Møde den: 13/1 2015 Lokale 313, bygning 1443 / Emdrup A204 Videolink LAMU Dagsorden Deltagere: Steen Weisner (SW), Signe Hvid Maribo (SHM), Martha Vogdrup Berdiin (MVB), Lars Mitens (LMI), Aino Lea Winther-Pedersen, næstformand (AWP), Anders Thøgersen Thise (ATT), Birgitte Adams (BA), Candy Joan Clifforth (CJC), Ingor Haugaard Skov (HIS), Ole Jensen, formand (OJ). 1. Godkendelse af dagsorden 1.1. Kommentarer til referat fra sidste møde d.15. december 2014 1.2. Opfølgning på udestående Dato: 6. januar 2015 Side 1/2 2. Model for fremtidig organisering 2.1. Kommentarer til AU-ledelsens indstilling vedrørende Justering af AU s samarbejdsudvalgsstruktur og arbejdsmiljøorganisation, som skal afleveres senest d. 15. januar. Fremsendt i mail d. 16. januar (se bilag 2.1.). 2.2. Drøftelse af muligheder for arbejdsmiljøorganisationen i ACA se vedlagte sagsfremstilling Model for fremtidig organisering af arbejdsmiljøorganisation i ACA (bilag 2.2.1) samt bilag 2.2.2. 3. Evalueringsproces af AU s samarbejdsstruktur 3.1. Jf. planen for høringsprocessen, se: http://medarbejdere.au.dk/#news- 4185, vil ASU/AMU inddrage LSU/LAMU for ACA i løbet af processen. Vi bør derfor drøfte, om vi som LAMU har bidrag til høringen. Et forslag vi kunne indgive er, at der arbejdes på at sammenlægge de to parallelle strukturer, så samarbejds- hhv. arbejdsudvalgsstrukturen smeltes sammen i en struktur, som det er gjort i andre organisationer. Motivet skal ses som en effektivisering for at reducere overlap og parallelle strukturer. 4. Arbejdstilsynets vejledning 4.1. Vejledning vedlagt som bilag evt. drøftelse af vejledningen 4.2. Oplæg til drøftelse: AT s vejledning indarbejdes i håndteringen af handlingsplanerne for den psykiske AVP, som der skal tages hånd om i den kommende tid. Her vil det blive ledernes og Arbejdsmiljøgruppernes opgave at vise, at vejledningen efterleves. ARTS Bygningsservice Aarhus Universitet Tåsingegade 3 8000 Aarhus C Tlf.: 87152274 Fax: 87150201 E-mail: tek@au.dk www.au.dk
5. Næste møde Side 2/2 6. Eventuelt
Dato: 7. januar 2015 Side 1/1 Sagsfremstilling Mødedato: 13/1-2015 Møde: Møde i ACA LAMU Punktejer: Ole Jensen Gæst: - Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Meddelelsespunkt (sæt kryds) Lukket punkt (sæt kryds) x Emne Model for fremtidig organisering af arbejdsmiljøorganisation i ACA Resumé Indstilling Det indstilles at: Der etableres to AMG er - ArbejdsMiljøGrupper - en i Emdrup og en i Aarhus. Grupperne bemandes med en lederrepræsentant udpeget af Administrationschefen og 1-2 medarbejderrepræsentanter valgt blandt medarbejderne i Emdrup hhv. Aarhus. Det skal ved valget sikres en bred repræsentation, således hele organisationen er repræsenteret både administrative og tekniske medarbejdere. Der etableres et LAMU for ACA sammensat med de valgte medarbejderrepræsentanter fra de to AMG er og 2-3 lederrepræsentanter udpeget af Administrationschefen. Sagsfremstilling Sagsbehandler LMI Involvering - Tidsfrist Skal være afklaret i løbet af januar for at valg kan finde sted i løbet af februar og organisationen kan være aktiv fra 1. marts 2015. Bilag -
Bilag 1: Vejledning om at nedbringe stor arbejdsmængde og tidspres Virksomhed Aarhus Universitet, Nordre Ringgade 1, 8000 Aarhus C Vejledning Arbejdstilsynet har været på besøg på Århus Universitet, Emdrup, på et risikobaseret tilsyn. På besøget blev stor arbejdsmængde og tidspres drøftet. Arbejdstilsynet ønsker i denne sammenhæng, at vejlede Århus Universitet, Emdrup om forebyggelse af denne risikofaktor. Der gøres opmærksom på, at vejledningen er generel. Stor arbejdsmængde og tidspres viser sig fx ved, at der er meget overarbejde uden mulighed for løbende at afspadsere, at det er svært at få tid til at holde pauser, samt at medarbejderne ofte arbejder i højt tempo under tidspres. Stor arbejdsmængde og