UDBUDSBETINGELSER Offentligt udbud Indkøb af CPAP-maskiner og forbrugsvarer til sygehusene og patienterne i
Indholdsfortegnelse 1 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 UDBUDSBETINGELSER... 2 1.1 Indledning... 2 1.2 Ordregiver... 2 1.3 Kontaktafdeling og person... 2 1.4 Brugergruppe... 2 1.5 Udbudsmateriale... 3 1.6 Fortrolighed... 3 1.7 Tidsplan... 4 1.8 Informationsmøde/præsentation af udbudet... 4 1.9 Spørgsmål... 5 1.10 Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering)... 5 1.11 Afgivelse af tilbud og sprogkrav... 6 1.12 Aflevering af tilbud... 7 1.13 Vareprøver... 7 1.14 Eventuel afprøvning af den tilbudte leverance... 8 1.15 Prisoplysning... 9 1.16 Vedståelsesfrist... 9 1.17 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver... 9 1.18 Forbehold og alternative tilbud... 10 1.19 Udbudets genstand og form... 10 1.20 Kontraktform... 11 1.21 Tildelingskriterium med underkriterier... 12 1.22 Orientering om resultatet af udbudsforretningen... 14 1.23 Ordregivers forbehold... 14 2 DISPOSITION FOR TILBUD... 15 2.1 Vejledning og information om brug af Disposition for tilbud... 15 2.2 Generelle oplysninger... 15 2.3 Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering)... 15 2.4 Ubetalt forfalden gæld til det offentlige... 15 2.5 Indeståelseserklæring... 15 2.6 Vareprøver... 15 2.7 Redegørelse for den tilbudte leverance... 16 2.8 Tilbudspris... 16 Bilagsoversigt Udbudsbilag 1 Generelle oplysninger... 17 Udbudsbilag 2 Oplysninger om personlig, økonomisk, finansiel og teknisk kapacitet... 18 Udbudsbilag 3 Tro og love erklæring vedr. ubetalt gæld til det offentlige m.v.... 20 Udbudsbilag 4 Fortegnelse over vareprøver... 21
Udbudsbetingelser 2 1 UDBUDSBETINGELSER 1.1 Indledning inviterer herved interesserede tilbudsgivere til at byde på kontrakt/kontrakter om CPAP-maskiner og dertil knyttede forbrugsvarer. Se Kontraktbilag 1 for en nærmere beskrivelse af indkøbets omfang og vilkår herfor. Dette udbud gennemføres som et offentligt udbud vedrørende rammekontrakter om varekøb i henhold til Udbudsdirektivet 1. Udbudsmaterialet offentliggøres på ordregivers hjemmeside www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal efter forudgående udbudsbekendtgørelse offentliggjort i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende. 1.2 Ordregiver Ordregiver er: Damhaven 12 DK-7100 Vejle 1.3 Kontaktafdeling og person Indkøbsafdelingen Damhaven 12 DK-7100 Vejle Kontaktperson: Erik Riis Krogh Tlf.: (+45) 29 20 16 17 E-mail: indkoebsafdelingen@regionsyddanmark.dk Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedr. nærværende udbud: "Udbud af CPAP-maskiner og forbrugsvarer, Sagnr. 12/27017." Al kommunikation vedrørende dette udbud skal foregå via ovennævnte. Al kommunikation mellem tilbudsgiver og ordregiver vedrørende dette udbud skal foregå på dansk og være skriftlig. 1.4 Brugergruppe Ordregivers brugergruppe er sammensat af repræsentanter fra de afdelinger, der er brugere af de produkter, som er omfattet af dette udbud. 1 Bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (bekendtgørelse til implementering af Udbudsdirektivet).
Udbudsbetingelser 3 Brugergruppen er bl.a. medansvarlig for udarbejdelse af kravspecifikation, fastsættelse af tildelingskriterium, jf. pkt. 1.21, side 12, samt evaluering af tilbud. 1.5 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet består af: 1: Udbudsbetingelserne med følgende bilag: Udbudsbilag 1 Generelle oplysninger Udbudsbilag 2 Oplysning om personlig, økonomisk, finansiel og teknisk kapacitet Udbudsbilag 3 Tro og love erklæring vedr. ubetalt, forfalden gæld til det offentlige m.v. Udbudsbilag 4 Fortegnelse over vareprøver. 2: Udkast til kontrakt om levering af CPAP-maskiner og forbrugsvarer med følgende bilag: Kontraktbilag 1 Kravspecifikation Kontraktbilag 2 Tilbudsliste Kontraktbilag 3 Tilbudsliste på øvrigt sortiment Kontraktbilag 4 Leveringsadresser Kontraktbilag 5 Spørgsmål og svar til udbudsmaterialet Kontraktbilag 6 E-handel Kontraktbilag 7 Indeståelseserklæring 3: Udbudsbekendtgørelsen Tilbudsgiver bedes kontrollere, at tilbudsgiver har hentet det fulde udbudsmateriale i henhold til ovennævnte oversigt. I udbudsmaterialet indgår eventuelle rettelsesblade samt spørgsmål og svar, jf. Kontraktbilag 6, som løbende bliver offentliggjort på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal i overensstemmelse med den angivne tidsplan (se pkt. 1.7, side 4). Det er ikke tilladt for tilbudsgiver at ændre i det offentliggjorte udbudsmateriale. Ved eventuel uoverensstemmelse mellem det udbudsmateriale, der forefindes på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal, og tilbudsgivers materiale, har udbudsmaterialet offentliggjort på ordregivers hjemmeside forrang. 1.6 Fortrolighed Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men ordregivers fortrolighedstilsagn må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i dette udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen af omfanget af ret til aktindsigt, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbudet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbudet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbudet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, opfordres tilbudsgiver til at angive dette i sit tilbud, gerne ved benyttelse af Udbudsbilag 1, pkt. 1.4. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.
