Consulting Storage Software Services Training Introduktion
Scan Modul System Scan Modul System Scan Modul System tilbyder en gennemgribende optimering af hele forsyningskæden ved hjælp af produkter og tjenester vi selv har udviklet. Vores mål er at bruge den viden og erfaring vi har opbygget gennem 40 år, til at forbedre betingelserne for alle der indgår i forsyningskæden på tværs af organisationen. Bedste praksis Scan Modul System er en del af Stanley Works Corporation. Stanley Works' stærke globale tilstedeværelse og forskelligartede natur gør det muligt for Scan Modul System at finde kilder til bedste praksis inden for logistik på tværs af et stort antal brancher og markeder. Disse branchers og markeders arbejdsprocesser er integreret med vores softwareprogrammer og hardwareløsninger. Førende standarder Vores globale tilstedeværelse sikrer at alle nationale love og regler overholdes i alle vores produktlinjer. Dette har resulteret i en revolutionerende brancheførende opbevarings- og transportplatform med stor lagerkapacitet og funktionalitet. Spirende teknologier Den innovative integration af datafangstmuligheder gennem RFID (Radio Frequency Identification) skaber værdi på tværs af vores produktlinjer og føjer en ny dimension til programmet ved at automatisere realtime behandlingen af oplysninger. I 40 år har vi været den førende virksomhed på verdensplan af komplette opbevaringssystemer til medicinske forbrugsartikler. Denne brochure beskriver lagerstyringsprogrammet SpaceTRAX, en nyhed i forbindelse med effektivisering af arbejdsprocesser og kontrol af høj-værdi lagre på kliniske afdelinger, der placerer os i front indenfor innovativ lagerstyring og opbevaring.. Kontakt en af vores globale salgsafdelinger (se detaljerne på bagsiden), hvis du vil have flere oplysninger om SpaceTRAX, eller hvis du vil bestille en demonstration. Scan Modul System 3
Scan Modul System introducerer Få mere klinisk tid til patientpleje og opnå fuld kontrol over dit værdifulde varelager Scan Modul System 5
Spørgsmål: Hvad er SpaceTRAX, og hvad kan det gøre for mit hospital og mine medarbejdere? løse overslag Minimer investering Maksimer besparelser databasehåndtering Svar: SpaceTRAX er en dokumenteret løsning, der understøtter arbejdsgangene i forbindelse med lagerstyring, baseret på den bedste praksis processpild Automatiser rekvisitionsforslag Administrer sortimentet nemt Reducer procestid Forbedr leverandørforhandlingerne SpaceTRAX er en dokumenteret løsning der understøtter arbejdsgangene i forbindelse med lagerstyring, og derved sparer kliniske afdelinger hundredetusinder af kroner hvert år ved at reducere overflødige lagerbeholdninger, øge betalingsopkrævningen, fjerne tab pga. varer med overskreden udløbsdato og øge omsætningshastigheden på varelageret. Med SpaceTRAX har du, hvad du skal bruge. at varer ikke er på lager Forbedr patientsikkerheden Forbedr rentabiliteten Reducer lagerværdien overforsyning varer, der aldrig bruges Scan Modul System 7
Fordele ved SpaceTRAX Automatiske rekvisitionsforslag De grænseværdier, der udløser en ordre, optimeres ved hjælp af forbrugsstatistik til overvågning af beholdningsniveauer. Der kan når som helst oprettes et rekvisitionsforslag for at håndtere efterspørgslen. indkøb Reduceret procestid Når du scanner stregkoder fra en fabrikant, sørger den globale onlinedatabase for høj genkendelse af alle modtagne varer. Modtageprocessen kræver ingen yderligere udskrivning af stregkodemærkater eller manuel dataindtastning. modtagelse Forbedrede leverandørforhandlinger Forskellige rapportværktøjer giver dig førstehåndsviden om dine indkøb og andele efter leverandør. Det er værdifulde oplysninger, når der skal forhandles om mængde- og prisrabatter. Nem administration af sortimentet Den høje genkendelse af varer gør det nemmere at føje lagerenheder til dit sortiment og fjerne varer, der bevæger sig langsomt eller slet ikke, baseret på forbrugsstatistikker. Forbedret patientsikkerhed Patientsikkerhed i forhold til lagerstyringen forbedres ved at fjerne varer med overskredne holdbarhedsdatoer og oprette en nem