Referat af Generalforsamlingen, tirsdag den 27. marts 2012 Der var 87 deltagere fra ejendommene tilstede, 61 stemmeberettigede heri inkluderet fuldmagter fra 6 ejendomme. Formanden Lene Ørding bød velkommen og oplyste, at advokat Henrik Rasmussen, revisor John Johannesen samt varmemester Uffe Christiansen var til stede. Susanne Olesen fra kontoret var til stede som referent. 1. Valg af dirigent: Efter indstilling fra bestyrelsen blev advokat Henrik Rasmussen valgt. Dirigenten kunne konstatere, at indkaldelsen til generalforsamlingen var lovligt varslet, udsendt den 9. marts 2012. Valg af stemmetællere: 2 ejere stillede sig til rådighed som stemmetællere,. nemlig Ann Patel, Ru 10 og Preben Jensen, Ru 58. 2. Formandens beretning: Beretning til Generalforsamlingen 2012 Også for driftsåret 2011 takker bestyrelsen ejendommene og gårdrepræsentanterne for godt samarbejde. Bestyrelsen har også i 2011 gjort en meget stor indsats og som sædvanligt gennemført alle beslutninger i enighed. En særlig tak skal her udtrykkes til medarbejderne, der har gjort en god indsats til gavn for os alle. Når der bortses fra en enkelt person, der fortløbende har et horn i siden på bestyrelsen, har der været meget få knaster, hvor ejere har udtrykt kritik af bestyrelsen. Mange ejere har undervejs direkte vist bestyrelsen den tillid, som er så vigtig, for at en bestyrelse kan være tilfreds med at bruge meget fritid til gavn for helheden. Det er bestyrelsen selvsagt glad for. Det arbejde som bestyrelsen er valgt til har omfattet 449 timer i 2011. Det fremgår også af regnskabet for 2011, at det er TV-siden, der mere end noget andet øger udgiften til driftsbidrag og her ved vi, at det er sportskanalerne der koster. Et flot overskud er præsteret til trods for etablering af saltlager, fjernelse af råddent underlag i kontorbygningen, hvor
arkivgulvet var direkte farligt at bevæge sig ind på og maling og reparation indvendigt i kontorbygningen. Jeg gentager fra sidste år, at alle væsentlige beslutninger træffes af bestyrelsen, hvilket jo gør at alle i bestyrelsen kender de forhold, der behandles som sager. Der er også i 2011 gennemført personalemøder, der giver medarbejderne indflydelse, og som gør arbejdspladsen til et godt sted i det daglige. Arbejdstilsynet var på besøg i 2011 og havde nogle nye lov krav som vi straks reagerede på. Det kostede nogle anskaffelser og kassation af godt og brugeligt værktøj, der ikke længere måtte anvendes. Vi har som fortjent fået en grøn smiley. Den administrative modernisering er fortsat i 2011, hvor vi ved EDB-løsninger har skabt sikkerhed for, at der er et fuldstændigt arkiv med løbende backup. Også i 2011 har vi via praktikantforløb og arbejdsprøvning haft hjælp til arbejdet med vedligeholdelsen af vores områder uden omkostning for foreningen. Næstved Kommune har indført en pligtig affaldsordning fra 1. april 2011. Denne ordning blev vi ikke omfattet af, da kommunen anerkendte vor egen ordning, og da en analyse viste at den kommunale ordning ville betyde merudgifter og ikke give forbedringer for os. Sidst i oktober måned modtager vi så en lakonisk besked fra kommunen, at Dyssegårdsparken er omfattet af den pligtige ordning fra 1. januar 2012. Dette var helt uforståeligt for bestyrelsen og vi argumenterede omgående skriftligt imod dette forhold. Vore argumenter er i Teknisk Udvalg taget til følge, og vi fortsætter vor ordning som hidtil indtil udgangen af 2013. Indtil da har kommunen erklæret at ville en dialog med Dyssegårdsparken for at se på hvilke muligheder der bedst kan passe ind i målsætningerne om en forsvarlig og bedst mulig affaldsordning. Kloakproblemer har i 2011 været af nogenlunde samme omfang som i 2010, og som til dels skyldes alder og almindelig slitage. Hvis alle var omhyggelige med, hvad der sendes ud i kloakken, ville problemerne være af betydeligt mindre omfang. Der er påbegyndt opretning ved en del brønddæksler og dette fortsætter i 2012. Forudsætningen for, at Grundejerforeningen løser opgaven, er at det er
