Redegørelse Vedrørende: Styringsdialog 2016 Møllevænget og Storgaarden Skrevet af: Lene Holdtdal Pedersen Forvaltning: Sekretariat Mødedato: 22-09-2016 Sendes til: Bestyrelsen for Møllevænget og Storgaarden samt RandersBolig Deltagere: Administrationen: Susanne Kyra Jensen, kontorchef, Karin Jensen, forvaltningskonsulent, Jette Halkjær, teamleder økonomi. Boligorganisationen: Kaj Herholdt Madsen, bestyrelsesformand, Lars Krogsdorf- Jensen, næstformand, Peter Rosborg, Preben Søndergaard. Randers Kommune: Tine Braüner Jung, Den boligsociale enhed, samt Inge Qvortrup og Lene Holdtdal Pedersen, Tilsynet med almene boliger. Randers Kommune har indbudt Møllevænget og Storgaarden til det årlige styringsdialogmøde med følgende dagsorden: 1. Kort velkomst 2. Boligorganisationens økonomi, herunder a. Regnskab 2014/2015 i. Dispositionsfond ii. Likviditet iii. Arbejdskapital iv. Trækningsret ved Landsbyggefonden b. Tab ved lejeledighed og fraflytning 3. Afdelingernes økonomi a. Regnskab 2014/2015, herunder henlæggelser 4. Afdelinger til nærmere drøftelse a. Afdelinger med markering af væsentlige problemer b. Afdeling 22, garageanlæg c. Afdeling 41, Nobilislunden d. Afdeling 56, Møllehuset e. Afdeling 69, Adelgade 5. Eventuelt
Tilsynet orienterede indledningsvist om, at regnskabet, der ligger til grund for årets styringsdialog, er drøftet tidligere på statusmøder vedrørende genopretningsplanen for Møllevænget og Storgaarden. Randers Kommune ophævede det skærpede tilsyn med Møllevænget og Storgaarden i februar 2016. 2. Boligorganisationens økonomi a. Regnskab 2014/2015: Årets resultat er et mindre overskud, der er overført til arbejdskapitalen. Overskuddet skyldes færre udgifter til revision og salg af edb, samt positive nettorenter. Administrationsbidrag til RandersBolig er opkrævet som budgetteret. Der er opkrævet et lavere administrationsbidrag til egen boligorganisation end budgetteret, hvilket skyldes færre udgifter til mødeafholdelse og kontorartikler. Dispositionsfonden Dispositionsfondens disponible del er negativ med ca. 7,3 mio. kr. Dette er en væsentlig fremgang siden sidste regnskabsår. Forbedring pr. lejemålsenhed er på ca. 5.500 kr. Der resterer 3 afdelinger med lån til dispositionsfonden. Der ydes midlertidige lån til afdeling 56 til dækning af tomgangstab som følge af igangværende voldgiftssag, samt til afdeling 57 pga. udfordringer med utætheder. Disse lån er indregnet i planen for genoprettelse af dispositionsfonden. Der er fremsendt plan for genoprettelse af dispositionsfonden til Tilsynet. Der opkræves fortsat ekstra administrationsbidrag pr. lejemålsenhed på 1.000 kr. til genopretning af dispositionsfonden. Genopretningsplanen følges, og der forventes fortsat en positiv dispositionsfond i 2016/2017. Dispositionsfonden har dækket tab ved lejeledighed og tab ved fraflytning. Lejetabet er reduceret væsentligt siden sidste regnskabsår, hvilket er rigtig positivt. Dertil er der ydet tilskud til afdeling 40 og 69 pga. udlejningsvanskeligheder, kapitaltilførsel til afdeling 56, boligsocial medarbejder samt bysekretariatet. Likviditet Der er manglende likviditet på knap 1 mio.kr. Likviditeten er forbedret væsentligt, og forventes at blive positiv i regnskabsåret 2015/2016. Den samlede egenkapital er negativ med ca. 3,8 mio. kr. Der er fortsat usikkerhed om, hvorvidt der er uomtvistelig god sikkerhed for