Lederguide INNOMATE HR Medarbejderplan Indhold: Log på... 1 MUS... 1 Rekruttering, behandling af ansøgere... 6 Øvrigt om INNOMATE HR Medarbejderplan... 9 Log på Hvis du er A-netsbruger og er logget på, vil der ikke være behov for at logge på INNOMATE HR Medarbejderplan da systemet automatisk ved hvem du er. INNOMATE HR Medarbejderplan finder du her: https://www.innomate.com/innomate/rts/default.aspx Er du U-netsbruger eller ønsker du at logge på udenfor skolens netværk (f.eks. hjemme) skal du gøre det via https://www.innomate.com/innomate/rts/default.aspx. Du skal være logget på, før du kan bruge evt. link i udsendte mail fra INNOMATE HR Medarbejderplan. Angiv følgende: Bruger ID: initialer Password: (er tidligere blevet udsendt på mail, hvor du er blevet bedt om af skifte det) INNOMATE HR Medarbejderplan er et Internetbaseret system, hvilket medfører at tilføjelser og ændringer først bliver synlige, når du kikker på Opdatér i INNOMATE HR Medarbejderplan. Du skal anvende den grønne tilbagepil øverst til højre i stedet for den traditionelle tilbagepil. MUS Inviter til MUS For at starte en MUS-proces skal du klikke på fanebladene Organisation > Medarbejdere: 3. Klik på Funktioner 4. Flyt cursoren til Workflows 1
5. Klik så på MUS. Herefter kommer der en beskrivelse af MUS-workflowet. Klik på Næste og følgende skærmbillede kommer frem: 1. Brug evt. søgefunktionen Find eller klik på Udvid alle for at finde de relevante medarbejdere 2. Markér de medarbejdere du vil invitere og klik på Næste 3. Dato for samtalen angives via knappen og tid angives efterfølgende 4. Sted/lokale skrives 5. vælg den/de kompetenceroller som medarbejderen skal vurderes på ved at gøre følgende: 1. I første rullemenuen vælges Rolleprofil 2. I næste rullemenu vælges en rolleprofil 3. Klik Tilføj 4. Hvis flere rolleprofiler ønskes, så start forfra ved punkt 2. 6. Klik på Start workflow (klik evt. på Udvid alle for at se, hvem du har markeret). Ved klik på Start workflow oprettes MUS-skema og en kompetencevurdering. Endvidere sendes der en mail til de medarbejdere, du har markeret. I mailen får medarbejderne et link til deres forberedelsesmateriale, som består af deres Portfolio, skema til kompetencevurdering, CVoplysninger og MUS-skema. Du vil modtage en mail med en kalenderbooking, som indeholder den indtastede dato, sted og medarbejder. Der er endvidere de relevante link til både dig og medarbejderen. Forberedelse og afholdelse af MUS Som samtaleleder finder du dit materiale til MUS via Afkrydsningslister. Du kan finde afkrydsningslisten, enten via linket i mødebookingen, eller ved at logge på Medarbejderplan og klikke Personlige data > Statusoversigt, hvor du vil finder link til alle dine åbne (og afsluttet) Afkrydsningslister: 2
Brug af Afkrydsningsliste, alternativ 1 Du kan få afkrydsningslisten op som en menu øverst til højre i skærmen, hvis du holder markøren på trekanten (1) og efterfølgende klikker på Brug som menu (2). Når afkrydsningslisten er valgt som menu, åbnes den automatisk øverst til højre. I menuen har du for hvert punkt et link til det relevante sted i INNOMATE HR Medarbejderplan. Når du er færdig med et punkt, klikker du på Luk. Når alle punkterne er markeret Luk, spørger INNOMATE HR Medarbejderplan, om du også ønsker at afslutte listen, hvilket du klikker Ok til. Når dette er gjort, sendes der automatisk en mail til medarbejderen med besked om at godkende MUS-skemaet. Brug af Afkrydsningsliste, alternativ 2 Femgangsmåden for afkrydsningslisterne er, at holde markøren over de gule felter og klikke på Gå til side, hvorefter man kommer til det relevante sted i INNOMATE HR Medarbejderplan. Brug knappen, når du er færdig med et punkt. Hold igen markøren over det gule felt og vælg Luk. 3
