Salgsprocessen i Navision. Oprettelse af debitorer i Navision Stat

Transkript

1 Salgsprocessen i Navision Oprettelse af debitorer i Navision Stat Denne systemvejledning beskriver hvordan forskellige debitorer oprettes. Alle stamdataoprettelser foregår centralt ADMIEKP

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Oprettelse af debitorer indledning Oprettelse af danske debitorer ikke offentlige Offentlige institutioner = elektroniske salgsfakturaer BizTalk Partner Oprettelse af udenlandske debitorer Side 2 af 15

3 1 Oprettelse af debitorer indledning Der henvises generelt til forretningsgangsbeskrivelsen: Hvornår skal der sendes en faktura? Enhver form for opdatering eller vedligeholdelse af stamdata foregår centralt på Regnskabskontoret. Oprettelsen af debitorer (danske og udenlandske) foregår decentralt. Endvidere foregår oprettelsen af Bevillingsdebitorer på Regnskabskontoret. Side 3 af 15

4 2 Oprettelse af danske debitorer 2.1 ikke offentlige Vælg Salg/Debitorer Fanebladet Generelt: Nummer skal udfyldes - For CPR-debitorer (primært Tandlægeskolen og IS) anvendes CPR-nummer, for alle øvrige debitorer anvendes nummerserien DEBITORER (F3 enter). Obligatoriske felter er Navn, Adresse, Landekode er default DK Side 4 af 15

5 Her kan du angive det antal fakturakopier, der altid skal udskrives til denne debitor i forbindelse med udskrivning af faktura Fanebladet Fakturering: Bogføringsgrupperne er default sat op for danske debitorer HUSK at sætte hak i feltet Priser inkl. Moms. Fanebladet Betaling: Betalingsbetingelse = 30 dage for alle debitorer Betalingformkode = er default FIK Rykkerbetingelseskoden er default 1 = rykkerbetingelse for danske debitorer Side 5 af 15

6 2.2 Offentlige institutioner = elektroniske salgsfakturaer For alle debitorer der skal faktureres med elektronisk salgsfaktura, skal der foretages nogle ekstra opsætninger på debitorkortet og oprettes en såkaldt Biztalk partner. Vælg Salg/Debitorer Fanebladet Generelt: Fanebladet Kommunikation: Nummer skal udfyldes = nummerserie DEBITORER (F3 enter) Obligatoriske felter er Navn, Adresse, Landekode er default DK, Evt. telefon, , hjemmeside Side 6 af 15

7 Her kan du angive det antal fakturakopier, der altid skal udskrives til denne debitor i forbindelse med udskrivning af faktura Fanebladet Fakturering: Bogføringsgrupperne er default sat op DK for danske debitorer. HUSK at sætte hak i feltet Priser inkl. Moms Feltet EAN-lokationsnummer SKAL være udfyldt med den offentlige institutions EAN-nummer. Dette er den elektroniske adresse som transportnetværket kender. Fanebladet Betaling: Betalingsbetingelse = 30 dage Betalingformkode = FIK Rykkerbetingelseskoden er default 1 = rykkerbetingelse for danske debitorer Side 7 af 15

8 Debitorer der skal faktureres elektronisk skal have en Betalingsformkode som er tilknyttet en OIO betalingstype. For danske debitorer skal der altid vælges FIK. Hvis en offentlig debitor har flere EAN-numre, skal denne debitor oprettes det antal gange i debitorregisteret det er nødvendigt, af hensyn til korrekt afsendelse af Elektronisk faktura. HUSK altid at søge via CTRL +B i EAN-feltet for at se om debitoren allerede er oprettet BizTalk Partner For hver debitor der skal modtage elektroniske fakturaer, skal der oprettes en såkaldt BizTalk partner. BizTalkpartneren kan forstås som en ekstra Debitoropsætning, som er nødvendig for dannelsen af den elektroniske faktura i udbakken. Side 8 af 15

9 På Debitorkortet vælges knappen Debitor/ Opret BizTalk Partner Følgende popup-billede dukker op. Her klikkes på knappen Yes. Man kommer nu ind i billedet Opsætning af BizTalk-partner Side 9 af 15

10 Vælg Fanebladet/ Salgsdokument Der sættes altid hak i felterne Salgs Faktura og Salgs Kreditnota. Tryk ESC. Inden der laves en salgsfakturaer på en elektronisk debitor, er det altid en god ide at kontrollere at der på debitorkortet er en markering i feltet BizTalk Partner Opsæt. Hvis der mangler en BizTalk-partner, dannes der ikke en elektronisk faktura ved bogføringen af salgsfaktura. Alle eksisterende offentlige debitorer i Navision skal rettes til første gang de skal anvendes til elektroniske fakturaer. HUSK at flytte EAN-nummer til det korrekte felt på Betalingsfanebladet og oprette en BizTalk partner. Kontroller at Betalingsbeting. kode er 30DAGE, Betalingsformkoden er FIK og Landekoden er DK. Side 10 af 15

11 3 Oprettelse af udenlandske debitorer Vælg Salg/Debitorer Fanebladet Generelt: Fanebladet Kommunikation: Nummer skal udfyldes = nummerserie DEBITORER (F3 enter) Obligatoriske felter er Navn og Adresse Landekode er default DK, men skal for de udenlandske debitorer rettes til den relevante landekode. I det konkrete eksempel rettes DK til GB. Evt. telefon, , hjemmeside Side 11 af 15

12 Fanebladet Fakturering: Bogføringsgrupperne er default sat op med DK for danske debitorer HUSK altid at rette Momsvirksomhedsbogføringsgruppen til det korrekte - i det konkrete eksempel vælges Koden EU-REG.VIRK Side 12 af 15

13 HUSK altid at ændre Debitorbogføringsgruppen fra DK til UDLAND. HUSK at sætte hak i feltet Priser inkl. Moms. HUSK at Betalingsformkoden skal være BANK for de udenlandske debitorer. HUSK at ændre Rykkerbetingelseskode fra defaultværdien 1(for danske debitorer)til værdien 4, som gælder for alle udenlandske debitorer. Sikrer at rykkerskrivelsen er på Engelsk Side 13 af 15

14 Fanebladet Udenrigshandel: I feltet Valutakode vælges den relevante kode fra oversigten (F6 eller klik på pilen) I det konkrete eksempel vælges GBP. Side 14 af 15

15 Fanebladet Udenrigshandel: I feltet Sprogkode vælges ENG (F6 eller klik på pilen). Sprogkoden ENG sikrer, at salgsfakturen til denne debitor dannes og kan udskrives på engelsk. Side 15 af 15