Orienteringsmøde kontorartikelaftalen

Transkript

1 Orienteringsmøde kontorartikelaftalen v. Marianne Røder Lauridsen, Helene Hansen (Moderniseringsstyrelsen) og Philip Mora-Jensen, Inno:vasion 18. august 2016

2 DAGSORDEN Velkomst om dagens møde Genudbud af kontorartikelaftalen Tidsfrister Elektronisk tilbudsafgivelse v. Philip Mora-Jensen, Inno:vasion Udfyldelse af ESPD et Det fælles europæiske udbudsdokument (Evt. Pause 10 min.) De konkrete krav til tilbudsgivere Udbudsmaterialet Dagens vigtige pointer Tak for i dag 2

3 VELKOMST OM DAGENS MØDE Gennemgang af en række forhold vedrørende udbuddet og væsentlige punkter i udbudsmaterialet. Præsentationen bliver lagt op på udbudssiden i ETHICS efter mødet. Udbudsmaterialet har altid forrang for præsentationen. Hvis tilbudsgiver opfatter elementer i udbudsmaterialet som uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede skriftlige spørgsmål og evt. ændringsforslag, inden tilbuddet afgives. Tilbudsgivernes spørgsmål og Moderniseringsstyrelsens svar indgår i udbudsmaterialet som Bilag 11 Spørgsmål/Svar. Spørgsmål skal stilles via udbudshjemmesiden i ETHICS. 3

4 GENUDBUD AF KONTORARTIKELAFTALEN Offentligt udbud Aftale med én leverandør Statslige institutioner bliver ved rammeaftalens ikrafttræden forpligtet til at anvende rammeaftalens i forbindelse med indkøb af kontorartikler jf. cirkulære om indkøb i staten. Selvejende institutioner, Danmarks Nationalbank, Folketinget, Dansk Institut for Internationale Studier, Institut for Menneskerettigheder, Færøernes Hjemmestyre samt Grønlands Selvstyre har en ret, men ikke en pligt til at anvende aftalen Aftalen vil træde i kraft den 1. januar 2017 og løber i to år. Moderniseringsstyrelsen har herudover mulighed for at forlænge aftalen to gang af ét år. 4

5 TIDSFRISTER Dato, Klokkeslæt Aktivitet 18. august 2016 kl. 10: august 2016, kl. 12:00 Orienteringsmøde Spørgsmål-svar frist. Spørgsmål, der modtages senest denne dato, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter denne dato kl. 12:00, vil også blive besvaret, i det omfang svaret kan afgives seks dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage inden udløbet af tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret jf. dog Udbudslovens 93, stk. 4, nr september 2016, kl. 12:00 September 2016 Sidste frist for modtagelse af tilbud. Indhentelse af dokumentation for oplysninger anført i ESPD et. Oktober 2016 Oktober 2016 Forventet tildeling af Rammeaftalen. Forventet Rammeaftaleindgåelse. Rammeaftalen vil tidligst blive underskrevet efter udløbet af en standstill-periode på 10 dage regnet fra dagen efter den dag, hvor Moderniseringsstyrelsen har afsendt underretning (pr. ) om tildeling af Rammeaftalen. 1. januar 2017 Forventet Rammeaftalestart. 5

6 ELEKTRONISK TILBUDSAFGIVELSE V. PHILIP MORA-JENSEN, INNO:VASION 6

7 Udfyldelse af ESPD et v. Marianne Røder Lauridsen

8 ESPD-SYSTEMETS FORMÅL OG FUNKTION ESPD European Single Procurement Document Kommissionens formål med ESPD: At begrænse de administrative byrder - Midlet: kun vinderen skal dokumentere - Undt.: Adgang til dokumentation på ethvert tidspunkt, når det er nødvendigt ( 151, stk. 2) 8