Udbudsbetingelser 4 Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbudet, der måtte være undtaget fra aktindsigt. 1.7 Tidsplan 12.03.2013 Dato for elektronisk afsendelse af udbudsbekendtgørelse til EU- Tidende/TED og offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal. Det øvrige udbudsmateriale offentliggøres på samtidig på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal 20.03.2013 kl. 10.00 Informationsmøde/præsentation af udbudet, jf. pkt. 1.8 16.04.2013 kl. 12.00 Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet 19.04.2013 Til og med denne dato kan der ske offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade, yderligere oplysninger inkl. spørgsmål og svar på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal 25.04.2013 kl. 12.00 Frist for modtagelse af tilbud 25.04.2013 Levering af vareprøver Uge 18-19 / 2013 Uge 20-24 / 2013 Uge 25 / 2013 Uge 27 / 2013 Gennemgang af tilbud Eventuel afprøvningsperiode Forventet tilkendegivelse om tildeling af kontrakt henholdsvis afslag til tilbudsgivere (start på standstill-perioden) Forventet kontraktindgåelse 01.09.2013 Forventet kontraktstart 01.10.2013 Vedståelsesfrist 31.08.2015 Forventet kontraktudløb 1.8 Informationsmøde/præsentation af udbudet Ordregiver afholder et informationsmøde den 20. marts kl. 10.00 hos, Damhaven 12, Vejle (Mødelokale 7), hvor ordregiver vil give en præsentation af udbudsforretningen, og der vil være adgang til at stille spørgsmål. Det skal understreges, at præsentationen vil fokusere på de formelle krav i udbudsforretningen. Brugergruppen deltager ikke på informationsmødet, hvorfor det som udgangspunkt ikke vil være muligt at give svar på produktspecifikke spørgsmål. Tilmelding til informationsmødet skal ske senest den 18. marts til ordregivers kontaktperson. Der kan for hver tilbudsgiver deltage indtil 2 personer i informationsmødet. Materiale fra informationsmødet (evt. indeholdende spørgsmål og svar og andre generelt relevante informationer) vil i anonymiseret form blive offentliggjort på www.regionsyddanmark.- dk/leverandorportal
Udbudsbetingelser 5 1.9 Spørgsmål Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav, kontraktvilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt. Såfremt tilbudsgiver finder, at der er væsentlige uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, opfordres tilbudsgiver særligt til at gøre ordregiver opmærksom herpå, og ordregiver vil i så fald overveje at ændre det pågældende forhold, såfremt det er muligt inden for de udbudsretlige rammer. Det vedlagte udkast til kontrakt vil være gældende for de udbudte produkter. Tilbudsgiver opfordres derfor til at gennemlæse kontrakten nøje og stille spørgsmål, såfremt tilbudsgiver finder anledning hertil. Ordregiver ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål sendes til ordregiver pr. e-mail, jf. pkt. 1.3, side 2. Spørgsmål, der er ordregiver i hænde inden fristen angivet i tidsplanen, jf. pkt. 1.7, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svar senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Alle spørgsmål vil sammen med svarene på disse, løbende blive offentliggjort i anonymiseret form på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal i overensstemmelse med tidsplanen, jf. pkt. 1.7. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet. Tilbudsgiver opfordres således til at holde sig orienteret om nærværende udbud på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal. 1.10 Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Tilbudsgiver skal sammen med tilbudet (som også anført i udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2) fremsende de i pkt. 1.10.1 1.10.3 anførte oplysninger. Tilbudsgivere, der ikke vedlægger tilbudet de i pkt. 1.10.1 1.10.3 anførte oplysninger, vil ikke komme i betragtning til de udbudte kontrakter. Det samme gælder, såfremt de afgivne oplysninger/dokumentationen viser, at tilbudsgiver ikke opfylder ordregivers mindstekrav for egnethed angivet i udbudsbekendtgørelsen, eller at tilbudsgiver ikke har den fornødne økonomiske og tekniske kapacitet til at varetage opgaven. Ved sammenslutninger af virksomheder (flere virksomheder byder sammen) skal nedenstående oplysninger/dokumentation gives for hver enkelt virksomhed. Tilsvarende gælder, hvor tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds økonomiske eller tekniske formåen. Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men såfremt flere byder i forening, skal der iblandt disse udpeges en ansvarlig leverandør, der tegner alle de bydende. Endvidere skal alle de bydende hæfte solidarisk for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten.
