Referat fra bestyrelsesmøde nr. 175 den 7. januar 2016 kl. 15.30 Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum (CPA) Formand clauspeteraanum@me.com Inger Sandholm (IS) Best. supp. Inger.s.sandholm@gmail.com Hanne Laursen (HL) Best. medlem hk-laursen@esenet.dk (fravær) Heidi Munksgaard (HM) Best. medlem heidi.olivi@gmail.com Anett Lunde (AL) Best. medlem snowie@esenet.dk Inger Tingberg (IT) Best. medlem tingberg@youmail.dk Henning Rømer Radoor (HR) Best. medlem radooresbjerg@bbsyd.dk Administrationen: Erik Lykke (EL) Projektchef el@ungdomsbo.dk Erik Boyschau (EB) Driftchef eb@ungdomsbo.dk Referent Bettina W. Spaanheden (BWS) Økonomichef bws@ungdomsbo.dk Peter Sandager (PS) Direktør ps@ungdomsbo.dk Indhold: Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 174 af 26. november 2015. 2. Revisionsprotokollat side 664. Deloitte fremlægger. 3. Indkomne punkter. bilag Debatpunkter: 4. Indkomne punkter Orienteringspunkter: 5. Byggesager. 6. Udlejningssituationen. 7. Økonomi. 8. Drift. 9. Indkomne punkter 10. Udvalg. 11. Afdelinger. 12. Personale. 13. Bydelsprojekt 3 i 1. 14. FF & FU samarbejde. 15. Evt. 16. Planlagte mødedatoer. side 1
Beslutningspunkter: Ad 1 Godkendelse af referat nr. 174 af 26. november 2015. Ad 2 Revisionsprotokollat side 664. Revisor Anders Rasmussen, Deloitte, fremlægger. Revisionen har ingen kritiske bemærkninger til s regnskaber. Boligforeningen er velkonsolideret. Dispositionsfonden er stigende, og det kan overvejes, hvorvidt midlerne kan benyttes til gavn for afdelingen. Anders Rasmussen udtrykker stor tilfredshed med samarbejdet med. Beslutning: Revisionsprotokollatet blev godkendt og underskrevet. Ad 3 Indkomne punkter Foreningsbudget 2016/17. Foreningsregnskab 2014/15. Revisionsprotokolat 2014/2015. Beslutning: Blev godkendt under pkt. 2. Vejledning til afd. bestyrelser. Beslutning: Blev udleveret til gennemlæsning. Bestyrelsen opfordres til hurtigst muligt at vende tilbage, hvis der er korrektioner. Vejledningen tages op på formandsmødet. Plan for afd. møder 2016. Blev fremlagt. Møde for afd. 9 og 10 bør flyttes, så der først indkaldes efter repræsentantskabsmødet, da repræsentantskabet skal godkende adskillelse. Er der evt. ønske om sammenlægninger af afdelinger, bør der arbejdes på det i kommende år indtil næste års møder. Lokalplan for Nygårdsvej Pris kr. 40.000 + moms. Beslutning: Godkendt til gennemførelse nu, så vi er klar til ombygning, når der bliver behov for det. Afd. 19, fritagelse for indbetaling til dips. fond vedr. udamortiserede ydelser. Beslutning: Fritagelse blev godkendt pr. 1.1.2016 Debatpunkter: Ad 4 Formandens beretning og målsætning. Ny udgave blev udleveret. Tages op på næste bestyrelsesmøde. Forslag ang. afd. 9 og 10 medtages næste gang. side 2
Orienteringspunkter: Ad 5 Byggesager Erik L. orienterer. Status på helhedsplan. Kuben står for prækvalifikation. Der sættes pris på, at håndværkere ansætter lærlinge/praktikanter fra området. Projektforslag fra Friis & Moltke er gennemgået. EL forslår, at byggeudvalget evt. kan være med i vurderingen af materialer til sagen. Eksempler på materialevalg vil blive udstillet i mødelokalet i kælderen og kan beses af byggeudvalget. Status på bydelshus. I EU-tidende er uploaded til prækvalifikation af totalentreprise. Der er 17 interesserede. Møde med Atra på tirsdag. Voldgift, Grådybet. Der er indgået forlig. Vi skal betale en andel på kr. 325.000 + advokatomkostninger. Alle omkostninger kan dækkes af rest i byggesagen. Kvaglundparken 4, byggesagsbehandling. Byplan er endnu ikke ændret. Der er lidt tidsmæssige problemstillinger i denne forbindelse. Aftale om udlejning er underskrevet det er kun et spørgsmål om, hvornår der kan være indflytning. Fanø, nybyggeri 16 familieboliger. Møde