Når alle punkterne er markeret Luk, spørger INNOMATE HR, om du også ønsker at afslutte listen, hvilket du klikker Ok til. Når dette er gjort, sendes der automatisk en mail til medarbejderen med besked om at godkende MUS-skemaet. Afkrydsningslistens punkter 1. Portfolio: Her kan du se, hvad der allerede er opsamlet af informationer om medarbejderens uddannelser, m.m.. 2. Kompetenceprofilskema: I skemaet markerer du din vurdering af medarbejders kompetenceniveau. Når du er færdig med din vurdering, skal du klikke på Afslut (i toppen eller bunden af skemaet). Ønsker du i stedet at vende tilbage på et senere tidspunkt og lave din endelig vurdering, skal du klikke på Gem. I skal begge have Afsluttet jeres vurdering, før du kan se resultatet i punkt 4. 3. Status på mål og kompetencer: Her kan du se medarbejderens (1) og din egen (2) vurdering. Hvis dette ikke er synligt, skyldes det, at en af jer ikke har afsluttet vurderingsskemaet. Når I sammen er kommet frem til det relevante niveau for de enkelte kompetencer, skrives dette i kolonnen Aktuel vurdering, Niveau(3). Det fremtidige mål skrives i kolonnen Aftalte mål, Niveau (4): 4
Det er muligt at tilføje forløb til udviklingsplanen, hvilket gøres ved første at vælge aktivitet fra listen (5) og i næste punkt (6) skrives specifikt betegnelsen på forløben og herefter klik på Tilføj (7). Når I er færdige, skal du klikke på Registrer ændringer (i bunden af siden). Herefter er resultatet synligt i medarbejderens Portfolio (punkt 1 i afkrydsningslisten). 4. MUS-skema: Her kan du forberede dig i MUS-skemaet. Du og medarbejderen deler skema og kan læse hinandens noter, hvis I skriver online. Klik på knappen Eksportér til Word for at printe skemaet. Det, du skriver i Word eller på printet, er kun til eget brug. Det er din opgave som samtaleleder at opsamle konklusioner fra MUS, dels i MUSskemaet, og dels i Udviklingsplanen samt evt. i Handlingsplaner (se også punkterne 5 og 6). Konklusionen skrives online i MUS-skemaet, og hvis du ikke er klar til at afslutte besvarelsen af skemaet, kan du klikke på Gem, for at gemme teksten. Handlingsplaner (kan også tilføjes og redigeres i punkt 6): Anvendes til andre aftaler end udviklingsforløb, som omhandler mål eller opgaver og som der skal følges op på. Klik på Indsæt for hver aftale, der skal indsættes som Handlingsplan. Udfyld de relevante felter og klik på Opdatere. 5. Udviklingsplan: Evt. aftalte eller ønskede udviklingsforløb som f.eks. kursus, uddannelse eller sidemandsoplæring indtastes her. 1. Klik på Indsæt for at registrere et ønsket eller aftalt forløb og udfyld: 2. Aktivitet: vælg aktiviteten 3. Anden aktivitet: konkretisér ved at skrive navnet på forløbet 4. Type: Vælg type 5. Timer: skriv antal timer 6. Start dato og Slut dato: Tastes når det kendes 7. Status: Vælg f.eks. Status 0 for ønsket 8. Gruppe: Vælg Gruppe 9. Klik Opdatér 6. Handlingsplaner: I dette punkt er det mulig af se og rette handlingsplanerne direkte i tabellen. For at indsætte nye handlingsplaner skal du klikke på Indsæt: 5
Udfyld de relevante felter brug også feltet Afsluttet senest og/eller Evalueringsfrist - og klik på opdatér. Luk afkrydsningslisten Når du lukker det sidste punkt i afkrydsningslisten, vil du blive spurgt, om du ønsker at afslutte listen, hvilket du klikker Ok til. Hvis dette ikke sker, skal du ved brug af menuen klikke på Afslut afkrydsningslisten (se afsnittet Brug af Afkrydsningsliste, alternativ 1). Hvis du ikke bruger menuen, skal du holde markøren over trekanten ved medarbejderens navn og derefter klikke på Afslut (Se afsnittet Brug af Afkrydsningsliste alternativ 2). Du er nu færdig med MUS med den pågældende medarbejder og denne vil modtage en e-mail. I e-mailen bliver medarbejderen bedt om at Godkende MUS-skemaet. Rekruttering, behandling af ansøgere Hvis du er involveret i en rekrutteringssag, bliver du i systemet tilknyttet et såkaldt Rekrutteringsteam. Hermed får du mulighed for at følge med i de ansøgninger, der modtages elektronisk i systemet. Og du har mulighed for at læse de vedhæftede filer, kommentere ansøgningen (overfor de andre medlemmer af rekrutteringsteamet) samt angive en rating. Gå ind under Personlige data > Jobopslag. Her har du en oversigt over det eller de jobopslag, hvor du indgår i rekrutteringsteamet. Som vist på billedet klikker du på ikonet for Administration ud for det jobopslag, du ønsker at arbejde med. 6