Udbudsbetingelser 6 1.10.1 Personlige forhold Oplysninger om virksomhedens selskabsform og ejerskab (generel virksomhedsbeskrivelse). Oplysningerne kan afgives ved at udfylde Udbudsbilag 2. Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige (Udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, litra e og f) og om opfyldelse af Udbudsdirektivets Art. 45, stk. 2, litra a-c. Erklæringen kan vedlægges som Udbudsbilag 3. 1.10.2 Økonomisk og finansiel kapacitet Tilbudsgiver skal gennem nedenstående oplysninger/dokumentation sandsynliggøre overfor ordregiver, at tilbudsgiver har økonomisk og finansiel kapacitet til at udføre opgaven: Oplysning om samlet årsomsætning af de omfattede og tilsvarende produkter fra de seneste tre år. Såfremt virksomheden er yngre, skal der oplyses om samlet årsomsætning for den periode, hvor der er mulighed herfor. Oplysninger om produkt- og erhvervsansvarsforsikring. Hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds økonomiske og finansielle kapacitet, skal det dokumenteres, at denne virksomhed hæfter solidarisk og ubegrænset, hvilket kan ske ved at vedlægge tilbudet den i Kontraktbilag 7 indeholdte erklæring, ligesom tilbudet skal vedlægges ovennævnte efterspurgte oplysninger/dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel kapacitet for den anden virksomhed. Ovenstående oplysninger/dokumentation vedlægges tilbudet, jf. Udbudsbilag 2 (se side 18). Ordregiver forbeholder sig ret til inden kontraktindgåelse at forlange serviceattest fra Erhvervsog Selskabsstyrelsen, max. 6 mdr. gammel, eller anden fuldgyldig dokumentation for, at tilbudsgiver ikke befinder sig i situationer omfattet af Udbudsdirektivets Art. 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f. 1.10.3 Teknisk kapacitet Tilbudsgiver skal gennem nedenstående oplysninger/dokumentation sandsynliggøre overfor ordregiver, at tilbudsgiver har teknisk kapacitet til at udføre opgaven: Referencelister for tilsvarende leverancer inden for de seneste tre år, gerne med angivelse af størrelsesorden målt i omsætning i kr./år, leveringssted og kontaktperson. Beskrivelse af virksomhedens kvalitetsstyringssystem, herunder evt. certificeringer. Hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds tekniske kapacitet, skal det dokumenteres, at denne virksomhed har givet tilsagn om at stille de fornødne ressourcer til rådighed, hvilket kan ske ved at vedlægge tilbudet den i Kontraktbilag 7 indeholdte erklæring, ligesom tilbudet skal vedlægges ovennævnte efterspurgte oplysninger/dokumentation for teknisk kapacitet for den anden virksomhed. Ovenstående oplysninger/dokumentation vedlægges tilbudet, jf. Udbudsbilag 2 (se side 18). 1.11 Afgivelse af tilbud og sprogkrav Tilbud affattes på dansk. Endvidere accepteres det, hvis dokumentation samt tekniske specifikationer er på engelsk, tysk, svensk eller norsk. Med hensyn til tilbudsgivers udformning af tilbud henvises til afsnit 2, Disposition for tilbud. Ordregiver ser gerne, at Disposition for tilbud følges ved afgivelse af tilbud.
Udbudsbetingelser 7 Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler tilbudsgiver. 1.12 Aflevering af tilbud Tilbud skal afgives i ét originaleksemplar. Ordregiver ser gerne, at tilbudet også afleveres i følgende yderligere eksemplarer: 1 CD-rom/USB eller andet almindeligt anvendt elektronisk medie hver indeholdende det samlede tilbud. Bilagene nævnt i pkt. 1.5 ovenfor bedes vedlagt på CD-rom/USB i det samme fil-format som offentliggjort af ordregiver. Såfremt dele af tilbudsmaterialet ikke kan overføres til CD-rom/USB, vedlægges 1 kopi af dette i papirformat. Hver CD-rom/USB mærkes med tilbudsgivers navn samt teksten Tilbud vedrørende udbud af CPAP-maskiner og forbrugsvarer - Sagsnr. 12/27017. CD-rom/USB må ikke være skrivebeskyttet af hensyn til den videre bearbejdning heraf. Det samlede tilbud med underskrifter m.v. i PDF-format på CD-rom/USB eller andet almindeligt anvendt elektronisk medie (til brug for ordregivers journalisering). Mærkes PDF Tilbudsgiver har ansvaret for, at indhold på CD-rom/USB er korrekt og identisk med det skriftligt fremsendte. Er dette ikke tilfældet, vil det være originaleksemplaret, der er gældende. Tilbud bedes afleveret i lukket emballage, og kuverten/pakken indeholdende det samlede tilbudsmateriale (original, kopi samt CD-rom/USB m.m.) mærkes tydeligt med følgende tekst: Tilbud vedrørende Udbud af CPAP-maskiner og forbrugsvarer Sagsnr. 12/27017 FORTROLIGT Må ikke poståbnes Tilbud skal fremsendes eller afleveres personligt til: Damhaven 12 DK-7100 Vejle Att.: Receptionen Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse senest torsdag den 25.04.2013 kl. 12.00 Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive udelukket fra vurdering. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Tilbud kan ikke afgives pr. e-mail eller i øvrigt fremsendes elektronisk bortset fra elektronisk tilbudsskema, jf. ovenfor. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud. 1.13 Vareprøver
