Referat Møde: Bestyrelsesmøde 07-2013 Dato: Mandag den 26. august 2013, kl. 10.00 tirsdag den 27. august kl. 16.00 Sted: Deltagere: Roselina og Ebeltoft Strandhotel Hans Natorp Jens Erik Hansen Erik Schulz Mads Christensen Jesper Baungaard (fra punkt 4) Jesper Andersen Christina Nielsen Ole Ingemann Nielsen Mads Kolte-Olsen Thomas Jacobsen Steen Wintlev Henrik Blakskjær 1. Godkende dagsorden Hans Natorp bød velkommen til bestyrelsesseminar. Dagsorden blev gennemgået. Bestyrelsen godkendte mødets dagsorden. 2. Formel godkendelse af referat 6-2013 Bestyrelsen havde inden mødet på basecamp godkendt referat fra bestyrelsens møde 6-2013. Man bemærkede, at forløb for associeret medlemskab ikke fulgte milepæle i plan. Bestyrelsen godkendte referat fra møde 6-2013. 3. Ledelsesrapporter 3.1. Formandens rapport Hans Natorp supplerede formandens med orientering om DS rolle i etableringen af Internationalt Sejlsportscenter Aarhus. Bestyrelsen tog formandens rapport til efterretning. 3.2. Ledelsens rapport Mads Kolte-Olsen fremhævede enkelte emner fra ledelsesrapporten: Prioriteret i juni og juli at forberede oplæg til strategiseminar Leon Träger og Nicolas Brandt er blevet ansat til klubudvikling. 1
Udfordring med at få data fra klubber til mit.sejlsport.dk. Behov for kampagne i efteråret, som overfører data. Bestyrelsen ønsker hyppigere orientering fra sekretariatet, så man som bestyrelsesmedlem bedre kan fungere som ambassadør for Dansk Sejlunion. Bestyrelsen ønsker bedre salgsbeskrivelse af Det Levende Søkort. Ledergruppen følger op på dette. Bestyrelsen tog ledelsesrapporten til efterretning. 3.3. Økonomi-rapport Henrik Blakskjær fremlagde økonomi-rapport for 1. halvår 2013. Det går den rigtige vej i forhold til budgetterede mål. Estimatet for 2013 er uændret i forhold til budget fremlagt på generalforsamlingen. Aktiviteter til forbedring af økonomistyring bliver gennemført som planlagt. Der er godt samarbejde med DIF om bogholderifunktion. Forløb for budget 2014 bliver indledt efter strategiseminaret. Erik Schulz orienterede om møde med interne revisorer primo juni om deres bemærkninger og bemærkninger fra den eksterne revision til årsrapport 2012. Sekretariatet følger op på revisionens bemærkninger. Bestyrelsen tog økonomi-rapport for 1. halvår til efterretning. 4. Mødets hovedpunkter 4.1. Strategikort Mads Kolte-Olsen fremlagde forslag til strategi-kort. Strategi-kortet vil være rammen for det videre arbejde med at gennemføre DS Strategi 2011. Strategi-kort præciserer DS målsætning for de målgrupper, der er kritiske for udvikling af dansk sejlsport og præciserer den værdi, som DS vil skabe for målgrupper. Strategi-kort viser de processer, som skaber værdi for målgrupper nu og på længere sigt. Strategi-kort viser sammenhænge mellem DS forskellige strategiske indsatser. Strategi-kort danner grundlag for at arbejde med key performance indicators i forhold til strategiske mål og styrker dermed sammenhængen mellem sekretariatets daglige arbejde og Dansk Sejlunions strategiske mål. Man drøftede DS strategiske udfordringer og muligheder. Den samlede aldersprofil i sejlsporten vil påvirke medlemstallet generelt. Der er potentiale for medlemsrekruttering for aldersgruppen 25-59 år og kvinder. Vi skal styrke fastholde relationer til nuværende medlemmer og udvikle aktiviteter, der tiltrækker nye medlemmer ind i sejlsporten. Man tilsluttede sig, at frivillige i klubber bliver en prioriteret målgruppe. Arbejdet med klubudvikling styrker grundlaget for aktiviteter på vand og værdiskabelsen for de øvrige målgrupper. 2