tidspres kan bl.a. medføre stress og udbrændthed. Stress er ikke en sygdom i sig selv, men langvarig stress har ofte alvorlige konsekvenser for den enkeltes helbred, livskvalitet og arbejdspræstationer. Stor arbejdsmængde og tidspres kan især være en belastning, hvis medarbejderne har ringe indflydelse og mangler social støtte i arbejdet. Her finder I problemerne : Vær opmærksom på: Om der er enkelte medarbejdere, som er mere belastede end andre. Om der er medarbejdere, der skal udføre mange forskellige opgaver på samme tid. Om der er medarbejdere der har mange deadlines samtidig eller om de har mange deadlines med kort frist. Om der er medarbejdere, der ikke har de fornødne personlige, faglige, sociale eller teknologiske ressourcer til at løse deres opgaver. Om der er uklare eller modstridende krav i arbejdet. Det er f.eks. tilfældet, hvis der ikke er overensstemmelse mellem den tid, som medarbejderen har til opgaven og det, som der forventes. For eksempel en medarbejder, der ikke har tilstrækkelig tid til at udføre en opgave tilfredsstillende indenfor den fastlagte tidsnorm. Om der er medarbejdere, der både skal udføre planlagte og uforudsete opgaver. Om der er medarbejdere, der konstant må arbejde hurtigt og/ eller med komplekse problemstillinger. Om der er medarbejdere, der har lav indflydelse på deres arbejde og de rammer, det er tilrettelagt under. Sådan arbejder I med at løse problemerne: For at skabe et godt psykisk arbejdsmiljø er det afgørende: At I fokuserer på de forhold, der kan ændres At arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø er en integreret del af den daglige arbejdsgang At I er opmærksomme på konsekvenserne for det psykiske arbejdsmiljø ved væsentlige ændringer, f.eks. ændringer i arbejdsopgaver og organisering af arbejdet At I har et tæt samarbejde mellem ledelse og medarbejdere, f.eks. i arbejdsmiljø- og samarbejdsorganisationen At I også er opmærksomme på forhold, der bidrager positivt til det psykiske arbejdsmiljø, fordi det giver energi til arbejdet og gør det muligt at bevare de positive forhold.
Foranstaltninger Arbejdspladsen - ledelsen og medarbejdere - bør spille en aktiv rolle i forhold til at forebygge belastninger forbundet med stor arbejdsmængde og tidspres. Organisering og planlægning af arbejdet med det formål at skabe bedre balance mellem de krav, medarbejderen stilles overfor, og de ressourcer der er til rådighed, er afgørende. Dette kan f.eks. ske ved: At ledelsen formulerer klare og realistiske krav til medarbejderens indsats. At der foregår en løbende afstemning af gensidige forventninger på arbejdspladsen, således at ansatte ikke overbelastes. Eksempelvis, kan nogle ansatte være bedre til at sige fra end andre. At sikre en hensigtsmæssig tilrettelæggelse af arbejdet med realistiske målsætninger og tidsrammer. At man sikrer sig, at ledelsen giver støtte og opbakning til udførelse af arbejdet, samt løbende feedback om arbejdet. At der, mellem ledelse og ansatte, skabes en afklaring af, hvilke opgaver, man kan/skal udføre, i hvilken kvalitet og inden for hvilken tidsramme dette skal kunne gøres. Ligeledes kan det anbefales, at ledelse og ansatte jævnligt følger op på opgavemængden for at sikre, at de ansatte ikke belastes af stor arbejdsmængde over længere tid. At medarbejdernes faglige og personlige evner udvikles gennem uddannelse/efteruddannelse og gode samarbejdsrelationer. At sørge for at medarbejderne både kan udføre det planlagte arbejde og de uforudsete opgaver på en forsvarlig måde uden at stille krav, der er modsætningsfyldte. At understøtte og sikre at der er balance mellem arbejds- og privatliv og at de ansatte har mulighed for at restituere i fritiden og i ferier. Desuden kan det anbefales, at der bruges tid på at drøfte, hvordan ansatte oplever stressfaktorers betydning for trivsel og