Referat bestyrelsesmøde Dato: 9. juni 2015 kl. 20:15 Tilstede: Kjeldsen (ULK), Børge Tamsmark (BØT), Zeynep Tümer (ZT), Jonas Kanneworff (JK), Jonas Gauguin (JOG), Frederic Maigaard (FRM), og Allan Andersen (AA) (ref.) Fraværende: Birger Püschl (BIP), MetteMarie Lunding (MEL), Bo Jul Jeppesen (BJ) Emne Beslutning Ansv. 1 Godkendelse og underskrift af referat af Referat fra bestyrelsesmøder Direktørkontrakt Andelsbevis bolig 510 HH 62, 1-tv Vedtægtsændringer: Nyt stk 2 og 3 til 29 Tegningsret 2 Beslutning vedr. Swap, Stævning og Forhandling Underskrevet Underskrevet Underskrevet Godkendt per mail. Afleveret til Qvortrup 8. juni 2015 Vedr. Stævning-sporet (SWAP og stævning) er der intet nyt, men advokat Thomas Schioldan Sørensen vil give en orientering på den ekstraordinære GF d. 17/6-2015. Vedr. Forhandlings-sporet orienterede ULK om den gnidningsløse overdragelse mellem advokat Christian Schwartz og advokat Finn Lynge. Det er aftalt med Finn Lynge, at forhandlinger skal videreføres med Nykredit og afsluttes i 2015 (primo Q4) Foreningens økonomi og bestyrelsens handlingsmuligheder i relation til denne er diskuteret med Finn Lynge. Han vil orientere om disse på den ekstraordinære GF d. 17/6-2015
Erhvervsudvalget Brilleforretningen på Rolighedsvej er genudlejet til en ny brilleforretning til 1.500 kroner/m2 Lokalerne HH58 er udlejet til galleri/atelier Af erhvervslejemål er kun HH62 ledig. Antikviteter eller rejsebureau kunne være interessant. Der er interesse for lokalerne Lagkagehuset har afleveret bankgaranti på 330.000 kroner. John F. har overdraget 2½m2 kælderlokale til opstilling af en kompressor. Kommunen har endnu ikke godkendt Lagkagehuset, som først skal betale husleje fra medio august Beboerudvalget Mie meddelte, at hun af personlige årsager er nødt til at træde af beboerudvalget, hvilket bestyrelsen har taget til efterretning men samtidig beklaget meget, da Mie har lagt en stor og dedikeret indsats i udvalgets arbejde Kort orientering om diverse beboersager Forsikring (Willis) Forsikringsmæglerfirmaet Willis har foretaget en analyse af foreningens forsikringsforhold Det vil netto koste foreningen ca. 10.000 kroner at lave en aftale med Willis Det vurderes, at Willis muligheder for at tegne en langt bedre bestyrelsesansvarsforsikring end den nuværende (dækning op til 1 mill.) er langt større end hvis vi selv går i gang med opgaven. På andre forsikringer kan Willis intet gøre foreløbig, da de er for knap et år siden er gentegnet med Alm. Brand for en ny 5- årig periode. Det blev besluttet at o Den samlede årlige forsikringspræmie undersøges for at
konstatere om der er overbudgetteret eller ej o Forhandlinger indledes med Willis om rabat på deres ydelser o Aftale indgås hvis rabat ydes eller der er overbudgetteret. o Det overordnede resultat skal som udgangspunkt være, at det er omkostningsneutralt for foreningen at indgå aftale med Willis Fremmede VVS er og åbning/lukning Der har været nogle sager, hvor fremmede håndværkere har forårsaget vandskader, fordi de haft behov for at lukke for vandet, og ikke vidst hvordan det gøres, se bilag fra John Derfor indledes forhandlinger med Gravesen, om en fast pris gradueret efter tilkaldetid - på åbning og lukning for vand, når fremmede VVS er udfører arbejde i lejlighederne På den ekstraordinære generalforsamling gøres andelshaverne opmærksom på tilbuddet, men også konsekvensen ved ikke at gøre det, at de hæfter for skader opstået som følger af deres håndværkeres forkerte lukning for vandet. Vigtigheden af kortlægning af hele ejendommens vandforsyning blev understreget, og at også arbejdet skal være afsluttet senest 1/7-2015, såfremt kontrakten med Gravesen - bl.a. omfattende garanti for alt VVS arbejde for ejendommen de næste 3 år skal indgås. Kontrakten med Gravesen skal underskrives af hele bestyrelsen, da den forpligter foreningen. Allan Allan/John F. Allan/bestyrelsen Beboerlokalet gratis i en prøveperiode For at øge anvendelsen af beboerlokalet vil det på den ekstraordinære generalforsamling blive oplyst at o Lokalet vil være gratis at anvende til sociale arrangementer for andelshaverne, eks. Kortklub, vinklub etc.