Udbudsbetingelser 8 Sammen med tilbudet bedes sendt vareprøver som beskrevet i nedenstående tabel. Fortegnelse over fremsendte vareprøver anføres i Kontraktbilag 4. Der bedes endvidere vedlagt produktdatablad sammen med vareprøven. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at vareprøverne vil indgå i bedømmelsen af underkriteriet kvalitet i forbindelse med tilbudsevalueringen. Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte. Positionsnr. Varebetegnelse Antal vareprøver 1, 2, 3, 4, 5, 6 CPAP-maskine, fugter, slanger, filtre 7 Næsepudemaske 10 Nasalmaske, unisize 13, 14, 15 18, 19, 20 23, 24, 25 28, 29, 30 33, 34, 35 38, 39, 40 Nasalmaske, S, M, L Nasalmaske, t/lille ansigt, S, M, L Nasalmaske, deep mask, S, M, L Fullfacemaske, u/pandestøtte, S, M, L Fullfacemaske, m/pandestøtte, S, M, L Fullfacemaske, bredt ansigt, S, M, L Posen/æsken mærkes tydeligt med positionsnummer. Der indleveres 1 stk. af hvert positionsnummer. Posen/æsken mærkes tydeligt med positionsnummer. Der indleveres 3 stk. Posen/æsken mærkes tydeligt med positionsnummer. Der indleveres 3 stk. Posen/æsken mærkes tydeligt med positionsnummer. Der indleveres 1 stk. af hvert positionsnummer. Posen/æsken mærkes tydeligt med positionsnummer. Der indleveres 1 stk. af hvert positionsnummer. Posen/æsken mærkes tydeligt med positionsnummer. Der indleveres 1 stk. af hvert positionsnummer. Posen/æsken mærkes tydeligt med positionsnummer. Der indleveres 1 stk. af hvert positionsnummer. Posen/æsken mærkes tydeligt med positionsnummer. Der indleveres 1 stk. af hvert positionsnummer. Posen/æsken mærkes tydeligt med positionsnummer. Der indleveres 1 stk. af hvert positionsnummer. Ordregiver forbeholder sig ret til efterfølgende at indkalde flere vareprøver, hvis det er nødvendigt for processen. Hvis det (f.eks. på baggrund af den tilbudte pris) med sikkerhed kan beregnes, at et tilbud ikke vil kunne vinde en kontrakt, uanset om tilbudet blev tildelt højeste point på det kvalitative underkriterium, hvor vareprøvningsvurdering indgår, kan indhentelse af vareprøver vedr. det pågældende tilbud dog undlades. 1.14 Eventuel afprøvning af den tilbudte leverance Afprøvning
Udbudsbetingelser 9 For nogle produkter vil en afprøvning af de tilbudte produkter være nødvendig med henblik på ordregivers vurdering af tilbud, herunder til konstatering af opfyldelse af mindstekrav og/eller tilbudsevaluering. Ordregiver afgør i forbindelse med tilbudsevalueringen, om og i hvilket omfang afprøvning er fornøden. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at eventuel afprøvning vil indgå i bedømmelsen af underkriteriet kvalitet i forbindelse med tilbudsevalueringen. Ordregiver forbeholder sig ret til at afprøve alle eller enkelte af de tilbudte produkter på et eller flere af ordregivers brugssteder i perioden fra tilbudsfristens udløb til forventet svar til tilbudsgiverne. Ordregiver afholder udgifterne til en eventuel afprøvning af den tilbudte leverance. Der vil alene blive afregnet for anvendte produkter i afprøvningsperioden og således ikke for antal bestilte produkter. Eventuelle overskydende produkter vil blive returneret til tilbudsgiver for ordregivers regning. Afregningen for de afprøvede/anvendte produkter vil ske til den af tilbudsgiver tilbudte pris. Såfremt brugergruppen før eller under afprøvning af et produkt vurderer, at det ikke er fagligt forsvarligt at anvende, forbeholder ordregiver sig ret til ikke at iværksætte afprøvning eller at afbryde afprøvningen tidligere end aftalt. Hvis det (f.eks. på baggrund af den tilbudte pris) med sikkerhed kan beregnes, at et tilbud ikke vil kunne vinde en kontrakt, uanset om tilbudet blev tildelt højeste point på det kvalitative underkriterium, hvor afprøvning indgår, kan afprøvning vedr. det pågældende tilbud dog undlades. 1.15 Prisoplysning Tilbudspriser på de i tilbudslisten, jf. Kontraktbilag 2, anførte produkter ønskes opgivet som nettopriser i danske kroner, ekskl. moms men inkl. evt. øvrige afgifter (told, emballageafgift mv.). 1.15.1 Pris på øvrigt sortiment Tilbudsgivers øvrige sortiment, som ligger naturligt inden for de udbudte produktkategorier, kan angives i Kontraktbilag 3. På baggrund af delydelsesreglen i Udbudsdirektivets artikel 9, stk. 5, litra a) har ordregiver ikke i udbuddet medtaget produkter, hvor køb er af ringe omfang eller kun sker lejlighedsvis. Der vil her være tale om produkter til særlige patienttilfælde, yderstørrelser og lignende. Henset til den lave købsvolumen vil disse produkter ikke blive medtaget i økonomiske tilbudsevaluering. Tilbudsgivers øvrige sortiment kan angives i excel-versionen af kontraktbilag 3. De angivne priser vil ikke blive medtaget i den økonomiske vurdering i forbindelse med tilbudsevalueringen men de tilbudte produkter vil blive medtaget i den kvalitative vurdering for de delaftaler der afgives tilbud på, nemlig for så vidt angår vurderingen af underkriteriet medicinsk funktion. For nærmere information henvises til Vejledning til udfyldelse af excel-versionen kontraktbilag 3. Vejledningen er i Word-udgaven af Kontraktbilag 3. 1.16 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i sin helhed som angivet i tidsplanen, jf. pkt. 1.7. 1.17 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver
