Ejerforeningen Arnbjerg Allé Bestyrelsesmøde fredag den 6. Februar 2009 Deltagere: Torben Skovgaard (formand), Anni Øgaard (kasserer), Gitte Morsund (sekretær) Afbud fra: Ketty Klein (suppleant) Sted: Hos Gitte Morsund Tidspunkt: Kl. 14:30 DAGSORDEN: 1. Underskrift af referat fra sidste bestyrelsesmøde 2. 1 års eftersyn 3. Status på diverse projekter 3.1. Forpladsen 3.2. Støjgener 3.3. Larm fra Hotel Arnbjergs køleanlæg 3.4. Ventilation/udsugning Lundvej 4D 3.5. Tagrender/nedløb 3.6. Skilt til Arnbjerg Allé 1-3 3.7. Udskiftning af pærer 4. Vinduespolering 5. Renovation 6. Vinterrydning 7. Betaling for arbejde 8. Varmeregnskab 9. El 10. Generalforsamling 2009 11. Næste bestyrelsesmøde 12. Eventuelt REFERAT: Ad 1 Underskrift af referat fra sidste bestyrelsesmøde Referatet fra sidste bestyrelsesmøde den 30. oktober 2008 blev gennemgået og underskrevet. Side 1 af 6
Ad 2 1 års eftersyn Udbedringafmanglerneideenkeltelejlighederfandthovedsageligtstediugerne45,46og47 2008. Bestyrelsenerdogbekendtmed,atflerelejlighederstadigmanglerenkelteudbedringer,og opfordrerhverenkeltejertilatkontaktepeterpetersen/mthøjgaardherom. Statusvedrørendedetudvendige: Beslagvedkælderdørene(indtilskralderummene)ermonteretogfungererfint. TorbenharinformeretHenrikBlicher,Rambøll/PeterPetersenomdedøde bøgegreneogudgåedelavendler.ejsketyderligerep.t. BestyrelsenkontakterPeterPetersen. Afslutningenmellemdetnylagtefortovirundingenvedhotelletogdengrussti,der løbertættestpåarnbjergalle1 3erstadigujævn/farlig. BestyrelsenkontakterPeterPetersen. Derernulavetmegetflotløsningmedenstenkantsomsikrer,atjordenikkelængere skyllervækvednedgangentilkælderenv/lundvej4d ligesomdererplaceretsten langstrappenforendenafarnbjergalle3. Uvistomderersketudbedringafmanglendeogløseskrueristernkanten/ træbeklædningenøverst,setblandtandetvedstrange Hansen. BestyrelsenkontakterPeterPetersen. Fejleneifacaderne/deudvendigevæggeerikkeudbedret mendettekanogså tidligstskenårvejrforholdenetilladerdet(+10grader) Ad 3 Status på diverse projekter 3.1. Forpladsen Der er nu plantet i det planerede stykke langs skovvejen, ligesom der er opmalet P-båse i rundingen ved hotellet. Ønskeligt om der også plantes bøgehæk i det sidste åbne stykke langs skovvejen for at hindre at stykket bruges til parkering. 3.2. Støjgener Der er ikke meget nyt fra MT Højgaard (Mikkel Bjerrum) og/eller Rambøll (Henrik Blicher) vedr. rapporten med de nye støjmålinger. Ejerforeningen/bestyrelsen har ikke fået rapporten udleveret, men har fået oplyst, at den drøftes mellem MT Højgaard og Rambøll ligesom det drøftes om den anvendte gulvløsning er ringere end den lovede/planlagte og dermed er årsag til støjgenerne. 3.3. Larm fra Hotel Arnbjergs køleanlæg Larmen fra køleanlægget ved Hotel Arnbjerg er uændret. Bestyrelsen kontakter Peter Petersen og beder ham se på sagen igen. Side 2 af 6
3.4. Ventilation/udsugning Lundvej 4D Automatikken er blevet udskiftet, men i januar måned har der alligevel været problemer mindst fire gange hvor udsugningen stoppede, automatikken ved hoveddøren var ude af drift og flere lamper på opgangen samt ved indgangspartiet ikke virkede. Det viser sig, at relæet i el-måler-rummet er slået fra hver gang. Bestyrelsen kontakter Peter Petersen herom. 