Fælles APV-indsatser 2016 Lejre Kommune gennemførte den lovpligtige APV undersøgelse af det fysiske og psykiske arbejdsmiljø i oktober og november 2015. Undersøgelsen indeholdt samtidig en opfølgning på måling af den sociale kapital i hele kommunen. Der var i alt 87% af alle medarbejdere, der besvarede undersøgelsen, hvilket er 12% flere end ved APV undersøgelsen i 2012 I nærværende notat beskrives de indsatser, der er behov for at fokusere på i fællesskab som et supplement til og ikke en erstatning for de lokale drøftelser og processer. De lokale rapporter gennemgås og drøftes på personale- og MED-møder og hvor Lokal- og Centerudvalg sætter mål for sygefraværet og beslutter handleplaner vedr. det fysiske arbejdsmiljø og det psykiske arbejde herunder social kapital. Disse processer der er forankret i MED udvalgene skal som udgangspunkt være gennemført inden udgangen af februar. Den lokale forankring af arbejdet med at forbedre arbejdsmiljøet, nedbringe sygefraværet og øge den sociale kapital muliggør, at man lokalt kommer bag om tallene og kan få skabt et fælles forståelse af, hvad der er på spil på den enkelte arbejdsplads. Denne plan skal derfor ses som et supplement til de lokale aftaler om mål og planer. Der kan på baggrund af Totalrapporten for Lejre Kommune samt Analyse af APV peges på 4 fælles APV indsatser for 2016 og frem: 1. Samarbejde på tværs 2. Kerneopgaverne 3. MUS samtaler 4. Arbejdsstillinger Nedenfor beskrives de enkelte APV indsatser i forhold til de fælles indsatser. 1. Samarbejde på tværs APV undersøgelsen vidner om, at vi i ikke er så gode, som vi ønsker at være, til at samarbejde på tværs af organisationen. Der er således kun ca. 1/3 af alle medarbejdere, der oplever, at andre enheder giver dem den nødvendige information, som der er brug for, til at løse arbejdsopgaverne godt. Samarbejde på tværs med udgangspunkt i den fælles borger eller sag/ opgave står centralt i strategigrundlaget for den kommunale organisation. Strategigrundlaget er besluttet af Koncerndirektionen og Hovedudvalget med afsæt i Kommunalbestyrelsens vision for udvikling af Lejre Kommune Vores Sted, og gælder for alle ansatte i Lejre Kommune. I 2016 vil vi fra koncerndirektionens- og ledelsens samt Hovedudvalgets side sikre bred formidling af og dialog om strategigrundlaget og dermed både betydningen af at samarbejde på tværs og forventningen til alle ansatte om at gøre det, jf. nedenstående uddrag af strategigrundlaget. Ingen bør imidlertid vente på det målet om at samarbejde på tværs har været et tema også i Fokus 2014-15; ingen bør vente på at gøre en indsats for at forbedre samarbejdet om fælles opgaver og mål. Uddrag fra strategigrundlaget, princip 1 vi skaber en effektiv og bæredygtig drift Vi bidrager til de fælles mål. Vi forstår og løser egne kerneopgaver med afsæt i vores fælles formål og kerneopgaver. Beskæftigelse og selvforsørgelse er således ikke alene et mål for Jobcenteret, men ét vi alle skal bidrage til, ligesom børns læring og trivsel ikke
alene er et anliggende for dagtilbud og skoler. Vi er del af en samlet organisation, vi arbejder efter fælles mål og vi er gode ambassadører for Lejre Kommune og for hinanden. Vi prioriterer ressourcerne. Vi vurderer løbende, hvordan vi kan skabe bedre effekt af vores opgaveløsning - for borgerne eller for vores interne samarbejdspartnere. Bl.a. ved at kigge kritisk på arbejdsgangene, og på den måde vi kommunikerer og samarbejder på. Vi undersøger også hvad andre kommuner eller samarbejdspartnere gør for at lære af det. Vi deler med vores kolleger. Vi deler viden, synspunkter og lokaler m.v. med kolleger i andre dele af organisationen. Men vi er især fælles om de borgere og virksomheder, som har brug for service fra mere end ét team eller fagcenter. Borgere, virksomheder og andre samarbejdspartnere skal opleve en professionel service. Uddrag fra strategigrundlaget, princip 2, Vi er tillidsfulde og retfærdige Vi kender hinanden. Vi gør en indsats for at kende de kolleger, vi samarbejder med i andre dele af organisationen, og for at borgerne og virksomhederne kender os. Vi vil være en organisation med ansigt på. Vi er ærlige. Vi lytter til hinanden og siger tingene, som vi oplever de er - ud fra hver vores perspektiv og faglige viden. Vi tager hellere en konflikt end at brænde inde, men går altid efter bolden og vi taler med dem, det vedrører, ikke om dem. Vi er åbne og skaber gennemsigtighed. Vores afgørelser har betydning for andre menneskers liv og virksomheders fremtid; vi forvalter borgernes penge. Derfor