KL, hvor KTCs faggrupper, via online applikationer afgiver høringssvar i høringer på området. Ligeledes har KTC et tæt strategisk samarbejde med KL i Tekniker- kontaktudvalget som er sagsforberedende instans for KLs teknik- og miljøudvalg. Foreningen udgiver 11 gange årligt et magasin, TEKINK & MILJØ, som er kendt vidt og bredt i sektoren også i rådgiverbranchen og på Christiansborg. Foreningen arrangerer konferencer og studieture og har et bemandet sekretariat med 6 medarbejdere, beliggende i Silkeborg. KTC har bedrevet digital videndeling siden 2003, hvor første version af KTC Viden blev lanceret i CMS et Dynamic Web. Siden 2007 har KTC dog udelukkende anvendt Open Source først med Typo3, siden Drupal. Foreningen har afsat midler til en total omlægning til Drupal inden for det kommende år, efter i en årrække at have kørt en besværlig dobbeltdrift i 2 systemer. Nøglefunktioner på www.ktc.dk Høringsmodul (Typ3 specialudvikling): specialapplikation til at gennemføre høringer. Netværk (IOrganic Groups - Drupal): medarbejdere og ledere indenfor Teknik- og miljø, deler dokumenter, arrangerer møder, diskuterer faglige emner, i mellemkommunale samarbejder og ERFA netværk. Alt sammen online på netvaerk.ktc.dk Brug for tilhørsforhold KTC har i tidligere iterationer af projektet, haft problemer med kvaliteten af leverandørernes kode, hvorfor bestyrelsen er interesserede i at indgå i fællesskaber, som har definerede kvalitetskrav til leverandørleddet. KTC ønsker at kunne sparre omkring udviklingsopgaver og strategier omkring open source. Kommunale midler Alle KTCs videndelingsaktiviteter er finansieret direkte af kommunerne via et årligt abonnement gradueret efter kommunernes størrelse. Dette aflønner 1 fultidsansat, samt driften af systemerne. Udviklingsopgaver prioriteres og betales oftest af Foreningens overskud, eller egenkapital. Indstilling Sekretæren indstiller at der dispenseres fra vedtægterne indtil næste generlforsamling, så KTC kan blive medlem. Beslutning i den 26-08-2014 Godkendt Jon fremsender partneraftale med til KTC. KTC inviteres en halv times tid til næste fysiske bestyrelsesmøde.
Side 16 Underskriftsside Henrik Brix Jens Kjellerup Jytte Møller Christensen Leon K. Johansen Bjarke Eriksen Jon Badstue Pedersen