Tilsynsrapport 2013 Nordstjernen Bispevej 19 4500 Nykøbing Sj. Byrådssekretariatet - Tilsynsenheden Dato for tilsyn: 2. maj, 7. maj og 14. maj 2013 Institutionen repræsenteret ved: Tilsynet foretaget af: Leder Eva Mørkegaard m.f. Helle Kausgaard
Om tilsynets gennemførelse Tilsynet er varetaget af Tilsynsenheden i Odsherred Kommune ved Helle Kausgaard og er udført henholdsvis torsdag den 2. maj 2012 i tidsrummet kl. 11:00 til 13:20 hvor tilsynet havde samtale med leder Eva Mørkegaard. Deltagelse i personalemøde tirsdag den 7. maj fra kl. 11:30 til 14:15, samt deltagelse i børnemøde i henholdsvis afdeling A og B tirsdag den 14. maj i tidsrummet fra kl. 18:30 til 20:00. Nærværende tilsynsrapport indeholder en sammenfatning fra samtalerne med henholdsvis leder, medarbejdere og beboere. Tilsynsrapporten er udarbejdet ud fra den interviewguide som ligger til grund for de generelle driftsorienterede tilsyn i Odsherred Kommune. Tilsynsrapporten har været til høring på Nordstjernen. Det er aftalt, at tilsynsrapporten fremover vil være tilgængelig på tilbudsportalen. Om tilsynets helhedsindtryk Samtaler, rundvisning og mødedeltagelse foregik i en åben og imødekommende atmosfære både fra leder, ansatte og de indskrevne børn og unge. Der var ved besøgene en god og rolig stemning hvor leder og medarbejdere velvilligt fortalte om deres arbejdsplads og al ønsket materiale blev udleveret uden forbehold. Alle var velforberedte på tilsynsbesøgene. Der synes god overensstemmelse mellem leders beskrivelse af den proces/udvikling Nordstjernen har været igennem de sidste 1½ år og den praksis som tilsynet oplevede udmøntet på stedet. Målgruppen er børn og unge i alderen 5 til 18 år med sociale vanskeligheder som omsorgssvigt, selvskadende adfærd og udviklingsforstyrrelser, som fx ADHD. Kerneydelsen består bl.a. i at tilbyde stabile og trygge rammer der kan skabe grobund for en positiv personlig udvikling på baggrund af en faglig kompetent indsats. Med respekt og forståelse for det at være barn og ung, tilbyder Nordstjernen et forudsigeligt og nærværende miljø, med mulighed for at vise både ressourcer og vanskeligheder. Det er tilsynets indtryk, at Nordstjernen tilbyder et omsorgsmiljø der er befordrende for udvikling og trivsel og at børnene og de unge føler sig trygge ved stedet. Nordstjernen har gode fysiske rammer som er velegnede til formålet. Lokaler fremstår pæne, rene og ryddelige. Sikkerheden er i orden og flugtveje er ryddede. Det er tilsynets helhedsindtryk, at Nordstjernen fortsat er godt på vej med at løfte kvaliteten af det arbejde der udføres på stedet både i forhold til målgruppen, men også i forhold til de metoder der anvendes i arbejdet. Samlet vurdering I forhold til et af de særligt beskrevne opmærksomhedspunkter i tidligere tilsynsrapporter viser det samlede sygefravær for 2012 at være på 6,73 %, hvilket må anses at være tilfredsstillende, set i forhold til tidligere års sygefravær. Den generelle kompetenceudvikling, hvorunder 5 medarbejdere er i gang med at uddanne sig i miljøterapi, i hvad der svarer til en halv diplomuddannelse, opleves af tilsynet at have givet et boost og et kvalitetsløft til hele gruppen. Tilsynet oplever en aktiv og engageret personalegruppe som byder ind i forhold til behandlingsstrategien på personalemødet. Det er tilsynets vurdering, at de grundlæggende værdier som skal være bærende for behandlingen og kulturen på Nordstjernen nu er fastlagte, men at fundamentet endnu er skrøbeligt, om end der er sket en kvalitativ udvikling siden sidste tilsyn. Interviewguide tilsyn 2/30
Leders faste deltagelse i kommunens visitationsudvalg opleves at have givet et bedre udgangspunkt for at kunne tilrettelægge behandlingen for det enkelte barn allerede i forbindelse med indskrivningen. Leders deltagelse i disse møder synes ligeledes, ud fra tilsynets vurdering at have haft en positiv indflydelse på personalets behov for tryghed og sikkerhed i at kunne løfte den behandlingsmæssige opgave. Tilsynet kan konstatere, at den tidligere praksis med at trække børnene/de unge i lommepenge, hvis pligter ikke er blevet udført, ikke længere anvendes. Børnene kan beskrive hvorledes der fra personalets side er en forventning om at de rydder op på egne værelser før lommepengene udbetales og at de da også ind imellem oplever at føle sig presset til at gøre det, men ingen har oplevet, ikke at have fået sine lommepenge udbetalt. Det er tilsynets indtryk, at Nordstjernen gør en indsats for at støtte børnene og de unge i at bevare kontakten til familie, venner og bekendte og at samarbejdet med forældre og pårørende samt sagsbehandlere generelt vurderes godt, både på det formelle og uformelle plan. Ligeledes vurderes det, at Nordstjernen gør en god indsats for at understøtte børnenes skolegang og bevare kontakten til venner og nærmiljøet. Det er tilsynets vurdering, at der er skabt en forbedret informations- og kommunikationsstrategi på stedet. Der er således en nysgerrig og undersøgende kultur og medarbejderne fremstår i dag med større indsigt i målgruppens behov og udviser større engagement og gejst for deres arbejdsplads end ved tidligere tilsyn. Nordstjernen har fortsat et arbejde foran sig med at få udarbejdet skriftlig dokumentation af retningslinjer og politikker på en række områder. Nordstjernen