er vi ekstra opmærksomme på at være åbne, skabe gennemsigtighed og på at holde det vi lover. Vi tager ansvar. Hver enkelt af os har et ansvar - for egne præstationer og for det større fællesskab, vi er en del af. Vi tager ansvar for helheden og samarbejder med hinanden og borgerne om at løse kerneopgaverne for færrest mulige ressourcer samlet set. Vi giver ikke slip på en opgave før vi er sikre på, at en anden har grebet det, Hovedudvalget vil forberede en ny social kapital måling til gennemførelse primo 2017. Målet er, at 2/3 af medarbejderne i denne måling oplever, at de får den fornødne information fra andre enheder i forhold til at løse arbejdsopgaverne godt. 2. Kerneopgaverne Vi har i 2014 og 2015 arbejdet med at udvikle den sociale kapital på alle arbejdspladser, forstået som evnen til at samarbejde om kerneopgaven på en måde der skaber tillid og en oplevelse af retfærdighed. Ved en kerneopgave forstås den værdi, kommunen skaber for og sammen med borgerne og virksomhederne, jf. strategigrundlaget. I APV undersøgelsen svarer 95% af alle ansatte, at de har en god forståelse af hvad der er kerneopgaven. I 2016 og frem er det målet at skabe en dybere, fælles forståelse af kerneopgaverne og formålet med dem. Koncerndirektionen har på mødet i Samarbejdsforum formidlet sit forslag til fem kerneopgaver og dette vil danne afsæt for det videre arbejde: 1. Læring og Trivsel. Formålet med kerneopgaven er, at hver enkelt barn trives og lærer så meget, som hun eller han kan og samtidig udvikler lysten og evnen til at deltage i fællesskaber og lære nyt. Det er grundlaget for senere at gennemføre en ungdomsuddannelse. 2. Uddannelse og beskæftigelse: Formålet med kerneopgaven er at hjælpe hver enkelt af de borgere, som i dag står uden uddannelse eller job med at få en uddannelse eller komme i beskæftigelse. Det et er grundlaget for at kunne forsørge sig selv. 3. Målrettet støtte: Formålet med kerneopgaven er at hjælpe den borger, som varigt eller midlertidigt har behov for målrettet hjælp. Det er grundlaget for at kunne klare sig selv bedst muligt i hverdagen og/eller for at komme tilbage på arbejde efter en sygdom eller ulykke.
4. Fællesskaber, kultur og fritid. Formålet med kerneopgaven er at udvikle de 49 landsbyer og lokalsamfund til endnu bedre levesteder og gennem nære kultur- og fritidstilbud at støtte op om engagerende fællesskaber for alle. Gode sociale relationer er grundlaget for et godt og sundt liv. 5. Bæredygtighed vækst: Formålet med kerneopgaven er at udvikle grundlaget for bosætning og erhvervsudvikling på en bæredygtig måde, hvor alle tager et medansvar for kommunens ressourcer og realkapital (natur, miljø, klima, kulturarv, ejendomme og veje m.v.). Det er grundlaget for fremtidens bæredygtige lokalsamfund. I løbet af 2016 vil vi bl.a. i forbindelse med at vi drøfter strategigrundlaget og som en integrereret del af budgetproces 2017-20 - kvalificere forståelsen af kerneopgaverne. Målet er at tydeliggøre de forudsætninger, der skal være til stede for at kerneopgaverne skaber den bevægelse for borgerne/den udvikling, som er selve formålet md kerneopgaverne jf. ad 1-5 ovenfor, og de aktiviteter der er nødvendige for at sikre forudsætningerne; hverken flere eller færre: Kerneopgaver Forudsætninger Aktiviteter Der vil komme mere information om hvordan vi arbejder med dette i 2016. Som et led i indsatsområdet vil vi også arbejde med medarbejdernes oplevelse af tid til at løse kerneopgaverne. APV undersøgelsen viser således, at mange (39%) oplever, at de ikke har tilstrækkelig tid til at løse deres opgaver. Det vil vi bl.a. gøre ved at fortsætte og udbygge arbejdet med at optimere IT driften. Over halvdelen (56%) af alle ansatte oplever nemlig, at IT giver spildtid i forhold til at løse kerneopgaverne. Ved næste APV måling er det målet, at betydeligt færre oplever, at de sjældent oplever spildtid som følge af manglende funktionalitet og systemnedbrud på IT og/eller tekniske hjælpemidler. Målet om at flere medarbejdere skal opleve, at de har tid til kerneopgaven har også en sammenhæng til målet om at nedbringe sygefraværet. På arbejdspladser med et højt nærvær et lavt sygefravær - oplever medarbejderne nemlig generelt at de har mere tid til kerneopgaven. 3. MUS samtaler og udviklingsplaner Ifølge APV undersøgelsen har lidt over halvdelen af alle ansatte haft en MUS samtale inden for de sidste 12 måneder og lidt under halvdelen oplyser, at de har en skriftlig udviklingsplan. Formålet med MUS samtaler er at understøtte hver enkelt medarbejders faglige og personlige udvikling og trivsel, og derigennem organisationens udvikling. Forudsætningen for at indfri formålet med MUS samtaler er, at der
