REFERAT Dialogmøde 2013 Boligselskabet for Høng og Omegn Dato: 27. juni 2013 Mødested: Kalundborg Kommune, Holbækvej 141 B, 4400 Kalundborg Deltagere: Boligorganisationen: Forretningsfører Britta Skiber Rune Kalundborg Kommune: Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Økonomisk konsulent Hanne Pries 1. Velkomst Bjarne Dybdahl Andersen bød velkommen. 2. Gennemgang af styringsrapporten A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : 1) Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i nogen grad igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. 2) Behov for aftaler med kommunen: (iflg. boligorganisationen) Om boligorganisationens forhold : nej. Om særlig indsats i nogle afdelinger : nej B. Gennemgang af boligorganisationen 1) Økonomi/drift : Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Renovering af de ældste afdelinger. Hvilke initiativer er / vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Ansøgning om tilskud og støtte fra Landsbyggefonden. (hele kr.) Værdi Benchmark Sidste regnskabsår Administrationsbidrag, kr. pr. lejemål 4.150 3.889 4.032 Dispositionsfond, kr. pr. lejemål 12.525 4.564 10.379 Arbejdskapital, kr. pr. lejemål 205 2.015 28 Der har i regnskabsåret i alt været 1 sag i Beboerklagenævnet. Boligselskabet har tabt sagen. Nøgletallene beregnes ud fra de fra stamdata i Landsbyggefonden. Kommunen har konstateret mindre fejl og uoverensstemmelse i disse, hvilket er medvirkende til, at nøgletallene ikke er helt korrekte se punkt 5. Referat fra dialogmødet 2013 med Boligselskabet for Høng og Omegn 1/7
Kommunen bemærkede, at selskabet har det næsthøjeste administrationsbidrag, og at dispositionsfonden er meget høj ifølge Landsbyggefondens statistik. Britta Skiber Rune er bekendt med det høje administrationsbidrag, hvilket der arbejdes på at nedbringe. Vedrørende dispositionsfonden oplyste Britta Skiber Rune, at denne vil ligge betydelig lavere i næste regnskabsår, herudover forventes en del selvfinansiering fra dispositionsfonden til de igangværende driftsstøttesager i landsbyggefonden (afd. 6 og afd. 11). Britta Skiber Rune tilføjede, at selskabet endvidere har været plaget af den del sygdom og personaleudskiftninger. Herudover er selskabet ved at etablere nyt ITsystem vedrørende syn af boliger ved fraflytning, hvilket på sigt forventes at medvirke til besparelser. 2) Ledelse og beboerdemokrati Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: At få beboerne til at deltage aktivt. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Informationsmøder vil blive indført. Bestyrelsen har det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har ikke gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. 3) Udlejning og velfungerende boligafdelinger Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling : Fordeling af boliger efter anvendte udlejningsregler: Venteliste: 54,10 % (sidste år: 73,33 %) Kommunal anvisning: 39,34 % (sidste år: 24,0 %) Fleksibel udlejning 6,56 % (sidste år: 2,67 %) Kombineret udlejning: 0 % (sidste år: 0 %) Annoncering 0 % (sidste år: 0 %) Ledige familieboliger pr. ultimo regnskabsåret 0 % (sidste år: 0 %) 4) Byggeri og renoveringer herunder evt. støttesager i Landsbyggefonden (LBF) status Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens nybyggeri- og renoveringsaktivitet: Få attraktive boliger med lav energiforbrug. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat til styrkelse af boligorganisationens byggevirksomhed: Ansøgning til kommunen se yderligere under punkt. 8. t Afdelinger med større igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer (i regnskabsåret): Afd.001: afsluttet nye køkkener og bad alle boliger Afd.002: afsluttet renoveret 20 badeværelser påtænkt renoveret 20 badeværelser Afd. 009: afsluttet renovering af tag og skure Afd.013: igangværende tagrenovering køkkener Afd. 017: afsluttet renovering køkkener Referat fra dialogmødet 2013 med Boligselskabet for Høng og Omegn 2/7
