Psykiatrisk Afdeling sidst redigeret Middelfart den 28.05.15/JF Ledelsestilsyn for Psykiatrisk Afdeling Middelfart Psykiatrien i Region Syddanmark 1
Indholdsfortegnelse 1 Organisatorisk enhed 1.1 Øverst ansvarlig ledelse Afdelingsledelsen 1.2 Idégrundlag og strategi for Psykiatrisk Afdeling Middelfart 2 Mål 3 Budget 3.1 Driftsbudgetter 4 Økonomi og aktivitetsopfølgning 4.1 Økonomi og aktivitetsopfølgning 4.1.2 Bilaterale møder 5 Bogføring 5.1 Fakturabehandling via ØS 5.1.2 Kontrol af fakturabehandling via ØS 5.2 Bogføring via SD Silkeborg Data 5.2.1 Kontrol af bogføring via SD 6 Indkøb 6.1 Depotvarer almindeligt forbrug 6.2 Nyanskaffelser 6.3 Medicin 6.4 Velfærdspenge til patienter 7 Leasingrammen 8 Statusafstemninger 9 Kontantkasser 9.1 Afstemning af kontantkasse 10 Modtagelse af likvide midler 10.1 Arv 11 Vederlagsfri medicin 12 Patientdeposita 12.1 Afstemning af patientdeposita 12.2 Arrestpenge 13 Indtægtsforhold 13.1 Leje 13.2 Refusioner 13.3 Udenregionale patienter 13.4 Mentalobservationer 2
13.5 Indtægter vedr. elever og praktikanter m.v. 13.6 Indtægter ved salg af terapimateriale til patienter 13.7 Indtægter ved salg af kaffe/kage i cafeén (patientaktivitet) 14 SATS-pulje-og forskningsprojekter samt fondsmidler 14.1 SATS-puljeprojekter 14.2 Forskningsprojekter 14.3 Fondsmidler 14.4 Diverse projekter 15 Fri telefon, computer, internet 16 Inventar 17 Ledelsestilsyn 18 Besvigelse 3
1 Organisatorisk enhed Psykiatrisk Afdeling Middelfart Østre Hougvej 70 og Teglgårdsparken 101 (Lokalpsykiatri) 5500 Middelfart 1.1 Øverst ansvarlig ledelse - Afdelingsledelsen Oversygeplejerske Isabel Gindeberg Tlf.: 9944 8101 Mobil: 2053 5698 Mail: isabel.gindeberg@rsyd.dk Ledende overlæge Peter Fristed Tlf.: 9944 8102 Mobil: 2053 5691 Mail: peter.fristed@rsyd.dk 1.2 Idégrundlag og strategi for Psykiatrisk Afdeling Middelfart Bilag 1 - Der henvises til Infonet: Idégrundlag og strategi for Psykiatrisk Afdeling Middelfart 2015 og frem. 2 Mål for ledelsestilsyn Der henvises til Ledelsestilsyn for Psykiatrien i Region Syddanmark 3 Budget Psykiatrisk Afdeling Middelfart får tildelt et grundbudget af Psykiatrien i Region Syddanmark ved årets start. Derudover er der forventning til aktivitetsafhængige budgetter. Derudover er der forventning til tillægsændringer/bevillinger i løbet af året, f.eks. overenskomstmæssige ændringer og bevillinger, der endnu ikke er indarbejdet. Budgettet er udgiftsbaseret. De særlige udfordringer er, at Psykiatrisk Afdeling disponerer budgetlægning på forventet efterbevilling og at de aktivitetsafhængige budgetter kommer i løbet af budgetåret. Budget (forventet budget) fordeles på følgende områder (løn og øvrig drift): 480 30-15-01 Afdelingsledelse og stabe 480 30-15-02 Fællesudgifter 480 30-15-03 Læger 480 30 15-04 Psykologer 480 30 15-05 Socialrådgivere 480 30 15-06 Fysioterapien 480 30 15-07 Lægesekretærer 480 30 15-08 Timelønnede 480 30 15-09 Patientrådgivere 480 30 15-10 Mentalobservationsordningen 480 30 15-11-01 P1 sengeafsnit (5-døgns) almenpsyk 480 30-15-11-02 P2 sengeafsnit almenpsyk 480 30-15-11-03 P3 sengeafsnit retspsykiatri 480 30-15-11-04 P4 sengeafsnit retspsykiatri 480 30-15-11-05 P5 sengeafsnit retspsykiatri 4
