STRØMLINING HÅNDTERING AF PAPIRPROCESSER I EN DIGITAL VERDEN

Transkript

1 STRØMLINING HÅNDTERING AF PAPIRPROCESSER I EN DIGITAL VERDEN NOGLE AF DE BEDSTE MULIGHEDER FOR AT OPTIMERE WORKFLOWS FINDES, HVOR PAPIR OG DIGITALT MØDES

2 Alle ved, at... DIGITALE PROCESSER STRØMLINER INFORMATIONSFLOWET DE SÆTTER FOLK I STAND TIL AT ARBEJDE HURTIGERE OG SMARTERE Men vi ved også at... 2

3 MANGE ORGANISATIONER BRUGER STADIG PAPIRDOKUMENTER I DERES WORKFLOWS. Og det kan medføre unødvendige problemer... 3

4 7 % af informationsmedarbejderes samlede arbejdstid bruges på at håndtere problemer og tidskrævende opgaver, der opstår i forbindelse med papirdokumenter Bridging the Information Worker Productivity Gap, IDC Whitepaper, 2012

5 25 % En fjerdedel er spildtid, der skyldes forgæves søgninger og dokumentduplikering 1. 1 Bridging the Information Worker Productivity Gap, IDC Whitepaper,

6 NÅR VI TÆNKER PÅ, HVOR OG HVORDAN DET SKER, lyder noget af det følgende måske bekendt... 6

7 Du skal arkivere eller indlevere papirkopier af hensyn til compliance politikker, procedurer, kontrakter, understøttende finansiel dokumentation og kvitteringer. Eller... du skal bruge en fysisk underskrift diverse dokumentation for nye medarbejdere, timesedler, sygemeldinger, ferieanmodninger, medarbejderdokumentation. Du skal måske udfylde skemaer i hånden udgifter, servicerapporter, kunders kontaktoplysninger, spørgeskemaer. 7

8 Eller måske har du bare altid brugt papir... VORES ARBEJDE MED ANDRE ORGANISATIONER VISER, AT PAPIR IKKE BEHØVER VÆRE BESVÆRLIGT. 8

9 ? Kundeservice Her er fem spørgsmål, der kan hjælpe dig med at finde frem til de områder, hvor du måske stadig har problemer... Postrum Finans Salg & Marketing Distribution HR Logistik For hele organisationen skal du tænke på... 9

10 1 2 3 Hvor meget spildtid, der går på at ekspedere papirdokumenter eller på manuel indtastning af information? Tænk på alle de situationer, hvor ansatte stadig indtaster detaljer fra trykt materiale eller fra et sæt elektroniske dokumenter til et andet. Hvor er der mest af det, og hvor kan ansatte bruge deres tid bedre? Hvor mange fejl opstår der, når man genindtaster data? Fra leverandørers betalinger til fakturering af kunderne og kontrakter alt det er en kæmpe produktionsmæssig og overensstemmelsesmæssig udfordring. Fører du p.t. regnskab med, hvor mange forespørgsler, revideringer eller afslag der er inden for alle virksomhedens processer? Hvor mange dokumenter går tabt i virksomhedens processer? Det er ikke let at holde opsyn med, men du kan danne dig en idé om det ved at føre regnskab med og følge op på tredjeparters forespørgsler, forsinkede godkendelser og afslag inden for din virksomheds processer. Vær særligt opmærksom på områder, hvor du brugte papirdokumenter, der blev håndteret manuelt. 10

11 4 5 Hvor svært er det at genfinde, dele og hente information, der foreligger i papirformat? Led efter symptomer som f.eks. dele af kundeservice, der er mindre effektiv end andre områder. Fjern- og mobilmedarbejdere kan være længere om at godkende vigtig dokumentation som f.eks. kontrakter og budgetter. Medarbejdere inden for ledelse, finans og administration kan spilde tid på at følge op på forespørgsler, bekræftelser og godkendelser. Belastende og dyre revisioner kan også identificere problemer med at kontrollere, hvem der ændrede hvad og hvorfor. Hvor meget dyr plads optages af arkivering af papirer? Gennemgå de områder i virksomheden, hvor I stadig opbevarer papir, og se på, hvor længe det opbevares. Kan oplysningerne gemmes på andre måder, samtidig med at man stadig opfylder de lovmæssige krav? Kan du digitalisere og centralisere arkivet? Hvad kan du gøre med den plads (og tid), det frigør? 11