Bestyrelsens tovholder er aktivitetsudvalget Zeynep 3 Budgetopfølgning og Ny kontoplan Status på foreningens økonomi per 9/6 blev gennemgået Økonomien er stram, hvilket ikke er nogen overraskelse Likviditeten er speciel stram i månederne marts, juni, september og december, hvor Nykredit skal betales. Et excel projektmappe til styring og kontrol med foreningens økonomi er nu færdig udviklet. Det vil blive opdateret en gang/måned umiddelbart før et BM, hvor den ny status præsenteres 4 Sammenlægning Drifts- og Adminkontor Der er formålstjenstligt, såfremt det nuværende driftskontor også har plads til den fremtidige administrationschef Driftskontoret gøres derfor klar til dette. Arbejdet skal være afsluttet senest 1/10-2015 5 Orientering vedr. Bestyrelseshonorar Det skattefri bestyrelseshonorar udbetales, og derudover kan kompensation ske ved >10 timers arbejde om måneden i et udvalg Mail til Qvortrup vedr det skattefri honorar Håndværkere Der mangler kun ny aftale med Gravesen. Aftalen underskrives af bestyrelsen Alle aftale står i det aflåste skab i kælderen Rammeaftale skal ikke indgås med Jahn, da det ikke er praksis Vandskade Vandskaden i nr. 25 andrager ca. 130.000 hvoraf vi kommer til at betale ca. 8.000. Pt. Kendes yderligere konsekvenser ikke ABF Kort orientering om mødet med ABF, som havde oplyst, at de per 1/1-16 vil have en mindre administrationsløsning klar til medlemmerne. Om denne har HH s interesse må tiden vise. Vi Allan Allan/John Allan
bliver dog holdt opdateret. ABF vil på opfordring etablere en ERFA gruppe for de ca. 5 størst AB er. Opstart efter sommerferien ABF kan agere som rådgiver og sparringspartner i generelle sager, men ikke i SWAP sagen Falkoner Alle 58 Kommunen har besluttet, at der ikke skal bygges ungdomsboliger på området Interne opgaver Samlet overblik foreligger ikke endnu. Økonomistyringen havde højere prioritet. Men skal være klar inden eller umiddelbar efter sommerferien (ca. 1/8) Diverse henvendelser o Ros til bestyrelsen o Byttemarked o Klager over manglende referat Bestyrelsen roses for sin håndtering af økonomien Et par andelshavere har foreslået, at der oprettes et byttemarked, hvilket bestyrelsen tilsluttede sig i en prøveperiode på visse konditioner, som Aktivitetsudvalget håndterer Der er indløbet et par klager over, at referat fra ordinær generalforsamling ikke blev udsendt tids nok iht vedtægterne Zeynep 6 Den ekstra ordinære GF Dagsorden Forslag Status Udestående 7 Eventuelt Behov for ekstraordinært møde inden sommerferien? Hvis Ja, hvornår? Næste ordinære møde er?? Alt materiale er udsendt intet udestående Dagsordenen indeholder en ny vedtægtsændring/tilføjelse til 29. Det blev besluttet, at en evt ny ekstraordinær generalforsamling til endelig godkendelse af disse, først indkaldes i 2. halvår 2015 Ekstraordinært BM d. 25. juni 2015 kl. 20 11. august kl. 20
Kjeldsen Børge Tamsmark Jonas Kanneworff Frederic Maigaard Jonas Gauguin Zeynep Tümer