Kort vejledning i brugen af Takstanalyseprogrammet Peter Heinesen Vinkelvej 33 4760 Vordingborg Tlf. 5537 2980, mobil 2947 4001 Mail: peter@heinesen.net WWW: peter-heinesen.dk Version 1.0 28-04-2012 1/14
Formål Programmet tilsigter at opsamle data vedrørende takster og benytte disse til en analyse af taksterne. For at lette kommunikationen med de berørte kommuner sker indhentning af data gennem udsendelse af standardiserede regneark til kommunerne. Disse regneark genereres automatisk af programmet. Kommunerne indlægger de ønskede data i regnearkene og sender arkene tilbage til sekretariatet. Sekretariatet kan nu ved at importere disse udfyldte regneark automatisk få dem indklagt i databasen som herigennem bliver opdateret. Ved indlæggelsen af disse data får man grafisk overblik over mulige uoverensstemmelser i de indberettede data, og kan således reagere på uregelmæssige data. Endelig kan man få genereret data i papirform eller i regnearksformat af udviklingen i pladstal, sammenligning af omsætning mellem de forskellige år o.s.v. Programmet tilsigter således at lette sekretariatets arbejdsbehov uden samtidig at pålægge kommunerne ekstra arbejde i forhold til det de kender i dag. Version 1.0 28-04-2012 2/14
Indgangsbilledet ser således ud: Behandling af data sker i Menuen: Indgang Et tryk på Indgang Driftsherre giver disse valg: Version 1.0 28-04-2012 3/14
Ved at trykke på Vis institutionen ses driftsherrens institutioner: Trykkes på Vis ud for en institution vises institutionens data: Version 1.0 28-04-2012 4/14
Her kan man redigere alle data vedrørende institutionen. Bemærk knappen Beregn yderst til h øjre udfor de enkelte års tal. Den udløser en beregning af omsætning udfra de indlagte tal (Antal, procentvis belægning og dagspris). Vælger man Rapporter kommer denne menu frem: Der findes følgende muligheder i Rapportvalg Vil man have en rapport, der sammenligninger omsætningen i 2 år, så udfylder man År1 og År2 med fx 2008 og 2009 og får så vedlagte rapport (Bilag 1) Version 1.0 28-04-2012 5/14
Ønsker man at se udviklingen i pladstal, så skal alle mulige år udfyldes (År1, År2,.År6) Så får man vedlagte rapport (Bilag2) Begge rapporter kan vælges udskrevet på papir eller i et regneark. Det sker når man trykker på VisRapport : Skriver man Excel så laves et regneark med data ellers vises en papirrapport. Institutioner I den midterste valgskakt på forsiden af programmet findes mulighed for at få vist alle institutioner på en lang liste. Man kan også søge efter en institution i dens navn eller en del af navnet, kommunens navn eller lignende. Endelig kan man oprette nye institutioner herfra. (Normalt vil nye institutioner blive oprettet i forbindelse med import af regneark fra kommunerne.) Eksport Man kan eksportere et budgetindkaldelsesark eller et regnskabsindkaldelsesark. De hedder henholdvis Eksporter budget og Eksporter regnskab Eksporter budget medsender regnskabstal fra sidst afsluttede regnskab. Eksporter regnskab medsender budgettal for det pågældende år. Regnearkene dannes ud fra nogle standard-regneark, som er en del af programmet og flettes med de nødvendige data fra databasen. De lagres i et forud valgt katalog: Eksport og kan herefter distribueres til kommunerne. Et eksempel på et regneark er vist i bilag 3. Import Når man får udfyldte regneark tilbage fra kommunerne, så vælges Import budget eller Import regnskab. En importdialogboks åbnes: Version 1.0 28-04-2012 6/14
Nu vælges den tilsendte fil og data hentes ind i en kladde i databasen. Herefter åbnes kladden og følgende billede vises: Bemærk, at der vises advarsler ved større afvigelser end man på forhånd har defineret. Definering af disse afvigelser sker i menuen Advarselsprocenter Man har herefter mulighed for et redigere i de modtagne data (i kladden) Oprette en ny institution (Hvis knappen længst til højre viser Opret ny institution) eller man kan indlægge tallene, hvis de ser OK ud ved Version 1.0 28-04-2012 7/14
at trykke på Overfør tal. Herefter forsvinder den pågældende institution fra kladden. Efterhånden som man har overført alle tallene vil kladden blive tom. Skulle man have lavet en fejl undervejs kan man blot importere regnearket på ny og gentage processen. Ved overførsel overskrives de tidligere indlagte tal. Version 1.0 28-04-2012 8/14
Registre Der findes følgende registre til styring af programmet: Paragrafregistret og Målgrupperegistret kræver næppe forklaring. Kommuneregistret har en afkrydsningsfunktion, så man kan vælge hvilke kommuner man vil benytte i valgskakterne når man vælger Driftsherrekommune eller beliggenhedskommune. Årstalsregistret kræver lidt forklaring. Det ser således ud: For hvert år indlægges antal dage. Dette bruges ved beregning af omsætningen. Stadierne er: [Regnskab aflagt], [Budget 1. år] og [Budget 2. år]. Man rykker fra Budget 2. år til Budget 1. år og når regnskab er indgået og indlagt rykkes til Regnskab aflagt. Samtidig låses data mod at blive forvansket ved en fejl ved at man trykker på knappen [Lås/Åben for redigering]. Der vises et flueben, hvis årets tal er låst. Version 1.0 28-04-2012 9/14
Advarselsprocenter. Her kan man angive hvilke grænser man gerne vil have vist i tilfælde af afvigelser, som kræver nærmere undersøgelse. Vejledningstekster til regneark Når regnearkene bliver dannet ligger der nogle vejledninger i de enkelte overskrifter. Disse tekster kan redigeres i dette billede: Filplaceringer Her kan man vælge hvor man vil have programmet, de eksporterede regneark samt de importerede regneark liggende. Version 1.0 28-04-2012 10/14
Initialkorrektion Når man første gang bruger programmet vil data typisk blive importeret fra eksisterende regneark. Det kan ikke udelukkes, at der er diskrepans mellem disse data og de tabeller, rapporter m.v. man har udleveret til politikere mm. Bla. Vil flytninger mellem kommuner af institutioner medøre nogle visningsproblemer. For fra dag 1 at kunne generere rapporter mv. tilbage i tiden kan det blive nødvendigt at foretage nogle initiale korrektioner. Disse korrektioner kan vedrøre antal eller omsætning. Indlægning sker i et billede som det viste herunder: Retabler originale excel-filer Eksport af tal i regneark sker ved hjælp af to standardregneark. Disse er ikke låste og kan derfor utilsigtet blive ændret. I dette tilfælde kan man retablere regnearkene ved simpelthen at trykke på den eller de knapper som vises i dette billede: Version 1.0 28-04-2012 11/14
Bilag 1 Version 1.0 28-04-2012 12/14
Bilag 2 Version 1.0 28-04-2012 13/14
Bilag 3 Version 1.0 28-04-2012 14/14