HANDLINGSPLAN 2016 RETTEN I HORSENS
Bidrag til fokusområder i handlingsplanen for Danmarks Domstole Fokusområde Indsats Procesmål Resultatmål 1. Digitaliseringen af de civile sager, JFS Civil Implementering af JFS Civil. Der holdes møde med samarbejdspartnere, hvor der orienteres om systemet. Implementering af JFS Civil. Vi udpeger kontaktpersoner til både advokater og borgere, hvis de har spørgsmål til portalen m.v. Få en god overgang til JFS Civil for samarbejdspartnere. Få en god overgang til JFS Civil for advokater og borgere. Holde os opdateret om de øvrige afdelingers implementering af den nye digitale proces. Udarbejde en køreplan med fremgangsmåde og erfaring til retsafdeling/fællessekretariat (MGS). Ensartet viden om digitalisering. Implementere konkurskarantænesager i det digitale system. 2. Digitale retsmøder Overlevere konkurskarantænesager til retsafdeling. FOFÆ: Louise, Gitte og Lykke tester JFS Civil løbende med henblik på opstart af pilotprojektet. ALLE: Der afholdes undervisning for alle medarbejdere i Windows 10 og Office 365. Afholde 5-10 digitale retsmøder i 3 sagstyper; tvangsopløsning, konkurs, gældssanering. FOFÆ: Digital understøttelse af sagsbehandlingen. Flere sager skal køre digitalt. Der berammes færre fogedmøder i perioden op til og i forbindelse med pilotprojektet, så der er tid til oplæring og testning af det nye system. Alle, der arbejder med civile sager, skal kunne arbejde selvstændigt med sagerne i JFS Civil ved udgangen af pilotprojektet. Der afholdes kurser den 1. og 9. februar 2016. Alle medarbejdere skal kunne anvende Windows 10 og Office365 selvstændigt. Fortrinsvis udtage de sager, hvor vi modtager anmodninger mv. digitalt. Sagernes bilag skal ligge digitalt i JFS Inddragelse af Bedste Praksis i forbindelse med vores lean på insolvenssagerne til foråret. Tvangsauktionerne skal kunne gennemføres rent digitalt. Inden pilotprojektet udvælger vi egnede småsager og afholder telefonmøderne med en digital sag. Vurdere, om den enkelte sag er egnet til at køre digitalt (f.eks. voldssager og nævningesager) og have en dialog med dommeren og anklageren. Opnå erfaring med behandling af digitale sager; fordele/ulemper. Blive mere fortrolig med JFS. Inden udgangen af 3. kvartal skal der være lavet en plan for digital gennemførelse af tvangsauktionerne, og alle jurister skal have gennemført mindst én tvangsauktion digitalt. Medarbejderne er fortrolige med digital sagsbehandling inden pilotprojektet. Afholde flere sager digitalt inden udgangen af 2016.
3. Styrkelse af it-organisering og kompetencer i retterne Have kompetente medarbejdere, som kan begå sig i de nye systemer. Arbejde med de nye it-udstyr, herunder Outlook. Deltage i kompetenceudvikling og være med, når der sker nye tiltag. Der skal afsættes tid til interne møder. Vi skal have ja-hatten på! JUHUUUUUU. Fastholde de 3½ ud af 5 faste medarbejdere i afdelingen, som er superbrugere, i deres roller. Styrkelse af it-kompetencer, fortrolighed med itudstyr, erfaring mht. fordele / ulemper. Vi afholder en intern videndeling i afdelingen / workshop om anvendelse af JFS-systemet mv. 4. Rets- og forligsmægling Så vidt mulig deltage i kurser herom. ADM: IT-organisation afklares endeligt. IT-organisation kommunikeres ud. Afslutte flere sager ved retsmægling Kandidater interviewes. Endelig fastlæggelse af, hvilke medarbejdere der fremover vil være rettens it-kontaktpersoner og superbrugere. Opgaver beskrives og fordeles. Alle i huset orienteres om, hvordan it-opgaverne er fordelt. Fortsat sende vejledning om retsmægling ud til parter og advokater. Forberedelsesjuristen orienterer om retsmægling under telefonmøderne. Alle er klar over, hvordan it-problemer skal håndteres, og hvem, man skal gå til med de problemer, man ikke selv kan finde en løsning på. Genopfriske retningslinierne for retsmægling på et afdelingsmøde senest 1. maj 2016. Kunne behandle besværlige kunder. Deltage i nye kurser herom i det omfang, det er muligt. Styrkelse af vores kompetencer til behandling af besværlige kunder, parter, borgere mv. Fokus på ægtefælleskiftesager. 