Navision Stat 5.1.04 1. juli 2010 ØKO/JKH Kvikguide til decentral indrapportering Guiden indeholder en overordnet beskrivelse af den decentrale indrapporteringsløsning, samt en kort gennemgang af de funktioner og muligheder der i løsningen. Derudover vises rapporteringsmulighederne, og hvornår hvilke rapporter skal anvendes. Guiden henvender sig primært til institutionsmedarbejdere, og vil derfor ikke gennemgå funktioner, der kun foretages i ØSC et. Indhold: Beskrivelse af løsning overordnet... 1 Menuen til den decentrale indrapportering... 2 Bestillingskortet Debitor eksempel... 3 Bestillingsoversigten... 5 Rapporter... 6 Bestillingsrapporter... 6 Bestillinger pr. regnskab... 7 Posterings-, salgsfaktura- og salgskreditnotabestilling finansposter... 7 Nyttige tips... 8 Indlæsning af bilag... 8 Transaktionsspor... 8
Beskrivelse af løsning overordnet Den decentrale indrapporteringsløsning er implementeret i Navision Stat, og skal erstatte indrapportering til ØSC vha. mails, Excel og blanketter m.v. Formålet har været at opnå følgende fordele for brugerne: Institution Understøtte opgavesplittet Workflow Datavalidering Hjælp til dataindtastning Indbygget regnskabslogik ØSC Understøtte opgavesplittet Workflow Sikre kontrolopgaven Minimere dobbeltindtastninger I løsningen kan du oprette bestillinger på økonomiserviceopgaver til ØSC et. Det er muligt at bestille følgende serviceopgaver: Oprettelse af ny Kreditor, Debitor, Finanskonto eller Anlæg Oprettelse og bogføring af Salgsfaktura eller Salgskreditnota Oprettelse og bogføring af om- eller efterposteringer eller kasseopgørelser Derudover er det muligt selv at: Redigere eksisterende oplysninger for Debitorer og Kreditorer Redigere dimensioner (skal forstås som oprettelse nye dimensionsværdier) De processer der resulterer i en oprettelse og/eller bogføring, skal accepteres af ØSC et, inden opgaven kan udføres. De processer du selv kan udføre, følger samme workflow som for oprettelser, men kræver ingen accept af ØSC et. De værdier du indtaster i bestillingen, kan ikke efterfølgende redigeres af ØSC et. Når bestillingen er accepteret og overført, kan ØSC et redigere data i standard Navision Stat, men aldrig i den oprindelige bestilling. Data som fx nye debitorer er ikke tilgængeligt i rapporter, lister m.v. før end ØSC et har acceptere bestillingen. For at anvende løsningen kræver det, at du har fået tildelt rettighedsprofilen OES_DECENTRAL. Dette skal ske via din institutions kontaktansvarlige. Desuden skal du være oprette som decentral bruger i systemet. Denne opsætning foretages af ØSC et, og skal meddeles til ØSC et når en ny bruger skal anvende løsningen. Det er muligt at sætte løsningen op, så afsendelse af bestillinger til ØSC et, kræver godkendelse af 2. person i institutionen. Godkendelsen kan opsættes pr. bestillingstype så fx kun bestilling af posteringer kræver godkendelse. Det kræver en særlig rolle for at kunne opsætte godkendelsesfunktionaliteten. 1
Menuen til den decentrale indrapportering Bestillingsoversigt Herfra kan du se en oversigt over alle bestillinger, som du har oprettet, og som ikke er under behandling i ØSC et. Du kan manuelt fjerne filtre så du kan se dine kollegaers bestillinger. Bestillinger Afsluttet Herfra kan du se en oversigt over alle bestillinger, der er afsluttet af ØSC et. Når en bestilling er afsluttet af ØSC et, kan de ikke længere redigeres. Opret Bestilling Dette er et handlingsmenupunkt der anvendes til at oprette nye bestillinger, der opretter nye data. Klik her hvis du vil oprette, og arbejde på en bestilling. Du vil blive spurgt om hvilken type af bestilling du ønsker at oprette, og når du har valgt, tildeles bestillingen automatisk et unikt bestillingsnummer. Bestillingen er ikke klar til behandling i ØSC et før end du har afsluttet bestillingen. Rediger data Dette er et handlingsmenupunkt der anvendes til at oprette nye bestillinger til ændring af eksisterende data eller oprettelse af nye