afdelingernes midler, men af ledelsesberetningen fremgår det dog, at vurderingen er at risikoen for, at boligorganisationen eller enkelte afdelinger vælter er meget lille. Der er stort fokus på området, og der arbejdes aktivt med forbedring af likviditeten. Arbejdskapital Arbejdskapitalen udgør godt 6,3 mio. kr. Der er væsentlig fremgang i den disponible del, som nu er på 1.279 kr. pr. lejemålsenhed. Tilsynet har modtaget prognose over arbejdskapitalen. Det er besluttet, at arbejdskapitalen skal betale udgifter opstået i forbindelse med legionella forurening i
afdeling 37, samt indkøb og drift af stillads i afdeling 56. Arbejdskapitalen forventes ligeledes at dække udgifter til indledende undersøgelser til brug for helhedsplaner for afdeling 13 og 42. Alle tiltag er medtaget i prognose over arbejdskapitalen. Administrationen oplyser, at udlån til RandersBolig er indfriet pr. maj 2016. Samtidig er der indbetalt ca. 1 mio. kr. til afvikling af nyt indskud i RandersBolig. Trækningsretten: Trækningsrettens disponible del udgør knap 17 mio. kr. Der er givet tilskud til afdeling 16 og afdeling 20, og disponeret midler til afdelingerne 1, 46, 53 og 12. Midler fra trækningsretten hjemtages ved Landsbyggefonden i forbindelse med udarbejdelse af byggeregnskabet, hvilket fremgår af forretningsgangsbeskrivelsen for området. Tilsynet konstaterer, at der er sket en stor forbedring af økonomien på alle området, hvilket Tilsynet finder meget positivt. Der skal dog fortsat være fokus på stram økonomistyring i boligorganisationen. Revisor bemærker igen i år, at tidligere administrationsbygning ikke er adskilt i selvstændig afdeling. Administrationen oplyser, at bygningen er adskilt i særskilt afdeling, men der er udfordringer med lån, som stadigt vises i boligorganisationen. Det er aftalt med revisor, at der ikke sker ændringer vedr. de regnskabstekniske forhold omkring registreret af lånene. Bemærkning fra revisor vil derfor fremgå af fremtidige revisionsprotokollater. Tilsynet accepterer dette. b. Tab ved lejeledighed og fraflytning: Tab ved lejeledighed er faldet væsentligt i regnskabsåret, og er nu på ca. 530.000 kr. Administrationen forventer, at tabet falder yderligere til 350.000 kr. i 2015/2016. Der er fortsat stort fokus på nedbringelse af tabet på denne konto. Administrationen oplyser, at der opleves en øgning af antal opsigelser i boligorganisationen. Der er udfordringer med genudlejning i enkelte afdelinger, hvilket eventuelt kan skyldes, at lejlighederne er af ældre dato med oprindelige installationer. Der er stor udskiftning i lejere, men der er ikke tale om langtidstomgang. Tab ved fraflytning er ligeledes reduceret væsentligt, men det ligger fortsat højt (godt 2 mio. kr.) Der forventes en yderligere reduktion af tab i 2015/2016. Det er fortsat enkeltsager, der medfører store tab. Også dette område har stort fokus. Øvrige forhold: Forvaltningsrevision bliver udarbejdet i RandersBolig, men tilsynet har konstateret, at der ingen bemærkninger er fra revisor til forvaltningsrevisionen, der giver en positiv tilbagemelding. Tilsynet ser positivt på, at der er gjort en stor indsats for konvertering af lån med fokus på opnåelse af besparelser. Administrationen oplyser, at Møllevænget og Storgaarden har besluttet at skifte bank til Arbejdernes Landsbank med henblik på at opnå positive renter. Bankskiftet er igangsat.