480 30-15-11-06 P6 sengeafsnit retspsykiatri 480 30 15-11-07 P7 sengeafsnit - retspsykiatri 480 30-15-11-09 Ergoterapien 480 30-15-12-01 Lokalpsykiatri 480 30-15-12-03 Retspsykiatrisk distriktspsykiatri Herudover er der tildelt budgetter til projekter, se punkt 14, hvor alle projekter er linet op. 3.1 Driftsbudgetter Med udgangspunkt i tildelt budget og forventet budget udarbejdes hvert år forslag til detailbudget (løn og drift) samt aktivitetsbudget (baseline for henholdsvis stationær og ambulant aktivitet) på afsnits/funktionsniveau af leder af Adm. Stabsfunktion, der derefter afstemmes og godkendes af Afdelingsledelsen. Foregår i perioden oktober til primo december. Særligt med hensyn til SATS-pulje projekter og fondsmidler Projektmidlerne kommer til udbetaling på baggrund af konkrete projektansøgninger via Psykiatrien i Region Syddanmark, til Sundhedsministeriet. Psykiatrien er forpligtet til at overholde de statslige bevillings- og tilskudsregler. Psykiatrisk Afdeling aflægger selvstændigt regnskab for hver enkelt bevilling med bistand fra Regnskabsfunktionen, Psykiatrien i Region Syddanmark. Særligt med hensyn til forskningsmidler Forskningsmidlerne kommer til udbetaling på baggrund af konkrete ansøgninger fra forskeren via Psykiatrisk Afdeling Middelfart. Bevilgede midler skal godkendes af Sygehusledelsens administration. Alle udgifter skal godkendes af Afdelingsledelsen. Forskeren aflægger selvstændigt regnskab til hvert enkelt bevillingsområde i samarbejde med leder af Adm. Stabsfunktion. De særlige udfordringer vedr. forskning er, at det er forskeren, der får bevillingerne og er ansvarlig for disse. 4 Økonomi og aktivitet Årshjul for økonomi- og aktivitetsrapportering udarbejdet af Psykiatrien i Region Syddanmark følges. 4.1 Økonomi og aktivitetsopfølgning Månedlige aktivitets- og økonomiopfølgningsrapporter Der udarbejdes hver måned Normeringsopgørelser, specificeret for hvert afsnit/funktionsområde, der viser afsat normering for året pr måned, månedens normeringsbrug, samt årets gennemsnitlige månedsforbrug (leder af Adm. Stabsfunktion). Udsendes til funktionslederne. Samlet specifikation over langtidssyge medarbejdere (leder af Adm. Stabsfunktion). Udsendes til ledergruppen. Samlet Specifikation vedr. refusioner. Udsendes til ledergruppen. Aktivitetsrapporter specificeret for hver afsnit/funktionsområde (baseline fordeles forholdsmæssigt), der viser periodens baseline/periodens ydelse (ledende lægesekretær og leder af Adm. Stabsfunktion). Udsendes til ledergruppen. Lønrapport specificeret for hvert afsnit/funktionsområde, afstemt med Datawarehouse og økonomirapport (leder af Adm. Stabsfunktion). Udsendes til ledergruppen. 5
Økonomirapport specificeret for hvert afsnit/funktionsområde afstemt med prisme rapporter, der viser periodens budget periodens forbrug (leder af Adm. Stabsfunktion). Udsendes til ledergruppen. Oversigt over fastvagtforbrug for hvert afsnit på baggrund af oplysninger fra afsnittene (leder af Adm. stabsfunktion). Udsendes til ledergruppen. Registreringsskema over hvor mange patienter, der er på lukket funktion/ hvor mange af disse, der har behov for lukket funktion, specificeret på afsnit på baggrund af oplysninger fra afsnittene (Adm. stabsfunktion). Udsendes til funktionsledere og overlæger vedr. afsnit P2- P7. Månedlige medicinopgørelser fra Apotek Fyn pr. funktionsområde samt samlet overblik over medicinopgørelser pr. måned sammenholdt med bogføring af medicin (Adm. Stabsfunktion). Relevante funktionsledere og overlæger. Specifikation af inventarindkøb (leder af Adm. stabsfunktion). til Afdelingsledelsen. Specifikation af kursusdispositioner og forbrug pr. afsnit/funktionsområde (leder af Adm. stabsfunktion). Udsendes til alle funktionsledere. Afdelingsledelsen gennemgår hver måned aktivitets, løn, og økonomirapporter samt fastvagtforbrug på de månedlige Ledermøder og MED. 4.1.2 Bilaterale møder 2 gange om året holdes bilaterale møder mellem Afdelingsledelsen og Sygehusledelsen. 