9 UDFYLDELSE AF ESPD ET - I Udbudsmaterialet og ESPD er tilgængeligt på Ethics: ome?opendocument&menu=menuadjustguidances (angivet i udbudsbekendtgørelsens Del I, pkt. 1.3) Gem filen med ESPD et på din PC - fx på skrivebordet Åbn den gemte ESPD-fil via nedenstående link til Kommissionens hjemmeside: 9

10 UDFYLDELSE AF ESPD ET - II - Vælg dansk som sprog. - Marker jeg er en økonomisk aktør. - Marker importere ESPD. - Upload det ESPD-dokument, du har gemt på din pc. - Vælg Danmark som land. - Udfyld ESPD et med de oplysninger som er angivet i udbudsbekendtgørelsen/udbudsbetingelserne. - Bemærk, at ansøger skal aflevere flere ESPD er, hvis ansøger udgør en sammenslutning af virksomheder (fx konsortier) eller baserer sig på andre økonomiske enheders kapacitet. 10

11 EKS. PÅ SPØRGSMÅL 1. Jeg har problemer med at åbne ESPD-skabelonen fra linket. Er det muligt at få tilsendt bilaget? svar: Desværre ikke. 2. Vi er et konsortium der ønsker at byde på aftalen. Er det nødvendigt at vi uploader et ESPD for alle deltagerne i konsortiet? svar: Ja. Såfremt Ansøger er del af et konsortium, skal dette anføres i ESPD ets Del II, afsnit A: oplysninger om den økonomiske aktør, og hver af de deltagende økonomiske aktører skal udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger. 11

12 EKS. PÅ SPØRGSMÅL 3. Skal man ved udfyldelsen af ESPD et, DEL III: Udelukkelsesgrunde, angive ja/nej i spørgsmålet: Er disse oplysninger tilgængelige i elektronisk form?, hvis man har krydset nej overfor udelukkelsesgrunde, da man ikke er omfattet af disse? svar: Hvis den økonomiske aktør ikke er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i ESPD ets del III skal spørgsmålet Er disse oplysninger tilgængelige i elektroniske form? ikke besvares. 4. Ved udfyldelse af ESPD: Er det nødvendigt at udfylde Del 2, punkt B, om repræsentant for den økonomiske aktør, når der er angivet en kontaktperson i Del 2, punkt A? svar: ESPD ets Del II, punkt B er alene relevant at udfylde i det tilfælde, hvor den økonomiske aktør har givet en beføjelse til en eller flere personer til at repræsentere den økonomiske aktør i forbindelse med denne udbudsprocedure. 12

13 KONKURRENCE- OG FORBRUGERSTYRELSEN Søg hjælp i vejledning fra KFST: om%20eespd/vejledning%20eespd.pdf 13

14 Konkrete krav til tilbudsgivere og udbudsmaterialet Kontorartikelaftalen

15 DE KONKRETE KRAV TIL TILBUDSGIVERE (1) Krav til økonomisk og finansiel kapacitet, jf. udbudsbekendtgørelsen punkt III.1.2: 1) En erklæring om leverandørens samlede egenkapital og samlede aktiver i det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår leverandøren blev etableret eller startede sin virksomhed. Mindstekrav: Soliditetsgrad på minimum 8 pct. Soliditetsgraden beregnes som virksomhedens samlede egenkapital i forhold til virksomhedens samlede aktiver, udregnet i procent. Soliditetsgraden udregnes således som (samlede egenkapital/samlede aktiver) x 100 = soliditetsgrad. Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, beregnes soliditetsgraden som virksomhedens og disse andre enheders samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Ved en sammenslutning af virksomheder (et konsortium) beregnes soliditetsgraden som virksomhedernes samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Ordregiver beregner soliditetsgraden ud fra de afgivne oplysninger i de modtagne ESPD, Del IV, afsnit B Finansielle nøgletal. Selvom oplysningerne fremgår af separate ESPD er, vurderes de således samlet. 15