3. Afdelingernes økonomi a. Regnskab 2014/2015, herunder henlæggelser: 21 afdelinger har underskud som følge af manglende renteindtægt og ekstra opkrævning af administrationsbidrag, som ikke har været budgetteret. Dette er tilrettet i kommende budget. Resultatkonti afvikles over en 3-årig periode i overensstemmelse med lovens krav med undtagelse af afdeling 69, der har dispensation til at afvikle resultatkonto over 10 år i alt, hvoraf der resterer 9 år. Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse er forøget med samlet 8 mio. kr. Alle afdelinger med undtagelse af afdeling 57 har kunnet dække årets forbrug ved henlæggelser. Antallet af trappestigninger forventes reduceret yderligere de kommende år (5 stk. i 2016/2017). Alle afdelinger med undtagelse af afdeling 7 har kunnet dække årets forbrug til istandsættelse ved fraflytning ved brug af henlæggelser. Det vurderes ved fremtidig budgetlægning, hvorvidt der er behov for henlæggelser i den enkelte afdeling til denne konto. 10 afdelinger har væsentlige overskudssaldi, som afvikles over 3 år i overensstemmelse med loven. Fremtidig budgetlægning forventes forbedret som følge af den halvårlige budgetkontrol. Bestyrelsen oplyser, at beboerne har taget godt imod den nye præsentation af budget og regnskaber, da det giver et bedre overblik over afdelingens økonomi. 5 afdelinger har fortsat lån med renteswaps. Det er pt. ikke muligt ændre derpå, men administrationen har fokus på dette punkt. Revisor bemærker, at Driftscenteret skal have selvstændigt regnskab. Administrationen oplyser, at Driftscenteret nu er oprettet i særskilt afdeling med selvstændigt regnskab. Det er til enhver tid muligt at trække regneark, hvoraf afdelingernes andel i posteringerne fremgår tydeligt. 4. Afdelinger til nærmere drøftelse a. Afdelinger med markering af væsentlige problemer: Afdelingerne 3, 24, 42 og 43 har markeret væsentlige problemer i styringsrapporten. Dette skyldes primært bygningernes dårlige stand (dårlige klimaskærme, smuldrende murværk mv.). Bestyrelse og administration arbejder med prioritering af renoveringsopgaverne ud fra renoveringsoversigten. Afdeling 13 (utæt tag og usikre altaner) og afdeling 42 (fugtproblemer) vurderes at have størst behov for renovering. Bestyrelsen har derfor besluttet at ansøge om helhedsplan ved Landsbyggefonden. Der forventes afholdt projektudgifter til Kuben Management på 585.000 kr. samlet til de to projekter. De indledende undersøgelser til projekterne pågår henover efteråret 2016.
Administrationen gør opmærksom på, at det er bekymrende, at boligorganisationen ikke har egne midler til at løfte renoveringsopgaverne i afdelingerne. Administrationen har fokus på at bevare overblikket over renoveringsopgaverne og tilpasser løbende prognoser for arbejdskapital og dispositionsfond. Der er generelt et stort efterslæb på renoveringer i boligorganisationen, som følge af den svækkede økonomi. Der arbejdes ud fra renoveringslisten, som løbende vurderes og tilpasses. Administrationen oplyser, at der er ansat en ny inspektør til boligorganisationen i sommeren 2016. Inspektøren vil komme til at have særligt fokus på drifts- og vedligeholdelsesplanerne og opdatering af disse. Der er generelt fokus på effektiv drift i boligorganisationen. Bestyrelsen gør meget ud af at fortælle beboerdemokratiet om vigtigheden af drifts- og vedligeholdelsesplanerne, samt henlæggelser til fremtidige renoveringsopgaver. 8 afdelinger har opsamlet underskud, som skyldes ekstra opkrævning af administrationsbidrag. Dette afvikles og er afklaret i fremtidige budgetter. Afdeling 34 og 36 har store henlæggelser til vedligeholdelse. Dette skyldes, at der er tale om små afdelinger. Der henlægges i overensstemmelse med drifts- og vedligeholdelsesplanen. 6 afdelinger har markeret for stor fraflytningsprocent i styringsrapport. Dette kan bl.a. skyldes, at der i nogle afdelinger er nedslidte lejemål, der har et stort renoveringsbehov. Der er ikke længerevarende tomgang i afdelingerne. b. Afdeling 22, garageanlæg: Boligorganisationens markedsføringsudvalg gør forskellige tiltag for at gøre opmærksom på udlejning af parkeringspladser og garager, blandt andet ved uddeling af reklamer. Der er ligeledes gjort en indsats for at strukturere udlejningen, blandt andet med P-kontrol, i garageanlægget. Bestyrelsen håber på, at dette vil medføre større interesse for leje af garage og parkeringsplads. Ved regnskabsårets afslutning vil det blive vurderet, om det fastlagte lejeniveau er