Den aktuelle aktivitet for handicapsejlads (ikke at forveksle med DH) har lav prioritet, som ikke svarer til de mål, som fremgår af DS Strategi 2011. Bestyrelsen tilsluttede sig, at udvikling af handicapsejlads ikke foreløbig får højere prioritet i sekretariatets arbejde. Man tilsluttede sig præcisering af strategiens økonomiske målsætninger: skabe værdi for sejlere og klubber, øge ekstern finansiering og fornuftig opbygning af egenkapital. Målsætninger vil blive omsat i arbejdet med budget 2014. Man anerkendte strategi-kortets værdi som værktøj til at styre arbejdet med at gennemføre DS Strategi 2011. Man ønskede imidlertid en tydeligere kobling mellem de konkrete formuleringer af mål, strategi og anbefalinger i dokumentet DS Strategi 2011 og strategikortet. Sekretariatet følger op på dette. Bestyrelsen godkendte strategi-kortet som ramme for det videre arbejde med at gennemføre DS Strategi 2011. 4.2. Ungdom og talentudvikling Thomas Jacobsen fremlagde oplæg til ungdom og talentudvikling med en række bud på tiltag med henblik på de kommende års udvikling af rammer og tilbud for børn og unge i dansk sejlsport. ATK og Puls & Vand i håret ser klubben som midtpunktet for et aktivt liv med sejlsporten. Det attraktive klubmiljø skaber grundlaget for at udvikle aktiviteter og fællesskaber, som både fastholder aktive sejlere og tiltrækker nye. Gode klubmiljøer er en grundlæggende forudsætning for at komme i mål med de ideer og tiltag, som strategioplægget lægger op til. Strategioplægget fokuserer på aldersgruppen 13-25 år. Indsatsen for 8-12 fortsætter. Målet er at udvikle en række konkrete initiativer, som kan bidrage til at styrke sejlsportens position over for aldersgruppen i forhold til både rekruttering samt motivation og fastholdelse af eksisterende sejlere. Kompetenceudvikling er et andet hovedpunkt i strategioplægget. Der er behov for at styrke sejleruddannelsen for de 13+ årige, hvilket også vil få betydning for de af sejlerne, der senere hen opnår en karriere på internationalt niveau. Kompetenceudvikling gælder også i forhold til trænerne. Kommunikation er et højt prioriteret indsatsområde i oplægget. Som et udtryk for, at branding og kommunikation er gennerelle værktøjer, der skal integreres i alle oplæggets tiltag. På samme måde, som bl.a. klubudvikling og træneruddannelse styrker sejlsporten på det nære og konkrete plan, så bidrager en målrettet kommunikationsindsats med at opbygge fortællingen om sejlsport som en tilgængelig og mangfoldig idræt for alle. Talentudviklingen styrkes på flere måder. Forstærket kompetenceudvikling blandt trænerne kommer unge, målrettede sejlere til gode, som endnu ikke er en del af DS organiserede talentpleje. Oplægget introducerer sportsklubber som en betegnelse for klubber med et særligt sportsligt fokus (kapsejlads, træning, uddannede trænere mv.). 3
Man spurgte, hvordan indsats tager fat i frafaldet i 13-18 års alderen. Indsatsen knytter sig helt tæt til den øvrige klubudviklingsindsats, som støtter klubber i at skabe attraktive miljøer for unge mennesker. Talentskolen har værdi for en bredere målgruppe end alene talenter, som har potentiale til landshold. 