16 DE KONKRETE KRAV TIL TILBUDSGIVERE (2) 2) En erklæring om leverandørens samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår leverandøren blev etableret eller startede sin virksomhed. Mindstekrav: Minimum 50 mio. DKK. Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som virksomhedens og disse enheders samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Ordregiver beregner omsætningen ud fra de afgivne oplysninger i de modtagne ESPD, Del IV, afsnit B Samlet årsomsætning. Selvom oplysningerne fremgår af separate ESPD er, vurderes de således samlet. 16

17 DE KONKRETE KRAV TIL TILBUDSGIVERE (3) Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal dette anføres i det fælleseuropæiske udbudsdokument, Del II, afsnit C, jf. i øvrigt punkt. VI.3) Yderligere oplysninger nedenfor, og den eller de andre enheder skal hver udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger. Såfremt tilbudsgiver er del af et konsortium, skal dette anføres i det Fælles europæiske udbudsdokument, Del II, afsnit A, og hver af de deltagende økonomiske aktører skal udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger. 17

18 UDBUDSMATERIALET Udbudsbetingelser Rammeaftale Bilag 0: Definitioner Bilag 1A: Generelle krav Bilag 1B: Kravspecifikation Bilag 1C: Serviceydelser Bilag 2: Leverandørens løsningsbeskrivelse [Indgår ikke] Bilag 3: Liste over Kunden med underbilag Bilag 4: Priser med underbilag (4A) Bilag 5: Samarbejdsorganisation og rapportering med underbilag Bilag 6: Levering Bilag 7: Tilslutning [Indgår ikke] Bilag 8: E-handelssystemet Bilag 9: Afprøvning [Indgår ikke] Bilag 10: Ydelser ved ophør Bilag 11: Spørgsmål og svar Bilag 12: Fakturering Bilag 13: Procedure for Bestilling med underbilag Bilag 14: Udskiftning af Produkter Bilag 15: Underleverandører 18

19 UDBUDSBETINGELSER Undgå fejl i forbindelse med tilbudsafgivelsen: HUSK! Ingen forbehold for mindstekrav (MK)! Tilbudsgivers tilbud skal alene indeholde et udfyldt prisskema udarbejdet i overensstemmelse med bilag 4A, behørigt udfyldt ESPD samt et følgebrev. Bilagsmateriale eller andet materiale vedhæftet tilbuddet vil ikke blive taget i betragtning ved tilbudsvurderingen. 19

20 UDBUDSBETINGELSER II Terminologi anvendt: Udelukkende mindstekrav (MK). Mindstekrav skal opfyldes. Mindstekrav (MK) kan ikke fraviges. Mindstekrav (MK) skal ikke besvares i prisbilaget (Bilag 4A). Antal leverandører En leverandør tildeles kontrakten Tildelingskriterium Pris 20

21 RAMMEAFTALEN Har forrang for andre bilag ved fortolkningstvivl, jf. punkt 18 Indeholder definitioner, jf. punkt 1, der går på tværs af alle bilag Beskriver en række forhold overordnet, der uddybes i de relevante bilag Nogle forhold beskrives udelukkende i rammeaftalen fx leverandørens rådgivningsforpligtelse, jf. punkt 4.4 Bemærk: Hvis Leverandøren er en sammenslutning af virksomheder, skal Rammeaftalen underskrives af samtlige deltagere i sammenslutningen. Bemærk: Hvis leverandøren har baseret sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal Rammeaftalen tillige underskrives af disse andre enheder. 21

22 BILAG 1B - KRAVSPECIFIKATION Mindstekrav skal opfyldes og overholdes i hele Rammeaftalens løbetid Tilbudsgiveren er dog, hvor ingen begrænsning er nævnt, berettiget til at overopfylde de angivne mindstekrav (MK), herunder ved at tilbyde bedre kvalitet mv. end de angivne mindstekrav (MK). Mindstekravene er opdelt i tre kategorier: Fælles mindstekrav til alle tilbudte produkter (MK) Specifikke mindstekrav til alle tilbudte produkter MK) Miljøkrav til alle tilbudte produkter (MK) Kravspecifikation tæller således mindstekrav, der går på tværs af produktkategorier i Bilag 4A og miljøkrav rettet mod bestemte produktgrupper 22

