Gør tanke til handling VIA University College Møde i bestyrelsen for VIA University College (2014-05) Mødested Campus Horsens, VBI-Park, Chr. M. Østergaards Vej 4A, 8700 Horsens, Lokale 6.01 NB: Der er fri parkering efter kl. 12. Hvis man ankommer før kl. 12, skal man have en P-tilladelse. Link til P- info Mødetidspunkt Fredag den 12. september 2014, kl. 12.30-15.30 NB: Frokost serveres under mødet. Deltagere Peter Sørensen, Jørgen Nørby, Poul Erik Christensen, Sandra Ileby Andersen, Rasmus Kammer Bach Skovsgaard, Jens Eistrup, Keld Bach Nielsen, Peter Stampe, Morten Ballisager, Thor Jensen, Bente Alkærsig Rasmussen, Lars Goldschmidt, Ingelis Sander. Rektor Harald Mikkelsen, professionshøjskoledirektør Asbjørn Christensen, prorektor Peter Friese, sekretariatschef Anders Leth Jensen, kommunikationschef Lisbeth Katborg Bjerre Gæster Afbud Berit Eika Dagsorden INDKALDELSE Mødeleder: Peter Sørensen (formand) Referent: Elvir Maleskic Dato: 05-09-2014 J.nr.: U0002-7-03-4-14 Ref.:EM 1/12 NB: Mødet indledes med rundvisning ved Konstantin Lassithiotakis 1. Godkendelse af dagsorden 2. af bestyrelsesmødet den 16. juni 2014 (bilag) 3. Selvsupplering af bestyrelsen (bilag eftersendes) 4. Udviklingskontrakt 2015-17, rammer og status for arbejdet (fire bilag) 5. LUKKET PUNKT 6. Økonomi (fem bilag) a Opfølgning på Årsrapport 2013 b Regnskab for det første halvår 2014 b Orientering om Finanslovsforslag 2015 og Budget 2015 7. Tilbygning på Campus Aarhus N 8. Nedsættelse af studieråd (bilag) 9. Opløsning af Opløsning af TEKO-CENTER DANMARKS FOND (to bilag)
10. Salg og overdragelse af grunde i Ranum (bilag) 2/11 11. Program for bestyrelsesinternat 30-31. oktober 2014 () Orienteringssager 12. Orientering om optagstal pr. 30. juli 2014 () 13. Orientering om strategiprocessen () 14. Orientering om aktuelle ejendomssager () 15. Eventuelt
Kommenteret dagsorden: 3/11 Punkt 1 Godkendelse af dagsordenen Peter Sørensen U0002-7-03-4-14 Nej Under dette punkt er der mulighed for at kommentere dagsordenen og eventuelt stille forslag til behandling af punkter, som ikke er medtaget på nærværende dagsorden. 1. Bestyrelsen godkender dagsordenen. Punkt 2 af bestyrelsesmødet den 16. juni 2014 Peter Sørensen U0002-7-03-3-14 02 af bestyrelsesmødet den 16. juni 2014 et har været i høring i perioden fra den 24. juni til den 1. juli 2014. Jens Eistrup har i høringsperioden gjort opmærksom på, at én af hans bemærkninger under punkt 3 ikke er kommet med i referatet. Jens Eistrup vil gerne have indføjet, at han under punkt 3 har sagt, at bestyrelsen med dens kommende selvsupplerende medlemmer bliver en bestyrelse, hvor erhvervsperspektivet står meget stærkt, og at det med den sammensætning vil påhvile bestyrelsen at huske på at VIA's grunduddannelser skal tjene samfundets langsigtede interesser, herunder at danne og uddanne unge mennesker til at løse problemstillinger, vi eller andre ikke kan se endnu. Denne formulering er tilføjet til det vedlagte referat. 1. Bestyrelsen godkender det justerede referat og herefter undertegner referatet.