20 efterskoler tilbyder sejlads og er oplagte partnere til at udnytte det potentiale ved at gøre klubberne parate til at modtage de unge sejlere igen efter efterskoleopholdet. Man ønsker en mere præcis arbejdsdeling mellem union, klub og sejler. Afklaring af hvemgør-hvad skal ske forud for lancering. DS skal hjælpe ressourcestærke nøglepersoner i klubber, da de er helt afgørende for, at indsatsen kommer helt ud til målgruppen. Dansk Sejlunion har en betydelig opgave med at arbejde at markedsføre sejlsporten nationalt og stimulere efterspørgslen blandt børn og unge til at søge aktivitet ved og på vandet i sejlklubber (rekruttering). Samtidig skal DS arbejde, at klubberne er gode til at modtage nye sejlere. Bestyrelsen godkendte oplægget som ramme for det videre arbejde med ungdom og talentudvikling. 4.3. Målgruppe for tur, oplevelse og friluftsliv Steen Wintlev lagde op til drøftelse af målgruppen for tur, oplevelse og friluftsliv samt fokus i DS arbejde med tur, oplevelse og friluftsliv. Man drøftede mulige virkninger af at have fokus på en målgruppe, fx har indsats forskellig værdi for center og periferi af målgruppe. Der er forståelse for nytten af at have skarpere fokus på en målgruppe, når man samtidig sikrer sig, at indsats kan have værdi for en bredere gruppe af sejlere. Man drøftede, hvorvidt man skulle fokusere arbejdet på sejlere, som er/føler sig aktive ved og på vandet. DS skal i forhold til sejlere, der primært søger sejlsporten for oplevelse, friluftsliv og tur, levere en basisydelse, der rammer bredt. Ydelsen skal skabe værdi for alle medlemmer af sejlklubber og DS. Ydelsen skal også skabe værdi for andre end medlemmer end DS. DS er en uvildig interesseorganisation med høj faglighed og integritet. DS skal have et sæt af anbefalinger, som gør det lettere at være sejler. I forhold til mere specifikke målgrupper, ser bestyrelsen potentiale i at satse på aktive sejlere og på unge familier. Bestyrelsen bad om en tydelig handlingsplan for DS arbejde med at skabe værdi, der søger sejlsporten primært pga. oplevelse, friluftsliv og tur. Handlingsplan skal beskrive DS ydelser til sejlere i 2013 og 2014, og hvem der gør hvad i leverancen af ydelser. Dernæst kan DS vælge 1-2 primære målgrupper for fremtidig udvikling af DS leverancer til sejlere for oplevelser og tur. Handlingsplan skal afklare forventninger mellem bestyrelse og sekretariatet om basisleverancer på området. Handlingsplan skal danne grundlag for formidling af, 4
hvad målgruppen modtager i dag/har af muligheder og hvad målgruppen fremover kan forvente at modtage fra DS. Bestyrelsen skal have oplæg på basisleverancen og bud på målgrupper til bestyrelsesmødet den 28. oktober. 4.4. Klubudviklingskoncept Mads Kolte-Olsen præsenterede oplæg til koncept for sekretariatets arbejde med klubudvikling. Den strategiske målsætning for klubudvikling i Dansk Sejlunion er, at frivillige i sejlklubber får rådgivning, støtte, inspiration, viden og værktøjer, der styrker deres vilje og evne til at stå i spidsen for succesfuld drift og udvikling af en sejlklub. DS ydelser skal bidrage til mobilisering af lokale kræfter, der vil skabe sejlklubber, som er markante og relevante i lokalmiljøet med attraktive aktiviteter ved og på vandet, fællesskab og sammenhold, stærke ressourcer (mennesker, materiel, faciliteter og kapital). Klubudviklingskoncept rummer principperne for DS arbejde med udvikling af sejlklubber, fx Sejlklubben bærer det fulde ansvar for egen drift og udvikling og træffer selv beslutninger om fremtiden. DS rådgivning og støtte til sejlklubben tager derfor udgangspunkt i sejlklubbens situation, muligheder og ambitioner. DS rådgivning bygger på faglighed. Rådgivning tager mere afsæt i fremtid og muligheder end i fortid og forhindringer. Det største aktiv i DS klubudvikling er den forandring i lokale frivilliges mind set / vilje og evne til drift og udvikling, som DS konsulenter skaber gennem