Afd. 018: påtænkt tagrenovering og isolering Afd. 019: påtænkt renovering af garager Igangværende sager i Landsbyggefonden (LBF): Afd.006 Centerparken: igangværende LBF-sag (renovering og driftsstøtte) afventer skema B fra boligselskabet. 25.03.2009: Kommunalbestyrelsen indstillede til LBF at yde huslejestøtte. Huslejestøtte er igangsat fra LBF. 11.08.2010: Besigtiget af LBF + kommunen 09.12.2012: Kommunalbestyrelsen godkendte helhedsplan til renovering og skema A. Afd.010 Fuglevænget: afsluttet LBF-sag (renovering og driftsstøtte) 16.12.2009: Kommunalbestyrelsen godkendte skema A, garanti og kapitaltilførsel på 300.000 kr. 22.06.2010: Kommunalbestyrelsen godkendte skema B og garanti. 23.03.2012: Kalundborg Kommune godkendte skema C 27.09.2012: Kalundborg Kommune betalt kapitaltilførsel på 300.000 kr. til Landsbyggefonden. Afd. 011 Glentehaven: igangværende LBF-sag (renovering) afventer skema A 24.05.2012: Besigtiget af LBF + kommunen 17.06.2012: LBF anmoder boligselskabet om skriftlig status (frist 14.08.2013) C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (iflg. styringsrapporten) - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne Der er iflg. styringsrapporten kritiske nøgletal vedrørende fraflytningsprocent: afd. 6: 27,78 % (20 familieboliger ud af 72 ) rød markering. afd. 15: 41,18 % ( 7 ældreboliger ud af 17 ) gul markering. afd. 18: 30,0 % ( 6 familieboliger ud af 20) rød markering. Der er iflg. styringsrapporten kritiske nøgletal (gul markering) vedrørende henlæggelser til vedligeholdelse: afd. 003 gul markering afd. 005 rød markering afd. 006 gul markering afd. 009 gul markering afd. 014 gul markering Der er iflg. styringsrapporten kritiske nøgletal (gul markering) vedrørende opsamlet underskud : afd. 005 gul markering Der er iflg. styringsrapporten kritiske nøgletal (gule og røde) vedrørende flerårige overskud : afd. 013 rød markering afd. 015 gul markering Øvrige væsentlige problemer iflg. boligselskabet: Afd. 005: Fugt og skimmel problemer se under punkt 4. Afd. 006: LBF-sag se under punkt 2 B 4. Afd. 018: Tagrenovering og isolering - Fugt og skimmel problemer se under punkt 4. Afd. 019: Renovering af garager. De kritiske nøgletal blev kort drøftet. Referat fra dialogmødet 2013 med Boligselskabet for Høng og Omegn 3/7
Se tillige under punkt 3, regnskab. D. Tidligere indgåede aftaler, - herunder status/opfølgning fra sidste dialogmøde Ajourføring af drifts- og vedligeholdelsesplaner og budgettering derefter er ikke overholdt fra boligselskabet iflg. revisionsprotokollatet. se yderligere herom under punkt 3. 3. Regnskab 2012 (01.07.2011 30.06.2012) Regnskab 2012 (01.07.2011 30.06.2012) er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Årets resultat - Boligorganisationen: Boligorganisationen har et underskud på -29.953 kr., som dækkes af arbejdskapitalen. Årets resultat afdelinger: Leje/m2/pr.år Årets Opsamlet 2011/2012 resultat resultat (01.04.2011 31.03.2012) Afd. 001, Ingesvej 1-19, Marievej 41+43-37.983 8.636 650,73 Afd. 002, Hedvigsvej, Katrinevej, Ingesvej 37.097 157.749 556,41 og Marievej Afd. 003, Ingesvej 21-33 og 22-34 39.940 46.358 449,28 Afd. 005, Sæby I -26.810-88.883 758,29 Afd. 006, Centervej 12-34 -61.767-47.244 682,17 Afd. 009, Sofievej 8-36 og 3A-29C -14.503 24.346 628,07 Afd. 010, Fuglevænget 1-49 og 2-48 -105.702-90.658 694,19 Afd. 011, Glentevej 2-88 og 31-53 -2.095-178.882 669,12 Afd. 013, Glentevej 3A-19C 79.836 302.155 656,94 Afd. 014, Jensine Madsensvej 65.460 146.619 624,53 Afd. 015, Monrads Have og Møllevej 135.988 321.325 767,89 Afd. 017, Marievej 6-40 116.298 105.232 686,09 Afd. 018, Hovedgaden 56.867 286.530 727,41 Afd. 019, Kulbyvænget og Borrehaven 76.091 217.213 645,15 Afd. 024, Sofiehaven -16.113 108.858 839,70 Iflg. revisor afvikles underskud efter reglerne, over 3 år, afd. 5 og 11 over max. 5 år. Revisor har forsynet regnskabet med en revisionspåtegning uden forbehold, men revisor har supplerende oplysninger, således: Der er igen i år fundet betydelige afvigelser mellem vedligeholdelsesplanerne og budgettallene. Vi har derfor henstillet, at der skulle foretages en ajourføring af vedligeholdelsesplanerne, således at der var sammenhæng til budgettallene. Revisor tilføjer, at de har gjort opmærksom på dette i de sidste 4 revisionsprotokollater. Iflg. ny bekendtgørelse skal opsparet overskud afskrives over maksimalt 3 år på lige fod med opsparet underskud. Dette er ikke indarbejdet i regnskabsåret 2011/2012, og det er ligeledes ikke indregnet i budget for 2012/13. Dette har betydet, at flere afdelinger har sparet store opsparede overskud op til vedligeholdelsesarbejder, der er blevet forsinket med igangsættelsen. Revisor henstiller til, at overskud fremadrettet bliver budgetteret med en afskrivningsperiode på maksimalt 3 år. Referat fra dialogmødet 2013 med Boligselskabet for Høng og Omegn 4/7