Udbudsbetingelser 10 Ordregiver anbefaler, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsmaterialet og udarbejder sit tilbud i overensstemmelse hermed. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at ordregiver er berettiget til - og kan være forpligtet til - at se bort fra et i øvrigt godt tilbud, hvis tilbudet ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmaterialet. Det er som udgangspunkt ikke lovligt for ordregiver at tillade tilbudsgiver at korrigere fejlbehæftede tilbud efter, at tilbudet er indleveret. Hvis tilbud afviger fra udbudsmaterialet, og afvigelsen angår grundlæggende elementer i udbudet, følger det af ligebehandlingsprincippet, at ordregiver har pligt til ikke at tage tilbudet i betragtning. Hvis afvigelsen ikke angår et grundlæggende element, har ordregiveren ret, men ikke pligt, til ikke at tage tilbudet i betragtning, dvs. at ordregiveren ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved ikke at tage tilbudet i betragtning, men at ordregiveren heller ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved at tage tilbudet i betragtning. Særligt vedrørende tilbudsgivernes egnethed er det i udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2 og i pkt. 1.10, Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) ovenfor anført, at det er en betingelse for deltagelse, at tilbudsgiver fremsender en række dokumenter og oplysninger. Fremsendes de udbedte dokumenter og oplysninger ikke, vil ordregiver være forpligtet til at afvise tilbudsgivers tilbud. Det samme gælder ved manglende fremsendelse af erklæring vedrørende Udbudsdirektivets artikel 27, jf. ovenfor pkt. 1.10. 1.18 Forbehold og alternative tilbud 1.18.1 Der kan ikke tages forbehold over for kontraktens bestemmelser i kontrakten, ligesom der ikke kan tages forbehold overfor mindstekrav. Mindstekrav er udtrykkeligt anført som mindstekrav i Kravspecifikationen (Kontraktbilag 1). Ordregiver betragter således kontraktens bestemmelser i kontrakten samt mindstekravene, som grundlæggende elementer i udbudet. Dette udelukker ikke, at også andre elementer i udbudet er grundlæggende elementer. 1.18.2 Forbehold vil blive behandlet i overensstemmelse med udbudsreglerne, jf. 1.17 ovenfor. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes således særligt på, at ordregiver kan være forpligtet til at udelukke tilbud med forbehold, og at ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold overfor udbudets grundlæggende elementer, herunder kontrakten eller mindstekrav, jf. pkt. 1.18.1. Såfremt ordregiver efter udbudsreglerne har mulighed for og vælger at prissætte et forbehold, vil prissætningen indgå i evaluering af økonomi, jf. pkt. 1.21.1. 1.19 Udbudets genstand og form Udbudet vedrører indkøb af CPAP-maskiner og forbrugsvarer hertil til samtlige regionens sygehusenheder og brugere, jf. nærmere Kontraktbilag 1. Mængder og omfang vedrørende kontrakten/de enkelte delaftaler fremgår af tilbudsskemaet, jf. Kontraktbilag 2. Den konkrete kravspecifikation, krav til kvalitet m.v. fremgår af kravspecifikationen, jf. Kontraktbilag 1. De vilkår, som vil være gældende for leverancen, fremgår af Udkast til kontrakt. Indkøbet skal understøtte ordregivers overordnede målsætning om at kunne levere behandling på et højt niveau og skal ske under hensyntagen til regionens indkøbspolitiske målsætning om, at regionens indkøb skal afspejle bevidsthed om kvalitet og sikkerhed, herunder opretholdelse af en høj hygiejnestandard, til gavn for patienter og personale samt en konstruktiv prioritering af og respekt for de økonomiske midler. 1.19.1 Tilbudsvarianter
Udbudsbetingelser 11 Såfremt tilbudsgiver har mere end et produkt, der opfylder mindstekravene, kan der afgives maksimalt 2 tilbud på hver delaftale. Det er en forudsætning, at alle mindstekrav er opfyldt. Tilbudsvarianterne afgives i konkurrence med og evalueres mod alle øvrige tilbud, herunder tilbudsgivers anden tilbudsvariant. 1.19.2 Optioner Udbudet omfatter option på kontraktforlængelse i op til 2 gange op til 12 måneder. Udbudet omfatter endvidere option på køb af tilbudsgivers øvrige sortiment under det udbudte produktområde, jf. Kontraktbilag 3 og nærmere beskrivelsen i Kontraktbilag 1, afsnit 5 af sammenhængen mellem produkterne i henholdsvis Kontraktbilag 2 og 3. Det er frivilligt for tilbudsgiver at afgive tilbud på produkter i Kontraktbilag 3, men eventuelt tilbudte produkter vil indgå i tilbudsevalueringen under underkriteriet kvalitet, jf. pkt. 1.21.2. 1.19.3 Afgivelse af deltilbud Det er muligt at afgive tilbud på en, flere eller alle delaftaler, jf. pkt. 1.21. 1.19.4 Manglende afgivelse af tilbud på enkelte produkter Såfremt et produkt er af en sådan kvalitet at det vurderes som utilfredsstillende eller meget utilfredsstillende betragtes det som, at der ikke er afgivet tilbud på dette produkt. Såfremt en beskrivelse af et produkt er så mangelfuld, at det ikke kan vurderes, herunder hvis der mangler oplysninger betragtes produktet ved tildeling som, at der ikke er afgivet tilbud. Såfremt et produkt ikke er konditionsmæssigt betragtes produktet ved tildelingen, som at der ikke er afgivet tilbud. Der skal afgives tilbud på minimum 90% af de udbudte produkter beregnet som antal stk. pr. position i forhold til det totale udbudte antal stk. i hele delaftalen. Ved evalueringen gives der ved positioner, der ikke er afgivet tilbud på/udelukket; kvalitetsparameter meget utilfredsstillende. Det er enten nødvendigt at finde en anden leverandør til levering af denne varelinie eller efterfølgende finde et brugbart produkt sammen med den valgte leverandør. Da prisen på denne ikke kendes, anvendes der ved evaluering en fiktiv pris, svarende til dobbeltpris af det billigste alternativ. 1.20 Kontraktform Kontrakterne, der vil blive indgået på baggrund af dette udbud, er rammekontrakter, der agtes indgået med én leverandør for delaftale 1 og 3 leverandører for delaftale 2. Ordregiver agter at indgå flere kontrakter med den eller de leverandører, der afgiver det tilbud, der for ordregiver samlet set er det økonomisk mest fordelagtige i henhold til underkriterierne anført i pkt. 1.21. Samme leverandør kan tildeles kontrakter for én delkontrakt, flere delkontrakter eller alle delkontrakter.