tilbagekaldelsesprocedure til leverandører. forbrug Øget rentabilitet Enten ved maksimering af betalingsopkrævningen eller opfølgning og afstemning af omkostninger på procedurer. lagerbeholdning Maksimerede besparelser Overvågning af varerne med et entydigt id og holdbarhedsdato gør det muligt for programmet at automatisere FIFO-processen baseret på de registrerede oplysninger. Dette fjerner lagerspild pga. overskridelse af holdbarhedsdatoen. Reduceret lagerværdi Sporing af alle indgående/udgående materialer på vareniveau betyder, at strømmen af materialer kan være tættere og foregå på lavere beholdningsniveauer. Dette reducerer ikke bare den disponible lagerbeholdning og lagerværdien, men frigør også kontanter og fjerner de medfølgende lageromkostninger. Scan Modul System 9
Casestudie Radiologisk afdeling på University Hospital of North Staffordshire, Storbritannien Før implementeringen af SpaceTRAX -programmet var bestillingsprocessen manuel på afdelingen for interventionel radiologi på University Hospital of North Staffordshire. Alle lagerstyringsaktiviteter var meget tidskrævende og dermed dyre. Afdelingen for interventionel radiologi, der omfatter neuroradiologi har 844 forskellige varenumre med en årlig indkøbspris på ca. 986.000. SpaceTRAX har ikke bare forbedret lagerstyringen, det har også hjulpet hospitalet med at opnå økonomiske fordele og spare tid. Den tid, afdelingen brugte på lagerstyring, er faldet med 31%, hvilket har reduceret de årlige lønomkostninger med 6.500. Programmet har kørt i tre måneder, og i dette korte tidsrum er der sket en dokumenteret reduktion i lagerniveau på 101.000 eller 20 %, hvilket giver en besparelse i lageromkostninger på 5.300 pr. år. Mark Smith, der er leder af afdelingen, mener, at beholdningsniveauerne stadig er for høje i forhold til forbruget, og der ventes endnu en reduktion af lagerniveauet. SpaceTRAX kan give en række forskellige oplysninger, herunder forskellige typer administrationsrapporter, Jeg er specielt begejstret for de funktioner i SpaceTRAX, der gør det muligt at knytte forbrug til de individuelle sager. Det hjælper os også med at opfylde kravet om fuldstændig dokumentation af pris og kvalitet for vores produktion. Programmet sørger for at varebestillingslisten løbende opdateres, og der er ingen begrænsende tidsterminer. I steder gør spacetrax -programmet det muligt for afdelingen helt uafhængigt at afgive ordre når de har brug for det, hvilket medfører koordineret ordre planlægning og lagerstyring på den ene side og patient pleje på den anden side. Det gør programmet meget fleksibelt. Smith er særligt begejstret for de funktioner i SpaceTRAX programmet der gør det muligt at tildele individuelle operationer et forbrug. Dette opfylder UK Department of Health s krav om at indføre PbR (Payment by Results) og PLICS (Patient-Level Information and Costing Systems) i den offentlige sygesikrings kliniske områder. Med oplysninger direkte fra SpaceTRAX, kan Smith få dækket sine udgifter gennem HRG (Health Resource Groups) -koder. Dette vil så sikre, at afdelingen bliver betalt for alle udførte procedurer. Værktøjerne til ledelsesrapportering i SpaceTRAX gør det også muligt at oprette rapporter for gennemsnitlige Nøgletal Før Efter tre måneder Forbedring Gennemsnitlig lagerværdi 496.000 395.000 20 % Antal timer på lagerstyring pr. uge 19,5 timer 13,5 timer 31 % 23.000 3.900 83 % Varer med overskreden udløbsdato pr. år Driftsbesparelser og investeringsafkast Årlige besparelser med SpaceTRAX 1) Procentuelt afkast af investering Gruppeleder og radiograf Mark Smith, University Hospital of North Staffordshire i Storbritannien og dermed reducere spildet med ca. 80 % eller 19.100 pr. år. Afkast af investering i måneder Gennemsnitlig besparelse pr. dag 2 År 1 År 2 År 3 138.000 31.000 31.000 839 % 224 % 224 % 1,4 5,4 5,4 327 47 47 1) Direkte driftsbesparelser omfatter reduktion af lagerniveau og -omkostninger, varer med overskredne udløbsdatoer og lønomkostninger. 