3.5. Tagrender/nedløb Umiddelbart efter sidste bestyrelsesmøde var Kaster&Jessen VVS og Blik forbi med en lejet lift for at tilse tagrender og nedløb. Der viste sig at være betydelig tilstopning med nedfaldne blade. De blev fjernet og tagrenderne efterset for dårlige samlinger men efter at bladene blev fjernet var der ikke længere nogen utæthed. Idet udgiften beløber sig til cirka 3.000 kroner beslutter bestyrelsen at vi alene tilkalder assistance, når der konstateres behov for dette frem for at indgå en fast aftale om eftersyn af tagrenderne. 3.6. Skilt til Arnbjerg Allé 1-3 Der er nu opsat nydeligt skilt med tydelig angivelse af indkørslen til Arnbjerg Allé 1-3. Der er i modsætning til tidligere oplysning ikke tale om et skilt på gavlen, men derimod et skilt monteret på stander ude ved vejen, for at sikre størst mulig synlighed/effekt. 3.7. Udskiftning af el-pærer Det sker at en pære springer på opgangen/fællesarealerne. Bestyrelsen kan ikke gå rundt og kontrollere alle lamper, så hver enkelt beboer opfordres til selv at lægge mærke hertil og hvis muligt være behjælpelig med udskiftning, alternativt informere bestyrelsen om hvilken lampe, der er tale om. Torben har indkøbt et antal el-pærer til formålet de vil blive placeret i rummene med el-målere. Ad 4 Vinduespolering Tilslutningen til den fælles vinduespolering ved Togorén er ikke overvældende under halvdelen af lejlighederne deltager. Bestyrelsen traf på den baggrund beslutning om, at de enkelte ejere fremover selv må kontakte Togorén (eller anden vinduespudser efter eget valg) og aftale nærmere omkring vinduespolering af lejlighederne. Ad 5 Renovation Som omtalt i sidste referat har Varde Kommune meddelt, at kommunens husstande i løbet af 2009 skal overgå til 14-dages tømning af de grå containere til husaffald samt månedsvis tømning af de grønne containere til papir og pap. Konsulenten fra Varde Kommune har imidlertid endnu ikke været forbi, hvorfor vi indtil videre fortsætter med ugetømning (de grå) / 14-dages tømning (de grønne). Bestyrelsen er opmærksomme på, at den nuværende kapacitet er lige knap nok særligt ved Lundvej. Hvis vi derfor ikke kan fortsætte med ugetømning (kommunens afgørelse) skal vi have mindst den dobbelte kapacitet, enten i form af flere containere eller større containere. Side 3 af 6
Ad 6 - Vinterrydning Vedr. vinterrydning er der indgået en kontrakt med Schantz Byg (som også varetager snerydningen for Hotel Arnbjerg), hvor der sker betaling efter forbrug/pr. gang. Aftalen indebærer snerydning samt saltning af gangstier og P-arealer. Det er dog konstateret, at det ikke sker i overensstemmelse med Regulativ for vintervedligeholdelse og renholdelse af veje, stier og pladser i Varde Kommune, som foreskriver snerydning og glatførebekæmpelse inden morgenens færdsel, typisk inden kl. 07.00. Hele regulativet for vintervedligeholdelse kan ses på ejerforeningens hjemmeside under punktet Links. Torben kontakter Schantz Byg for en afklaring / løsning. Ad 7 Betaling for arbejde I forlængelse af sidste referat har bestyrelsen efter vejledning fra Arbejdsgiverkontrollen hos SKAT - besluttet at drøfte en mulig honorarløsning med Johannes, således at vi fortsat kan få luget i bedene omkring begge bygninger. Anni følger op på dette. Til alle andre, der har ydet en indsats for at bidrage til forskønnelse af vores fællesarealer m.v. siger bestyrelsen TAK. I tilknytning hertil bemærkes, at Kent Møller svarede tilbage på efterlysningen i sidste referat og har stillet sig til rådighed for bortkørsel af blade. Bestyrelsen takker for håndsrækningen. Endelig traf bestyrelsen beslutning om, at der som kompensation for de store telefonudgifter i årene 2007 samt 2008, i