Import af udtræk af ODIN-data i Access-databaser

Transkript

1 September 2006 OBS: Kun brugere, der har rettigheden Redningsberedskabsadministrator, kan eksportere data fra ODIN. Der er mange muligheder for udtræk af data fra ODIN, men ved at anvende udtrækkene Alarmer, Anvendte køretøjer og Brandopgaver har man et rigtig godt udgangspunkt til f.eks. risikobaseret dimensionering. Denne vejledning viser, hvordan du foretager disse udtræk fra ODIN og importerer dem i Access. Der er anvendt en dansk version af Access 2003 i vejledningens eksempel. Hvis du anvender en anden udgave af Access eller et andet databaseprogram, der kan importere.csv-filer, kan der derfor forekomme afvigelser fra det viste, men princippet er det samme. Du kan importere udtrækkene i en helt tom Access-database og opbygge dine egne forespørgsler, men Beredskabsstyrelsen har lavet en Access-database, der på forhånd indeholder en række standard - forespørgsler, du kan anvende ganske gratis. Du kan i vejledningens punkt 7 læse en lidt mere teknisk forklaring på opbygningen af Beredskabsstyrelsens Access-database. Selve arbejdet med at udtrække data af ODIN og importere dem i Access falder i nogle forskellige processer, der kort kan opsummeres således: 1) Download evt. Beredskabsstyrelsens Access-database 2) Udtræk data fra 3) Klargør Access-databasen til import af data 4) Importer data vedr. alarmer 5) Importer data vedr. anvendte køretøjer 6) Importer data vedr. brandopgaver 7) Undersøg ODIN-data i Access 8) Dannelse af pivottabel i Excel Det er disse otte processer, der beskrives i denne vejledning. Skulle du få brug for hjælp, er du velkommen til at kontakte ODIN-hotline. Se hvordan på Beredskabsstyrelsen ønsker dig rigtig god fornøjelse med brug af dine data fra ODIN. Side 1 af 11

2 1. Download filen ODIN_alarmer.mdb fra a. Gå ind på og under Dokumenter og værktøjer klikkes på Læs mere >> b. I vinduet, der automatisk åbnes, scrolles ned til Eksport af ODIN-data og filen ODIN- alarmer.mdb downloades ved at højreklikke på [Access-database (816 kb)] og vælge Gem destination som og gemme filen, f.eks. på skrivebordet. 2. Udtræk af data fra ODIN a. Fra forsiden på IN.dk vælges menupunktet Eksporter data fra ODIN OBS: Kun brugere, der har rettigheden Redningsberedskabsadministrator, kan eksportere data fra ODIN. a. I feltet Dataområde vælges punktet Alarmer. Tryk herefter på knappen Eksporter data b. Gem filen viewexpalarm.csv, f.eks. i en folder, der hedder ODIN temp, som du selv opretter c. På tilsvarende vis vælges udtrækkene Anvendte køretøjer og Brandopgaver - for at hente og gemme filerne ViewExpAnvendteKoreretoej.csv og ViewExpOpgaveBrand.csv. Herefter er eksporten af data fra ODIN færdig og ODIN kan lukkes. Side 2 af 11

3 3. Klargøring af Access-databasen til import Åbn Access-filen ODIN_alarmer.mdb i Access. a. Gå til Tabeller b. Slet tabellerne ViewExpAlarm, ViewExpAnvendtKoerotoej og ViewExpOpgaveBrand. c. Det er vigtigt at de gamle tabeller slettes i ODIN_Alarmer.mdb, før de nye tabeller importeres. Ellers virker de prædefinerede forespørgsler ikke. 4. Import af alarmdata i Access-databasen a. Under værktøjslinie-menupunktet Filer vælges Hent eksterne data. Herefter vælges Importer b. Naviger hen til det bibliotek (i dette eksempel folderen ODIN temp), hvor de tre eksportfiler fra vejledningens punkt 1 (.csv-filerne) blev gemt. Bemærk, at en.csv-fil er en tekstfil. Det kan derfor være nødvendigt at ændre Filtype til Tekstfiler i stifinderen. c. Udpeg filen viewexpalarm.csv og tryk Importer, hvorefter guiden Tekstimport åbnes automatisk. d. Vælg Afgrænset tegn som f.eks. komma eller tabulator adskiller hvert felt og tryk på Næste >- knappen. Side 3 af 11