dialog og ved brug af fagligt velfunderede værktøjer til foreningsudvikling. Der vil dog også i DS årlige budget blive afsat ramme til indkøb af materiel eller finansiel støtte af klubbens udviklingsaktiviteter. Man anbefalede, at man på klubkonferencen fremhæver de faktiske successer, og dermed gør konceptets værdi for den enkelte klub mere tydeligt. Man gjorde opmærksom på, at klubudvikling kan være betinget af ændring i ydre rammer, fx samling af vandaktiviteter i sø-huse. DS skal se mulighederne og støtte klubberne i den forandring. Sekretariatet vil løbende orientere bestyrelsen om, hvordan principperne for klubudvikling bliver udmøntet i praksis af sekretariatets klubudviklingskonsulenter. Bestyrelsen godkendte koncept for klubudvikling. 4.5. Puls og vand i håret Mads Kolte-Olsen præsenterede konceptet Puls og Vand i håret og temaet for klubkonference den 22. 23. november i Vingsted Centret. Puls og vand i håret udfolder sejlsportens muligheder i attraktive klubber med faciliteter, der støtter aktivitet, fællesskab, aktiviteter på og ved vand, aktive bådtyper, træning og uddannelse. Puls og Vand i håret er udviklet som et svar på medlemsfald i gruppen 25 59 år. Konceptet har imidlertid værdi, som andre målgrupper også vil opleve positivt. Man ser oplægget 5
som et bud på fremtidens sejlsport. Den enkelte klub skal finde sin egen profil og vælge dens egne ambitioner for udvikling af sejlsporten. Man pegede på potentialet i at styrke kultur for vidensdeling mellem sejlere lokalt. Klubkonference: Man ønsker markedsføring af klubkonferencen, som tiltrækker nye deltagere. Man ønsker erfaringer fra evalueringen af 2012 inddraget i forberedelsen af 2013 klubkonferencen. Man vil arbejde for sammenhæng mellem kapsejlads-seminar og klubkonference. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4.6. Sportsbådsmiljø Mads Kolte-Olsen præsenterede oplæg til tiltag, der skal stimulere udvikling af sportsbådsmiljø i dansk sejlsport. Oplægget beskrev baggrunden (færre voksne i sejlsporten), for målgruppen (20+), for sportsbådsliga, for DS rolle som anbefaler af en bestemt bådtype og for sammenhæng til øvrige strategisk indsatser for udvikling af dansk sejlsport (ungdom, sportslig udvikling, og klubudvikling). Formålet med punktet var at give bestyrelsen mulighed for at udtrykke for sin holdning og dermed sætte ramme for udarbejdelse af oplæg til endelig beslutning. Bestyrelsen ønsker, at DS skal satse på udvikling af sportsbådsmiljø. Sportsbådsmiljø kan være attraktivt for voksne sejlere og et bindeled mellem ungdom og voksen. Indsatsen er i tråd med øvrige strategiske indsatser. Bestyrelsen ønsker, at DS skal anbefale en bestemt sportsbådtype. DS er interesseorganisation for sejlsporten, der hjælper klubber og sejlere ved at tage stilling. DS skal anbefale for at få volumen i sportsbådsmiljøet. Det er dog altid den enkelte klub og sejler, som vælger hvilken båd man vil anskaffe sig. En anbefaling af en bådtype skal være fulgt af en realistisk driftsmodel for klubben. En anbefaling skal være fulgt af en model for klubforankring. En anbefaling skal forholde sig til det eksisterende sportsbådsmiljø og de eksisterende både og involvere eksisterende miljø og bådtyper i udvikling af sportsbådsmiljøet. En anbefaling skal være fulgt af model, som understøtter udvikling af miljøet uanset bådtype. Bestyrelsen ønsker en turnering for klubmandskaber (klubturnering). Man ønsker ligeledes stævner, som samler forskellige typer af sportsbåde (sportsbåds open). Man ser betydelige kommunikative og