vil med fordel kunne drage nytte af sit faglige potentiale i udarbejdelse af en virksomhedsplan, som suppleret med et arbejds- og værdigrundlag kunne sætte rammen for institutionen. En virksomhedsplan kunne endvidere præciserer mål for fremtidige fokuspunkter, som rækker ind over det nye Socialtilsyn og på den måde være en forberedelse på, at imødekomme fremtidens krav om ændringer i kvalitet og opgaveløsningen. Det er tilsynets samlede vurdering, at Nordstjernen har rigtigt godt fat de udfordringer som har præget stedet siden etableringen og gør sig umage for at løse opgaven så både børn og unge og anbringende kommuner oplever udvikling og kvalitet i arbejdet. Tilsynet finder, at stedet har behov for ro til at arbejde videre med implementeringen af miljøterapien ud i alle funktioner som fx på børnemøder, under måltider, mv. Institutionens aktuelle tilstand Ingen bemærk -ninger Forbedringsområder - og mindre væsentlige bemærkninger Væsentlige bemærkninger - mulige problemer af betydning Kritisk tilstand - afværgeforanstaltning påkrævet Fysiske rammer - herunder brand og beredskab. 2e) revidering af budgetsammensætning 3g) evakueringsøvelse Interviewguide tilsyn 3/30
og førstehjælp Organisation og drift. Pædagogisk praksis og brugerindflydelse 22e) hjemmeside 26d) magtanvendelse Personaleforhold og arbejdsmiljø. 28 h) personaleflow 31c) rygepolitik Supplerende bemærkninger og vejledning om evt. afhjælpningsforanstaltninger Fysiske rammer: 2e) Revidering af budgetsammensætning: I forbindelse tilsynsreformen Et nyt socialtilsyn som træder i kraft den 1/1 2014 vil alle kommunale tilbud fremover skulle godkendes svarende til de private tilbud. Dette medfører, foruden godkendelse, at tilsynsmyndigheden ligeledes skal gennemføre økonomisk tilsyn. Det er tilsynets vurdering, at budgettet omkring de fysiske rammer herunder økonomien vedrørende klimaskærm for Nordstjernens vedkommende bør drøftes og afgrænses af driftsherren. 3g) Brand og beredskab: Tilsynet anbefaler at der gennemføres minimum en evakueringsøvelse, alternativt en kombineret brand- og evakueringsøvelse hvor ansatte og evt. børn deltager og at medarbejdernes førstehjælpskurser genopfriskes, da det overfor tilsynet er oplyst, at nogle er flere år gamle Organisation og drift: Ingen bemærkninger. Pædagogisk praksis og brugerindflydelse: 22e) Hjemmeside: Tilsynet anbefaler, at stedets hjemmeside opdateres og genåbnes snarest, idet dette kan være med til at understøtte Nordstjernens positive udvikling også udad til. 26d) Magtanvendelse: Tilsynet anbefaler, at der udarbejdes en skriftlig procedure for opfølgning på magtanvendelser. Personaleforhold og arbejdsmiljø: 28h) Personaleflow: For fortsat at kunne følge personaleudviklingen på Nordstjernen anbefales det, at tilsynet løbende informeres af leder omkring eventuelle opsigelser og nyansættelser. 31 c) Rygepolitik: Tilsynet anbefaler, at rygepolitikken snarest revideres, således den lever op til både Lov om røgfrie miljøer, samt Rygepolitik for Odsherred Kommune, gældende fra 15/8 2012. Interviewguide tilsyn 4/30
Fysiske rammer 1 Institutionens fysiske beliggenhed 1.a Udendørs fysiske rammer og beliggenhed Nordstjernen er beliggende i et parcelhuskvarter på Bispevej 19 i Nykøbing Sj. Indenfor rimelig gå afstand kan man komme til både bymidte og strand. Nykøbing har adskillige indkøbsmuligheder samt gode tog og busforbindelser. Der findes både almindelig folkeskole og specialskoletilbud i byen. Nordstjernen ligger på en stor grund som indeholder parkeringsplads og en stor have hvor der er anlagt terrasser, sandkasse samt køkkenhave. 1.b Indretning Nordstjernen er bygget i 1994 og indrettet i et plan i en 618 m² bygning opdelt i to afdelinger. Hver afdeling indeholder 6 værelser og stort køkken/alrum. Der ud over er der baggange, vaskerum, vagtværelser, kontorer og et personale/møderum. 1.c Udnyttelse af fysiske rammer Rammerne er veldisponerede og velindrettet. 1.d Sikring af flugtveje Alle flugtveje er ryddede og tilgængelige. 1.e Alarmer Der er installeret ABA brandanlæg fra Siemens med direkte alarmering til brandvæsnet. 1.f Andet Nordstjernen er oprindeligt bygget handicapvenligt til personer med fysiske funktionsnedsættelser. Dette bærer badeværelserne fortsat præg af. 1.g Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. 2 Bygningssyn 2.a Seneste bygningssyn Nordstjernen indgår i det kommunale bygningssyn. Den udvendige klimaskærm finansieres centralt i kommunen, mens indvendigt vedligehold er en del af Nordstjernens eget budget. Interviewguide tilsyn 5/30