5 Bogføring Følger Psykiatrien i Region Syddanmarks beskrivelser. Psykiatrisk Afdeling anvender: Økonomisystemet Prisme NEM-Økonomi er ved at blive implementeret Regionens lønsystem Silkeborg Data OUH s indkøbs- og lagersystem LIS 5.1.Fakturabehandling via ØS Følger Psykiatrien i Region Syddanmarks beskrivelser. Alle bilag konteres og bogføres af Adm. Stabsfunktion, når de er godkendt og attesteret af den enkelte funktionsleder og Afdelingsledelsen. 5.1.2 Kontrol af fakturabehandling via ØS Der henvises til økonomi- og aktivitetsopfølgningen. Følger Psykiatrien i Region Syddanmarks beskrivelser. 5.2 Bogføring via SD Silkeborg Data Følger Psykiatrien i Region Syddanmarks beskrivelser. 5.2.1 Kontrol af bogføring via SD Se økonomi- og aktivitetsopfølgning. Følger Psykiatrien i Region Syddanmarks beskrivelser. 6 Indkøb 6
6.1 Depotvarer almindeligt forbrug Depotvarer til almindeligt forbrug bliver rekvireret af hvert funktionsområde/afsnit via OUH s Indkøbscentral. I forbindelse med varemodtagelsen kontrollerer den enkelte bestiller, at leverancerne er i overensstemmelse med bestillingen, vedlagt følgeseddel eller tilsvarende. Varerne bliver automatisk bogført i Prisme. Der udskrives en forbrugsrapport fra hvert funktionsområde pr. år. Adm. Stabsfunktions udarbejder en samlet oversigt over forbrug på afdelingen. Afdelingsledelsen godkender og alle forbrugsrapporter opbevares samlet. 6.2 Nyanskaffelser Ordinære nyanskaffelser søges og behandles en gang årligt af den enkelte funktionsleder. Ansøgningerne bliver samlet behandlet i april måned af Afdelingsledelsen. Funktionslederne får efterfølgende sendt en samlet udmelding via oplistning af bevilgede nyanskaffelser. Uopsættelige nyanskaffelser søges løbende og Afdelingsledelsen behandler og bevilger efter individuel stillingstagen. 6.3 Medicin Medicinfakturaer bliver bogført af Administrativ Stabsfunktion. Fakturaerne bliver ikke kontrolleret, om de svarer til det leverede. Medicinrummene bliver holdt ved lige / aut. fyldt op af Sygehus Apotek Fyn. Særlige udfordringer er, at Psykiatrisk Afdeling stoler på, at Apotek Fyn kun fakturerer, det vi får leveret. Der holdes øje med forbruget via de månedlige samlede specifikationer. 6.4 Velfærdspenge til patienter Bilag 2 - Der henvises til Infonet: Retningslinjer vedr. velfærdspenge til patienter 7 Leasingrammen 8 Statusafstemninger 9 Kontantkasser Kontantkasse opbevares i en aflåst pengeboks, i et aflåst sikkert pengeskab, i et aflåst rum (hvortil kun Adm. Stabsfunktion har nøgle). Undtagen når Kassefunktionen har åben, hvor den aflåste pengeboks opbevares i en aflåst skuffe på Adm. Stabsfunktions kontor. Når der hæves kontante midler i banken, skal der fremgå et bilag med 2 underskrifter fra Adm. Stabsfunktion. Alle 4 personer i Administrativ Stabsfunktion har fuldmagt til at underskrive bankbilag. I tilknytning hertil er der 8 udlægskasser (sengeafsnit P1-P7 + Ergoterapien) til brug for patienternes velfærd, som administreres af det enkelte funktionsområde. Udlægskasserne har gerne mellem 0-1.000 kr. i beholdning, Udlægskassernes beholdning udbetales som a conto beløb og afregnes med bilag inden ny a conto udbetaling foretages. Pengene afregnes senest med 3 måneders interval. 7