dermed økonomiske muligheder i klubturnering. Man ser desuden mulighed for, at investering i klubturnering kan bidrage til udvikling af sportsbåd open. Man så også en række risici ved at udvikle en klubturnering: Risiko for, at DS ikke har tilstrækkelig kompetencer og ressourcer til at skyde bolden helt i mål. Risiko for at dræne andre arrangementer, og hvad vi ellers er gode til Risiko for, at klubber ikke kan se værdien i klubturneringen Risiko for, at klubturnering bliver et dyrt projekt for de få i klubben i stedet for at samle bredt i klubben og være drivkraft for udvikling af klub 6
Det endelig oplæg til beslutning skal forholde sig til de nævnte risici. Man gennemgik argumenter for at udvikle en klubturnering: Bestyrelsen har ansvaret for at sætte retning for udvikling af dansk sejlsport. Skaber en klar kommunikativ platform til eksponering af sejlsport Attraktivt tilbud til ressourcestærke klubber Platform for pengestærk investor, der ser værdi i dansk sejlsport Man ønsker at oplægget til klubturnering forholder sig til, om det kan være helt andre både, fx flerskrogstype som bliver introduceret ved OL 2016. Oplægget skal forholde sig til klubturneringens sportslige ambitionsniveau. Oplæg om klubturnering skal forholde sig til, hvordan klubber bliver involveret i klubturneringen. Bestyrelsens bad sekretariatet om et endeligt oplæg om sportsbådsmiljø, klubturnering og anbefaling af sportsbåd til bestyrelsens beslutning den 28. oktober 2013. 4.7. Forsikringsmodel Steen Wintlev orienterede om, at Codan ønsker en ny samarbejdsmodel med Dansk Sejlunion. Man drøftede forskellige scenarier. Man ønsker, at DS kan anbefale en forsikringsordning til sine medlemmer. Man vurderer, at et forsikringstilbud vil være værdifuld for medlemmerne. Man ønsker desuden afklaret hurtigt, hvilke konsekvenser Codans udmelding har for de kollektive klubforsikringer. Bestyrelsen ønsker, at DS kan anbefale en forsikringsordning for sine medlemmer. Sekretariatet undersøger med ekstern bistand markedet for bådforsikringer og udarbejder oplæg til anbefaling og aftale med forsikringsselskab. Sekretariatet undersøger den umiddelbare konsekvens af Codans udmelding for kollektive klubforsikringer. 4.8. Forsikringsafgift Hans Natorp lagde op til drøftelse af den videre retning i arbejdet mod fjernelse af afgift på kaskoforsikring. Man drøftede forskellige scenarier og muligheder. Man ønsker dialog med regeringen om konsekvenser af afgift på kaskoforsikring. Dialog vil tage udgangspunkt i en analyse af de interesser, som forskellige ministerier kan have i at finde en anden løsning end afgift på kaskoforsikring. Bestyrelsen besluttede, at DS tager initiativ til i samarbejde med Danboat, Tursejlerne og forsikringsselskaberne at udarbejde mulige alternativer. 7
4.9. Key Performance Indicators Henrik Blakskjær lagde op til drøftelse af key performance indicators. Man er primært interesseret i indikatorer, som knytter sig til produktionen af ydelser og forløb. Man anerkender, at vi skal opstille indikatorer for udviklingen af de strategiske indsatser fra DS Strategi 2011. Først skal vi dog kunne vise daglig drift i sekretariatet. Man foreslår en kundetilfredshedsundersøgelse, som beskriver hvordan modtager oplever DS ydelser og hvor meget betydning ydelse har for modtager. Man foreslog indikator, som viser brugertilfredshedens udvikling. Bestyrelsen bad sekretariatet udarbejde et forslag til oversigt for KPI-indikatorer for daglig drift og udvikling i sekretariatet. 5. Eventuelt Man takkede hinanden for et godt møde. 8