Lunderskov Boligforening Bestyrelsesmøde Mødetid: Mandag den 22. september 2014 kl. 18.00 Mødested: Kongsbjerghjemmet, Reinholdts Bakke 27A, Lunderskov Mødedeltagere: Inga Holm IH Johnny Frederiksen JF Jane Adelhardt JA Jørn Lorentsen JL Leif Lauritsen LL Afbud: Desuden deltog fra administrationen: Dorte Radik Bethina J. Lorentzen Leif Nygaard Jensen DOR BJL LNJ Oversigt over sagsnr. 1. Godkendelse af referat fra mødet den 10. juni 2014 2. Budgetopfølgning 30. juni 2014 hovedforeningen 3. Oversigt over lejeforhøjelser i afdelingerne pr. 1. januar 2015 4. Styringsrapport 2014 5. Evaluering af beboermødet 6. Landsbyggefonden orienterer 7. BL informerer 8. Nyt fra administrationen Bovia 9. Nyt fra formandskabet 10. Eventuelt
Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra mødet den 10. juni 2014 Referatet fra bestyrelsesmøde den 10. juni er tilsendt bestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til bestyrelsens underskrift. Referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen. Godkendt underskrives på næste bestyrelsesmøde. 2. Budgetopfølgning 30. juni 2014 hovedforeningen Budgetopfølgning pr. 30. juni 2014 for hovedforeningen udviser et lille overskud på 11 tusind kroner. Bilag: Budgetopfølgning 30. juni 2014 Budgetopfølgningen tages til efterretning. Taget til efterretning. 3. Oversigt over lejeforhøjelse i afdelingen pr. 1. januar 2015 Huslejeforhøjelser skal forelægges og godkendes i hovedbestyrelsen og varsles over for beboerne 3. måneder inden 1. januar. Huslejeforhøjelserne er godkendt på afdelingsmødet. Afdelingen skal ikke reguleres i husleje pr. 01.01.2015 Det indstilles at huslejeforhøjelsen godkendes. Godkendt.
4. Styringsrapport 2014 Administrationen har færdiggjort styringsrapporten for 2014 der indsendes til Landsbyggefonden og kommunen. Vedrører regnskabsåret 2013. Hovedtallene fra styringsrapporten vil blive gennemgået på mødet. Administrationen vil efterfølgende blive indkaldt til møde med kommunen, det såkaldte styringsdialogmøde. Bilag: Styringdsdialogskema for LB afd. 1 vedr. 2013 Styringdsdialogskema for LB HF vedr. 2013 Styringsrapporten tages til efterretning Administrationen bemyndiges til at lave enkelte redaktionelle rettelser i forhold til faktuelle forhold for LB afd. 1 og LB HF. Herefter blev styringsrapporten taget til efterretning. 5. Evaluering af beboermødet Administrationen har endnu ikke foretaget en evaluering af beboermøderne i regi af Bovia, men til brug for dette arbejde vil input fra bestyrelsen være behjælpelig. Bestyrelsens tilbagemeldinger indarbejdes i evalueringen af beboermøderne. Bestyrelsen opfattelse er at der var en god stemning og en konstruktiv livlig debat på beboermødet. Der var en del spørgsmål vedrørende vinduesrenoveringen. Beboerlisterne bør anvendes hvis der skal ske afstemning. Punktet vedr. valg af afdelingsbestyrelse ønskes medtaget hvert år, for at motivere forsamlingen til at få valgt en bestyrelse. Der er ingen forplejningen, udover vand på mødet Det kan overvejes om det kunne være hensigtsmæssigt at udvide forplejningen. Proceduren vedrørende forbedringsarbejder/kollektiv råderet blev godt modtaget på mødet, idet de opfylder den geografiske spredning. Betydningen af, at der følger huslejestigning med i forbindelse med renoveringen indenfor de enkelte afsnit og at driften af renoveringen påhviler afdeling 1, bør løbende uddybes. Bemærkningerne indarbejdes i den endelige evaluering.