5. Sikkerhed Sikkert arbejdsmiljø. Deltage i relevant undervisning. Debriefing i tilfælde af ubehagelige oplevelser. Føle os sikre og trygge, når vi er på arbejdspladsen. Undgå sygemelding pga. ubehagelige oplevelser. Fokus og italesættelse af potentielt farlige / utrygge situationer. FOFÆ: Sikkerhed på udkørende fogedforretninger. Opfølgning på konflikthåndteringskursus. Afholde en fysisk gennemgang / runde i huset, særligt de lokaler vi benytter, m.h.p. kendskab til de fysiske rammers muligheder, alarmer mv. Løbende gøre ledelsen opmærksom på, at sikkerheden skal opprioriteres. Ingen kører alene på udkørende fogedforretning. Opnå tryghed i møder og generelt ved behandling / håndtering af kunder, parter, borgere mv. Større fokus på sikkerheden i de udkørende fogedsager med henblik på at øge sikkerheden. Anita laver revideret vejledning/talepapir til
ADM: Sikkerhedsorganisation. Hvis rekvirenten ikke er med, skal der findes en løsning, evt. med at to kører ud. Dialog med Retten i Kolding om muligheden for, at Sydøstjyllands Politi deltager i nogle eller alle udkørende sager. Større indsats for at få telefonisk kontakt til lejere i udsættelsessagerne. Alarmerne i mødelokalerne skal afprøves. Rettens sikkerhedsorganisation præciseres. Sikkerhedsudvalg nedsættes/suppleres. Beredskabsplaner. Overordnet beredskabsplan implementeres. Lokal beredskabsplan udarbejdes. telefonforkyndelse i lejesager. Frist 1. marts 2016. Opmærksomhed på, om medarbejderne i Info er klædt godt nok på, hvis alarmen aktiveres. Rammen for rettens sikkerhedsarbejde klarlægges. Beredskabsplanerne er på plads i løbet af 2016.
Øvrige indsatser ved retten Nr. Indsats Procesmål Resultatmål 1. Medarbejdernes trivsel 2. FOFÆ: Forkyndelse Forsøge at optimere sagsgange. Drøftelse af pausepolitik. Telefonforkyndelse og digital forkyndelse. Opfølgning på, hvordan vi undgår at blive stresset af bunker. Italesættelse af, at det er OK at have travlt, og at der er bunker, og at vi ikke kun kan sige det, men også de facto kan affinde os med det. Årlige eller halvårlige samkomster uden for skifteretten (Frivillig deltagelse. Visit hos Mia inden sommerferien ). Fortsat arbejde med at telefonforkynde/digitalforkynde i alle sager, herunder også tvangsauktioner. Glade og tilfredse medarbejdere. Undgå for meget overarbejde. Færrest mulige sygedage som følge af sygdom eller stress. Fra 1. marts forkyndes den skriftlige vejledning/indkaldelse til vejledningsmødet i tvangsauktioner digitalt i alle sager. 3. INFO: Intern indsats 4. INFO: Ekstern indsats 5.ADM: MobilePay Højnelse af Info s serviceniveau internt i huset. Højnelse af serviceniveauet over for publikum og forbedring af Info s image MobilePay som tilbud til brugerne. Medarbejderne i Info spørger som altovervejende hovedregel ind til sagsnummer, cpr.nr. eller navn og besvarer i videst muligt omfang henvendelsen selv. Optællinger af viderestillinger i en uge i marts og en uge i november. Sammenlignes. Løbende dialog i Info om, hvad der er god tone, og hvad en respektfuld behandling indebærer. Fælles drøftelse af episoder, hvor en henvendelse kunne have været tacklet bedre. Færre samtaler viderestilles til afdelingerne. I de viderestillede samtaler modtager afdelingen/sekretæren de indhentede oplysninger fra Info-medarbejderen. Alle borgere behandles med respekt og forståelse for den enkeltes situation og baggrund. Retten tilsluttes MobilePay-ordningen. Brugere, som efterspørger det, skal have mulighed for at betale med MobilePay. 6. 7. 8.
Øvrige indsatser ved retten (fortsat) Nr. Indsats Procesmål Resultatmål 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.