Punkt 3 Selvsupplering af bestyrelsen 4/11 Sagsansvarlig Peter Sørensen: U0002-7-03-11-13 03 notat med indstilling (NB: eftersendes) Bestyrelsen skal tage stilling til den sidste selvsupplerende plads. På bestyrelsesmødet den 16. juni 2014 var bestyrelsen enige om, at den sidste selvsupplerende plads skal besættes af en person med viden om professionshøjskolesektoren fra et af de nordiske lande. På mødet blev bestyrelsen præsenteret for en oversigt over mulige kandidater til posten, som er indsamlet via en intern høring i organisationen. Bestyrelsen bad rektoratet om at arbejde videre med sagen med henblik på, at bestyrelsen på det nærværende bestyrelsesmøde kan tage endelig stilling i sagen. Rektoratet har nu foretaget nogle yderligere undersøgelser, og på den baggrund er der udarbejdet en indstilling til bestyrelsen. Bemærk, at bilaget vil blive eftersendt. 1. Bestyrelsen udpeger det sidste selvsupplerende bestyrelsesmedlem jf. indstillingen. Punkt 4 Udviklingskontrakt 2015-17, rammer og status for arbejdet Harald Mikkelsen U001-7-02-4-14 04a hvad er en udviklingskontrakt 04b ministerudmelding 04c tidsplan 04d udviklingskontrakt 2015-17 - udkast til målepunkter (NB: eftersendes) I henhold til den vedlagte tidsplan vil rektor Harald Mikkelsen give en orientering om de overordnede rammer for Udviklingskontrakt 2015-17 og status for arbejdet med indikatorer og mål. Udkast til målepunkter i den kommende kontrakt er vedlagt som bilag. Kontrakten kommer både til at indeholde målepunkter, som er fælles for sektoren, og selvvalgte målepunkter for VIA. Målepunkterne skal
afspejle de væsentligste udfordringer for VIA set i forhold til ministerudmeldingen. 5/11 Eftersom der er tale om en meget presset proces og VIA efter planen skal indsende første udkast til udviklingskontrakt den 23. september, bedes bestyrelsen bemyndige forretningsudvalget til på bestyrelsens vegne at godkende forhandlingsudkastet inden afsendelse til ministeriet. Sagen vil også blive forelagt for bestyrelsen på de kommende møder: 30. oktober: orientering om status for processen og eventuel drøftelse af tilbagemeldinger fra ministeriet 7. december endelig godkendelse 1. bestyrelsen drøfter sagen 2. bestyrelsen bemyndiger forretningsudvalget til på bestyrelsens vegne at godkende forhandlingsudkastet inden afsendelse til ministeriet Punkt 5 LUKKET PUNKT Punkt 6 Økonomi Asbjørn Christensen U0001-8-06-3-13, U0034-8-02-2-14, U0034-8- 02-1-14 : 06a svarbrev til Styrelsen for VU vedr. årsrapport 2013 06b Notat vedr. halvårsregnskab 06c brev fra Sofie Carsten Nielsen til professionshøjskolernes bestyrelsesformænd vedr. finanslovforslaget for 2015 06d Budgetmanual 2015 06e PP-oplæg vedr. Finanslovsforslag 2015 og halvårsregnskabet 2014 6a Opfølgning på Årsrapport 2013 I brev af 4. juli 2014 fra Styrelsen for Videregående Uddannelser vedrørende VIAs årsrapport 2013 har Styrelsen anmodet VIA om en redegørelse for en række forhold med svarfrist den 29. august. Bestyrelsen er den 8. juli pr. e-mail blevet orienteret om brevet fra styrelsen, og at VIAs koncernøkonomichef vil udarbejde et udkast til
svarbrev, og at forretningsudvalget på grund af den korte frist vil godkende svarbrevet inden afsendelsen. Til bestyrelsens orientering vedlægges svarbrevet, jf. bilag 06a, som forretningsudvalget har godkendt, og som er afsendt til ministeriet. 1. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 6/11 6b Regnskab for det første halvår 2014 Som led i bestyrelsens opfølgning på økonomien er der udarbejdet et Regnskab for det første halvår 2014. Regnskabet viser, at forventningen til året 2014 er et overskud på 11 mio. kr. jf. bilag. Professionshøjskoledirektør Asbjørn Christensen vil på mødet uddybende orientere om bilagsmaterialet. 1. Bestyrelsen drøfter halvårsregnskabet og i øvrigt tager orienteringen til efterretning. 6c Orientering om Finanslovsforslag 2015 og Budget 2015 Rektor Harald Mikkelsen og Professionshøjskoledirektør Asbjørn Christensen vil på mødet med afsæt i bilagene orientere om finanslovsforslagets konsekvenser for VIAs økonomi i de kommende år og give status på budgetprocessen 2015. 1. Bestyrelsen drøfter finanslovsforslaget og i øvrigt tager orienteringen til efterretning. Punkt 7 Tilbygning på Campus Aarhus N Asbjørn Christensen U0001-8-11-8-13 Nej Som led i færdiggørelsen af den samlede bygningsmæssige løsning for VIAs aktiviteter i Aarhus, skal bestyrelsen tage stilling til et forslag om udvidelse af Campus Aarhus N. På bestyrelsesmødet den 12. september 2013 besluttede bestyrelsen, at VIA skulle udnytte optionen på yderligere 5.000 m2 byggeret i tilknytning til det igangværende campusbyggeri på Ceres-grunden i Aarhus C. I den sammenhæng besluttede man også, at ledelsen med inddragelse af medarbejderne skulle igangsætte en proces med henblik på flytning af rektoratet og fællesfunktionerne fra Skejbyvej 1, Risskov til Campus Aarhus N.