2) Direkte driftsbesparelser minus investering i SpaceTRAX. sagsomkostninger, månedlige lagerværdier, udløbsdatorapporter osv. Smith mener, at programmet i høj grad har forbedret lagerkontrollen især for ham selv som gruppeleder og giver ham bedre indblik i og mere tillid til de tilgængelige varebeholdninger. Antallet af manuelle rekvisitioner er også blevet mindre. Ifølge Smith er rapporten om varer med overskredne udløbsdatoer "en af de bedste og mest værdifulde funktioner i SpaceTRAX -programmet". Denne rapport viser alle varer med en forestående udløbsdato. Rapporten om varer med overskreden udløbsdato forventes at hjælpe afdelingen med at nedbringe antallet af varer, der overskrider udløbsdatoen, sagsomkostninger. Alt i alt er afdelingen for interventionel radiologi på University Hospital of North Staffordshire meget tilfreds med SpaceTRAX -programmet. Alle medarbejdergrupper lærte hurtigt at bruge programmet og at sætte pris på den måde, det har hjulpet med at øge effektiviteten i de lagerstyringsprocesser, de indgår i. Gruppeleder Smith er især tilfreds med den forbedrede lagerkontrol, reduktionen i den tid, der bruges på lagerstyring, og de besparelser, afdelingen har opnået, siden den implementerede SpaceTRAX -programmet. Scan Modul System 11
Casestudie Kardiologisk afdeling på Västerås Central Hospital, Sverige Før SpaceTRAX blev implementeret på kardiologisk afdeling på Västerås Central Hospital, var den gennemsnitlige lagerværdi 270.000, hvoraf 26 % var konsignationslager. "Det var tydeligt, at afdelingens beholdning var for stor, men hvor meget for stor og hvilke specifikke produkter, vi havde for mange af, var der ingen der vidste" forklarer ledende overlæge Ortwin Herterich. indkøbsbeløb. Implementeringen af SpaceTRAX har fået antallet af varer med overskreden udløbsdato til at falde væsentligt, "da systemet konstant og automatisk opdaterer os om produkter med en forestående udløbsdato. Nu har vi et værktøj, der giver os mulighed for at vælge de ældste varer først og markere de varer, der snart udløber," siger Herterich. Implementeringen af SpaceTRAX gav afdelingen fuld indsigt i alle varerne: forbrug, lagerbeholdning, pris, udløbsdatoer, minimum og maksimum lagerbeholdninger osv. Ifølge Herterich har denne indsigt medført en væsentlig forbedring af lagerstyringen. Efter tre måneder var den gennemsnitlige lagerværdi reduceret til 180.000 eller med 33,5 %. De lavere varebeholdninger skaber engangsbesparelser på 90.000 og en årlig reduktion af lageromkostninger på 4.500. Dette og de mange andre værktøjer i SpaceTRAX hjælper med at sikre, at varer på lager og bestilte varer er de rigtige varer i de rigtige mængder. Således reduceres antallet af varer, der skal kasseres yderligere, hvilket giver en årlig besparelse for kardiologisk afdeling på 18.000 (90 %). "Hele personalet kan lide at arbejde med SpaceTRAX, fordi de kan se programmets fordele. Nu bruger vi meget lidt tid Nøgletal Før Efter tre måneder Forbedring Gennemsnitlig lagerværdi 270,000 180,000 34 % Antal timer på lagerstyring pr. uge 35,7 timer 8,2 timer 77 % 20.000 2.000 90 % Varer med overskreden udløbsdato pr. år Driftsbesparelser og investeringsafkast Årlige besparelser med SpaceTRAX 1) Procentuelt afkast af investering Afkast af investering i måneder Gennemsnitlig besparelse pr. dag 2) År 1 År 2 År 3 144,000 54,000 54,000 717 % 359 % 359 % 1.7 3.3 3.3 339 106 106 1) Direkte driftsbesparelser omfatter reduktion af lagerniveau og -omkostninger, varer med overskredne udløbsdatoer og lønomkostninger. 2) Direkte driftsbesparelser minus investering i SpaceTRAX. SpaceTRAX giver os fuld kontrol over vores lager og statistisk materiale til underbygning af bedre ordreadministration Ledende overlæge Ortwin Herterich Västerås Central Hospital i Sverige Kardiologisk afdeling på Västerås Central Hospital brugte tidligere 36 timer om ugen på lagerstyring og varebestilling, hvilket næsten svarer til en fuldtidsstilling. Implementeringen af SpaceTRAX har medført en væsentlig reduktion af den tid, afdelingen bruger på lagerkontrol og varebestilling (77 %). Det har resulteret i en reduktion af lønomkostninger på 32.000 pr. år. "Frigørelsen af menneskelige ressourcer er en af de største fordele, vi har opnået med