Udbudsbetingelser 12 1.21 Tildelingskriterium med underkriterier Tildeling af kontrakter vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en vurdering af følgende underkriterier: For delaftale 1 CPAP-maskiner: Underkriterier Vægtning Økonomi 25% Kvalitet 40% Øvrigt sortiment 5% Service 25% Logistik 5% For delaftale 2 Masker til CPAP-behandling: Underkriterier Vægtning Økonomi 35% Kvalitet 40% Øvrigt sortiment 5% Service 15% Logistik 5% Kontrakter vil blive tildelt til den/de tilbudsgivere, som har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til de ovenfor anførte underkriterier vurderet samlet under et for de 2 delaftaler. Hvor der indgås 3 rammeaftaler vil indkøbene blive placeret således: Hos den rammekontraktindehaver hvis produkt i det konkrete tilfælde findes bedst egnet i henhold til et lægefagligt skøn i forhold til det enkelte patienttilfælde. De enkelte bud på delaftalerne vil indgå i evalueringen i kombination med andre tilbud på delaftaler eller på begge delaftaler. Den økonomisk mest fordelagtige løsning vil blive foretrukket, hvad enten den består af en kombination af flere tilbud på forskellige delaftaler eller af ét samlet tilbud på alle delaftaler. Der kan således blive tale om indgåelse af kontrakt med 1 eller flere tilbudsgivere. Tildelingsvurderingen foretages for hver enkelt delaftale for sig. 1.21.1 Økonomi Beregnes på baggrund af besvarelserne i Kontraktbilag 2. Prisen pr. delpakke beregnes som prisen pr. referencenr. gange med det estimerede forbrug.
Udbudsbetingelser 13 Priserne på resten af tilbudsgivers sortiment i Kontraktbilag 3 vil ikke indgå i vurderingen af prisen. Pris vil blive evalueret relativt i forhold til de øvrige tilbud. 1.21.2 Kvalitet Vurderes på baggrund af besvarelserne i Kontraktbilag 1, som følger (henvisningerne er til punkter i Kontraktbilag 1 med angivelse af krav): Delaftale 1, CPAP-maskiner vurderes på pkt. 1.53 1.80. Der vil i vurderingen blive tillagt særlig vægt på: Kontraktbilag 1, pkt. 1.56, 1.58, 1.61, 1.62, 1.64, 1.65, 1.66, 1.67, 1.69, 1.70, 1.71 og 1.79. Delaftale 2, Forbrugsvarer til CPAP-beandling vurderes på pkt. 2.29 2.43, 3.28 3.42 og 4.26 4.39. Kvalitet vurderes endvidere på baggrund af de fremsendte vareprøver (jf. pkt. 1.13), samt evt. gennemførte afprøvninger. Hvert tilbud vil blive evalueret særskilt i forhold til dette underkriterium. Tilbud, der samlet på underkriteriet Kvalitet bliver evalueret til mindre end 2,5 point på en vurderingsskala fra konkurrencekravet er ikke opfyldt eller kan ikke vurderes (0 point) til meget tilfredsstillende / opfylder alle konkurrencekrav (5 point) vil blive udelukket fra den videre konkurrence. 1.21.3 Øvrigt sortiment Vurderes på baggrund af besvarelserne i Kontraktbilag 1 Der lægges vægt på: opfyldelsen af kravene i Kontraktbilag 1, pkt. 5.1 Hvert tilbud vil blive evalueret særskilt i forhold til dette underkriterium. 1.21.4 Service Vurderes på baggrund af besvarelserne i Kontraktbilag 1, som følger (henvisningerne er til punkter i Kontraktbilag 1 med angivelse af krav): Der lægges vægt på: opfyldelsen af kravene i Kontraktbilag 1, pkt. 6.5 Hvert tilbud vil blive evalueret særskilt i forhold til dette underkriterium. 1.21.5 Logistik Vurderes på baggrund af besvarelserne i Kontraktbilag 1, som følger (henvisningerne er til punkter i Kontraktbilag 1 med angivelse af krav): Der lægges vægt på: opfyldelsen af kravene i Kontraktbilag 1, pkt. 7.3 Hvert tilbud vil blive evalueret særskilt i forhold til dette underkriterium.