dimensionsværdier. Når du afslutter bestillinger af denne type, foretages ændringen med det samme, og bestillingen afsluttes helt. Budget Herfra kan du arbejde med Navisions budgetfunktionalitet. Hvis du ikke er vant til at arbejde med dette, kan du bede ØSC et om at få tilsendt budgettet som Excelark, og arbejde i dette. Når du er færdig sendes Excelarket retur til ØSC et, som indlæser det i Navision Stat. Rapporter Der er samlet en række standard Navision Stat rapporter i mappen Rapporter, disse kan du udskrive efter behov. I mappen Bestillinger rapporter, findes 4 rapporter der specifikt omhandler den decentrale indrapporteringsløsning. Se afsnittet Rapporter for nærmere information. Opsætning Institution Det er herfra godkendelsesfunktionaliteten sættes op. Du kan bl.a. bestemme hvilke typer bestillinger der påkræver godkendelse før end de kan sendes til ØSC et. Det er også her du sætter op hvilke brugere der må godkende andre brugeres bestillinger. 2
Bestillingskortet Debitor eksempel Titelbar Titlen på bestillingen viser informationer om bestillingsnummeret, der er et unikt nummer for hver bestilling, og tildeles så snart bestillingen oprettes. Nummeret genereres ud fra en nummerserie, og fungerer som transaktionsspor på fx salgslinjer og finansposter. Desuden vises bestillingens nuværende status og evt. hvor mange bilag der er indlæst på bestillingen. Fanebladet Nøgledata På dette faneblad er de mest aktuelle felter placeret for den konkrete bestillingstype. Nogle af felterne har et kontroltjek, når data indtastes, andre først når du forsøger at afslutte bestillingen. Hvis du indtaster i et nummerfelt, fx Debitor Nr., vil dette nummer blive anvendt som identifikation af stamdataene, fx debitoren, hvis feltet efterlades tomt, tildeles automatisk et nummer, fra den respektive nummerserie. Fanebladet Øvrige data På dette faneblad er de mindre relevante oplysninger placeret. Bemærkninger Ved at klikke på blyantikonet, kan de tilknytte bemærkninger til bestillingen, hvis du fx ønsker at uddybe hvorfor en given konto er anvendt. Der kan skrives lige så mange bemærkningslinjer som du ønsker. Ved afvisninger vil begrundelsen fra ØSC ofte være angivet her. Menuknappen Debitor navnet afhænger af bestillingstypen Fra denne menuknap kan du fortage diverse handlinger, som knytter sig til den aktuelle bestillingstype. For de fleste typer kan du opsætte standarddimensioner/konteringsdimensioner, gå til bemærkningslinjerne og få vist bestillingsoversigten. Menuknappen Bestilling Fra denne menuknap kan du vælge at afslutte bestillingen, når du er færdig. Derved er bestillingen klar til behandling i ØSC et, og forsvinder fra din bestillingsoversigt. Hvis du fortryder bestillingen kan du også slette den herfra, derved slettes bestillingsnummeret også. Du kan også udskrive bestillingen, hvor alle felter, dimensioner og bemærkninger fremgår. Her kan du også indlæse bilag, og finde godkendelsesfunktionaliteten. 3
4
Bestillingsoversigten Type Typen viser hvilken serviceopgave den enkelte bestilling omhandler. Du kan sortere listen efter typen. Handlingstype Handlingstypen angiver om bestillingen omhandler ændring af eksisterende data, eller om det er en bestilling vedrørende oprettelse af nye data(stamdata, salgsdokumenter eller posteringer) Bestillingsnummer Her fremgår bestillingsnummeret for den enkelte bestilling. Du kan navigere til bestillingskortet, fra dette felt. Du kan altid åbne bestillingskortet uanset status, og se hvad der blev bestilt. Hvis status ikke er Under udarbejdelse, Afvist eller Godkendelse afvist, kan bestillingen ikke redigeres. Status Feltet angiver den nuværende status på bestillingen. Som standard vil følgende status være synlige: Under udarbejdelse denne status indikerer at bestillingen ikke færdig oprettet hos institutionen, og derfor ikke er klar til at blive behandlet i servicecentret. Godkendelse afvist denne status indikerer at godkender ikke har godkendt bestillingen. Bestillingen