i går med Fanø Kommune. De skal have skema A senest d. 26. januar. Grunden skal købes af Fanø Kommune. Forventet indflytning 1. november 2017. Der lægges op til energirigtigt byggeri evt. med jordvarme og solceller. Kuben bliver rådgiver. Byggeudvalg, mødeplanlægning med O.B. Møde på hverdage evt. kl. 14, hvor der kan drøftes mere generelle målsætninger om materialevalg o.lign. i s fremtidige byggesager. EL finder en dato snarest. Evt. opsætning af altaner på 2 lejemål på 3. sal i Norgesgade forventes at koste ca. 225-250 t.kr. pr. stk. Bestyrelsen mener ikke, at der skal arbejdes videre med sagen, da afdelingen/lejerne ikke selv kan bekoste altanerne. Ad 6 Udlejningssituationen Peter orienterer. Tomgang generelt. Ingen tomgang i boliger i december 2015, bortset fra Kvaglundparken 4, der jo forventes indflyttet hen ad foråret. Kvaglundparken 4. Udlejet til børneinstitution. Omtalt tidligere. Fælleshus i afd. 18. Mosaikken er interesseret i at leje del af fælleshuset (ikke festsal) pr. 1. januar 2018. Det vil betyde, at ejendomsfunktionærerne og 3i1 ikke kan være i huset i en periode, hvor bydelshuset endnu ikke er færdigt. Der skal derfor tages beslutning om, hvad der skal ske med viceværtfunktionen. side 3
Ad 7 Økonomi Bettina orienterer. Orientering generelt. Afkast fortsat positivt, dog faldende siden sidste bestyrelsesmøde. Daginstutition Ringgården, huslejenedsættelse. Leje er nedsat for Ringgården i perioden, indtil nedbrydning starter (1. juli). Ad 8 Drift Erik B. orienterer. Status på ansøgning om lukning af affaldsbeholdere. Vi har modtaget tilladelse fra Esbjerg Kommune. Det planlægges at sende informationsmateriale ud til beboerne snarest. Kommunens engangstilskud til etableringsomkostningerne kan ikke lade sig gøre. Der kommer i stedet en besparelse på renovationsafgiften hen over 10 år. Hensynet til ældre og handicappede skal beskrives for kommunen. Grøn boligforening. De grønne praktikanter er kommet med et udkast til grøn vision. Effektiv drift. Der laves spørgeskema-undersøgelse, hvor vi spørger beboerne ang. effektiv drift og plejeplaner i de enkelte afdelinger. Der spørges bl.a. hvordan beboerne opfatter udearealer m.v. Resultaterne forelægges på de kommende afdelingsmøder. Ad 9 Indkomne punkter Lukket punkt. Ad 10 Udvalg (punktet udskudt til næste møde) Nyt fra Redaktionsudvalget. Nyt fra Fritidsudvalget. Nyt fra Kunstudvalget. Nyt fra Målsætningsudvalget. Nyt fra Byggeudvalget. Nyt fra Afdelingsbestyrelsens beføjelser. Nyt fra Kultur-udvalg. Ad 11 Afdelinger Ingen emner. Ad 12 Personale Nyansættelse til Genhusningskonsulent til helhedsplan på Stengårdsvej. Pia Moust starter ca. 1. april og vil blive placeret v. viceværternes kontor på Stengårdsej. 2. januar startede Laurids Jørgensen på fuld tid i økonomi og Maria Steen Hansen startede på 20 ¾ time i udlejningen. side 4
Ad 13 Bydelsprojekt 3 i 1 (punktet udsat) Medarbejderstatus. Ad 14 FF og FU samarbejde (punktet udsat) Strategi for almene boliger i Esbjerg Ad 15 Evt. Ingen emner. Ad 16 Planlagte mødedatoer i 2015/16 Org. bestyrelse: Torsdag den 7. januar 2016. Torsdag den 4. februar. Marts ingen møder. Torsdag den 7. april. Torsdag den 3. maj. Tirsdag den 7. juni. (Torsdag den 7. juli) Fælles arrangementer: Nytårskur 16. januar 2016 (CPA, BWS,EL,EB, og PS) Formandsmøde torsdag den 21. januar kl. 17.00. HRR er dirigent. AB er referent. Repræsentantskabsfest fredag den 29. januar 2016. Repræsentantskabsmøde tirsdag den 23. februar kl. 17.00. FU lokal og udv. (CPA og PS): Tirsdag den 8. marts. Tirsdag den 14. juni. Tirsdag den 20. september. Tirsdag den 6. december. 3 i 1 (CPA og PS): Best. møde torsdag d. 21. april kl. 16.00, Stengårdsvej. Målsætningsudvalg (CPA, BWS,PS) Ingen emner side 5