Kandidater Når du har valgt et jobopslag, vises en oversigt over de kandidater, der har indsendt ansøgning. Du kan klikke på en kolonneoverskrift for at sortere kolonnen. Klik på ikonet for Detail til venstre for den kandidat, du vil behandle. Af oversigten fremgår bl.a. yderst til højre, både den gennemsnitlige rating og din rating. Ved at sortere listen efter Min rating og samtidig altid anvende rating, når du har gennemset en ansøgning, kan du nemt overskue, hvor langt du er nået. Et lille tip: Du kan gemme din sortering og bruge den som standard: Vælg Funktioner > Gem sortering: 7
Ansøgning Når du har valgt at kigge nærmere på en kandidat, åbnes en side med informationer om ansøgningen. Øverst finder du kandidatens stamdata. Ved klik på Persondata vises adresse m.m. Scroll ned på siden til afsnittet Vedhæftede filer Du kan vælge at åbne alle filer på én gang ved at klikke på Download alle over tabellen eller enkeltvis på Download ikonet ud for de enkelte dokumenter. De følgende to afsnit på siden er vigtige at udfylde. 8
Rating Du skal angive en rating for ansøgningen ved at vælge fra dropdown-boksen. Når du har valgt din rating, klikker du på knappen Tilføj rating. Du kan senere fortryde og ændre din rating. Noter Skriv dine noter i tekstfeltet og klik på knappen Tilføj nederst til højre. Du har mulighed for at tilføje flere noter og samtidig læse, hvad dine kolleger i rekrutteringsteamet har noteret. Vær opmærksom på, at du ikke kan slette dine noter igen. Når du har været de aftalte ansøgninger igennem, er du færdig med arbejdet. Øvrigt om INNOMATE HR Medarbejderplan I INNOMATE HR Medarbejderplan har du adgang til et antal faneblade med underliggende faneblade. Disse vil kort blive beskrevet i det efterfølgende. Organisation Her finder du information om dine medarbejdere. Medarbejdere Under Organisation > medarbejdere vises en tabel over dinemedarbejdere. For hver medarbejder er der to ikoner: (Medarbejder-stamdata) og (Portfolio): Portfolio: Her vises et samlet overblik over de vigtigste informationer om dine medarbejdere. Informationerne vedligeholdes andre steder i INNOMATE HR Medarbejderplan i forbindelse med de processer og arbejdsgange, som skolen har fastlagt omkring udviklingssamtaler m.m.. Medarbejderdata : Navn, adresse, telefonnummer m.m.. 9
Nuværende og fremtidige kompetencer viser resultatet af kompetencevurderingen Uddannelser og gennemførte udviklingsaktiviteter viser relevant uddannelse og efteruddannelse. Planlagte forløb viser ønsker og plan for konkrete uddannelser og andre udviklingsforløb. Handlingsplaner er en oversigt over andre mål og opgaver, der skal følges op på. Andre CV oplysninger indeholder oplysninger som medarbejderen har lagt ind om sig selv. Censorkompetence viser de fag medarbejderen kan censor for. Disse oplysninger kommer fra EASY A. Undervisningskompetencer viser de fag som medarbejderen har uddannelse til og/eller evner at undervise i. Jobbeskrivelse viser medarbejderen opgaver m.m. Skemabesvarelser er et link til afsluttede samtaleskemaer. Medarbejder(Zoom): Her kan grundoplysninger om medarbejderne ændres. I bunden af boksen kan du via linkene komme videre til yderligere informationer om medarbejderen. Udviklingsforløb Her kan der tilføjes nye