2.b Nuværende/planlagte ombygninger Møderummet er i 2012 blevet istandsat og malet. Desuden er udskiftet vinduer og opsat ny ventilation, hvilket har bevirket et noget bedre indeklima i rummet. Der er ønske om at omdanne 2 allerede opstillede pavilloner til henholdsvis musikrum og værksted for børnene/de unge. Aktuelt undersøges om der skal søges byggetilladelse hertil grundet den ændrede anvendelse samt eventuelle til krav til isolering mv. Leder oplyser, at det har været en længere proces at få dette afklaret og Nordstjernen er da heller ikke i mål endnu. 2.c Planlagt vedligeholdelse Stedets nyansatte pedel er i gang med at male/istandsætte alle rum og værelser, således stedet præsenterer sig lysere og mere imødekommende. 2.d Andet (Evt. anden offentlig myndigheds tilsyn, rapporter e.l.) - 2.e Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: I forbindelse med at tilsynsreformen Et nyt socialtilsyn træder i kraft den 1/1 2014 vil alle kommunale tilbud fremover skulle godkendes svarende til de private tilbud. Dette medfører, foruden godkendelse, at tilsynsmyndigheden ligeledes skal gennemføre økonomisk tilsyn. Det er tilsynets vurdering, at budgettet omkring de fysiske rammer herunder økonomien vedrørende klimaskærm for Nordstjernens vedkommende bør drøftes og afgrænses af driftsherren. 3 Brand og beredskab 3.a Beredskabsplan Der er ophængt beredskabsplan/evakueringsplan i hver afdeling samt på fællesgangen. 3.b Evakueringsplan / øvelse og information til nyansatte Der har ikke været afholdt evakueringsøvelse i personalegruppen. Interviewguide tilsyn 6/30
3.c Brandtilsyn Det oplyses af leder at der er afholdt brandsyn i foråret 2013 på Nordstjernen. Odsherred brandvæsen foretager ligeledes eftersyn af brandmateriel en gang årligt. 3.d Brandøvelse Der har ikke været afholdt brandøvelse. 3.e Førstehjælp 3 medarbejdere har deltaget i et kortere førstehjælpskursus under deres ansættelse på Nordstjernen, mens andre medarbejdere har kursus fra tidligere arbejdspladser. 3.f Andet Der er ophængt brandtæppe samt brandslukkere ved køkken/alrum. 3.g Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Tilsynet anbefaler: at der gennemføres minimum en evakueringsøvelse, alternativt en kombineret brand- og evakueringsøvelse hvor ansatte og evt. børn deltager at medarbejdernes førstehjælpskurser genopfriskes, da det overfor tilsynet er oplyst, at nogle er flere år gamle 4 Levnedsmiddelkontrol 4.a Seneste kontrolbesøg og resultatet heraf Seneste kontrolbesøg fra Levnedsmiddelkontrollen fandt sted den 29. 02. 2012. Der var ingen anmærkning og begge afdelinger fik tildelt en glad smiley. 4.b Andet - 4.c Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. Interviewguide tilsyn 7/30
ORGANISATION, DRIFT OG FORRETNINGSGANGE 5 Drifts- og udviklingsaftale Nordstjernen er en kommunal døgninstitution oprettet efter 66 nr. 6, jf. 67 i Serviceloven. Tilbuddet blev oprettet den 01.12. 2008 med 6 pladser for unge i alderen 13-18 år og udvidet den 01. 11. 2009 med 5 pladser for børn i alderen 5-12 år. Den 01. 01. 2011 blev Nordstjernen udbygget med et døgntilbud kaldet Cassiopeia med 5 pladser til unge i alderen 15-19 år, beliggende i Hørve. Det viste sig hurtigt, at der ikke var behov for tilbuddet i kommunen, hvorfor Cassiopeia blev indstillet til lukning som almindeligt døgnanbringelsestilbud for unge i december 2011. Cassiopeia anvendes i dag til akutanbringelser forankret i 66 stk. 4, jf. 142, stk. 6 i Serviceloven og er som sådan ikke en del at Nordstjernen og ikke omfattet af driftsorienteret tilsyn jf. 148 a. Nordstjernen har dog en viceværts forpligtigelse over for de unge der bor på Cassiopeia. I aftalen, der er indgået med Fagcenter Børn og familie beskrives at: Vi skal primært yde hjælp i forhold til dette, men de unge har vores tlf. hvis de får brug for akut hjælp. Vi skal hjælpe dem i det omfang vi kan, men primært med at hente hjælp hos andre. 5.a Opfølgning på drifts- og udviklingsaftale Nordstjernen har siden opstarten haft et turbulent forløb, med bl.a. skiftende ledere, et stort personaleflow og en uklar pædagogisk linje. Nuværende leder, som blev ansat på Nordstjernen den 01. 02. 2012, har brugt stor energi på at udvikle en positiv forandringskultur og skabe rammer og rum, der understøtter en fælles praksis. Dette arbejde er godt i gang. Tilsynet oplever således en tydelig udvikling siden sidste tilsyn, både hvad angår faglighed og vilje til opgaveløsningen samt en generel kontinuerlig udvikling af tilbuddet. 5.b Udviklingstendenser Nordstjernen er fortsat i gang med at grundlægge det fundament som gør stedet i stand til at løfte sig op i en kategori som socialpædagogisk behandlingsinstitution. Leder er nu, i modsætning til tidligere, blevet medlem Interviewguide tilsyn 8/30
af det visitationsudvalg som visiterer børn og unge til Nordstjernen. Det betyder dels en bedre sikring af, at al dokumentation i forbindelse med en anbringelse er tilvejebragt, ligesom kendskabet til den i forvejen indskrevne børne- og ungegruppe kan vurderes. Der anbringes dog fortsat børn akut til udredning på Nordstjernen. Belægningen har endnu ikke været på 100 %, men efterhånden som samarbejdsflader udvikles, opleves en stigning i henvendelser og indskrivning af børn. Der er således aktuelt 2 børn under indskrivning, hvilket betyder at belægningsprocenten kommer op på ca. 82 %. 5.c Projekter At opnå øget viden og indsigt i begrebet miljøterapi er fortsat det overvejende projekt. Det beskrives som en stor udfordring, både økonomisk og praktisk at have 5 medarbejdere af sted på efteruddannelse på én gang, men det er en indsats som opleves at give fuldt udbytte både for medarbejdere, leder og stedet som helhed. Ansættelse af en medarbejder i en husmorfunktion har været med til at sætte fokus på at få implementeret stedets nye kostpolitik, ligesom ansættelsen af medarbejder i en pedelfunktion, har givet mulighed for at få opfrisket alle rum. 5.d Andet - 5.e Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. 6 Institutionens økonomi 6.a Aktuelt forbrug Nordstjernen kom ud af 2012 med et lille overskud som er søgt overført til næste år. Ønsket er at anvende disse midler til delvis betaling af den igangværende miljøterapeutuddannelse samt til udgifter i tilknytning til den ændrede anvendelse af de 2 pavilloner til nyt formål som fx musikrum og værksted for de unge. 6.b Andet Leder har i 2012 været i dialog med Fagcenter Børn og Familie omkring en ønsket budgetudvidelse i forhold til Interviewguide tilsyn 9/30