skal derfor evt. rettes og afsluttes igen af bestiller. Afvist denne status indikerer at servicecentret har afvist bestillingen, og den derfor ikke er blevet accepteret. Når en bestilling er afvist, bliver den tilgængelig i oversigten igen, og der skal rettes evt. fejl el. mangler. Derefter skal bestillingen afsluttes på ny. Godkendt Hvis en bestilling godkendes sættes status automatisk til Klar til behandling og dette felt udfyldes, for at indikerer at bestillingen er godkendt af 2. person. Oprettet + Oprettet af Her fremgår hvornår bestillingen blev oprettet første gang, og af hvilken bruger. Når du åbner oversigten, vil der som standard være filter på feltet Oprettet af, så kun bestillingen du selv har oprettet er synlige. Menuknappen Bestilling Fra menuknappen kan du navigere til bestillingskortet, de afsluttede bestillinger eller de overførte data fx Debitorkortet. Under menupunktet Institution\Filter kan du vælge kun, at se de bestillinger du selv har oprettet, eller vælge at se alle bestillinger uanset status. 5
Rapporter Bestillingsrapporter Denne rapport kan anvendes til at udskrive samtlige felter på bestillingen, samt tilknyttede standarddimensioner og bemærkninger. Herunder er vist et eksempel på en debitorbestilling. Rapporterne for de øvrige bestillingstyper, vil minde om denne, men med variationer. For posterings- og salgsfaktura/kreditnotabestillinger, vil samtlige linje blive udskrevet med tilhørende linjedimensioner. Det er dog kun de 8 genvejsdimensioner, der vises i rapporten det er de samme 8 dimensioner der er tilgængelig på posterings- og salgslinjerne på bestillingskortet. Rapporten er kun beregnet til at skrive én bestilling ud af gangen. 6
Bestillinger pr. regnskab Denne rapport kan anvendes til, at vise alle bestillinger uanset status, på tværs af regnskaber hvis man har flere regnskaber på samme database. Du kan se hvornår hver bestilling er oprette, sat klar til behandling i ØSC et og afsluttet, samt af hvem. Der kan frit sættes filtre på fx bestillingstype, status eller datoer for de forskellige statusskift. Posterings-, salgsfaktura- og salgskreditnotabestilling finansposter Disse tre rapporter kan anvendes til at sammenligne de bestilte linjer med de bogførte finansposter. Desuden kan man af disse rapporter se bilagsnummeret, der er blevet genereret i Navision Stat i forbindelse med bogføringen. Alle tre rapporter er opbygget på samme måde således at efter hver bestillingslinje, vises de afledte bogførte poster, inklusive dimensioner. For salgsfakturaer og kreditnotaer vises også værdierne på dokumenthovedet, både for det bestilte og det bogførte. Der kan kun udskrives afsluttede bestillinger. 7
Nyttige tips Indlæsning af bilag Der er nu mulig at indlæse filer direkte på en bestilling i stedet for at anvende link på fællesdrev. Dette betyder at filen fysisk indlæses i Navision databasen, og derfor gemmes sammen med bestillingen, så ØSC let kan hente den frem igen. Indlæsningen sker fra det enkelte bestillingskort: Herved åbnes et nyt vindue hvor alle indlæste bilag til den aktuelle bestilling vises. Du kan indlæse alle de bilag du ønsker og alle typer filer, undtagen eksekverbare filer som.exe,.bat. eller.com. Det er desuden muligt, at markere om bilag skal overføres til salgsdokumenter og evt. sendes med den elektroniske faktura. Transaktionsspor Bestillingsnummeret anvendes som transaktionsspor på de finansposter, der afledes når en salgsfaktura-, salgskreditnota- eller posteringsbestilling bogføres. Når en af de nævnte bestillingstyper er bogført, kan du efterfølgende finde bestillingsnummeret på de bogførte finansposter. Her vil det fremgå som: <bestillingsnummer> + <linjenummer> På denne måde, kan hver enkelt linje fra bestillingen spores til den bogførte part. Der er pt. ingen mulighed for at navigere fra finansposter til bestillingen, kun den anden vej fra bestillingen til finansposterne. Se afsnittet Rapporter for mere information. 8