Udlægskassen skal til enhver tid indeholde det udbetalte a conto beløb. Enten i form af kontanter eller bilag. Bilag 2 - Der henvises til Infonet: Retningslinjer vedr. velfærdspenge til patienter for Psykiatrisk Afdeling Middelfart Bilag 3 - Der henvises til Infonet: Administration af patientpenge for Psykiatrisk Afdeling Middelfart 9.1 Afstemning af kontantkasser Kontantkassen afstemmes dagligt med kassekladde. Kassekladde og bankbevægelser bogføres for det meste dagligt, men altid ugentligt. Prisme statuskonti afstemmes efterfølgende med kassekladde, bankkontoudtog og patientkonto. Kassebilag arkiveres i 5 år. En gang månedligt udføres kontrol af den sidste uges kassekladde af leder af Adm. Stabsfunktion. Statuskonti-afstemningerne sendes til Økonomi, Psykiatrien i Regions Syddanmark. Afstemningerne arkiveres. En gang månedligt skal 2 personer fra Adm. Stabsfunktion tælle kassen op i forbindelse med afstemning af kassen. Navnene på de 2 personer noteres på kassebilaget. Ingen medarbejder må udbetale penge til sig selv eller overføre penge til egen nemkonto. 10 Modtagelse af likvide midler Bilag 4 - Der henvises til Infonet: Retningslinjer vedr. opbevaring af patienters værdigenstande for Psykiatrisk Afdeling Middelfart 10.1 Arv 11 Vederlagsfri medicin 12 Patientdeposita Bilag 3 - Der henvises til Infonet: Administration af patientpenge for Psykiatrisk Afdeling Middelfart Bilag 4 - Der henvises til Infonet: Retningslinjer vedr. opbevaring af patienters værdigenstande for Psykiatrisk Afdeling Middelfart 12.1 Afstemning af patientdeposita 12.2 Arrestantpenge Enkelte patienter arrestanter - har ret til arrestantpenge Administrativ Stabsfunktion bogfører arrestantpenge ugentligt på den enkelte patients kontoudtog (modposteres konto 180 58 560-05), og patienten har råderet over disse, ligesom de andre patientmidler. Hvert kvartal sendes faktura til det enkelte arresthus på udlagte arrestantpenge, som bliver bogført på konto 180 58 560-05, så saldo går i nul vedr. bogførte arrestpenge. 8
13 Indtægtsforhold 13.1 Leje Psykiatrisk Afdeling har ingen lejeindtægter 13.2 Refusioner Der udarbejdes hver måned til funktionslederne specifikation på refusioner pr. funktionsområde afstemt med Prisme. Der kontrolleres/følges op på, at der kommer refusioner vedr. langtidssygdom og flexmedarbejdere. 13.3 Udenregionale patienter Administreres af Sygehusadministrationen. 13.4 Mentalobservationer Når der er udfærdiget en mentalobservation på en patient, modtager Adm. Stabsfunktion følgende oplysninger: Journalnr., arrestantnavn, navn på politikreds, navn på den, der har udfærdiget mentalobservationen. Adm. Stabsfunktion fakturerer mentalobservationerne til politikredsene en gang månedligt, og udarbejder specifikation over udførte og fakturerede mentalobservationer. Specifikation udsendes hver måned til ledende overlæge og lægesekretærer i Retspsykiatrien. Nogle mentalobservationer bliver udført på konsulentbasis. Konsulenterne sender elektronisk faktura til Psykiatrisk Afdeling, disse attesteres af ledende overlæge, bogføres af Adm. Stabsfunktion, og føres på den opdaterede specifikation. Ledelsestilsyn: ledende overlæge attesterer alle konsulentfakturaer og får hvert kvartal opdateret specifikation på mentalobservationer og konsulenthonorar. 