korrekt. Bestyrelsen har fokus på afdelingen. c. Afdeling 41, Nobilislunden: Dette punkt er på dagsordenen som følge af, at afdelingsformanden har vedhæftet bilag til styringsrapporten med anførelse af væsentlige problemer ved byggeskadeudbedringer. Der anføres kritik af selve udførelsen af byggeskadeudbedringen, hvilket er et forhold, som alene vedrører Byggeskadefonden, og dermed ikke kan behandles af Randers Kommune. Der anføres derudover kritik af boligorganisationens håndtering af byggesagen. Administrationen oplyser, at den ansvarlige inspektør har varetaget opgaven forsvarligt og i overensstemmelse med de sædvanlige procedurer. Tilsynet vurderer ikke, at der er grundlag for at antage, at byggesagen ikke er håndteret korrekt af administrationen, hvorfor Tilsynet ikke foretager sig yderligere i sagen. d. Afdeling 56, Møllehuset:
Der er fortsat store udfordringer med vandindtrængning ved østgavl. Boligorganisationen har afventet syn og skønsrapport i 8 måneder. Rapportens konkluderer, at byggeskaden kan afhjælpes ved udskiftning af fuger hvert 5. år. Bestyrelsen er ikke tilfredse med dette løsningsforslag, da det ikke er en langtidssikret løsning, der samtidig er meget bekostelig for afdelingen. Bestyrelsen har derfor besluttet at indhente yderligere en ekspertvurdering med henblik på afklaring af løsningsmuligheder. Der er investeret i indkøb samt budgetteret med løbende vedligeholdelse af stillads, da dette er mere rentabelt end leje på grund af tidshorisonten. Der er 5 lejligheder, som ikke er udlejet som følge af fugtgener, hvorfor der er et væsentligt lejetab i afdelingen. Bestyrelsen oplyser, at beboerne i afdelingen er positive på trods af den uhensigtsmæssige situation. Revisor tager forbehold vedrørende kapitalstøttesag fra tidligere afdeling 30. Administrationen oplyser, at der netop har været kontakt til BRFKredit med henblik på udbetaling af deres andel af kapitaltilførslen og afslutning af sagen. Dette forventes afklaret snarest. Bysekretariatets lån i afdeling 56 er der ikke afdraget på i 2014/2015. Der er budgetteret med afdrag i kommende regnskabsår. Landsbyggefonden er kontaktet vedrørende ansøgning om dækning af lån. e. Afdeling 69, Adelgade: Afdelingen har et opsamlet underskud og udlejningsvanskeligheder, som har medført væsentligt tab. Boligorganisationen yder tilskud til huslejenedsættelse, og alle lejligheder er pt. udlejet. Der er ikke længerevarende tomgang i afdelingen. Afdeling 57, Spindervej Afdelingen har udfordringer med vand i betonen. Der er taget kontakt til Byggeskadefonden vedr. afhjælpning af manglerne ved byggeriet. Der er konstateret meget fugt i lejlighederne. Udgifterne er indtil videre ca. 20.000 kr., som forventes dækket af dispositionsfonden. Dette er indregnet i prognosen for dispositionsfondens udvikling. Afdelingen kræver stort fokus. Afdeling 37 Afdelingen har været ramt af legionella i vandet, hvorfor der er været udgifter til identifikation af kilde til forurening mv. Organisationsbestyrelsen har godkendt, at arbejdskapitalen skal dække sagens udgifter på 620.000 kr. Der afventes rapport, der redegør nærmere for forløbet. Rapport vil blive forelagt på næste møde i organisationsbestyrelsen. Administrationen vil ligeledes foretage en evaluering af processen. Orientering fra Den boligsociale enhed Tine Braüner Jung orienterede om, at Randers Kommune forventer at modtage de nyeste fogedtal inden for nærmeste fremtid. Dette vil give et billede af, hvor mange udsættelsessager fogedretten
har behandlet i Randers Kommune. Der har tidligere været et markant fald i antallet af udsættelser som følge af den forøgede indsats ved ansættelse af boligsocial medarbejder i RandersBolig, samt oprettelse af den boligsociale enhed i Randers Kommune. Tine Braüner Jung takkede for deltagelse i boligkonferencen i juni 2016, og opfordrede generelt til, at boligorganisation og administration tager kontakt til den boligsociale enhed, hvis der er beboere, der har særlige udfordringer. 5.Eventuelt Bestyrelsen udtrykte glæde over, at Tilsynet har ophævet det skærpede tilsyn med boligorganisationen, og bestyrelsen vil i den forbindelse gerne takke administrationen for deres indsats. Bestyrelsen har stor fokus på driften, og er fortrøstningsfulde omkring fremtiden. Beboerdemokratiet fungerer bedre, og boligorganisationen har bl.a. haft afdelingsbestyrelserne inviteret til kursus, hvor BL holdt oplæg. Tilsynet finder det positivt, at bestyrelsen aktivt gør tiltag til sikring af beboerdemokratiet.