finder samtaler sted - og at de af medarbejder og leder opleves som værdifulde samtaler, der bidrager til formålet. I 2016 skal alle ansatte have en MUS samtale. I 2. halvår ajourføres hjælpeværktøjerne med afsæt i bl.a. strategigrundlaget og med det klare mål at støtte op om at vi holder værdifulde MUS samtaler i Lejre Kommune, altså samtaler der tilfører værdi både til den enkelte medarbejder og til organisationen, jf. strategigrundlagets formål og 5 principper. 4. Arbejdsstillinger APV undersøgelsen viste, at næsten en fjerdedel (24%) ikke oplever, at de er instrueret i gode arbejdsstillinger (sidde, stå, løfte og bære). Derfor vil Hovedudvalget supplere de lokale indsatser med et målrettet uddannelsestilbud. På de arbejdspladser, hvor APV undersøgelsen viste et behov for at forbedre det ergonomiske arbejdsmiljø, vælges en af arbejdsmiljørepræsentanterne, som får et særligt ansvar for området. Repræsentanten har til opgave at hjælpe kollegerne med hensigtsmæssige arbejdsstillinger og teknikker, samt give input til god indretning og indstilling af arbejdsredskaber, hjælpemidler, kontorinventar mv. Repræsentanten vil ligeledes kunne have en opgave ifm. den lokale introduktion af nye medarbejdere. Arbejdsmiljørepræsentanterne vil få tilbudt en 1-dags uddannelse i ergonomisk arbejdsmiljø, hvor der introduceres til lovgivningen på området, opmærksomhedspunkter ift. krop, bevægelse og variation i arbejdet, samt praktisk gennemgang af de arbejdsområder og opgaver, som deltagerne repræsenterer. Det kan f.eks. være, hvordan man indstiller den gode kontorarbejdsplads, løfteteknikker ift. børn, håndtering af arbejdsredskaber mv. Forventet deltagerantal vil være omkring 20-25. Uddannelse skal varetages af en ekstern ergonomisk konsulent / arbejdsmiljørådgiver (fysioterapeut). Uddannelsen kan være en del af den supplerende arbejdsmiljøuddannelse. Uddannelsen dækker ikke forflytningsområdet. Hvad betyder det Mikkel? Målet er, at der ved næste APV undersøgelse er over 90% som oplever, at de er instrueret i gode arbejdsstillinger. På den årlige arbejdsmiljødag gør arbejdsmiljørepræsentanterne også status på indsatsen. Aktivitetsplan Fælles APV-indsatser 2016-17 Herunder ses den fælles aktivitetsplanen for de fire, tværgående indsatsområder samt mål/indikatorer for målopfyldelse. Hovedudvalget har besluttet, at næste måling af social kapital gennemføres i begyndelsen af 2017. Handling Deadline Tovholder Mål, indikator Samarbejde på tværs 1. Formidling af - og dialog om strategigrundlaget med særligt fokus på betydningen af at samarbejde på tværs og Løbende. Ledere i organisationen. Koncerndirektion. Målet er, at 2/3 af medarbejderne i denne måling oplever, at de får den fornødne information fra andre enheder i forhold til at løse arbejdsopgaverne godt.
forventningen til alle ansatte om at gøre det. 2. Tværgående trivsel- og sundhedsaktiviteter via Lejre Firmamotion Kerneopgaverne Kvalificering af forståelsen af de kerneopgaver, vi er fælles om at løse sammen med borgere, bestyrelser, foreninger, erhvervsliv m.fl. Jun.-dec. 16 Arbejdsgruppe under Hovedudvalget, Lejre Firmamotion Planen for det videre arbejde udarbejdes som en del af budgetproces 2017-20 Koncern- Direktionen. Et stærkere, fælles fokus på kerneopgaverne og forståelse for hvordan vi selv og vores samarbejdspartnere bidrager til formålet med hver af kerneopgaverne. En langsigtet strategi for at vi fastholder eller skabe mere/bedre velfærd for de samme eller for færre penge. Ved næste APV måling skal betydeligt færre medarbejdere opleve, at IT giver spildtid i forhold til at løse kerneopgaverne. MUS-samtaler og herunder udviklingsplaner - Hjælpeværktøjer ajourføres - MUS-samtaler gennemføres aug.-sep. 16 2016 Personale og Arbejdsgiver Personaleledere Målet er at alle ansatte har været til MUS samtale i 2016. (spørgsmål medtages i social kapital måling 2017) Arbejdsstillinger - Sidde, stå, løfte og bære - Uddannelse for AMR i ergonomisk arbejdsmiljø (lovgivning, opmærksomhed på krop, bevægelse, variation, gennemgang af arbejdsopgaver som AMR) - Status og opfølgning på indsatsen ved AMG-møde 2. halvår 2016 3. nov. 16 Personale og Arbejdsgiver AM-gruppe i Hovedudvalget Målet er at 90 % vurderer, at de er instrueret i gode arbejdsstillinger (spørgsmål medtages i social kapital måling 2017). I en periode på tre år ses et fald i anmeldelse af erhvervssygdomme.