et fælles anliggende. Der er adskillige steder, hvor ejeres uhensigtsmæssige ændringer i og ved forbedene er årsag til skred og forskydninger. Der er efter mange undersøgelser og overvejelser etableret fartdæmpende foranstaltninger på Runestenen og Helleristen med kummer, hvori der skal plantes. Udfordringen med etableringen af kummerne har været, at brandvæsenets største køretøj, en stor stigevogn, skulle kunne passere uden vanskelighed. Det er klart at en spærrende og effektiv foranstaltning ikke kan etableres og slet ikke til en lav pris, men det fremgår med al tydelighed for almindelige tænksomme mennesker, at farten skal holdes nede. Hensynet er jo især møntet på børnene. De ryggesløse kan vi jo bl.a. se på Flinteøksen ikke holder sig tilbage for stor fart henover de der etablerede bump. Gårdrepræsentanterne og mange der færdes på Runestenen og Helleristen har erklæret sig tilfredse med den nu etablerede løsning. Vedrørende forsamlingshuset skal det nævnes, at der er indkøbt nye vinglas, øl- og vandglas i 2011 og at efter tiltagende problemer med opvaskemaskinen har vi installeret en ny maskine i december måned. Det er hensigten, hvis muligt i 2012, at udskifte køle-fryseskabet i køkkenet med et helt moderne og lavere forbrugende skab. På trods af en stor varmeefterregning fra 2010 er driftsresultatet 2011tilfredsstillende, nemlig en udgift på i alt knapt 3.000 kr. Det finder bestyrelsen er et godt resultat af det gode, det er at have forsamlingshuset. Bestyrelsens indsats i 2011 i grundejerforeningen har ligesom i 2010 været af et betydeligt tidsmæssigt omfang. Vi har prioriteret indsatsen, der hvor der har kunnet forventes et tilfredsstillende resultat for ejendommene. Bestyrelsens motto: Vi har alle til opgave at få det bedste ud af den tid vi bruger med og for hinanden Debatten af beretningen omfattede især følgende: Svend Petersen RD 75: 1. Noterede at det måtte være ham, der var nævnt i beretningen som havende et horn i siden på bestyrelsen og bemærkede at han i beretningen sidste år blev kaldt administrativ terrorist. Svar fra bestyrelsen: Der er ikke sat navn på i beretningen for 2011 om enkeltperson
og ejheller i beretningen for 2010, hvor bestyrelsen noterede, at man ikke ville finde sig i administrative terrorister. 2. Bemærkede at der blev udbetalt gårdtilskud ulovligt uden underskrifter fra 50% af den enkelte gårds beboere. Svar fra bestyrelsen: Når gårdrepræsentanterne, som bestyrelsen har klar tillid til, henvender sig på kontoret og på anfordring erklærer at have mere end halvdelen af gården bag sig, så er der ingen praktisk grund til tvivl. Bureaukrati for bureaukratiets skyld får ikke lov at herske under den nuværende bestyrelse. Jette Callesen, RU 118, nævnte senere, at man for omkring 10 år siden havde haft 4.000 kr. i klemme hos en gårdrepræsentant, der var flyttet. Kassereren bemærkede hertil, at med godt 4 mio. kr. i omsætning hvert år, var et evt. problem for 10 år siden ikke relevant som baggrund for at fastholde en unødvendig praksis bl.a. da bestyrelsen naturligvis har tillid til gårdrepræsentanterne, der gør et uegennyttigt stykke arbejde for alle og da der er ikke oplevet nogen uregelmæssigheder vedr. gårdrepræsentanter i de seneste 3 år. 3. Gårdrepræsentanter kan alene drøfte anliggender vedrørende den enkelte gård. Svar fra bestyrelsen: Vi har møde 2 gange om året med gårdrepræsentanterne, hvor der er valgt en repræsentant for hver af de 26 gårde. Det anser bestyrelsen for at være et repræsentativt demokrati og vil bestemt mene at repræsentanterne kan tale på gårdenes vegne, hvor gårdmøder og direkte henvendelser til repræsentanterne jo er baggrunden for opfattelser som vedrører såvel den enkelte gård som hele bebyggelsen. 4. Deklarationerne bør give anledning til møde med alle beboere om ændringer. Svar fra bestyrelsen: Netop det forhold, at kommunen erkendte primo 2009 at deklarationerne juridisk set kun kan ændres hvis alle 514 ejendomme accepterer, gjorde at kommunen lagde opgaven ud til Grundejerforeningen. Vi kan ikke se praktiske udveje for at skaffe accept fra alle 514 ejendomme, hvorfor vi arbejder på at skabe en fortolkningsmæssig praksis, der er juridisk acceptabel og i de enkelte forhold kan godkendes af kommunen. 5. Forsikring på legepladsområdet er ikke i orden og forskellige svar fra bestyrelsen er ikke overensstemmende. Svar fra bestyrelsen: Legepladserne er forsikringsmæssigt dækkede, men udstyr opstillet i gården ved ejeres egen foranstaltning er på ejernes ansvar. Grundejerforeningen har pligt til at se legepladserne efter, hvilket sker ved Uffe Christiansen mellemkomst 2 gange om året, hvor evt. reparationer også finder sted.
