Vejen Byggeselskab Bestyrelsesmøde Mødetid: Tirsdag den 10. maj 2016 kl. 16.30 Mødested: Mødedeltagere: Afbud: Desuden deltog fra administrationen: Falkevej 6, Vejen Leif Nielsen Tage Øhlenschlæger Randi Fait Grete Noes Kurt Frøsig Per Nielsen Dorte Radik Niels Klausen Susanne N. Jespersen LN TØ RF GN KF PN DOR NKL SNJ Oversigt over sagsnr. 1. Godkendelse af referat fra mødet den 22. februar 2016 2. Årsregnskaber for Vejen Byggeselskab for året 2015 3. Forholdsregler ved repræsentantskabsmødet maj 2016 4. Renoveringsprojekter 5. Nyt fra formandsskabet 6. Nyt fra administrationen 7. Nyt fra afdelingerne 8. Landsbyggefonden orienterer 9. BL informerer
Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra mødet den 22. februar 2016 Referatet fra bestyrelsesmøde den 22. februar 2016 er tilsendt bestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til bestyrelsens underskrift. Referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen. Godkendt og underskrevet. 2. Årsregnskaber for Vejen Byggeselskab for året 2015 a. Regnskaber for hovedforeningen og afdelingerne b. Revisionsprotokollat til årsregnskabet for Vejen Byggeselskab På mødet vil årsregnskabet blive gennemgået i hovedtal. Revisoren deltager i mødet, i forbindelse med behandlingen af dette pkt. og gennemgår revisionsprotokollatet. Årsregnskabet godkendes og revisionsprotokollat tages til efterretning og underskrives. Godkendt og underskrevet. 3. Forholdsregler ved repræsentantskabsmødet maj 2016 Repræsentantskabsmødet afholdes den 24. maj 2016, kl. 19.00 jf vedlagte dagsorden. Følgende forhold drøftes og besluttes på mødet: Beretning: Formanden udarbejder mundtlig beretning i tæt dialog med administrationen.
Valg til bestyrelsen: Grete Noes og Kurt Frøsig er på valg og modtager genvalg. Valg af suppleanter: Emnet drøftes på mødet. Indkomne forslag: Administrationen har ikke modtaget forslag der skal behandles på repræsentantskabsmødet. Valg af revisor: Formanden foreslår genvalg af revisor Dirigent: Advokat Mogens Broe Andersen fra Buck & Baruah er villig til at påtage sig hvervet som dirigent. Administrationen har aftalt, at der før mødet sendes dagsorden, forretningsorden, referat fra sidste års møde og vedtægter. Øvrige forhold: I lighed med tidligere år serveres et lettere traktement. Evt. bilag: Dagsorden til repræsentantskabsmødet Emnet drøftes på mødet og beslutninger føres til referat. Beretning: Formandens udkast til beretning godkendt. Valg til bestyrelsen: Grete Noes og Kurt Frøsig indstilles til genvalg. Valg af suppleanter: Bestyrelsen vil gerne foreslå Marcelo Mendoza som 1. suppleant. Der er endnu ikke fastlagt forslag til 2. suppleanten men formanden modtager gerne forslag. Indkomne forslag: Administrationen har ikke modtaget forslag der skal behandles på repræsentantskabsmødet. Taget til efterretning af bestyrelsen. Valg af revisor: Formanden foreslår genvalg af revisor hvilket indstilles til godkendelse på generalforsamlingen.
Dirigent: Advokat Mogens Broe Andersen fra Buck & Baruah er villig til at påtage sig hvervet som dirigent. Bestyrelsen indstiller advokat som dirigent. Øvrige forhold: I lighed med tidligere år serveres et lettere traktement. Taget til efterretning 4. Renoveringsprojekter (lukket punkt) Orienteringssager ( 5-9 ) På mødet orienteres hvis der er nyt til de enkelte punkter 5. Nyt fra formandsskabet 1. Nyt vedr. BO SYD status (lukket punkt) Information til beboere og repræsentantskab Bjarne Zetterstrøm deltager på det kommende repræsentantskabsmøde, og redegør for overvejelser og udfordringer omkring fremtiden og planerne for fremtidigt samarbejde med Bovia. 6. Nyt fra administrationen 1. Kapitalforvaltning rapport marts 2016 vedlagt 2. Møde med Vejen kommunen ang. ny boligpolitik for kommunen herunder inddragelse af boligorganisationerne. 3. Møde med Esbjerg kommune, borgmestermøde 31. marts 2016 4. Køb af ny Iveco Daily ladbil til en samlet byttepris på 225.000 kr. afhængig af lad opbygning. 7. Nyt fra afdelingerne Såfremt der er nyt orienteres på mødet. 8. Landsbyggefonden orienterer Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via BL) ellers er det muligt via dette link: https://lbf.dk/om-lbf/lbf-orienterer/:
702 Indberetning af fraflytninger 703 Ny forbedret udgave af regnskabsindberetningssystemet 704 Kursus om regnskabsindberetning til Landsbyggefonden 705 Huslejestatistik 2016 706 Anvisningsret i den almene boligsektor 2015 9. BL informerer Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via BL) ellers er det muligt via dette link: https://bl.dk/bl-informerer/ 0316 Oversigt over lokale aftaler vedr. flygtninge 0416 Ny pjece om boligstøtten 2016 0516 Brug af det fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD) og ny vejledning om udbudsloven 0616 Ministeriets anbefallinger om behandling af skimmelsvampsager 0716 NBOs Bostadspris 2016 0816 Nedrivning af almene boliger 0916 Nye regler om elforsyning den 1. april 2016 1016 Digitalt beboerdemokrati 1116 Lovforslag om frit valg på kabel-tv-området 1216 Ansøgningspulje - støtte til rådgivning af udsættelsestruede lejere 1316 Indstil jeres boligorganisation til European Responsible Housing Awards 2016 europæisk pris for alment samfundsansvar 1416 Boligorganisationerne skal forebygge arbejdsrelateret vold i fritiden 1516 Energitilsynet har åbnet ny uafhængig el-prisguide til forbrugerne 1. april 2016 Drøftelse af konsekvenserne vedr. de nye regler om elforsyning den 1. april 2016. Det giver pt.
store udfordringer for administrationen omkring håndtering af ind- og fraflytninger. Der forventes en løsning senere på året der vil blive implementeret. 10. Valg repræsentantskabsmøde i maj BO SYD På det kommende repræsentantskabsmøde er Leif Nielsen på valg til bestyrelsen og på valg som formand. Randi Fait er er suppleant for Leif Nielsen Det indstilles at Leif Nielsen genopstiller til såvel bestyrelse som formand for BO SYD. Randi Fait indstilles som suppleant. Indstillingen godkendt. Referat godkendt den 2016 Leif Nielsen Randi Fait Grete Noes Tage Øhlenschlæger