23 BILAG 1C - SERVICEYDELSER To løsninger: - Depotaftale med Vedligehold: - Vedligehold af depot indebærer, at Leverandøren skal levere produkter til depotet og foretage udpakning af produkter, lægge produkter på reoler/skuffer/skabe samt fjerne brugt emballage. - Depotaftale med Servicepakke: - Drift af depot (lagerstyring) indebærer, at Leverandøren skal foretage bestilling af produkter til depotet og tilpasning af sortimentet således, at sortimentet til enhver tid svarer til Kundens behov, samt at Leverandøren skal levere og opdatere trykte labels med produktnavn og billede, der viser, hvilke kontorartikler Kunden har i Depotløsningen. - Der gives én pris pr. løsning i Bilag 4A - Mulighed for leje af depotsystem - Leverandøren og kunden sammensætter sortiment, der kun må indbefatte aftaledækkede produkter - Én fast ugentlig leveringsdag på en arbejdsdag 23

24 BILAG 13: PROCEDURE FOR BESTILLING MED UNDERBILAG Tungen lige i munden udover Bilag 13 er der: 13A: Depotaftale med Vedligeholde 13B: Depotaftale med Servicepakke Derudover et depotaftalebilag hørende til hhv. 13A og 13B Samt beskrivelse af serviceydelser i Bilag 1C Depotaftaler indgås separat med de enkelte kunder 24

25 BILAG 4 - PRISER Der købes direkte på Rammeaftalen. Her betaler Kunden den pris, der er fastlagt i Bilag 4A I Leverandørens priser indgår alle omkostninger. Gebyrer for fx leveringer under minimumsgrænse prissættes i Bilag 4A 25

26 BILAG 4A Læs vejledningen grundigt igennem Konsolidér relevant bilag (oftest bilag 1B, men også 1C og 13 med underbilag) Vær opmærksom på, at der løbende lægges ny version op på udbudssiden, såfremt spørgsmål- svar giver anledning til præciseringer i bilaget. Alle efterspurgte produkter og gebyrer for serviceydelser skal prissættes Prisbilaget er opdelt i produkter og gebyrer for serviceydelser, herunder de to depotløsninger. Vær opmærksom på udfyldning af indhold pr. pakke, hvor dette er relevant Alle priser angives i danske kroner (DKK), eksklusiv moms, men inklusiv alle øvrige afgifter og told, jf. Rammeaftalen Såfremt en ydelse er gratis, bedes anført et 0 i cellen. Er en celle ikke udfyldt, betragtes ydelsen dog som værende gratis. Bemærk, at vægtene alene har et evalueringsteknisk formål og således ikke er et udtryk for størrelsen af det faktiske eller forventede forbrug i staten. Tilbudsgivers samlede tilbud fremgår, når alle ydelser er prissat. Kolonnen mulig afvigelse pct. +/- afvigelse i procent tillades for alle angivne mål 26

27 DAGENS VIGTIGE POINTER Kom i gang med tilbuddet i god tid! Læs vejledningsteksterne og gør, som der står. Lad flere personer læse materiale og tilbud igennem. Følg med i ETHICS omkring spørgsmål og svar. Tilbudsgivers tilbud skal alene indeholde et udfyldt prisskema udarbejdet i overensstemmelse med bilag 4A, behørigt udfyldt ESPD samt et følgebrev. Kontrollér, at alle de krævede dokumenter og oplysninger er med i tilbuddet, og at alle nødvendige felter er udfyldt. Kontrollér, at der ikke kan opstå tvivl om opfyldelsen af Mindstekrav (MK). Indsend tilbuddet i god tid, husk tilbudsfristen 9. september 2016 kl

28 28 Tak for i dag!