Spørgsmål og svar EU udbud 2016/S 043-070184 Udbud på outsourcing af Syddjurs Kommunes datacenter ved cloud serverdrift 1. Dato for modtagelse 02.03.2016 Vil Ordregiver venligst gøre ESPD dokumentet tilgængelig i Word format idet dette vil lette Tilbudsgivers indtastningsarbejde betragteligt. Spørgsmål Svar Besvaret d. ESPD foreligger pt. kun i PDF format. http://bedreudbud.dk/cases-ogviden/det-faelles-europaeiskeudbudsdokument-espd. Det anbefales at udfylde ESPD en, evt. i hånden, de steder det kan lade sig gøre. De steder, hvor det af praktiske årsager anses for nødvendigt at vedlægge underbilag, laves en tydelig reference til hvor oplysningerne kan findes. I underbilaget laves en tydelig reference den anden vej til, hvilket felt i ESPD en, der henvises til. 08.03.2016 2. 02.03.2016 I relation til kravet om soliditetsgrad skal vi hermed forespørge om det kan nedsættes til 10-15%, idet et krav om 25% forekommer at overstige sædvanlig markedsstandard væsentligt samt i øvrigt uproportionalt i forhold til kontraktens anslåede værdi. Ift. soliditet, så fastholdes dette krav, da vi efter markedsundersøgelser har vurderet, at dette er et rimeligt krav at stille. 08.03.2016 3. 08.03.2016 Med henvisning til krav i afsnit 6.4 af udbudsbrev vedrørende fremvisning af ISAE 3204. Tilbudsgiver er blevet informeret af eget Revisionsfirma at det ikke er tilladt at udlevere ISAE 3204. Vi har i lignende sager kunne gennemgå relevante dele af rapporten sammen med kunden og vil gerne tilbyde at fremvise vores ISAE 3204, efter opfordring til at Ift. prækvalifikationen vil det være tilstrækkeligt at vedlægge bevis for, at tilbudsgiver har en revisorgodkendt ISAE 3402 type 2 rapport. Efter en prækvalifikation vil det være ok, at evt. gennemgang af relevante dele af rapporten sker i fællesskab. 09.03.2016
afgive tilbud. Dette kunne eventuelt være i forbindelse med spørgemødet. Vil dette kunne accepteres af Syddjurs Kommune? 4. 09.03.2016 I stykke 6.4 nævnes det, at der skal fremvises en revisorgodkendelse af typen ISAE 3402 type 2. Vil en 3402 type 1 være tilstrækkelig evt i kombination med SOC2? Vi fastholder kravet om, at tilbudsgiver skal have en revisorgodkendt ISAE3402 type 2, da den dokumenterer, at de ønskede kontroller efterleves over tid. Den er derfor afgørende. I hvor høj grad anses ISAE 3402 type 2 som værende afgørende for tilbudsgivers opfattede egnethedsvurdering set ift den tekniske løsning, der tilbydes? Ift. prækvalifikationen vil det være tilstrækkeligt at vedlægge bevis for, at tilbudsgiver har en revisorgodkendt ISAE 3402 type 2 rapport jf. svar på spørgsmål 3. 5. 09.03.2016 I stykke 6.3 pkt. 2 angives det som krav, at tilbudsgiver skal kunne dokumentere en årsomsætning inden for hosting af IT-drift på 10 mio. kr i hvert af de seneste tre år. Vi ønsker dette krav yderligere specificeret, da hosting af IT-drift i vores optik efterlyser erfaringsgrundlag fra en anden type opgaver ift til den NIST SP 800-145 standard som kontrakten i henhold bilag 1: Definitioner/IaaS er dækket ind under. Vi fastholder kravet om en årsomsætning på 10 mio. kr. i hvert af de seneste tre år, hvor hosting af ITdrift skal forstås bredt, hvorved cloud-drift ikke nødvendigvis skal indgå, men kan udgøre en del af årsomsætningen for hosting af ITdrift. 7. 09.03.2016 6.6 Ansøger baserer sig på andre enheders formåen Hvis ansøger under henvisning til udbudslovens 144, stk. 1 - i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal de krævede De referencer der skal vedlægges, skal hidrøre fra den juridiske enhed, der skal forestå ydelsen. Referencerne kan således ikke hidrøre fra selvstændige søsterselskaber, der ikke har noget med denne opgave at gøre. Der kan således ikke vedlægges en global ESPD for moderselskabet.