Udbudsbetingelser 14 1.22 Orientering om resultatet af udbudsforretningen Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilke tilbudsgivere ordregiver har til hensigt at indgå kontrakt med. 2 Denne meddelelse sendes pr. e-mail til den af tilbudsgiver i Udbudsbilag 1, pkt. 1.2., angivne e- mailadresse. Bemærk, at meddelelsen kun sendes elektronisk. Kontrakt forventes herefter indgået med de vindende tilbudsgivere efter udløbet af standstillperioden. Meddelelse til de vindende tilbudsgivere om, at tilbudsgiverenes tilbud er de vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren/tilbudsgiverne. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom ordregiver ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt. 1.23 Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til at annullere hele eller dele af udbudet (enkelte delaftaler) og eventuelt at gennemføre et nyt udbud, såfremt der er en ikke usaglig grund hertil. 2 Jf. Lov nr. 492 af 12/05/2010 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v.
Disposition for tilbud 15 2 DISPOSITION FOR TILBUD 2.1 Vejledning og information om brug af Disposition for tilbud 2.1.1 Disposition for tilbud er et værktøj, der skal lette tilbudsgiver i udarbejdelse af det materiale, som tilbudsgiver skal aflevere i forbindelse med tilbudsgivningen. Disposition for tilbud opregner punkt for punkt, hvad tilbudsgiver bør tage højde for, både formelt og indholdsmæssigt. Disposition for tilbud henviser til 8 bilag, benævnt Udbudsbilag 1 til 4 samt Kontraktbilag 1 til 3 samt evt. 7. Disse bilag er udarbejdet med henblik på at sikre en ligeværdig vurdering af de indkomne tilbud. Hvis alle tilbudsgivere følger samme tilbudsstruktur, bliver vurderingen af de indkomne tilbud lettere og mere gennemsigtig. Ordregiver ser gerne, at Disposition for tilbud følges. Tilbudsgivere, der vælger ikke at følge disposition for tilbud, må selv påse, at deres tilbud indeholder de nødvendige oplysninger og dokumentation mv. Om tilbud, som afviger fra udbudsmaterialet, henvises til Udbudsbetingelsernes pkt. 1.17 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver og pkt. 1.18 Forbehold og alternative tilbud. 2.2 Generelle oplysninger Generelle oplysninger afgives ved at udfylde Udbudsbilag 1. 2.3 Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Som dokumentation for tilbudsgivers personlige forhold samt finansielle, økonomiske og tekniske kapacitet skal tilbudsgiver fremsende de/den i Udbudsbetingelsernes pkt. 1.10, anførte oplysninger/dokumentation, der anbefales vedlagt som beskrevet i Udbudsbilag 2. 2.4 Ubetalt forfalden gæld til det offentlige Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a-c, kan vedlægges som Udbudsbilag 3. 2.5 Indeståelseserklæring EVENTUELT indeståelseserklæring vedr. brug af anden virksomheds økonomiske/finansielle kapacitet og/eller tekniske kapacitet anbefales vedlagt som Kontraktbilag 7. Det skal fremhæves, at Kontraktbilag 7 kun skal udfyldes og indgå i tilbudet, hvis tilbudsgiver ikke selv er i stand til at dokumentere, at tilbudsgiver har økonomisk og finansiel samt/eller teknisk kapacitet til at udføre opgaven, og at tilbudsgiver derfor må basere sig på en anden virksomheds (f.eks. et moderselskabs) økonomiske og finansielle samt/eller teknisk kapacitet. 2.6 Vareprøver Fortegnelse over fremsendte vareprøver anføres i Udbudsbilag 4 (side 21).
Disposition for tilbud 16 2.7 Redegørelse for den tilbudte leverance Uddybende beskrivelse af den tilbudte leverance (kravspecifikation) indeholdende oplysninger om standarder, certificeringer m.m. samt oplysninger vedrørende mindstekrav og krav til det udbudte afgives ved at udfylde Kontraktbilag 1. Tilbudsgivere, der ikke har anført andet i Kontraktbilag 1, anses for at opfylde samtlige mindstekrav i kravspecifikationen/kontraktbilag 1. 2.8 Tilbudspris 2.8.1 Priser afgives ved at udfylde den elektroniske tilbudsliste (Kontraktbilag 2). Print af elektronisk udfyldt tilbudsskema ses gerne vedlagt som Kontraktbilag 2. Se nærmere i vejledningen i dette bilag. 2.8.2 I Kontraktbilag 3 angives produkter og priser på tilbudsgivers øvrige sortiment.