behov for timer til psykolog samt en halv praktisk medarbejder. Leder har omfordelt midler og har således fået plads til at ansætte en fleksjobber på 15 timer som pedel og en husassistent på 30 timer. Der er fortsat ikke ansat en psykolog, hvilket er sat i midlertidig bero, af forskellige økonomiske årsager. 6.c Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. 7 Forretningsgange i f.m. institutionens økonomi 7.a Hvem administrerer institutionens økonomi Leder Eva Mørkegaard administrerer institutionens økonomi. Der er ansat en administrativ medarbejder der bogfører og indberetter løn. 7.b Kasse og regnskabsregulativ Overholder de af indenrigsministeriets fastsatte regler om budget og kasse og regnskabsregulativ. 7.c Bestyrelsens godkendelse af budget og regnskab (selvejende) - 7.d Plan for økonomistyring i institutionen (intern & ekstern) Har løbende budgetopfølgning med kommunens økonomikonsulent. 7.e Andet - 7.f Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. PÆDAGOGISK PRAKSIS OG BRUGERINDFLYDELSE 8 Brugersammensætning Der er aktuelt på dagen for tilsynsmødet indskrevet 5 piger og 4 drenge. Interviewguide tilsyn 10/30
8.a Antal indskrevne 9 pladser ud af 11 er besat. 8.b Alder Børnene er aktuelt mellem 6 og 16 år. 8.c Målgruppe og kerneydelse Børn og unge i alderen 5 til 18 år med sociale problemer på baggrund af eksempelvis omsorgssvigt, selvskadende adfærd og udviklingsforstyrrelser som fx ADHD. Kerneydelsen består i at tilbyde stabile og trygge rammer der kan skabe grobund for en positiv personlig udvikling på baggrund af en faglig kompetent indsats hvor børnene mødes med en miljøterapeutisk tilgang. 8.d Overensstemmelse mellem institutionens tilbud i forhold til nuværende/kommende målgruppe Ja Nej Bemærkninger: 8.e Andet - 8.f Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. 9 Nedskrevet målsætning 9.a Overordnet målsætning Behandlingstænkningen på Nordstjernen foregår ud fra en miljøterapeutisk ramme, med en psykodynamisk tilgang til forståelse af børnenes vanskeligheder. Nordstjernen benytter primært følgende udviklingspsykologiske teorier: Freud, Melanie Klein, Bion, Bowlby og Stern. Nordstjernens arbejder på at opbygge en struktureret miljøterapeutisk hverdag, hvor troværdighed, forudsigelighed og rytme er rammerne hvori børnene mødes med en respektfuld og afstemt kontakt. 9.b Pædagogisk målsætning Skabe muligheder for udvikling for det enkelte barn. Interviewguide tilsyn 11/30
9.c Målsætning for afdelingerne/grupper 9.d Hvordan praktiseres målsætningerne At skabe et miljø, hvor der er mulighed for refleksion, teoretisk og praktisk udvikling for alle medarbejdere, da dette er fundamentet for at børn og unge kan komme i udvikling. Huset har en grundstruktur, der stadig udvikles og hvor alle opgaver i døgnet er beskrevet. Hvert enkelt barn/ung har derudover sin egen støttestruktur, hvor det i alle opgaver beskrives, hvilken støtte personalet skal yde og hvad der klares selvstændigt. Der arbejdes på at tydeliggøre for både medarbejder og børn hvad TID STED OPGAVE er. Der er i dagens struktur lagt tid ind til refleksion og overvejelser over den pædagogiske praksis. 9.e Andet - 9.f Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. 10 Barn/ung/voksen 10.a Hvordan er barnets tilknytning til de voksne organiseret? 10.b Deltager barnet i praktiske opgaver Alle børn har to kontaktpersoner, en primær og en toer. Kontaktpersonen varetager alle de primære opgaver omkring barnet, herunder udarbejdelse af den individuelle grundstruktur for barnet, ansvaret for udviklingsplaner, forældresamarbejde og lignende. Barnet deltager i praktiske opgaver, herunder oprydning på eget værelse, rengøring af badeværelse og tøjvask. Opgaverne er tilpasset barnets alder og funktionsniveau og er beskrevet i grundstrukturen for barnet. 10.c Har børnene faste pligter Hvis ja, vil dette fremgå af grundstrukturen for barnet. 10.d Børnemøder / ungemøder Der er planlagt børne/ungemøder tirsdage i lige uger. Formålet er at give børnene mulighed for at blive hørt og personalet mulighed for at orientere børnene som en gruppe. Møderne giver mulighed for at arbejde med gruppen og deres relationer, og støtte de enkelte i at Interviewguide tilsyn 12/30