udvikling, samt hvilke faktorer, der fungerer som positive stødpuder mod stressen. Ligeledes er det vigtigt, at meget travle arbejdsperioder afløses af mindre travle perioder, således at medarbejderne har mulighed for at restituere ovenpå intense perioder med høj belastning. For yderligere vejledning henvises til følgende materiale: Kortlægning af psykisk arbejdsmiljø. At-vejledning nr. D.4.1. Håndbog om psykisk arbejdsmiljø Publikationen Stress arbejdsbetinget stress, april 2006 http://arbejdstilsynet.dk/da/arbejdspladsvurdering/arbejdsmiljovejvisere/2009-17- kontor.aspx Materialet kan hentes fra Arbejdstilsynets hjemmeside: www.at.dk, hvor der også kan findes yderligere nyttige links. Til Arbejdstilsynets brug P-nr. 1017164038 - Vores sag: 20140078679/4/Vejledning
Aarhus Universitet Nordre Ringgade 1 8000 Aarhus C Vejledning Som vi oplyste ved tilsynsbesøget den 2. december 2014 hos Aarhus Universitet, Emdrup, Tuborgvej 164, 2400 København NV, hvor vi talte med leder Susie Pedersen, institutleder Claus Holm, sekretariatsleder Mette Mejlvang, amr Candy Clifford, udviklingskonsulent Karina Krogsdal-Wogensen og amr Anders Thise, vil Arbejdstilsynet gerne vejlede om: at nedbringe stor arbejdsmængde og tidspres (se bilag 1). Tilsynscenter Øst Postboks 1228 0900 København C Tlf. 70121288 Fax 70121289 at@at.dk www.at.dk CVR-nr. 21481815 15. december 2014 Vores sag 20140078679/3 Vores ref. Anne Mette Rasmussen CVR-nr.31119103 Vi gør opmærksom på, at der er tale om en vejledning og ikke om en afgørelse. Husk, at de ansatte bør orienteres Alle berørte arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentanter i virksomheden bør orienteres om den. Venlig hilsen Anne Mette Rasmussen Tilsynsførende Få overblik over og adgang til alle jeres sager hos Arbejdstilsynet. Læs mere på: www.online-at.dk
ARTS Modtager(e): Arts, fakultetsledelse Notat UDKAST Prioriterede indsatsområder 1. Kultur, kvalitet og værdier Det er vigtigt, at vi i de faglige miljøer (VIP og studerende) og i administrationen får løbende gensidige diskussioner af kvaliteten i opgaveløsningen og samarbejdet med henblik på at skabe en fælles opfattelse/ kultur for administration og service. Der er behov for løbende at afstemme forventninger og i fællesskab finde frem til de bedste løsninger. En metode kan være at tage afsæt i konkrete eksempler på god og knap så god praksis. Ole Jensen Administrationschef Dato: 12. december 2014 Side 1/2 Særligt opmærksomhedspunkt: Den faglige udviklingsproces (DFU) har givet anden kobling til de videnskabelige medarbejdere og de studerende, som resulterer i en oplevelse af, at man ikke længere mødes i hverdagen. 2. Ydelser og standarder Det er ønskværdigt at få defineret rammer for den nødvendige standard. Derfor skal afklares: Hvad er fællesydelser, og hvad kan tilkøbes? Hvor fleksibel er standarden? Hvilke kriterier lægges til grund ved fastlæggelse af standarden: lovkrav, faglige overvejelser, historiske betingelser, specielle behov? Ved fastlæggelse af standarderne skal der være transparens mht. prioriteringer og de ressourcer, vi kan prioritere med. Administrationscenter, AR Aarhus Universitet Tåsingegade 3 8000 Aarhus C Tlf.: +45 87161908 E-mail: arts@au.dk www.arts.au.dk
ARTS 3. Formalisering af samarbejdet/rammer for dialog Side 2/2 Det er nødvendigt med en diskussion omkring formalisering af samarbejder, herunder: Etablering af teams på hvert institut sammensætning og mødestruktur Mødefora, hvor der prioriteres og diskuteres inden for faste rammer, fx 2 gange pr. semester. Herunder skal initiativtager defineres. Inddragelse af ACA-medarbejdere i formelle og uformelle møder i de faglige miljøer. Periodevis tilstedeværelse på institutterne af relevante administrative medarbejdere. Vigtigt med dialog og aftale omkring eventuelle tilstedeværelser. Ole Jensen