Processen og analysearbejdet, der har pågået i 2013 og 2014, har vist, at flytningen af rektoratet og fællesfunktionerne fra Skejbyvej 1 til Campus N, herunder også samflytningen af direktionen, vil påkræve en udvidelse af bygningskapaciteten på Campus Aarhus N. 7/11 Analysearbejdet har også vist, at den mest optimale løsning i den sammenhæng vil være en tilbygning på ca. 2450 m2. Ledelsen foreslår på den baggrund, at der nu igangsættes et byggeprojekt med henblik på at etablere en tilbygning på Campus Aarhus N, der kan huse de nævnte funktioner, og at byggeprojektet gennemføres inden for den økonomiske ramme, der svarer til udgifterne til det nuværende lejemål på Skejbyvej 1 i Risskov. På bestyrelsesmødet vil professionshøjskoledirektør Asbjørn Christensen fremkomme med en uddybende redegørelse af økonomien, herunder finansieringen af byggeprojektet. 1. Bestyrelsen godkender, at der nu igangsættes et byggeprojekt med henblik på at etablere en tilbygning på Campus Aarhus N, og at projektet kan gennemføres inden for den økonomiske ramme, der svarer til udgifterne til det nuværende lejemål på Skejbyvej 1. Punkt 8 Nedsættelse af studieråd Harald Mikkelsen U0001-7-04-5-14 08 notat med en indstilling samt en kort beskrivelse af studerådenes formål og opgaver Bestyrelse skal tage stilling til oprettelse af studieråd I henhold til 13, stk. 2 i Lov om professionshøjskoler for videregående uddannelser kan en professionshøjskoles bestyrelse vælge at nedsætte interne studieråd. I denne sammenhæng er VIAs højskoler blevet anmodet om at pege på de studieråd, der ønskes nedsat. På baggrund af tilbagemeldingerne fra højskoler og de lokale uddannelsesmiljøer indstilles det, at bestyrelsen nedsætter følgende studieråd i VIA: Studieråd ved Psykomotorikuddannelsen i Randers Studieråd ved læreruddannelsen i Nørre Nissum Studieråd ved læreruddannelsen i Silkeborg Studieråd ved læreruddannelsen i Skive Studieråd ved læreruddannelsen i Århus Studieråd ved pædagoguddannelsen i Horsens Studieråd ved pædagoguddannelsen i Holstebro Studieråd ved pædagoguddannelsen i Ikast
Studieråd ved pædagoguddannelsen i Thisted Studieråd ved pædagoguddannelsen i Viborg Studieråd ved pædagoguddannelsen i Randers Studieråd ved pædagoguddannelsen Aarhus og Grenå 8/11 2. Bestyrelsen tiltræder notatet og nedsætter de ovennævnte tolv studieråd. Punkt 9 Opløsning af TEKO-CENTER DANMARKS FOND Harald Mikkelsen U0403-4-03-3-14 09a Fundats for TEKO-CENTER DANMARKS FOND 09b brev fra Civilstyrelsen af 15. august 2014 TEKO-CENTER DANMARKS FOND har gennem fondens levetid finansieret støtte til TEKOs aktiviteter samt studerendes studieophold og videreuddannelse jf. fundatsens 2. Imidlertid betyder kravene om anbringelse af fondens midler en meget ringe forretning og udgifter blandt andet til revision gør indhug i fondens renteindtægter, som går til uddeling jf. 4. Samtidig indeholder fundatsen i erne 8 og 14 bestemmelser, som medfører, at fonden skal opløses på baggrund af TEKOs optagelse i VIA fra 1. januar 2009. Af 8 fremgår det, at bestyrelsen for fonden er lig med bestyrelsen for TEKO-CENTER DANMARK. Denne bestyrelse har ikke eksisteret siden 2009 og Advisory Board har i forhold til fonden fungeret som en bestyrelse. 