udtrykke sig. At lære børnene at indgå i en mødesammenhæng. Der kan tages emner op som fx hvordan man har det sammen i afdelingen, men også konkrete ønsker om ture, indkøb mm. 10.e Medindflydelse Børnenes medindflydelse sker via børnemøder og via dialogen med kontaktpersonen. Det er ikke alle forhold børnene har indflydelse på, fx nævnes indflydelse på sengetider og for de unges vedkommende deltagelse i fester. Nordstjernen arbejder ud fra en grundstruktur hvor der er nogle gennemgående regler og retningslinjer som ikke fraviges, mens der kan laves individuelle aftaler på andre områder. 10.f Samtale med barn/ung Tilsynet har deltaget i børnemøder i henholdsvis afdeling A og B. Tilsynet kan konstatere at møderne afholdes ud fra en fast dagsorden som både børn og voksne har mulighed for at komme med punkter til. Ikke alle børn og unge mødte op til mødet, hvilket oplyses at være repræsentativt for hvordan disse møder plejer at forløbe. Især ved mødet, hvor der primært var unge repræsenteret, var tilsynet ventet og der var en stor talelyst på mødet til flere af dagsordenens punkter. Det er tilsynets indtryk at børnene og de unge har mulighed for at komme til orde med både ros og ris til både personalet og tilbuddet generelt. 10.g Andet - 10.h Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. 11 Forretningsgang vedr. brugernes økonomi BØRN & UNGE 11.a Udbetaling af lomme- og tøjpenge; hvem og hvor ofte Der udbetales lommepenge efter KL s vejledende takster en gang om ugen. Interviewguide tilsyn 13/30
11.b Vejledning i brug af lommepenge Hvordan lommepengene skal udbetales, kontant eller via hævekort aftales mellem barnet og kontaktpersonen og skrives ind i barnets grundstruktur. 11.c Anden udbetaling til brugerne - 11.d Skriftlig procedure Medarbejderne er ansvarlige for at der føres regnskab over forbrug af lomme- og tøjpenge. Det er oplyst overfor tilsynet at der er udarbejdet en skriftlig instruks herfor. 11.e Andet - 11.f Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. 12 Forretningsgang vedr. brugernes økonomi VOKSNE 12.a Er der udarbejdet skriftlige retningslinjer/ procedure for håndtering af beboermidler Ikke aktuelt. 12.b Har brugerne kendskab til disse retningslinjer/ procedure og følges de - 12.c Anden udbetaling til brugerne - 12.d Ansvarsfordeling vedr. administration og regnskab - 12.e Beboerbetaling for kost, rengøring, aktiviteter, etc. - Interviewguide tilsyn 14/30
12.f Andet (eks. revision) - 12.g Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. 13 Behandlingsplaner / handleplaner 13.a Har alle en behandlingsplan/handleplan for de over 18 årige Ja Nej Bemærkninger: De fleste børn har en 140 handleplan jf. Serviceloven som angiver målet med indsatsen og hvilken indsats der er nødvendig for at opnå dette. Trods leders ihærdige indsats er det fortsat ind imellem vanskeligt at få kopi af den handleplan som barnets sagsbehandler er ansvarlig for bliver udarbejdet. Nordstjernen udarbejder selv behandlingsplaner som mere går i detaljen med hvordan indsatsen skal udmøntes i dagligdagen. 13.b Referat fra behandlingsmøder /konferencer vedr. barn/ung Der udarbejdes referat fra behandlingsmøder. 13.c Løbende justering af planerne Der holdes ½ årligt konference på hvert barn. Konferencen danner grundlag for statusrapporten. Rapporten sendes til relevante mødedeltagere og skal gennemgås med barnet inden den sendes ud. Det er kontaktpersonen som sammen med leder, er ansvarlig for at der er en dagsorden for konferencen. 13.d Andet Udarbejdelse af handleplaner og statusbeskrivelser beskrives af personalet at have ændret og udviklet sig siden sidste tilsyn. Personalet er blevet langt mere detaljerede, når de skal i gang med at beskrive indsatsen. Det er aftalt at skabelonen for statusbeskrivelser skal evalueres på det kommende internat som personalet har ultimo maj 2013. Interviewguide tilsyn 15/30
13.e Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. 14 Aktivitetstilbud 14.a Generelt om dagligdagen Dagligdagen er meget struktureret og er udgangspunktet for behandlingen på Nordstjernen. Huset har en grundstruktur, hvor alle dagens gøremål og opgaver er beskrevet. Vi står op, spiser på faste tider, med faste pladser o.s.v.. Der arbejdes ud fra en aftale kultur, hvor de unge dagligt får hjælp til at strukturere deres dag, ved at lave aftaler og planlægge sammen med personalet. 14.b Formål og tilrettelæggelse af aktiviteter Der er ikke mange aktiviteter i huset, men det forsøges at støtte børnene i at blive integreret i nærmiljøet via fritidsaktiviteter, kontakt til familie og venner og eventuelt fritidsjob. 14.c Eksterne aktiviteter Der er en fast aftale for ugentlig at komme i den nærliggende svømmehal for de børn som måtte ønske dette. 14.d Tvungen/frivillig deltagelse Det forventes at børnene/unge deltager i de aktiviteter som er beskrevet i deres grundstruktur. Samtidig har de dog altid muligheden for at sige fra. Børnene skal så tage ansvaret for deres valg og det er så den eventuelle udfordring der arbejdes med. 14.e Andet - 14.f Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. 15 Kostpolitik 15.a Er der en kostpolitik Der er udarbejdet en skriftlig kostpolitik, med udgangspunkt i miljøterapien på Nordstjernen og Interviewguide tilsyn 16/30