Henlæggelser til tab ved fraflytninger vurderes igen i år til at være utilstrækkelige i afd. 5, 6, 10 og 11. Revisor henstiller igen til at øge henlæggelserne i de fremtidige budgetter. Britta Skiber Rune er ikke enig i revisors bemærkninger vedrørende manglende ajourføring af drifts- og vedligeholdelsesplaner og budgettering herefter, og hun vil efterfølgende tage en drøftelse med revisor herom. Britta Skiber Runer tilkendegav at have forståelse for kommunens bemærkninger ud fra et tilsynsmæssigt aspekt, og hun vil nu tage en drøftelse med revisor om det videre forløb. Kommunen tager herefter regnskab 2012 til efterretning med følgende henstillinger: Kommunen henstiller til boligselskabet, at de lovpligtige drifts- og vedligeholdelsesplaner gennemgås og ajourføres inden udgangen af 2013, og således at der budgetteres herefter i det førstkommende budget derefter (01.07.2014 30.06.2015). Boligselskabet bedes fremsende en revisorpåtegnet status til kommunen inden udgangen af 2013. Såfremt boligselskabet ikke følger denne henstilling, så agter kommunen at give boligselskabet et pålæg herom næste år, således at boligselskabet pålægges at antage en teknisk sagkyndig til at gennemgå drifts- og vedligeholdelsesplanerne. Kommunen henstiller til at følge revisors henstilling til, at overskud fremadrettet bliver budgetteret med en afskrivningsperiode på maksimalt 3 år. Kommunen henstiller til at følge revisors henstilling til, at øge henlæggelserne til tab ved fraflytninger i afd. 5, 6, 10 og 11. 4. Skimmelsvamp Boligselskabet har haft 7 boliger med skimmelsvamp i afd. 5, Sæby I, Bagervænget, og 4 boliger med skimmelsvamp i afd. 18, Bygaden. Alle tilfælde er behandlet. Boligselskabet har indgået samarbejde med RF-Skadesservice, hvilket er en stor succes. Firmaet udfærdiger en udførlig rapport i hvert enkelt tilfælde og udbedrer efterfølgende skimmelskaden. Herudover vejleder og forklarer firmaet uddybende overfor den enkelte lejer. En af boligselskabets ejendomsfunktionærer oplæres desuden i skimmelsager. Britta Skiber Rune tilføjede, at de 4 skimmelsager i afd. 18 desværre er tilbagevendende, idet skaden stammer fra en fejlkonstruktion fra byfornyelsessagen, således at regnvand ikke ledes væk og giver disse tilbagevendende problemer. Problemet forventes at blive løst i forbindelse med den planlagte tagrenovering. 5. Stamoplysninger for boligorganisationen og afdelinger / lejemålsenheder Kommunen har konstateret uoverensstemmelse i boligselskabets stamdata, idet der ikke er enslydende oplysninger mellem de oplyste i regnskabet og LBF-stamdata således: Regnskabet LBF-stamdata Antal boliger i alt 493 490 Erhvervslejemål 2 1 Garager/carporte *) 0 0 *) Der er garager/carporte i boligselskabet. Referat fra dialogmødet 2013 med Boligselskabet for Høng og Omegn 5/7
Antal lejemålsenheder, som beregnes af antal familieboliger, ældreboliger, ungdomsboliger, erhverv, institutioner, garager/carporte, skal være ens i det indberettede regnskab og i LBF-stamdata. Det er boligselskabets ansvar, at oplysningerne begge steder er korrekte. Forkerte lejemålsenheder i LBF-stamdata medfører forkerte nøgletal i styringsrapporten ligesom boliger angivet som etageboliger i stedet for tæt/lav medfører forkerte benchmarkværdier. Såfremt boligselskabet benytter forkerte lejemålsoplysninger i selve regnskabet, medfører dette ligeledes forkerte beregninger her. Det blev aftalt, at Boligselskabet retter de forkerte oplysninger i LBF-stamdata senest 30. juni 2013 og sørger for, at de kommende regnskaber ligeledes indeholder de rigtige oplysninger. 