oplysninger under pkt. 6.1 til 6.4 afgives for samtlige enheder. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 6.3 og 6.4) være den samlede egnethed, der vurderes. Baserer ansøger sig på andre enheders uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer eller faglige erfaringer, skal den anden enhed udføre den pågældende del af tjenesteydelsen, jf. udbudslovens 144, stk. 3. Hvad angår økonomisk og finansiel formåen, skal der vedlægges en ESPD for hver af de enheder, den bydende enhed baserer sin ansøgning på. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 6.3 og 6.4) være den samlede egnethed, der vurderes. Hvis ansøger baserer sig på andre enheders kapacitet, skal der vedlægges en særskilt ESPD med udfyldt del II, afsnit A og B samt del III, som er behørigt udfyldt og underskrevet af de pågældende enheder (ESDP del II, afsnit C). Spørgsmål: Betyder det at hvis en referencerne er leveret af vores afdeling i England skal der foreligge en ESPD fra den engelske enhed, og en anden er leveret fra Tyskland skal der foreligge en ESPD fra den Tyske enhed? Kan vi benytte en global (fra vores moderselskab) ESPD som dækker vores globale operationer? Dette spørgsmål er både gældende for den økonomiske og tekniske kapacitet som baseres på andre enheder end den tilbudsgivende danske enhed? 8. 15.03.2016 Vi er ved udfylde det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) samt øvrige beskrivelser og bilag, og jeg syntes ikke jeg kan se hvordan du ønsker at modtage Ansøgning om prækvalifikation bedes sendt på samme måde som selve tilbuddet, nemlig i 2 fysiske eksemplarer og 1 eksemplar på USB. 16.03.2016
dette? Er det ok at prækvalifikations materialet sendes i elektronisk form eller skal du også have fysiske eksemplarer? 9. 16.03.2016 I kap. 6 Ansøgning om at deltage - Udelukkelse og egnethed i flg. afsnit: Ansøgere, der ønsker at komme i betragtning til at byde på opgaven, skal fremsende de i pkt. 6.1 til 6.3 krævede oplysninger i forbindelse med sin ansøgning. Oplysningerne skal gives ved at udfylde det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)1 og vedlægge dette dokument ansøgningen. Ansøgningen skal forstås som en anmodning om at deltage i udbuddet, en slags forklæde til ESPD og bilag/underbilag. Der er ikke nogen skabelon til dette. 16.03.2016 Hvad menes der med ordet ansøgningen i ifm. sætningen vedlægge dette dokument ansøgningen.? Hvad er forventningen til indholdet i selve ansøgningen er der en skabelon eller lignende? Eller skal det tolkes som et generelt forklæde til ESPD dokumentet? 10. 21.03.2016 Det anføres i udbudsbrev: 6.3 Økonomisk og finansiel formåen Ja, det er korrekt forstået, at det er soliditetsgraden der henvises til i ESPD del IV, afsnit B 4. 21.03.2016 Ansøger skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens 142 (ESPD del IV, afsnit B, nr. 1a), 2a, 4) og 5)): Positiv egenkapital i hvert af de seneste to regnskabsår bedes angivet sammesteds.
ESPD afsnit B 4) siger: (identifikation af det forhold, der anmodes om - forholdet mellem x og y - og værdien) Det vil sige, at udbudsbrevet skal angive, hvilket finansielt nøgletal, der er tale om. Skal Syddjurs Kommunes udbudsbrev forstås således, at der er tale om Soliditetsgraden i besvarelsen af ESPD afsnit B 4)? Og, hvor skal "Positiv egenkapital i hvert af de seneste to regnskabsår", som der også bedes om i udbudsbrevet, angives? 22.03.2016 INFORMATION 22.03.2016 Den elektroniske eespd fra Europa- Kommissionen er nu klar til brug. Hvis man ønsker at udfylde ESPDen elektronisk, kan den downloades her på siden. Der henvises i øvrigt til Konkurrenceog Forbrugerstyrelsens vejledning, som kan findes via følgende link: http://bedreudbud.dk/nyheder/sa a-er-eespden-klar-til-brug Tilbudsgivere kan også vælge at indsende ESPD en som angivet i svaret på spørgsmål 1.