udviklingsforløb for de medarbejdere, du er samtaleleder for. Der kan også foretages søgninger. I bunden vises en sammentælling af henholdsvis kroner og timer. CV oplysninger Her vises alle medarbejdernes Andre CV oplysninger og det er også muligt at foretage søgninger. Andre CV oplysninger er oprettet af medarbejderen selv. Jobbeskrivelser Generelle/standard jobbeskrivelser for skolen kan ses her. Hvis der klikkes på Detail vises flere information om jobbet. Censor- og Undervisningskompetencer Undervisningskompetencer: Her kan du se og søge på hvilke fag dine medarbejdere kan undervise i. Censorkompetencer: Her vises hvilke fag dine medarbejdere kan være censor i. Profiler/Match Rolleprofiler Her vises rolleprofilerne/kompetencemodellerne for alle team på skolen. Du kan klikke på detail-ikonet i første kolonne og se hvilke kompetencer der indgår i teamets Kompetencemodel (rolleprofil) Rapporter Under fanebladet Rapporter har du adgang til flere informationer. 10
Gap Analyse Her er det muligt at lave en Gap analyse på kompetencerne i kompetencemodellen for dine medarbejdere. Angiv minimum følgende: 1. Analysetype: vælg Komp. Profil/Udv. Plan 2. Profil: vælg Rolleprofil og i næste felt angives rolleprofilen(kompetencemodellen) 3. Enhed: i første felt vælges din enhed/afdeling 4. Klik på Udfør Quick rapporter Du har bl.a. mulighed for at trække rapporter om kompetencer og udviklingsaktiviteter for dine medarbejdere. Ved klik på Quick rapport vises rapporten, som den er defineret. Du kan selv påvirke visningen ved først at klikke på Specificer og foretage dine valg. Personlige data Personlige data er dit personlige faneblad som medarbejder. Alle medarbejdere har dette faneblad, og med samme rettigheder som dig. Portfolio Portfolio viser en samlet oversigt over de vigtigste informationer, der er om dig i INNOMATE HR Medarbejderplan. Indholdet svarer til det, du kan se på dine medarbejdere. Portfolien indeholder blandt andet afsnittet Uddannelser og gennemførte udviklingsforløb. Informationerne vedligeholdes andre steder i systemet, og det er ikke alle informationer, du har rettighed til at ændre. Hvis der er fejl eller mangler, skal du bede din samtaleleder om at rette dette. CV I fanebladet CV kan du registrere oplysninger om dine erfaringer i følgende afsnit: Anden uddannelse Erhvervserfaring Fritidsbeskæftigelse Internationalt Erfaring Nærmeste pårørende Projekterfaring Publikationer 11
Statusoversigt I afsnittet Skemaer kan du finde dit eget MUS-skema under enten Ventende dialogskemaer eller i Vis besvarede skemaer. Under Statusoversigt finder du Afkrydsningslisterne til de MUS, som du er samtaleleder for, under overskriften Som ansvarlig via linket Åbne: xx. Under overskriften Som observatør er der et link Åbne: xx, hvor du kan se status på, om MUS-skemaerne for dine medarbejdere er blevet godkendt af jer begge og efterfølgende afsluttet. Punktet bliver automatisk grønt, når skemaet er afsluttet. Skift password Det er muligt at ændre dit password, hvis dette ønskes under Skift password. Beskedcenter I Beskedcenter gemmes de beskeder, du sender eller modtager som mail via systemet. Jobopslag Her kan du læse og vurdere ansøgere til de jobopslag, du har fået adgang til. Se i øvrigt afsnittet om Rekruttering, behandling af ansøgere. Dialog Under Dialog finder du: Handlingsplaner og Statistik. Handlingsplaner Her finder du en oversigt over de handlingsplaner, du har registreret for dine medarbejdere. Handlingsplaner kan vedligeholdes løbende over året eller som minimum ved MUS. Statistik Skemaer: Her er det muligt at trække samtlige konklusioner per spørgsmål via Skemaer. 12
Vælg Runde og MUS-skema, markér visning af fritekst og klik Udfør. Afkrydsningslister: her kan du få et overblik over, hvor langt du er med alle igangsatte MUS. 13