4 e. Vælg følgende i de respektive felter: Semikolon Afkryds Første række indeholder feltnavne Tekstkvalifikator sættes til (anførelsestegn) Tryk derefter på Avanceret -knappen. f. Her ændres datatypen til Dato og klokkeslæt for følgende felter: AlarmAfsendt AlarmVideregivet AlarmModtaget EfterflgTid Og datatypen til Notat for følgende felter: FoersteMelding_Tekst EfterflgMeldinger SkadestedUdenOfficielAdr Beskrivelse Klik derefter på knappen OK for at komme tilbage til guiden Tekstimport. Og tryk derefter på Næste. g. Marker I en ny tabel og tryk på knappen Næste > Side 4 af 11

5 h. Her skal ikke ændres noget. Tryk på knappen Næste > i. Her skal ikke ændres noget. Tryk på knappen Næste > j. Her skal ikke ændres noget. Undlad at ændre navnet på tabellen. Tryk på Udfør-knappen. Herefter går importen i gang. k. Når importen er afsluttet, viser Access følgende meddelelse. Klik på OK -knappen. Side 5 af 11

6 5. Import af køretøjsdata i Access-databasen For at importere køretøjsdata importeres filen ViewExpAnvendteKoreretoej.csv ved at gentage hele punkt 4 med følgende ændringer: I underpunkt c er det filen viewexpanvendtekoreretoej.csv, der skal anvendes I underpunkt f er det følgende felter, hvor datatypen skal ændres til Dato og klokkeslæt: AlarmModtaget AlarmDatoOgTid FremmeDatoOgTid AfgangDatoOgTid FrigivetDatoOgTid KlarIgenDatoOgTid Når guiden er fulgt til ende er filen viewexpanvendtkoeretoej.csv importeret og import af data afsluttet. 6. Import af data fra brandopgaver i Access-databasen For at importere data fra brandopgaver importeres filen ViewExpOpgaveBrand.csv ved at gentage hele punkt 4 med følgende ændringer: I underpunkt c er det filen ViewExpOpgaveBrand.csv, der skal anvendes. Side 6 af 11

7 I underpunkt f skal datatypen i følgende felt ændres til Dato og klokkeslæt: AlarmModtaget Datatypen ændres til Notat for feltet: Bemaerkning Side 7 af 11

8 6. Forespørgsler Vælg punktet Forespørgsler. Her ligger et antal prædefinerede forespørgsler. Disse bliver løbende udvidet af Beredskabsstyrelsen ved, at der fra bliver lagt en ny Accessfil ODIN_Alarmer.mdb på nettet. Når filen ODIN_Alarmer.mdb opdateres vil det ofte betyde, at der også skal importeres flere csv filer (som under punkt 1). Det er f.eks. nødvendigt også at importere en fil med personel, for at kunne få mandskabstimer med ud i forespørgslen. Der vil løbende blive orienteret om disse ekstra importbehov. Ellers kan man frit arbejde i forespørgslerne, f.eks. ændre på, hvad der skal medtages i forespørgslen eller ændre kriterier f.eks. hvilket/hvilke køretøjer ønskes medtaget. Det er også muligt selv at lave forespørgsler helt fra bunden. Det er muligt at hente andre datafiler ved hjælp af export-funktionen og sætte dem sammen i forespørgsler. Her er det lettest at prøve sig frem og ellers kontakte ODIN-hotline for bistand. Se hvordan på Eksport til Excel: Ønskes data overført til Excel f.eks. for at illustrere data grafisk eller foretage yderligere tabelbehandling kan funktionen Office Links anvendes. Se nedenfor. Vælg punktet Forespørgsler. Åbn forespørgslen og vælg Funktioner Analyser med Microsoft Office Excel. Herefter dannes en Excel fil til fri afbenyttelse. Eksempelvis kunne man danne en pivottabel. Se vejledningens punkt 8. Side 8 af 11