Fødevarestyrelsens 8 kostråd. Kostpolitikken beskriver at stedet ønsker at introducere børnene for et bredt udvalg af sunde, spændende og gerne økologiske råvarer. Der lægges i kostpolitikken endvidere vægt på at minimere tilsætningsstoffer, præfabrikeret mad og alt unødig sukker. 15.b Tilberedning centralt/lokalt Det er husassistenten som varetager indkøb, udarbejdelse af madplan samt tilberedningen. 15.c Kostplan Der udarbejdes en madplan for en uge ad gangen. Denne hænger fremme så alle kan se hvad der laves til aftensmad. Det er visionen at udarbejde en mappe med 4 rul af madplaner af 3 mdr. varighed med udgangspunkt i årstiderne. På den måde vil der blive serveret samme mad to gange på en måned, men alligevel meget varieret. 15.d Brugers indflydelse og medvirken Der er pt. ingen børn der har en fast maddag, men kostpolitikken lægger op til, at personalet dagligt vurderer, hvem af børnene der ville profitere af at deltage i madlavningen. Alle børn kan komme med ønsker til madplanen. 15.e Andet - 15.f Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. 16 Seksualitet 16.a Regler og retningslinjer Der er ikke udarbejdet skriftlige retningslinjer for personalets håndtering af de unges seksualitet. 16.b Seksualoplysning/undervisning Vejledning om sex og prævention indgår som en del af det løbende behandlingsarbejde. 16.c Prævention - 16.d Andet - Interviewguide tilsyn 17/30
16.e Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. 17 Alkohol/narkotika 17.a Information Ikke drøftet. 17.b Politik for området - 17.c Andet - 17.d Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. 18 Børn/unge & Voksne brugere med anden etnisk oprindelse 18.a Politik på området Der er ikke udarbejdet en skriftlig politik på området. 18.b Integration - 18.c Forældresamarbejde, tolk - 18.d Andet - 18.e Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. Interviewguide tilsyn 18/30
19 Medicingivning og opbevaring 19.a Administrativ vejledning vedr. håndtering af medicinopgaver, standarder og lokale vejledninger Nordstjernen har udarbejdet en skriftlig procedure for medicinhåndtering. Der er to medicinansvarlige, der begge har medicinhåndtering som en del af deres grunduddannelse. 19.b Opbevaring Medicin opbevares i aflåst medicinskab i nyetableret rum der tidligere rummede et depot, således medicinhåndteringen kan ske i mere rolige omgivelser end tidligere. Hvert barn har en medicinmappe hvori det noteres når der udleveres medicin. 19.c Er reglerne kendte og følges de Personalegruppen har i efteråret 2011 modtaget information omkring medicinhåndtering og indrapportering af utilsigtede hændelser tid ved sygeplejerske og risikomanager Christine Vammen fra Odsherred Kommune. 19.d Andet - 19.e Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. 20 Brugersikkerhed 20.a Eftersyn og vurdering af hjælpemidler og andet materiel, herunder senge, madrasser, samt klemmerisiko ved bevægelige dele Aktuelt ikke relevant. 20.b Efterspørgsel på nye hjælpemidler - 20.c Andet - Interviewguide tilsyn 19/30
20.d Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. 21 Hygiejne og rengøring 21.a Personlig hygiejne, herunder regler og retningslinjer, samt årlig vurdering og revision af skriftlige procedurer Indgår som en del af det løbende behandlingsarbejde. 21.b Skriftlige procedurer ved sygdom, akut sygdom samt dødsfald. Der er ikke udfærdiget procedure for håndtering af akut sygdom og dødsfald. 21.c Smitsomme sygdomme Stedet er opmærksom på dette og tager de nødvendige forholdsregler. 21.d Brug af engangshandsker Anvendes ved behov. 21.e Rengøringsplaner Nordstjernen har en rengøringsplan, hvor dels medarbejdere i dagvagt og i weekends og dels husassistenten varetager rengøringen. 21.f Andet - 21.g Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. 22 Oplysningsmateriale til nye brugere, børn/unge og pårørende 22.a Serviceinformation, hjemmeside o.l. Leder valgte at lukke Nordstjernens hjemmeside i maj 2012, da den ikke var blevet opdateret siden lederskiftet og gav anledning til misinformation om stedet. Det er ønsket at få hjemmesiden ajourført og åbnet igen, men dette arbejde endnu ikke Interviewguide tilsyn 20/30
tilendebragt, bl.a. fordi kommunen er i gang med at implementere et nyt hjemmesidekoncept. 22.b Oplysninger om internt kommunikationssystem 22.c Oplysning om regler og retningslinjer Nordstjernen anvender det internetbaserede Planner4you system som overholder reglerne for bl.a. persondataloven. Alle medarbejdere har en arbejdsmail og pc adgang til medarbejderinformationer, regler og retningslinjer som løbende opdateres. Der arbejdes bevidst på at den information der tidligere blev printet og sat i en medarbejdermappe fremadrettet alene forefindes på pc. 22.d Andet Tilsynet kan konstatere at oplysningerne på tilbudsportalen er opdaterede. 22.e Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Tilsynet anbefaler, at stedets hjemmeside opdateres og genåbnes snarest, idet dette kan være med til at understøtte Nordstjernens positive udvikling også udad til. 23 Samarbejde med forældre / pårørende 23.a Forældrebestyrelse / pårørenderåd 23.b Opfølgning på sager fra forældrebestyrelse / pårørenderåd Der er ikke en forældrebestyrelse på Nordstjernen, men der holdes forældreaften med medarbejder og leder én til to gange hvert halve år. Dette er et nyt tiltag. - 23.c Tilgængelighed - 23.f Andet Personalet giver udtryk for, at der aktuelt er en tættere forældrekontakt end tidligere. Det nævnes at der for alle børn er mindst en fast ugentlig kontakt. Interviewguide tilsyn 21/30