implementeringen af SpaceTRAX," siger Herterich. Den ledende overlæge vurderer, at kardiologisk afdeling på Västerås Central Hospital hvert år kasserede varer til en samlet værdi af 20.000, hvilket udgør 1,7 % af det årlige på lagerstyring og bestilling, og programmet giver os fuld kontrol og masser af statistisk materiale til underbygning af bedre ordreadministration," siger Herterich. Den ledende overlæge forventer, at fordelene også vil komme patienterne til gode: Han er sikker på, at afdelingen vil kunne tiltrække det mest kompetente personale på området, fordi de vil føle, at de bruger deres ressourcer optimalt på patienterne og ikke på lagerstyring, bestilling og søgen efter varer. Vi har fået det rette program SpaceTRAX til at hjælpe os med at nå vores mål for fremtiden, siger Herterich. Scan Modul System 13
Effektiv enkelhed Reducer din arbejdsbyrde ved at automatisere lagerkontrolprocessen. SpaceTRAX er et webbaseret klinisk lagerstyringsprogram der kun i begrænset omfang kræver deltagelse fra din IT-afdeling. SpaceTRAX er baseret på et scanningssystem til fabrikantstregkoder, der reducerer din arbejdsbyrde ved at automatisere lagerkontrolprocessen. Automatisk lagerstyring Stregkoder registrerer varenumre, varebeskrivelser, udløbedatoer og lot-/batch-/serienumre. Højere investeringsafkast Optimerede lagerniveauer. Ikke mere tab pga. produkter med overskredne holdbarhedsdatoer. Ikke flere gætterier om, hvad der skal genbestilles. Forbedret betalingsopkrævning. Nemt at vedligeholde Intet behov for køb af ny hardware. Ingen ny software at installere. En professionelt vedligeholdt database med titusinder af produktnumre sparer dig utallige vedligeholdelsestimer. Integration Brug SpaceTRAX overalt, hvor du har forbindelse til internettet. Standardgrænseflader til fakturering, indkøb og patientoplysninger. Data tjeneste Alle ikke-genkendte varer tilføjes af vores serviceteam, hvilket sikrer fuld overensstemmelse med databasens struktur Opdaterede oplysninger I samarbejde med førende fabrikanter sørger vi for, at oplysningerne i den globale database altid er opdaterede. Server i verdensklasse Vores partnere er anerkendt som industri førende inden for server hosting, der sikrer den bedst mulige oppe-tid. Revision Hold styr på ind- og udgående forsyninger på lageret. Komplet sporbarhed så du nøjagtigt kan overvåge og måle produktpræstationer, varespild og resultater af patientbehandlinger. Global database Indeholder over 100.000 varer og vokser hver time Øjeblikkelige rapporter SpaceTRAX er et stærkt værktøj til beslutningstagning for dine kliniske og administrative medarbejdere. Du får de vigtige oplysninger, der er nødvendige for at kunne tage kvalificerede beslutninger. Overensstemmelse Fordi SpaceTRAX er specielt udviklet til kliniske afdelinger passer programmet direkte ind i dine eksisterende arbejdsprocesser. Brugerbidrag Alle varer, der tilføjes af brugere, føjes til den globale database og deles i det globale brugernetværk. Fremragende kundesupport SpaceTRAX forudser og diagnosticerer eventuelle problemer, som du må have med programmet via fjernforbindelse. Vores kompetente medarbejdere i kundesupport står også til rådighed, hvis du har spørgsmål eller problemer. Scan Modul System 15
Oversigt over programmet SpaceTRAX giver dig mulighed for at administrere hele dit lager med en brugervenlig grænseflade Den brugervenlige grænseflade giver dig overblik over alle de oplysninger, du skal bruge for at administrere lageret. Alt, hvad du behøver, er en stregkodescanner og knapperne Tilføj varer og Anvend varer øverst på skærmen. SpaceTRAX giver alle de rigtige oplysninger det rigtige sted på det rigtige tidspunkt SpaceTRAX kan oprette mange indsigtsfulde rapporter, der giver dig mulighed for at spore og analysere dit lager efter varetype, efter de procedurer, varerne indgår i, efter læge eller andre variabler beholdningsoptimering, lagerværdi, brugsrapporter med mere. Vinduet Varebestilling er det sted, hvor SpaceTRAX-programmet foreslår, hvad der skal bestilles, så lagerniveauet er inden for minimumskravene. Det er også der, du