13.5 Indtægter vedr. elever og praktikanter m.v. Adm. Stabsfunktion kontrollerer, at afdelingen får de indtægter, der er aftalt på områderne: Ergoterapi, fysioterapi, psykologgruppen, lægegruppen m.v. 13.6 Indtægter ved salg af terapimaterialer til patienter Opbevares i aflåst særskilt pengekasse i aflåst skab i Ergoterapien. Hvert enkelt salg oplistes på indtægtsbilag. Pengene + oplistet indtægtsbilag afleveres til Kassefunktionen den 1. mandag i hver måned, og bliver derefter bogført. 13.7 Indtægter ved salg af kaffe/kage i torsdagscaféen (patientaktivitet) Opbevares i aflåst særskilt pengekasse i aflåst skab i Ergoterapien. Salget optælles og afleveres til Kassefunktionen ugentligt. Derefter bliver indtægten bogført. 13.8 Pelikanen (minikioskfunktion for patienter på lukket retspsykiatrisk afsnit) Bilag 5 - Der henvises til Infonet: Pelikanen (minikioskfunktion for patienter på lukket retspsykiatrisk afsnit) Pelikanen bliver afviklet til efteråret 2015. 9
14 SATS-pulje- og forskningsprojekter samt fondsmidler 14.1 SATS-puljeprojekter Psykiatrisk Afdeling har følgende puljeprojekter i 2015: 4800700201 Sexologiordningen 4800700202 Projekt 65303, Etablering af forløbskoordinatorer 14.2 Forskningsprojekter Psykiatrisk Afdeling Middelfart har følgende forskningsprojekter i 2015: 480080040001101 Reduktion af tvang 480080040004201 Tvangsfiksering af psykiatriske patienters retssikkerhed 480080040005101 Projekt MR-CRAS 14.3 Fondsmidler Psykiatrisk Afdeling Middelfart har følgende fondsmidler i 2015: Astrid Nielsens fond Formand: ledende overlæge. Alle ansøgninger skal godkende af ham. Ole Christian Povlsen og hustru legat Legatbestyrelsen: ledende overlæge og oversygeplejerske. Alle ansøgninger skal godkende af dem. 14.4 Diverse projekter Psykiatrisk Afdeling har følgende diverse projekter i 2015: DPT fonden vedr. skizofreni 15 Fri telefon, computer, internet Medarbejdere, der låner en mobiltelefon, transportabel computer eller IPAD kvitterer for dette ved udlevering. Alt leveres tilbage ved orlov eller ophør. Alt er registreret på opdaterede lister. Fakturaer fra TDC vedr. mobiltelefon/computer/ipad forbindelser afstemmes med listerne. Hvis der er et større forbrug end almindeligt vedr. en medarbejder, forevises dette til Afdelingsledelsen, og de kontakter medarbejderen for yderligere information. 16 Inventar Psykiatrisk Afdeling har udarbejdet inventarliste med en indkøbspris på over 10.000 kr. 17 Afdelingens ledelsestilsyn 10
Afdelingsledelsen gennemgår hver måned økonomirapport og specifikationer på Ledermødet, se beskrivelsen under punkt 4.1 Økonomi- og aktivitetsopfølgning. 18 Besvigelse Udarbejdet af Jeanne Fernel Leder af Adm. Stabsfunktion Godkendt af: Isabel Gindeberg Oversygeplejerske Peter Fristed Ledende overlæge Bilag Bilag 1 - Idégrundlag og strategi for Psykiatrisk Afdeling Middelfart 2015 og frem (Infonet). Bilag 2 - Retningslinjer vedr. velfærdspenge til patienter for Psykiatrisk Afdeling Middelfart (Infonet). Bilag 3 - Administration af patientpenge for Psykiatrisk Afdeling Middelfart (Infonet) Bilag 4 - Retningslinjer vedr. opbevaring af patienters værdigenstande for Psykiatrisk Afdeling Middelfart (Infonet) Bilag 5 Pelikanen (Infonet 11