12 OG HER ER SEKS EKSEMPLER PÅ, HVORDAN DU KAN GØRE EN POSITIV FORSKEL... f.eks. 12

13 1 2 Hent information fra papir hurtigt og nøjagtigt med intelligent scanningsteknologi og integrér det med din elektroniske dokumenthåndtering. Det er en vigtig del af automatiseringen af processerne, og for det meste betyder teknologien, at dine medarbejdere ikke længere behøver genindtaste oplysninger fra et dokument til et andet. Del de rette oplysninger med de rette personer på de rette steder Etablér politikker, der sikrer, at information kun kan sendes til de rette personer, og som sikrer, at informationerne opbevares sikkert. Automatisering kan bidrage til at styrke politikkerne og compliance. 13

14 3 4 Gør det let at overvåge og følge dokumenternes færd gennem virksomhedens processer Brug driftssikker, brugervenlig software til informationshåndtering sammen med smart scanning til at gøre det hurtigere at ekspedere fakturaer, registrere nye kunder, få godkendelser fra HR samt lettere at håndtere en række andre administrative opgaver. Medarbejderne kan hurtigt se, hvor dokumenterne befinder sig i et godkendelses- eller redigeringsforløb og se, hvad der forsinker tingene. Det er hurtigt at finde og hente de relevante oplysninger, du har brug for Når du digitaliserer og ekspederer dokumenter effektivt, kan du også få hurtigere adgang til alle mulige slags informationer. Intuitiv søgning (ved hjælp af metadata og ikke kun filnavne) kan bruges inden for f.eks.: Leverandørkontrakter og -betalinger Medarbejderdokumentation Virksomhedspolitikker Kommunikation og aftaler med samt levering til kunder. 14

15 5 Det er slut med unødvendig arkivering af papir Arkivskabe fylder stadig meget i mange virksomheder. Ved at automatisere digitaliseringen af vigtige dokumenter kan du reducere eller helt slippe for at skulle arkivere papirkopier, så du i stedet får vigtig plads og vigtige ressourcer tilbage. 6 Øget transparens og reduceret forretningsmæssig risiko Software til digitalisering og informationshåndtering kan gøre en stor forskel for mange processers transparens. Tænk f.eks. på leverandørbetalinger: Når du let kan følge ændringer af en faktura under hele forløbet, og når du hurtigt har adgang til understøttende dokumentation, styrker det revisionssporet, og det reducerer arbejdsbyrden for økonomiafdelingen. 15

16 VI HJÆLPER ALLE SLAGS VIRKSOMHEDER MED AT OMLÆGGE DERES WORKFLOWS... og det kan vi også hjælpe dig med. Vi integrerer let og ubesværet papir og digitale workflows, automatiserer genfinding, opbevaring og distribution af information for at gøre driften mere effektiv. 16

17 UANSET HVOR DU BEFINDER DIG I FORLØBET OM AT MODERNISERE PROCESSERNE, KAN VI HJÆLPE DIG MED AT KOMME VIDERE. 17

18 FØLGENDE TRE UDSAGN FRA KUNDER VISER, HVORDAN SMÅ ÆNDRINGER KAN HAVE EN STOR EFFEKT... Et skift til et automatiseret system har ikke alene forbedret nøjagtigheden, men også øget produktiviteten, hvilket har sat os i stand til at fokusere på vores kerneområder i stedet for at være optaget af arbejdstunge opgaver som f.eks. arkivering, genfinding af fakturaer og koordinering med andre lokationer for derved at få adgang til eventuelt tilhørende dokumentation. 18 CHERYL WILLIS Senior Credit Officer, LCR GROUP

19 Nu ved vi altid, hvor et dokument er, og hvor det kom fra i forløbet. Desuden kan vi tildele tilladelser på kategoriniveau og helt ned til et enkelt dokument. Det har gjort os mere smidige som virksomhed og sat os bedre i stand til at styre arbejdsrapporter og fakturering. MICHAEL WAGER Økonomidirektør, Astilleros de Mallorca Vores kundeservicemedarbejdere kan med det samme sende en til kunderne med den information, de leder efter, uden først at skulle rode med at finde det i arkivet, scanne det, e det og derefter arkivere det igen. KEITH WRIGHT Administrerende direktør, Team Global 19

20 HVIS DER ER NOGLE SÆRLIGE INTERESSE- OMRÅDER, SOM DU GERNE VIL DISKUTERE MED OS, ELLER HVIS DU GERNE VIL AFTALE ET MØDE, ER DU VELKOMMEN TIL AT RINGE TIL OS PÅ Eller bed en af vores eksperter om at kontakte dig for at høre, hvordan vi kan hjælpe dig med alle dine informations- og dokumenthåndteringsprocesser via dette link: go.canon-europe.com/dk-cio Canon Europa N.V Få mere at vide på go.canon-europe.com/dk-cio