Orienteringssager ( 6-9 ) 6. Landsbyggefonden orienterer Pr. mail er der udsendt følgende: 640 Indberetning af ledige boliger pr. 1. juli 2014 641 Beboere i den almene boligsektor 2013 642 Evaluering af Landsbyggefondens boligsociale indsats og huslejenedsættelser finansieret af 2011-2014 midlerne. 643 Indberetning af ledige boliger pr. 1. august 2014 644 SBi-evaluering - renoveringer 2011-13 645 Indberetning af ledige boliger pr. 1. september 2014 646 "Nye udfordringer for det almene boligbyggeri" 647 Guide til brug for produktion af webfilm i forbindelse med renoveringsstøttesager. 7. BL informerer Pr. mail er der udsendt følgende: 2614 Digitalisering af boligstøtten 2714 Overenskomsterne 2014-2017 2814 Diverse fonde i de landsdækkende overenskomster 2914 Bidrag til arbejdskapital og henlæggelse til dispositionsfond 3014 Overenskomsten 2014-17 ESL 3114 Støtte til udarbejdelse af energihandlingsplaner i almene boliger 3214 Hovedelementerne i den nye sygedagpengemodel 3314 Kønsopdelt lønstatistik 3414 Undersøgelse af fællesantenneanlæg 3514 Forvaltningskonference 2014 - Drift og Velfærdsopgaver - Der er forandringer på vej! 3614 Omvendt moms på mobiltelefoner, bærbare computere m.v. 3714 Ommærkning af familieboliger og ældreboliger mellem 50-65 m2 ansøgning om ommærkningsbidrag 8. Nyt fra administrationen Bovia Status udlejning Formanden har bedt om status for flg. emner: Renovation hvor skal skraldespande stå Reglement vedr. haver - afsnitsopdelt Renoveringsprojekt vinduesudskiftning farver Status for renovation: Afsnittenes udfordringer blev drøftet herunder økonomien som forventes at blive i størrelsesordenen 60.000 til 100.000 kr. Udgifterne blev besluttet afholdt under konto 116.
Løsningen skal fastlægges med helheden for øje, så der for de enkelte afsnit findes en ensartet og også i fremtiden håndterbar model. Reglement vedr. haver afsnitsopdelt: Der skal laves have og ordensreglement samt vedligeholdelsesreglement for samtlige afsnit. Bestyrelsen gav Inga Holm bemyndigelse til i samarbejde med administrationen at udarbejde oplæg til have- og ordensreglement herunder også opstart på vedligeholdelsesreglementet. Der er tale om en stor opgave, hvorfor den eventuelt kan opdeles i mindre dele. Det blev besluttet at sende have- og ordensreglementet i høring før den endelige godkendelse omkring marts 2015. Renoveringsprojekt vinduesudskiftning farver: I den nuværende beslutning omkring maling står der grå flint fra Gori og Pinotex mørk dodenkop (brun).ved brug af anden produkt kan der forekomme afskalninger. Farverne skal naturligvis matche afsnittenes farvevalg. På et tidspunkt har der været leveret en forkert farve. Leif Nygaard Jensen blev bedt om et oplæg til farvevalg, som drøftes med Inga Holm. Niels Klausen har taget hånd omkring udfordringerne omkring vinduer i badeværelser. 9. Nyt fra formandskabet Der var intet nyt at berette. 10. Eventuelt Da bestyrelsen både er hovedbestyrelse og afdelingsbestyrelse, vil mødet fremover blive opdelt i to, således at Inspektør Leif Nygaard Jensen deltager på mødet og tager sig af emner som afdelingsbestyrelsen er ansvarlig for. Relationerne til kontaktpersonerne blev drøftet, da Inspektøren i princippet skal relatere til afdelingsbestyrelsen for at afdelingsbestyrelsens rolle ligger klar. Inga Holm tager kontakt til aktivitetsudvalget i afsnit 15 og kontaktpersoner for at tage en drøftelsen, omkring fremtidige roller. Leif Nygaard Jensen tager kontakt til brandmyndighederne i Kolding for at vejlede afsnit 13 og 15 i forhold til beboernes sikkerhed i forbindelse med opbevaring af genstande på gangarealerne. Varmecentralen i afsnit 6 Mølleparken har en lækage som undersøges. Referat godkendt den 3. november 2014. Inga Holm Jane Adelhardt Johnny Frederiksen Leif Lauritsen Jørn Lorentsen