godkender og afgiver bestillinger med et museklik. Knapperne Tilføj og Anvend varer er scannerknapper, der giver dig mulighed for at tilføje eller fjerne varer fra lagerlisten. Knappen Administrer varer giver dig mulighed for at analysere dit lager efter varetype, efter de procedurer, varen bruges i, efter læge eller efter andre variabler, beholdningsoptimering, lagerværdi, forbrugsrapporter m.m. Vinduerne Faktisk lagerværdi viser den procentuelle fordeling af lagerværdien på henholdsvis konsignations- og egen indkøbte varer. Vinduet Sager viser, hvor mange sager (f.eks. operationer), der stadig er åbne og skal kontrolleres og afsluttes. Vinduet Vareudløb viser, hvilke varer der kræver særlig opmærksomhed med hensyn til brug af varer, der snart udløber. Vinduet Varer, der mangler data giver dig automatisk besked om varer, hvor oplysningerne i databasen er ufuldstændige. Vinduet Markedsandel viser, hvor stor en andel de forskellige fabrikanter udgør af dit lager. Scan Modul System 17
RFID-tilføjelsesprogram Fuldkommen kontrol over det værdifulde lager lige ved fingerspidsen Med SpaceTRAX og det nyeste inden for RFID (Radio Frequency Identification)-teknologi tilbyder vi dig fleksibiliteten til sikkert at spore dit værdifulde lager og øge faktureringsgraden for disse varer, mens du sporer alle andre lagervarer med stregkodebaseret teknologi. SpaceTRAX fungerer som informationsmotor og er fuldt integreret med SpaceTRAX +RFID. Du får nøglerapporter, der sammenkæder det kliniske lager med læger, patienter og procedurer. Den sande innovation bag SpaceTRAX +RFID er enkelhed. Tilslut blot strømkablet til SpaceTRAX +RFID, forbind vognen til et netværk med internetadgang, RFID-mærkater, og placer varerne i vognen. Så nemt er det. Du skal ikke trykke på nogen knapper eller installere særlig software. Sporing af forsyninger er nemt og automatisk. SpaceTRAX +RFID's indbyggede computer sporer og overvåger konstant adgang til vognen, bevægelser i lageret og vognens operativsystem og mekaniske komponenter. Lagerniveauer justeres automatisk, når varer fjernes fra eller føjes til vognen. Biometriske kontroller gør det enkelt og nemt for autoriserede brugere at få adgang til vognen. "Hvem"- og "Hvor"- oplysninger sammenkædes med bevægelser i lageret, hvilket skaber 100% ansvarlighed. - RFID automatiserer lagerovervågning - Fingeraftryksgenkendelse - Fuldt integreret med dit eksisterende TRAX -program Scan Modul System 19
Scan Modul is part of Stanley Healthcare Solutions Scan Modul Byrum RØNNEVANGS ALLÉ 8 3400 HILLERØD DENMARK TEL + 45 48 22 88 77 FAX + 45 48 22 88 07 E-MAIL sms@scanmodul.dk www.scanmodul.dk Byrum Designed with care - for people who care REPRÆSENTERET I: AUSTRALIEN TEL +61 (0) 2 9797 0883 sales@healthspace.com.au DANMARK TEL +45 48 22 88 77 (øst) TEL +45 97 52 35 33 (vest) info@scanmodul.dk ISLAND TEL +354 569 3100 eirberg@eirberg.is LETLAND TEL +371 7231485 info@scanmed.lv SCHWEIZ TEL +41 61 301 63 01 scanmodul@bluewin.ch ØSTRIG TEL +49 74 61 9674 0 info@scanmodul.de FRANKRIG TEL +33 474 990 330 info.fr@medi-math.com IRLAND TEL +353 1 836 1333 info@coffeyhealthcare.ie HOLLAND TEL +31 306 345 345 info.nl@medi-math.com SPANIEN TEL +34 91 604 40 40 info.es@medi-math.com BELGIEN TEL +32 9/ 220.65.45 info.be@medi-math.com TYSKLAND TEL +49 74 61 9674 0 info@scanmodul.de ITALIEN TEL +39 0458 378 555 webmaster@sanitariascaligera.com NORGE TEL +47 22 20 78 00 ordrepost@scanmodul.com SVERIGE TEL +46 042 391 200 se@scanmodul.com CANADA TEL +1 450 628 8800 info@logid.ca GRÆKENLAND TEL +30 2310 643389 info@axismedical.gr ITALIEN (Tyrol) TEL +49 74 61 9674 0 info@scanmodul.de POLEN TEL +49 74 61 9674 0 info@scanmodul.de ENGLAND TEL +44 870 770 8777 mail@scanmodulsystem.co.uk CHILE TEL +56 2223 4304 danimpo@netline.cl HONG KONG TEL +852 23 95 63 39 vghk@netvigator.com JAPAN TEL +81 93 963 8334 oversea@central-uni.co.jp PORTUGAL TEL +351 21 916 76 58 info.pt@medi-math.com U.S.A. TEL +1 616 224 2828 info@innerspacecorp.com Scan Modul System forbeholder sig retten til at foretage ændringer uden forudgående varsel. SMS Marketing. 0110-05-69028.DK. Version 1