6. Bestyrelsen er selvforherligende og bliver aflønnet som lønmodtagere. Svar fra bestyrelsen: Bestyrelsen er helt klar på at have gjort en god indsats til gavn for os alle og har i 2011 for egentligt bestyrelsesarbejde fået udbetalt 82.015 kr., hvilket er lavere end før 2010, hvor der var faste honorarer til formand og kasserer, i øvrigt ikke regulerede i 10 år. Tidligere var der i øvrigt faste beløb for møder til alle bestyrelsesmedlemmer uanset tidsforbrug. Fordeling af ydelser på enkeltpersoner oplyses ikke, hverken for bestyrelsesmedlemmer eller medarbejdere. Aftryk i Information af referat fra møder med gårdrepræsentanter blev efterlyst. Referat fra seneste møde er altid på hjemmesiden og har man ikke adgang til internet kan man jo altid henvende sig til sin gårdrepræsentant, der naturligvis har fået referat tilsendt. Jette Callesen, RU 118: De opstillede chikaner (kummer) er forfærdelige og helt unødvendige og JC tror ikke på at farten er så stor som nævnt forudsætningsvis for opstillingen. Kan funktionærerne overkomme merarbejdet? Bent Hansen, RU 41: Hvorfor er beboerne ikke blevet spurgt om kummerne? Bestyrelsens svar: Den tidligere løsning med et enkelt vejbump som forsøg på Runestenen blev stærkt kritiseret og anklaget for at være ødelæggende for bilerne. Dette sidste er ikke korrekt, da hastigheden er afgørende for en evt. påvirkning. Der er imidlertid indsamlet underskrifter fra et flertal imod vejbumpet, hvorfor bestyrelsen har diskuteret med gårdrepræsentanterne om en begrænsende foranstaltning kunne undværes. Gårdrepræsentanterne har såvel i februar 2011 som i efteråret 2011 fastholdt at foranstaltninger var strengt nødvendige p.g.a. meget for høj fart på såvel Runestenen som Helleristen. Efter adskillige undersøgelser og en drøftelse med ejendomsfunktionærerne om mulige foranstaltninger blev kummeløsningen valgt, forelagt for gårdrepræsentanterne og godkendt med udtrykkeligt ønske om etablering på såvel Runestenen som Helleristen. Placeringen var i udgangspunktet således at cykler kunne passere indenom, men blev justeret i overensstemmelse med brandvæsenets krav om let passage for det største køretøj, stigevognen. Funktionærerne har netop været inddraget og er enige i at kunne varetage vedligeholdelse mv.