14 siger direkte, at fonden skal opløses, når TEKO-CENTER DANMARK ophører som selvstændig institution og midlerne anvendes til løsning af opgaver der tjener til fremme af textil-, trikotage og konfektionsindustriens interesser. Når sagen først forelægges bestyrelsen nu skyldes det hovedsageligt, at det har krævet en stor indsats at overbevise Civilstyrelsen om, at TEKO-CENTER DANMARK er ophørt som en selvstændig institution. I første omgang afslog Civilstyrelsen med begrundelsen, at man ikke fandt, at TEKO-CENTER DANMARK var ophørt som selvstændig institution. Nu forelægger der så en ny afgørelse fra Civilstyrelsen jf. bilag 09b - som giver mulighed for opløsning af fonden. Som det vil fremgå, skal Civilstyrelsen have besked, når der er disponeret over fondens midler, da det skal påses, at midlerne anvendes til det, som er bestemt i 14. Der er på nuværende tidspunkt ikke taget stilling til, hvordan midlerne skal anvendes. Bestyrelsen vil senere blive orienteret om anvendelsen af midlerne i lighed med Civilstyrelsen.
Økonomi Fondskapitalen udgør pr. 2. september kr. 2.709.437,27. Kapitalen består af: Værdipapirdepot: 2.148.164,05 (kursværdi pr. 2.9.) Indestående i Handelsbanken: kr. 557.273,24 Aktier i Herning Messecenter: kr. 4.000 9/11 1. Bestyrelsen tiltræder at TEKO-CENTER DANMARKS FOND opløses og at midlerne fra fonden anvendes som anført i fundatsens 14 Punkt 10 Salg og overdragelse af grunde i Ranum Asbjørn Christensen U0131-8-11-12-09 10 Notat VIA ejer to ubebyggede grunde i Ranum, og da VIA ikke længere har aktiviteter i Ranum foreslås det, at den ene grund overdrages til Ranum Efterskole uden beregning, og at den anden grund sælges gennem et offentligt udbud til højest bydende. Der er udarbejdet et notat, jf. bilag 10, med en uddybende beskrivelse af indstillingerne og baggrunden for det. 1. Bestyrelsen tiltræder indstillingerne jf. notatet. Punkt 11 Program for bestyrelsesinternat 30-31. oktober 2014 Peter Sørensen 11 udkast til program Der er udarbejdet et forslag til program for bestyrelsens internat 30-31. oktober 2014.
1. Bestyrelsen kommenterer programmet. 10/11 Orienteringssager Punkt 12 Orientering om optagstal pr. 30. juli 2014 Harald Mikkelsen U0026-1-06-3-14 12a Optagelsestal og antal studiepladser for VIA 2014 12b Udvikling i optag fra 2008-2014 En oversigt over optagstal er vedlagt til bestyrelsens orientering. Oversigten viser, at institutionen pr. 30. juli 2014 forventede at optage 5680 studerende. Som ved tidligere år forventes det, at uddannelser med ledige pladser får et vist efteroptag. Der er derudover til orientering vedlagt et samlet overblik af udviklingen i sommerens optag fra 2008 til 2014. 1. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Punkt 13 Orientering om strategiprocessen Harald Mikkelsen 7-02-4-14 13 notat Der er til bestyrelsens orientering udarbejdet en kort beskrivelse af strategiprocessen i 2015.
1. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 11/11 Punkt 14 Orientering om aktuelle ejendomssager Asbjørn Christensen, Peter Friese 14 notat vedr. Campus Aarhus C Professionshøjskoledirektør Asbjørn Christensen vil orientere om aktuelle ejedomssager. Peter Friese orienterer om Campus Aarhus C projektet. 1. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Punkt 15 Eventuelt