forbindelse med ejerforeningens opstart / 1 års gennemgang m.v. betales 750,00 kroner til Anni og 750,00 kroner Torben - i alt 1.500 kroner. Ad 8 Varmeregnskab Anni afventer fortsat den endelige opgørelse fra Varde Kommune samt Brunata vedrørende vand og varme for 2008. Straks opgørelsen foreligger vil alle modtage information om a conto betalingerne for 2009 og heri vil der enten være tillagt ekstra-betaling grundet for lidt indbetalt eller fratrukket for meget indbetalt. Ad 9 El Elforbruget ser ud til at være faldende efter at håndværkerne har forladt bygningerne. Elforbruget på fællesarealerne kører via fællesudgifterne, mens elforbruget i lejlighederne og kælderrummene opkræves direkte hos den enkelte ejer. Ad 10 - Generalforsamling 2009 Generalforsamlingen afholdes Onsdag den 22. April 2009. Regnskab og budget kan af praktiske årsager IKKE udsendes 4 uger før som foreskrevet i vedtægterne, men begge dele vil blive udleveret på/gennemgået under generalforsamlingen. Dagsorden vil blive udsendt umiddelbart efter næste bestyrelsesmøde. Side 4 af 6
Bestyrelsen gør særligt opmærksom på, at alle forslag som ønskes behandlet på generalforsamlingen skal være fremsat skriftligt overfor bestyrelsen senest 6 uger før generalforsamlingen. Dette sikrer at forslagene kan medtages på dagsordenen og dermed undergå reel behandling / komme til afstemning, i stedet for kun at blive drøftet uforpligtende under eventuelt. Forslag kan afleveres til / fremsendes til Gitte Morsund, Lundvej 4 D, st.th., 6800 Varde eller via email: gitte@morsund.dk Bemærk! Der skal vælges ny formand, da Torben - grundet nyt job på Fyn - ikke genopstiller. Anni er indstillet på at fortsætte som kasserer. Gitte fortsætter som sekretær (1 år tilbage af valgperioden) Ketty genopstiller som suppleant. Krogh genopstiller som revisor. Der skal ske skriftlig tilmelding til generalforsamlingen (vedlægges indkaldelsen). Hvis en ejer lader andre møde for sig, skal der laves skriftlig fuldmagt (vedlægges indkaldelsen) Ad 11 Næste bestyrelsesmøde Afholdes onsdag den 25. Marts 2009 kl. 19:00. Ad 12 Eventuelt Fodring af fugle Miljøministeriet har udarbejdet en Vejledning om Rotter, som i afsnit 11.2, punkt 4 (side 55) anfører: Fodring af vilde fugle må ikke have større omfang, end at foderet dagligt bliver fortæret af fuglene Opstår der alvorlige rotteproblemer, kan kommunen helt eller delvist forbyde fodring. I forlængelse heraf har Varde Kommune udarbejdet vejledning om forebyggelse af rotter, hvori det anføres: Fuglefodringssteder: Man bør fodre sparsomt, så fuglene spiser op hver dag. Hvis der ligger foder om natten, kan et foderbræt hurtigt samle rotter. Vær opmærksom på at rotter er dygtige til at klatre, og derfor nemt kan komme op til mejsebolde og lignende i buske og træer. Bestyrelsen skal under henvisning til ovenstående henstille til, at beboerne helt undlader fodring med brødrester og lignende på jorden. Festudvalg Det er blevet foreslået bestyrelsen, at der arrangeres nogle sociale sammenkomster, hvor beboerne kan lære hinanden bedre at kende også dem fra den anden blok. Bestyrelsen er ikke afvisende, men foreslår at der nedsættes et festudvalg som kan arrangere/ koordinere begivenhederne. Forslaget vil blive medtaget på generalforsamlingen, hvor interesserede kan melde sig til festudvalget. Mødet hævet. Side 5 af 6
Som referent: Gitte Morsund Sekretær Torben Skovgaard Anni Øgaard Ketty Klein Formand Kasserer Suppleant (afbud) Side 6 af 6