Kähler, HE49: Bemærkede at kummeløsningen, pæn eller ej, var god og at man kan passere indenom til fods. Elisabeth Dahl, HE 45: Afmærkningen af kummerne er dårlig og de er svære at se i mørke og under tågede forhold. Bestyrelsens svar: Kummerne er malet hvide og påsat reflekser, og der er indkøbt snepinde til vinterafmærkning. Kummerne bliver i øvrigt tilplantet her i foråret. Susanne Thomsen, lejer i LA 66, der mødte med fuldmagt fra anden ejendom, ville vide om betaling for opretning af brønddæksler. Bestyrelsens svar: Hvor der er sket skred som følge af ejers ændring i forbedet, er det ejers ansvar at sørge for og betale for opretning. Hvor der er sket skred, uden ejers årsag, er det et fælles anliggende og opretning ordnes af grundejerforeningen. På forespørgsel om, hvorfor det ikke i beretningen var nævnt, at der er indbetalt 250.000 kr. til grundejerforeningen, var bestyrelsens svar, at der ikke diskuteres verserende sager, og ejheller persondetaljer på en generalforsamling. Af regnskabet fremgår hvad debitorer skylder os, men naturligvis ikke en fordeling med navns nævnelse. Gælden til grundejerforeningen er samlet set ikke signifikant. Bestyrelsens beretning har sit forblivende. 3. Årsregnskabet 2011 med revisionspåtegning. Regnskabet 2011: Det er altså 3. år i træk, at bestyrelsen kan præsentere et regnskab med et solidt overskud. De fleste vil nok kunne huske, at fra 2010 regnskabet blev der til ejendommene medio 2011 tilbagebetalt en måneds driftsbidrag netto. Vi har i 2011 afholdt ekstraordinære udgifter til etablering af saltlager, så vi nu har 40 tons liggende og til en nødvendig renovering i kontorbygningen hvor gulvet var ved at forsvinde under os i arkivlokalet. Hertil blev der også fundet penge til at få malet hele bygningen indvendigt.
Vores materiel og køretøjer er up to date, vel vedligeholdt og i orden Vi har disponeret med at anvende en del af overskuddet for 2011 til en stærkt tiltrængt reparation af hegnet omkring fodboldbanerne og til nødvendige andre reparationer og vedligeholdelse. Disse ting vil blive gennemført i løbet af 2012. Vi har adskillige ting i kikkerten, men vil først sætte i gang, når vi med sikkerhed har råd. Bestyrelsen har i 2011 for egentligt bestyrelsesarbejde fået udbetalt 82.015 kr. for sin indsats. Herudover er der naturligvis betalt for bestyrelsens daglige arbejde, der skulle have været betalt for ved køb i byen eller på anden vis. Dette daglige arbejde er en god bid af forklaringen på de gode driftsresultater, overskud, igennem de seneste 3 år. Bestyrelsen finder at regnskabet taler for sig selv og foreslår det godkendt. Regnskabet blev godkendt. 4. Forslag: a. Fremsat af bestyrelsen 1. Værktøjs udlån ændres til: Værktøjsudlån omfatter fremover udlån af boremaskine/borehammer, der er nødvendig i god kvalitet for at sikre ejerne mulighed for sikker opsætning af inventar mv. En trailer med totalvægt 500 kg vil fortsat være til leje for et beskedent beløb til lettere anvendelse såsom bortskaffelse af ikke tungt affald. Andet værktøjsudlån kan ikke længere forudsættes, men der vil være mulighed for indenfor rådige rammer at kunne låne særligt værktøj, som findes i Grf værksted og som ikke kræver særlige sikkerhedsmæssige forudsætninger for anvendelsen. På forespørgsel blev det klargjort, at aflevering af lånt trailer kan ske udenfor hegnet, da traileren er forsynet med låseanordning. Nøglen kan afleveres i postkassen. Forslaget blev vedtaget. 2. Justering af TV-ordning:
Bestyrelsen bemyndiges til at søge gennemført en ny ordning fra den 1. januar 2013, hvor tvungen fuldpakke ændres til grundpakke. Den enkelte ejer vælger overfor leverandøren YouSee mellem grundpakke, mellempakke eller fuldpakke fra 1. januar 2013 og kan foretage kanal tilvalg efter eget ønske og som udbudt af YouSee. En grundpakke som tvungen forudsætning, jf. Grundejerforeningens bestemmelser, reducerer udgiften til TV til omkring en tredjedel af en fuldpakke. Fuldpakken ændrer ikke prisgrundlag. Afregning af TV vil fra 1. januar 2013 være i et direkte kundeforhold med YouSee. Driftsbidraget til Grundejerforeningen reduceres tilsvarende fra budgetteret 750 kr. til 400 kr. pr. md. For de der finder en grundpakke dækkende er besparelsen i forhold til 2012 mere end 200 kr. om måneden. Det blev tilføjet, at der evt. kunne blive tale om, at en grundpakke pligtig for alle skulle betales via Grundejerforeningen, men øvrige tilvalg, mellempakke, fuldpakke, ekstra kanaler skal betales i et direkte kundeforhold til YouSee. Forslaget blev vedtaget. 3. Forretningsfører/driftsleder: Den for tiden gældende ordning hvor bestyrelsen, især formand og kasserer, varetager direkte drifts- og daglige administrative funktioner kan ikke forventes at kunne fortsætte ved evt. valg af ny bestyrelse, herunder formand og kasserer. Dels kan det ikke sikres og forventes at fornødne kompetencer kan være til stede blandt de i ejerkredsen, der er villige til valg og dels kan det ikke forventes at et valg blandt ejerkredsen kan gøres, hvor en indsats af et meget betydeligt timetal er en forudsætning for en optimal drift og økonomi. Den gode økonomi og de gode driftsresultater i øvrigt, der er blevet konsekvensen af ændringer og tiltag i 2009, 2010 og 2011 skal søges fastholdt i en lang fremtid, hvor en bestyrelse i det væsentligste varetager selve bestyrelsesarbejdet og bruger langt mindre tid på daglige forhold, hvor en ansat forretningsfører/driftsleder varetager det daglige arbejde som bemyndiget af bestyrelsen. Kompleksiteten i administration og behandling af sager, rapporteringer til myndigheder, ny lovgivning og meget andet tilsiger en ansættelse af en kompetent person. Bestyrelsen foreslås derfor bemyndiget til i samklang med vort revisionsfirmas klare anbefaling at søge efter rette mand/kvinde til funktionen og betids foretage ansættelse.
Forslaget skal ses i parallel til tilsvarende forslag i regi af Kraftvarmeværket og i imødekommelsen af rådgivning fra revisionsfirmaet. Vedkommende ansatte skal varetage daglige funktioner i begge regier. Det bemærkes, at kravene til kompetencer i Kraftvarmeværket er højere end i Grundejerforeningen, alene som følge af lovkrav (varmeforsyningslovgivningen), selskabsregler, skatteregler og ikke mindst det økonomiske omfang. Der er indenfor det foreslåede budget for 2013 økonomisk råderum til ansættelsen og hvis ansættelse kan foretages allerede i 2012, er der med det gode økonomiske resultat fra 2011 ligeledes økonomisk plads. Det er herved også taget i betragtning, at betalingen til bestyrelsen for daglig arbejdsindsats vil blive væsentligt reduceret. Udgiftsfordelingen mellem Grundejerforeningen og Kraftvarmeværket vil blive fastlagt efter konsultation med vort revisionsfirma, da der i Kraftvarmeværket skal ske særskilt hensyntagen til skattelovgivningen. Forslaget blev vedtaget. Et modforslag fra Svend Petersen om detaljeret stillingsbeskrivelse og behandling på en ekstraordinær generalforsamling nød ikke fremme. b. Indkomne forslag. 1. fremsat af Svend Petersen, Runddyssen 75 Bestyrelsen indkalder til beboermøde 2 gange årligt, hvor alt kan diskuteres, og hvor eventuelle forslag til senere behandling på en generalforsamling, kan udformes. Der kan ikke træffes beslutninger, der erstatter eller ændrer nuværende bestemmelser og vedtægter m.v. Forslaget blev forkastet. 2. fremsat af Hanne Hansen, Runestenen 12 om begrænsning mv. af støj Udarbejdet af bestyrelsen i medfør af forslaget og modificeret af generalforsamlingen (sletning af en paragraf 3 om søn- og helligdage) Regel vedrørende støjende adfærd:
1. Det er hver ejers og beboers ansvar, at støjende adfærd begrænses til det absolut nødvendige. 2. I tidsrummet mandag til lørdag, hver dag fra kl. 22.00 til kl. 07.00 må der ikke støjes til gene for naboer og omgivelser, herunder må der i nævnte tidsrum ikke anvendes boremaskiner og andet værktøj, der kan virke forstyrrende. Forslaget blev vedtaget med dirigentens tilføjelse af bestyrelsen skal se på udarbejdelse af et sæt ordensregler. 3. fremsat af Jette Callesen, Runestenen 118 om forsyningsledninger: at Grundejerforeningen igen overtager vedligeholdelse af forsyningsledninger frem til soklen på de enkelte ejendomme. Grundejerne varetager dog vedligeholdelse efter selvforskyldte skader (havearbejde o.l.) Bestyrelsen udtrykte, at forslaget ikke kan hjemles i deklarationernes paragraf 17, hvor specifikt FÆLLES FORSYNINGSLEDNINGER er FÆLLES ansvar (Grundejerforeningens) og ikke stikledninger samt at en ændring af deklarationerne kræver alle 514 ejendommes accept. Forslaget blev vedtaget med dirigentens tilføjelse af bestyrelsen skal undersøge mulighederne for at gennemføre forslaget indenfor deklarationerne subsidiært ændring af deklarationernes paragraf 17. 5. Budgetforslag 2013 vedr. driftsbidrag forelægges til godkendelse. Som det fremgår, er ændringen i driftsbidraget igen drevet af ændringen i udgiften til TV. Udgiften i 2013 er budgetteret til at være 256.000 kr. højere end den faktiske udgift for 2011, svarende til 42 kr. om måneden pr. ejendom. Indenfor budgettet er der ligeledes plads til den merudgift der måtte følge af en ansættelse af en daglig leder. TV-afgiften er budgetteret efter de nu kendte forhold, og hvis eksempelvis grundpakke fra 1. januar 2013 er eneste pligtige, så vil bestyrelsen regulere det samlede bidrag ned, til at repræsentere det nu kendte budget tillagt en eventuel ny og mindre TV-udgift. Men det understreges at det er tanken, at
YouSee fremover alene skal stå for opkrævningen af ejendommenes forlystelser, det være sig TV, Internet, IP-telefoni m.v. Hvis det holder i den videre forhandling med YouSee bliver bidraget til Grf fra 1. januar 2013 400 kr. Budgettet indeholder dækning for de af bestyrelsen stillede forslag. Budgettet foreslås godkendt. Budgetforslaget for 2013 blev vedtaget. 6. Valg til bestyrelsen a. Valg af formand, Lene Ørding blev genvalgt med akklamation. b. Valg af bestyrelsesmedlem, Niels Andersen blev genvalgt med akklamation. c. Valg af bestyrelsesmedlem, Brian Rasmussen blev genvalgt med akklamation. 7. Valg af bestyrelsessuppleanter (1 år) Jeppe Boel blev genvalgt Lasse Blauenkjær blev genvalgt Kasserersuppleant Hans Jørgen Nielsen blev genvalgt. 8. Valg af revisor (1 år) a) Valg af ekstern revisor statsautoriseret Henrik Frandsen fra Revisionsfirma Beierholm blev genvalgt John Johannesen var til stede som firmaets repræsentant. b) Valg af intern revisor: Johnny Nielsen, LA33 blev valgt
c) Valg af ekstern revisorsuppleant: Revisor Jørgen Stegmann, Revisionsfirmaet Beierholm blev genvalgt. d) Valg af intern revisorsuppleant: ingen 9. Eventuelt. Det blev nævnt, at der er problemer med henkastning af affald og hundeposer i det levende hegn ved Østmarken. Det er set, at bommen åbnes og der køres ind med affald. Vore medarbejdere vil se til, at der igen ryddes op. Hvis det observeres, hvem der sviner, bør det meddeles til kontoret/bestyrelsen, gerne med navn, adresse, bilnummer, så der kan skrides ind. Vedrørende legeplads blev det nævnt, at nogle ejere havde set på muligheder for evt. at kunne give et forslag til bestyrelsen. En sponsoreret løsning er meget dyr og hen imod en halv million kroner til en legeplads er der ikke plads til i budgettet. Hvis der er gode forslag vedr. legeplads, tager bestyrelsen gerne forslag op til næste generalforsamling, men det bør noteres, at det er bekosteligt, 1.000 kr. pr. ejendom bliver hurtigt brugt. På forespørgsel blev det oplyst, at stien mellem supermarked og boldbane tilhører Nordicom. Der er ønske om bedre belysning langs stien, der er meget mørk. Mødet sluttede kl. 21.45 Henrik Rasmussen Susanne Olesen Lene Ørding Dirigent Referent Formand