9 7. Beredskabsstyrelsens Access-database Microsoft Access er en relationsdatabase og Beredskabsstyrelsen har på forhånd bygget et antal forespørgsler op med joins mellem forskellige tabeller. For forespørgslen Alarmer med opgaver er der lavet en række left joins. Her er opgavetabeller knyttet til hovedtabellen ViewExpAlarm. Da f.eks. opgaven brand ikke optræder i alle alarmer, kræves benævnte left join for at få alle alarmer med i forespørgslen. Når ODIN_alarmer.mdb hentes første gang, så er der i filen en række tabeller. Disse tabeller er med for at forespørgslerne har noget at referere til. Det er vigtigt at huske at slette den eller de tabeller, der ønskes opdateret, inden importfunktionen anvendes. Ellers vil den nye tabel få et numerisk løbenummer påhæftet navnet, hvorefter joinet går til den forkerte (gamle) tabel. Skal der importeres data, hvor der efterfølgende skal søges på et dato-tidsfelt, så er det vigtigt at få sat denne egenskab under importen. Ellers vil dato-tidskolonnens egenskab stå til tekst og det vil ikke være muligt at sætte kriterier på den. Generelt er det feltet Rapportnummer, der er nøglen mellem alarmtabellen og de øvrige tabeller, herunder opgaver og skadesteder. ODIN_alarmer.db indeholder bl.a. en forespørgsel, hvor man kan udrede i hvor mange tilfælde et vilkårligt køretøj overskrider en fastsat grænse for udrykningstid. I forespørgslen er denne udrykningstid sat til 15 minutter, men det kan selvfølgeligt ændres efter lokale behov. Før forespørgslen kan vises, skal de to tabeloprettelsesforespørgsler køres. Der drejer sig om forespørgslerne Alarmer med køretøjstider og Alarmer med køretøjstider over 15 minutter. Herefter kan resultatet ses i forespørgslen SAMLET over 15 min udrykningstid. Hvis der ønskes at foretage samme forespørgsel blot med et andet tidskrav (f.eks. 10 minutter), så skal kriteriet blot ændres fra 15 til 10 i forespørgslen Alarmer med køretøjstider over 15 minutter. Husk, at tabellen skal åbnes i designmode, da der er tale om en tabeloprettelsesforespørgsel. Nye forespørgsler til Risiko Baseret Dimensionering: Der er lagt 9 nye prædefinerede forespørgsler i ODIN_alarmer.mdb. De omhandler brandopgaver fordelt på placering (privat beboelse, erhverv og åbne arealer). Brandplaceringen er analyseret på brandobjekt og brandårsag. De 9 forespørgsler er valgt på baggrund af en større behovsanalyse i kommunerne mht. hjælpeværktøjer i forbindelse med risikobaseret dimensionering. Ved behov for bistand til dataimport eller lignende kan du kontakte ODIN-hotline. Se hvordan på Side 9 af 11

10 8. Dannelse af Pivottabel i Excel: a. Under værktøjslinie-menupunktet Data vælges Pivottabel og pivotdiagram. b. Herefter markeres de relevante koloner her Placering og FormodetAarsag. En guide til dannelsen af pivottabellen kommer frem. Følg nedenstående vejledning. c. Her skal ikke ændres noget. Tryk på knappen Næste > d. Her skal heller ikke ændres noget. Tryk på knappen Næste > e. Her er der frit valg. Tryk på knappen udfør > f. Hold venstre musetast nede og overfør feltet Placering til kolonneområdet og overfør FormodetAarsag til rækkeområdet. Vælg igen FormodetAarsag og slip data ind, hvor der står Slip dataelementer her. Side 10 af 11

11 g. Der er nu dannet en såkaldt pivottabel. h. Ved at aktivere pivottabellen dvs. trykke på venstre musetast i tabelområdet, er der en række muligheder for yderligere nedbrydning i tabelform eller til grafisk illustration. For yderligere information kontaktes Sefik Muhic eller Steen Hjere Nonnemann ( ). Side 11 af 11