23.g Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. 24. Bestyrelsesmøder (selvejende) 24.a Referat fra sidste møde Ikke aktuelt for kommunalt tilbud. 24.b Opfølgning af sager fra bestyrelsesmøder - 24.c Tilgængelighed - 24.d Andet - 24.e Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. 25 Intern skole 25.a Godkendelse af undervisningsplaner Der er ikke intern skole på Nordstjernen. 25.b Årlig opsamling og rapportering - 25.c Samarbejde mellem skole/institution og hjem - 25.d Andet Den netop afsluttede lærerlockout hvor også nogle af Nordstjernens børn og unge blev berørt, beskrives af leder at have været en lidt vanskelig situation for børnene at håndtere. Den kendte og fastlagte struktur og rutine, som betyder meget, var brudt og det medførte en vis uro i børnegruppen. Interviewguide tilsyn 22/30
25.e Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. 26 Magtanvendelse 26.a Antal magtanvendelser siden sidste tilsyn I perioden 1/1 til 31/12 2012 har der været foretaget én magtanvendelse. 26.b Skriftlig procedure for opfølgning på magtanvendelser Ja Nej Bemærkninger: Personalet beskriver, at der nu er langt færre konflikter på Nordstjernen end tidligere. Som en af årsagerne hertil, beskrives arbejdet med den detaljerede grundstruktur for børnene, som synes at være med til at mindske konflikter og dermed forebygge at magtanvendelser bliver nødvendige, ligesom den terapeutiske forståelse og kontakt til børnene nævnes som en anden stor del af grunden. 26.c Andet (herunder evt. statistik) Repræsentanter fra Nordstjernen deltog i september 2011 i et efteruddannelsesforløb igennem Socialstyrelsen vedr. de nye regler og tiltag på magtanvendelsesområdet. 26.d Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Tilsynet anbefaler, at der udarbejdes en skriftlig procedure for opfølgning på magtanvendelser. Leder har efterfølgende oplyst at der nu er udarbejdet procedure herfor. Interviewguide tilsyn 23/30
27 Klagesager 27.a De af forvaltningen kendte klager siden sidste tilsyn Ingen. 27.b De af forvaltningen ukendte klager siden sidste tilsyn Ingen. 27.c Hvad omhandler de og hvordan er de løst - 27.d Procedure for behandling og opfølgning på klager - 27.e Andet - 27.f Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. PERSONALEFORHOLD OG ARBEJDSMILJØ 28 Personale Grundlag og vurdering 28.a Personalesammensætning: Faggrupper, uddannet, ikkeuddannet. Aktuelt er der 17 medarbejdere hvoraf 14 er fuldtidsansatte. Disse fordeler sig på: 1 leder, 9 pædagoger, 4 medhjælpere, 1 husassistent, 1 pedel og 1 administrativ medarbejder. 28.b Brug af vikarer Der er tilknyttet faste timelønnede medarbejdere som bruges som vikarer. Disse vikarer er både pædagoguddannet og ikke uddannede. 28.c Personaleflow I 2012 er der fastansat 8 nye medarbejdere, herunder stedets nuværende leder. Nogle af de nyansatte har tidligere været tilknyttet stedet i vikariater eller som løse vikarer, andre er helt nye. Interviewguide tilsyn 24/30
28.d Arbejdsplaner / arbejdstidstilrettelæggelse 28.e Stillingsbeskrivelser el. beskrivelse af stillingskategorier Der trådte en ny arbejdsplan i kraft i efteråret 2012. Denne nye arbejdsplan var længe under udarbejdelse og medarbejdere og tillidsrepræsentant har været inddraget i processen. Den ændrede arbejdsplan betyder bl.a. at stillingen som vågen nattevagt blev ændret til at være sovende nattevagt, ligesom arbejdsplanen i højere grad end tidligere nu er tilrettelagt ud fra stedets grundstruktur og miljøterapeutiske forståelsesramme. Både medarbejdere og leder udtrykker tilfredshed med processen og det endelige resultat. - 28.f Lokalaftaler Der er lavet lokalaftale på hviletidsnedsættelse i forbindelse med rådighedsvagter samt overskridelse af 10 timers reglen på mødedage. 28.g Andet - 28.h Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: For fortsat at kunne følge personaleudviklingen på Nordstjernen anbefales det, at tilsynet løbende informeres af leder omkring eventuelle opsigelser og nyansættelser. 29 Personalepolitik 29.a Kompetence og ansvarsfordeling Der er for nuværende udarbejdet kompetence og ansvarsfordeling for henholdsvis koordinator og kontaktpædagog. 29.b Personalemøder Medarbejdermøder holdes tirsdage i ulige uger af 1½ times varighed. Leder er mødeleder og opgaven som referent går på skift. På dette møde drøftes og besluttes praktiske ting. En del af mødet er med MED status. Senere samme dag holdes GAB (gennemgang af børn) eller konference (der holdes ½ årligt konference på hvert enkelt barn). Konferencen danner grundlag for Interviewguide tilsyn 25/30
statusrapporten. GAB møderne foregår også på tirsdage med en varighed af ca. 2 x 1½ time. Leder beskriver at disse moduler også bruges til fokus på vigtige temaer, som eksempel nævnes fx kostpolitik. 29.c MUS I september 2012 blev startet en runde med MUS samtaler, hvor målet var at alle medarbejdere fik en samtale inden årets udgang. Dette mål blev nået, bortset fra de to medarbejdere der blev ansat 1. november 2012. De vil dog tilbydes MUS samtale i efteråret 2013. 29.d Kursusfordeling - 29.e Supervision Afdeling A og B skiftes til at have supervision. Koordinator deltager i begge grupper. Supervisionen varer 1¾ time. Psykolog Flemming Jensager er tilknyttet som fast supervisor. Denne har stor erfaring i arbejdet med miljøterapi. 29.f Introduktionsforløb for nye medarbejdere Der er udarbejdet et introduktionsforløb for nye medarbejdere. Leder oplyser at dette trænger til et eftersyn. 29.g Problemer i strukturen Det er målet med den nye arbejdsplan at sikre en god grundstruktur for det miljøterapeutiske arbejde og tage højde for tidligere oplevede problemer i strukturen. 29.h Andet - 29.i Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. 30 Sygefraværspolitik 30.a Opgørelse over sygdom (statistik) I perioden 1/1 til 31/12 2012 har Nordstjernen et samlet sygefravær på 6,73 %. Første kvartal 2013 viser et sygefravær på 7,3 %. Stigningen begrundes af leder ikke i arbejdsrelateret sygefravær, men fravær grundet fx fejloperation og tilsvarende. Interviewguide tilsyn 26/30