6. Udsættelser Udvikling/antal/forebyggelse m.v. Boligselskabet har haft 4 udsættelser indenfor det sidste år. 7. Boligselskabets hjemmeside og kommunens hjemmeside (Drøftelse af indholdet på begge hjemmesider) Kommunens hjemmeside har nu et link til de almene boligselskabers hjemmeside, hvilket der ikke var bemærkninger til. Kommunen bemærker, at loven foreskriver, at referater skal være tilgængelige for beboerne. Der er i lovgivningen ikke fastsat nærmere regler om, hvordan referater skal gøres tilgængeligt/offentliggøres, men det kan foruden omdeling til samtlige husstande - formentlig ske ved offentliggørelse på hjemmeside, opslag i opgange eller ved opslag på ejendomskontoret (altså på steder, hvor beboerne ofte færdes). Kommunen har noteret sig, at referater fra repræsentantskabsmøder, organisationsbestyrelsesmøder, afdelingsmøder og afdelingsbestyrelsesmøder ikke er på hjemmesiden. Britta Skiber Rune orienterede om, at boligselskabet arbejder med en ny hjemmeside, og at alle referater fremover vil komme på hjemmesiden. Boligselskabet orienterer kommunen, når den nye hjemmeside er tilgængelig, således at kommunen kan tilrette linket til på kommunens hjemmeside. Kommunen: Til efterretning 8. Eventuelt Britta Skiber Rune tilkendegav, at boligselskabet stadig ønsker at bygge nye boliger. Der ønskes opført 24 +50 boliger som rækkehuse på ca. 100 m2. Boligselskabet har p.t. en venteliste på 124, hvoraf 75 er akutte. Heriblandt er der meget stor efterspørgsel fra borgere på over 50 år, som søger en lidt større bolig centralt beliggende i Høng. Britta Skiber Rune tilføjer, at boligselskabet ikke har udlejningsvanskeligheder, bortset fra lidt i afd. 18, Hovedgaden, hvilket skyldes lejeniveauet. Dette er nu forsøgt afhjulpet med tilskud til lejen fra dispositionsfonden. Økonomichefen oplyste, at Kalundborg Kommune p.t. ikke har planer om nybyggeri af almene boliger. Boligselskabet vil nu overveje, om de vil arbejde videre med en ansøgning til kommunen. 9. Næste dialogmøde - 2014 Boligselskabet for Høng og Omegn har frist for regnskabsindberetning (regnskab 2013) til LBF den 30. november 2013, men styrings-rapporten kan tidligst indberettes medio februar 2014. Referat fra dialogmødet 2013 med Boligselskabet for Høng og Omegn 6/7
Frist for boligselskabets indberetning af styringsrapporten blev aftalt til den 15. marts 2014. Kommunen indberetter datoen i www.almenstyringsdialog.dk. Tidspunkt for dialogmødet aftales herefter mellem parterne. 10. Aftaler 1. Boligselskabet orienterer kommunen, når selskabet nye hjemmeside er tilgængelig. 2. Boligselskabet indestår for, at referater fra møder (repræsentantskabsmøder, organisationsbestyrelsesmøder, afdelingsmøder og afdelingsbestyrelsesmøder) bliver tilgængelige for lejerne på deres nye hjemmeside. 3. Boligselskabet retter forkerte stamdataoplysninger LBF-stamdata inden 30. juni 2013 og sikrer, at lejemålsenhederne fremover vil være rigtige (og ens) i regnskaberne og i LBF-stamdata. 4. Frist for boligselskabets indberetning af styringsrapporten aftales til 15. marts 2014. Herudover har kommunen i forbindelse med regnskabsgennemgangen givet henstillinger til boligselskabet således, idet det forventes, at selskabet følger op på: Kommunen henstiller til boligselskabet, at de lovpligtige drifts- og vedligeholdelsesplaner gennemgås og ajourføres inden udgangen af 2013, og således at der budgetteres herefter i det førstkommende budget derefter (01.07.2014 30.06.2015). Boligselskabet bedes fremsende en revisorpåtegnet status til kommunen inden udgangen af 2013. Såfremt boligselskabet ikke følger denne henstilling, så agter kommunen at give boligselskabet et pålæg herom næste år, således at boligselskabet pålægges at antage en teknisk sagkyndig til at gennemgå drifts- og vedligeholdelsesplanerne. Kommunen henstiller til at følge revisors henstilling til, at overskud fremadrettet bliver budgetteret med en afskrivningsperiode på maksimalt 3 år. Kommunen henstiller til at følge revisors henstilling til, at øge henlæggelserne til tab ved fraflytninger i afd. 5, 6, 10 og 11. Nærværende referat og bilag godkendes af Boligselskabet for Høng og Omegn Kalundborg Kommune den 4/7-2013 den 1/7-2013 Forretningsfører Britta Skiber Rune Sign. Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Sign. Referat fra dialogmødet 2013 med Boligselskabet for Høng og Omegn 7/7