Udbudsbilag 1 17 Udbudsbilag 1 Generelle oplysninger 1 Generelle oplysninger Tilbudsgivers besvarelser 1.1 Såfremt tilbudsgiver har et internt referencenummer/tilbudsnummer, der ønskes anvendt i forbindelse med nærværende udbud, kan dette oplyses. 1.2 Tilbudsgiver skal oplyse tilbudsgivers navn, adresse, CVR-nr. telefonnummer og e-mail. Bemærk, at ordregiver efter modtagelse af tilbud sender meddelelser til tilbudsgiver pr. e-mail, og ordregiver vil her benytte den her opgivne e-mailadresse. 1.3 Navn på den person, der er virksomhedens kontaktperson i forbindelse med dette udbud, samt gerne denne persons direkte telefonnummer, mobilnummer og e-mail. 1.4 Oplysninger eller elementer i tilbudet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, jf. Udbudsbetingelserne, pkt. 1.6, side 3. Dato Firmanavn Tilbudsgiver Underskrift Evt. stempel
Udbudsbilag 2 18 Udbudsbilag 2 Oplysninger om personlig, økonomisk, finansiel og teknisk kapacitet Tilbudsgiver skal fremsende nedenstående oplysninger/dokumentation i forbindelse med indsendelse af det øvrige tilbudsmateriale. Tilbudsgivere, der ikke afgiver nedenstående oplysninger, vil ikke komme i betragtning. 1. Personlige forhold 1.1 Oplysninger om virksomhedens selskabsform og ejerskab (generel virksomhedsbeskrivelse) 1.2 Tro og love erklæring vedrørende gæld til det offentlige m.v. (udfyld Udbudsbilag 3). Vedlagt erklæring? 2. Økonomisk og finansiel kapacitet 2.1 Oplysning om samlet årsomsætning af de omfattede og tilsvarende produkter fra de seneste tre år. Såfremt virksomheden er yngre, skal der oplyses om samlet årsomsætning for den periode, hvor der er mulighed herfor. Sidste regnskabsår Kr. Næstsidste regnskabsår Kr. Tredjesidste regnskabsår Kr. 2.2 Hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds økonomiske og finansielle kapacitet, skal det dokumenteres, at denne virksomhed hæfter solidarisk og ubegrænset, hvilket kan ske ved at vedlægge tilbudet den i Kontraktbilag 7 indeholdte erklæring, ligesom tilbudet skal vedlægges de i øvrigt efterspurgte oplysninger/dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel kapacitet for den anden virksomhed. Andre virksomheder Erklæring vedlagt? Angiv eventuelt placering i tilbudet: Øvrig dokumentation vedlagt? Angiv eventuelt placering i tilbudet: 2.3 Evt. flere relevante og nødvendige forhold 3. Teknisk kapacitet 3.1 Referencelister for tilsvarende leverancer inden for de seneste tre år, gerne med angivelse af størrelsesorden målt i omsætning i kr./år, leveringssted og kontaktperson. Vedlagt referencelister? Angiv eventuelt placering i tilbudet: 3.2 Beskrivelse af virksomhedens kvalitetsstyringssystem, herunder evt. certificeringer. 3.3 Hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds tekniske kapacitet, skal det dokumenteres, at denne virksomhed har givet tilsagn om at stille de fornødne ressourcer til rådighed, hvilket kan ske ved at
Udbudsbilag 2 19 vedlægge tilbudet den i Kontraktbilag 7 indeholdte erklæring, ligesom tilbudet skal vedlægges de i øvrigt efterspurgte oplysninger/dokumentation for teknisk kapacitet for den anden virksomhed.. Andre virksomheder Erklæring vedlagt? Angiv eventuelt placering i tilbudet: Øvrig dokumentation vedlagt? Angiv eventuelt placering i tilbudet: 4. Tilbud fra konsortium/flere tilbudsgivere byder i forening 4.1 Hvis flere tilbudsgivere byder i forening vedlægges en erklæring om solidarisk hæftelse for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten med angivelse af den ansvarlige leverandør, der tegner alle de bydende Er tilbuddet afgivet af konsortium/flere tilbudsgivere i forening Oplys deltagere Ja Nej Udfyldes af tilbudsgiver Oplys hvilken deltager, der tegner konsortiet/gruppen af tilbudsgivere Vedlagt erklæring om solidarisk hæftelse for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten? Udfyldes af tilbudsgiver Ja vedlæg som udbudsbilag 2 Dato Firmanavn Tilbudsgiver Underskrift Evt. stempel
Udbudsbilag 3 20 Udbudsbilag 3 Tro og love erklæring vedr. ubetalt gæld til det offentlige m.v. I henhold til 1, stk. 1 i lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal tilbudsgiver afgive en erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Ved gæld til det offentlige forstås, jf. nævnte lovbekendtgørelses 2, stk. 2, skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiver er etableret. Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love, at virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, som på tilbudstidspunktet overstiger 100.000 kr. Undertegnede virksomhed giver hermed samtykke til, at ordregiver kan kontrollere ovennævnte oplysninger ved henvendelse til de nævnte relevante inkassomyndigheder eksempelvis det kommunale inkassokontor og Skat. I henhold til Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, kan enhver leverandør udelukkes fra at deltage i en udbudsprocedure, såfremt leverandøren er omfattet af en af de i bestemmelsen nævnte situationer. Tilbudsgiver erklærer hermed i henhold til artikel 45, stk. 2, litra a-c, at virksomheden: a) ikke er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, og ikke har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning b) ikke er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning c) ikke ved en retskraftig dom er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed Dato Firmanavn Tilbudsgiver Underskrift Evt. stempel
Udbudsbilag 4 21 Udbudsbilag 4 Fortegnelse over vareprøver Alle felter i nedenstående skema, der refererer til et positionsnummer, som tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud på, udfyldes i skemaet. Skemaet kan vedlægges som Udbudsbilag 4 i udfyldt stand. Pos. nr. Varebetegnelse Varenummer Dato Firmanavn Tilbudsgiver Underskrift Evt. Stempel