30.b Politik ved højt fravær Følger den af Odsherred Kommune centralt besluttede model, kaldet 1-5-14 modellen. Modellen består af 3 faser: Fase 1 bevare relationen (1. sygedag) Fase 2 bevare kontakten og indlede samtale om delvis tilbagevenden (5. sygedag) Fase 3 omsorgssamtale (14. sygedag) 30.c Andet - 30.d Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. 31 Rygepolitik 31.a Skriftlig politik Der er udarbejdet en skriftlig rygepolitik. Tilsynet kan konstatere at denne ikke lever op til Lov om røgfrie miljøer, idet den tilkendegiver at rygning for ansatte kan ske på parkeringspladsen på Nordstjernens matrikel. 31.b Andet - 31.c Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Tilsynet anbefaler, at rygepolitikken snarest revideres, således den lever op til både Lov om røgfrie miljøer, samt Rygepolitik for Odsherred Kommune, gældende fra 15/8 2012. Leder har efterfølgende oplyst, at rygepolitikken er blevet ændret, så den lever op til rygelovens bestemmelser. 32 Misbrugspolitik 32.a Skriftlig politik Følger den af Odsherred Kommune udarbejdede rusmiddel politik. Citat: Hvis lederen - via sikkerhedsgruppen, kolleger Interviewguide tilsyn 27/30
eller andre - har formodning om, at en ansat har misbrugsproblemer vedkommende ikke selv kan håndtere, skal lederen indkalde vedkommende til en omsorgssamtale herom. I denne samtale skal begrundelsen for formodningen fremgå, og den ansatte skal oplyses om, hvorledes arbejdsstedet/kommunen kan hjælpe, hvis der er et misbrugsproblem. 32.b Andet - 32.c Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. 33 Uddannelsespolitik og kompetenceudvikling 33.a Foreligger der en kompetenceudviklingsplan Det er besluttet at alle uddannede medarbejdere skal have svarende til en halv diplomuddannelse i miljøterapi målrettet ansatte på dag- og døgninstitutioner. Uddannelsen udbydes af Professionshøjskolen UCC og består af tre moduler a henholdsvis seks og ti undervisningsgange plus hjemmearbejde og eksamen. 5 ansatte er startet på uddannelsen i foråret 2013. Første skriftlige opgave er netop afleveret i forbindelse med afslutningen af modul Pædagogisk viden og forskning. 33.b Interne kurser Der er planlagt internatkursus den 22-24. maj 2013, hvor lederen endnu engang står for programmet. Der er lagt op til, at en eller flere af de medarbejdere der aktuelt er i gang med uddannelse, kommer med et valgfrit bidrag/indlæg på internatet fra uddannelsen. Der skal også på dette internat arbejdes med miljøterapi, denne gang både som ren undervisning, men også mere praktisk orienteret, om hvordan vi som medarbejdere så i praksis udmønter miljøterapien. Der skal endvidere arbejdes med, hvis det kan nås, en ny skabelon for statusrapporter. Programmet er endnu ikke endeligt fastlagt. 33.c Eksterne kurser Ikke drøftet. Interviewguide tilsyn 28/30
33.d Skriftlig formuleret uddannelses krav og forventninger til praktikanter Nordstjernen modtager ikke pædagogstuderende. 33.e Andet (evt. fokus på etniske forhold) - 33.f Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. 34 APV 34.a Hvornår er sidste APV gennemført og hvordan følges op på denne Deltager i Odsherred Kommunes generelle APV som gennemføres mindst hvert 3. år. Der blev gennemført elektronisk spørgeskemaundersøgelse omkring APV i perioden 4.-18. september 2012. 34.b Fysisk arbejdsmiljø Der er arbejdet på at optimere det fysiske arbejdsmiljø både i møderum og på vagtværelser. Tilsynet er ikke orienteret om særlige problemstillinger i forhold til det fysiske arbejdsmiljø. 34.c Efterspørgsel på nye hjælpemidler - 34.d Psykisk arbejdsmiljø Det er tilsynets oplevelse, at det psykiske arbejdsmiljø er blevet betydeligt forbedret i forhold til sidste år. Sygefraværet er dalet i takt med at der er kommet mere ro og struktur på Nordstjernen. Tilsynet oplevede, i forbindelse med deltagelse i personalemødet den 7/5 2013 en medarbejdergruppe som er aktivt deltagende og udtrykker glæde ved muligheden for at være kommet i gang med uddannelsen i miljøterapi, selvom det også har været en krævende proces. Stemningen er præget af tillid til leder og den proces som er sat i gang. 34.e Arbejdsulykker Ingen. 34.f Andet Leder og arbejdsmiljørepræsentant har deltaget i kursus i IT systemet til APV og trivselsmålinger samt Interviewguide tilsyn 29/30
gennemgået den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse. 34.g Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. 35 MED-arbejde 35.a Struktur Enstrenget Tostrenget Bemærkninger: Sikkerhedsorganisationen og samarbejdsorganisationen er slået sammen, og deltager i fælles møder vedrørende samarbejde og arbejdsmiljø i personalemøder med MED status. 35.b Hvordan vægtes arbejdsmiljø og sikkerhedsarbejdet i MEDudvalget Ikke drøftet ved dette tilsyn. 35.c Andet - 35.d Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Ingen bemærkninger. Interviewguide tilsyn 30/30